Festlegen einer benutzerdefinierten Vorlage für eine SharePoint-Bibliothek

Bearbeiten der Standarddateivorlage

1. Navigieren Sie zu der Website, auf der sich Ihre Bibliothek befindet.

2. Wählen SharePoint Server im Menüband die Registerkarte Bibliothek und dann Bibliothek Einstellungen.

   Wählen SharePoint in Microsoft 365, dann Einstellungen und dann Bibliothekseinstellungen aus.

3. Wählen Sie unter Einstellungendie Option Erweiterte Einstellungen aus.

   

4. Wählen Sie im Abschnitt Dokumentvorlage unter dem Feld Vorlagen-URL die Option Vorlage bearbeiten aus. Dies hat eine der folgenden Aktionen zur Folge:

   Wenn Ihre Website Teil eines Abonnements Microsoft 365 ist, werden Sie an diesem Punkt möglicherweise aufgefordert, den Benutzernamen und das Kennwort Ihres Microsoft 365-Abonnements einzugeben.

   • Dokumentbibliothek    Die Vorlage wird in einer App geöffnet, die mit SharePoint kompatibel und mit dem Dateityp der aktuellen Vorlage verknüpft ist. So wird beispielsweise Word geöffnet, wenn es sich bei der Standardvorlage um eine Word-Vorlage handelt, oder Excel, wenn die Standardvorlage eine Excel-Kalkulationstabelle ist.

   • Formularbibliothek    Die Vorlage wird entweder in einem Programm geöffnet, das mit SharePoint kompatibel ist, entweder einem XML-basierten Formularentwurfsprogramm wie InfoPath oder einem XML-Editor.

     

   Hinweis: Wenn Personen auf Ihrer Website bereits Formulare ausgefüllt haben, die auf der ursprünglichen Vorlage basieren, überlegen Sie, wie sich Änderungen an der Vorlage auf diese Formulare auswirken können. Beispielsweise kann das Hinzufügen eines Felds, für das ein Eintrag erforderlich ist, Fehler in den ursprünglichen Formularen verursachen, die vor dem Hinzufügen des Felds ausgefüllt wurden.

5. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und speichern Sie dann die Vorlage. Speichern SharePoint in Microsoft 365 die Vorlage unter einem neuen Dateinamen. Schließen Sie das Programm, wenn Sie es nicht mehr benötigen, oder wechseln Sie zu Ihrer Website.

   Hinweis: Für SharePoint in Microsoft 365 muss die benutzerdefinierte Vorlage einen anderen Dateinamen als den Standardnamen haben. Verwenden Sie das Feature "Speichern unter" des Clients, um die Datei unter einem neuen Dateinamen im Formularordner zu speichern. Verwenden Sie z. B. für Word nicht die Standarddatei "template.dotx".

6. Je nach dem verwendeten Formularentwurfsprogramm müssen Sie darin die Vorlage gegebenenfalls erneut in der Bibliothek auf der Website veröffentlichen.

7. Klicken Sie auf Ihrer Website unten auf der Seite Erweiterte Dokument- oder Einstellungen Formularbibliothek auf OK.

Angeben einer benutzerdefinierten Dateivorlage

1. Erstellen und speichern Sie die benutzerdefinierte Vorlage in einem Programm, das mit SharePoint ist. Notieren Sie sich den Speicherort, und wechseln Sie dann zu SharePoint.

   Hinweis: Wenn die Standarddokumentvorlage einen anderen Namen als template.dotxhat, werden in der Liste oder Bibliothek keine Standardvorlagen angezeigt.

2. Navigieren Sie zu der Website, die die Bibliothek enthält, für die Sie eine benutzerdefinierte Vorlage angeben möchten.
   
   Option 1: (Von der modernen UX der Bibliothek)
   Neue > Option
   
   2
   
   Hinzufügen von Vorlagen:

3. Für diesen Schritt müssen Sie Internet Explorer verwenden. Wählen SharePoint in Microsoft 365 in der oberen rechten Ansicht alle Dokumente unddann Im Datei-Explorer anzeigen aus.

   Wählen SharePoint Server im Menüband die Registerkarte Bibliothek und dann in der Gruppe Verbinden & Exportieren die Option Mit Explorer öffnen aus.

   Wichtig: Wenn der Datei-Explorer nicht geöffnet oder wenn eine Fehlermeldung angezeigt wird, müssen Sie Ihre Website in Ihren Browsereinstellungen möglicherweise als vertrauenswürdige Site hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Öffnen im Explorer oder Anzeigen mit dem Datei-Explorer in SharePoint.

4. Wechseln Sie im Datei-Explorer zu der von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Vorlage.

5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, und wählen Sie im Kontextmenü Kopieren aus.

6. Wählen Sie die Schaltfläche Zurück aus, bis Sie zur Bibliothek zurückkehren, und wählen Sie dann den Formularordner aus, um ihn zu öffnen.

7. Klicken Sie im Ordnerfenster mit der rechten Maustaste in einen leeren Bereich, und wählen Sie im Kontextmenü Einfügen aus.

8. Schließen Sie den Datei-Explorer, und kehren Sie zur Website zurück.

9. Wählen Sie auf der linken Seite Websiteinhalte aus.

10. Suchen Sie ihre Dokumentbibliothek unterInhalt, zeigen Sie auf den Namen, wählen Sie die Drei punkte (...) und dann Einstellungen.

    Wenn diese Befehle nicht angezeigt werden, sind Sie möglicherweise in der klassischen SharePoint. Wechseln Sie in diesem Fall zu Ihrer Dokumentbibliothek, wählen Sie im Menüband die Registerkarte Bibliothek und dann Bibliothek Einstellungen.

11. Wählen Sie unter Einstellungendie Option Erweiterte Einstellungen aus.

12. Führen Sie im Abschnitt Dokumentvorlage eine der folgenden Aktionen aus:

    Dokumentbibliothek    Geben Sie die Adresse der benutzerdefinierten Vorlage in das Feld Vorlagen-URL ein. Der Speicherort ist die Webadresse der Vorlage auf der Website relativ zum Namen der Website. Wenn die Vorlage z. B. Wasserzeichen.dotx heißt und dem Formularordner der Dokumentbibliothek "Freigegebene Dokumente" hinzugefügt wurde, geben Sie Folgendes ein:

    "Freigegebene Dokumente/Forms/Wasserzeichen.dotx"

    Formularbibliothek    Geben Sie im Feld Vorlagen-URL die Adresse der benutzerdefinierten Vorlage ein, die Sie verwenden möchten. Der Speicherort ist die Webadresse der Vorlage auf der Website relativ zum Namen der Website. Wenn Ihre Vorlage beispielsweise als Orders.xml bezeichnet wird und sie dem Formularordner der Formularbibliothek Einkäufe hinzugefügt wird, geben Sie Folgendes ein:

    "Einkäufe/Forms/Bestellungen.xsn"

    Hinweis: Wenn die Einstellungen im Feld Dokumentvorlage nicht verfügbar sind, hat ein Administrator möglicherweise mehrere Inhaltstypen eingerichtet. Um zu überprüfen, ob mehrere Inhaltstypen aktiviert sind, prüfen Sie, ob direkt oberhalb des Abschnitts Dokumentvorlage im Abschnitt Inhaltstypen unter Verwaltung von Inhaltstypen zulassen? die Option Ja aktiviert wurde. Ist diese Option aktiviert, müssen Sie die Vorlage für den Inhaltstyp bearbeiten.

Dateitypen, die in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert bzw. nicht gespeichert werden können

Je nach dem Typ der Datei in einer Bibliothek ergibt ggf. eine der folgenden Situationen:

Dateien, die mit SharePoint kompatibel sind    Damit ein Benutzer eine Datei mithilfe des Befehls Neu in einer Dokumentbibliothek erstellen kann, muss die Dateivorlage aus einem Programm erstellt werden, das mit SharePoint kompatibel ist, z. B. Microsoft Office Word. Wenn Sie eine neue Datei in einer Formularbibliothek erstellen, kann das Standardprogramm ein XML-basiertes Formularentwurfsprogramm sein, das mit SharePoint kompatibel ist, z. B. Microsoft InfoPath.

Dateien aus anderen Programmen    Auch Dateien aus den meisten anderen Programmen können Sie in der Bibliothek speichern und verwalten. Statt jedoch die Datei direkt in der Dokumentbibliothek zu erstellen, können Sie die Datei in dem betreffenden Programm erstellen und sie später der Bibliothek hochladen.

Gesperrte Programmdateien    Aus Sicherheitsgründen können einige Typen von Programmdateien, z. B. EXE-Dateien, nicht in einer Bibliothek gespeichert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Dateitypen, die einer Liste oder Bibliothek nicht hinzugefügt werden können.

Zwei Bibliothekstypen, in denen Dateivorlagen verwendet werden

Bei den beiden Bibliothekstypen, in denen Vorlagen verwendet werden, handelt es sich um Dokument- und Formularbibliotheken.

Dokumentbibliotheken    In einer Dokumentbibliothek können Sie viele verschiedene Dateitypen speichern und verwalten, darunter Dokumente, Kalkulationstabellen, Präsentationen, Textdateien und andere Dateitypen. Eine Dokumentbibliothek ist häufig der häufigste Speicherort auf einer Website, an dem Sie Dateien erstellen, sammeln, aktualisieren und mit Teammitgliedern verwalten und für andere Kollegen im gesamten Unternehmen oder im gesamten Unternehmen freigeben können. Sie können eine Dokumentbibliothek als allgemeines Dateirepository oder für einen bestimmten Zweck verwenden. Beispielsweise kann ein Marketingteam über eine eigene Dokumentbibliothek für Planungsmaterialien, Newsveröffentlichungen und Publikationen verfügen.

Formularbibliotheken    Eine Formularbibliothek bietet Ihnen eine einfache Methode zum Freigeben und Nachverfolgen von XML-basierten Formularen, mit denen Informationen abgefragt werden. Sie können beispielsweise eine Formularbibliothek für die Spesenabrechnungsformulare Ihrer Abteilung erstellen. Die Formularvorlage für Spesenabrechnungen ist als Standarddateivorlage in der Formularbibliothek gespeichert. Wann immer ein Benutzer eine Spesenabrechnung erstellt, wird die Vorlage als leeres Formular mit dem Layout, den Feldern und den Berechnungen der Spesenabrechnung geöffnet. Beim Ausfüllen des Formulars werden die Spesenabrechnungsdaten (nur die Daten) als XML-Datei in der Formularbibliothek gespeichert. Dadurch, dass die Daten vom Formular getrennt werden, gestalten sich die Verarbeitung der einzelnen Spesenabrechnungen durch andere Systeme, das Zusammenführen der Daten sowie der Export der Daten für die weitere Verarbeitung und Analyse erheblich einfacher.

Speicherort der Dateivorlagen in der Bibliothek

Wenn eine Dokument- oder Formularbibliothek eine Standarddateivorlage aufweist, ist diese im Formularordner der Bibliothek gespeichert.

Öffnen Sie die Bibliothek im Datei-Explorer, um den Ordner Formulare anzuzeigen, der die Dateivorlage für die Bibliothek enthält.

Eine Dokumentbibliothek enthält standardmäßig eine Dateivorlage mit dem Namen template.dotx, Sie können diese Datei jedoch bei Bedarf ändern. Wenn Sie eine andere Vorlage angeben möchten, müssen Sie diese zuerst in einem Programm erstellen, das mit SharePoint kompatibel ist, z. B. Word, und sie dann im Formularordner einer Bibliothek speichern. Anschließend geben Sie in der Bibliothek die Adresse der benutzerdefinierten Vorlage an.

Eine Formularbibliothek enthält standardmäßig eine Platzhalterdatei mit dem Namen template.xml, die Sie durch eine von Ihnen erstellte Formularvorlage ersetzen müssen.

Erstellen einer Dateivorlage für eine Formularbibliothek

Zum Erstellen oder Anpassen einer Vorlage in einer Formularbibliothek können Sie ein XML-basiertes Formularentwurfsprogramm verwenden, das mit SharePoint kompatibel ist, z. B. InfoPath. Die Verwendung eines Formularentwurfsprogramms kann zusätzliche Vorteile bieten. So haben Sie z. B. mit InfoPath folgende Möglichkeiten:

• Sie können die Formularbibliothek und die Vorlage direkt in InfoPath erstellen.

• Sie können die Formularvorlage bequem bearbeiten und erneut in der Formularbibliothek veröffentlichen.

• Sie können die einzelnen auf Basis verschiedener Formularvorlagen erstellten XML-Datendateien für die weitere Verarbeitung zusammenführen.

• Sie können die Felder von XML-Daten zu Bibliothekspalten in der Formularbibliothek hochstufen.

Wenn ein Benutzer ein Formular erstellt, wird es standardmäßig in dem formularbearbeitungsprogramm geöffnet, das mit SharePoint auf dem Clientcomputer des Benutzers kompatibel ist. Wenn kein kompatibles Programm installiert ist, kann das Formular im Browser geöffnet werden, sofern es dafür konzipiert ist. Wahlweise können Sie angeben, dass ein zum Öffnen in einem Browser konzipiertes Formular immer im Browser geöffnet wird. Das Standardverhalten können Sie in den erweiterten Einstellungen der Bibliothek mit den Einstellungen für Dokumente werden im Browser geöffnet ändern.

Wählen SharePoint Online die Option Einstellungen und  dann Bibliotheksbibliothek Einstellungen.

Klicken SharePoint Server im Menüband Einstellungen auf der Registerkarte Bibliothek auf Bibliotheksbibliothek.

Einstellungen für eine Dokumentbibliothek.

Öffnen Sie Dokumente im Browser.

Verwenden von Inhaltstypen zum Einrichten von Vorlagen für eine Dokument- oder Formularbibliothek

Wenn mehrere Inhaltstypen aktiviert und für diese Inhaltstypen Vorlagen festgelegt werden, werden in der Bibliothek die durch die Inhaltstypen festgelegten Vorlagen, nicht die Standarddateivorlage verwendet. In diesem Fall müssen Sie die Inhaltstypen ändern, um die Vorlagen für die Bibliothek anzupassen. Weitere Informationen zu Inhaltstypen finden Sie unter Einführung in Inhaltstypen und die Inhaltstypveröffentlichung.