Administrer store lister og biblioteker

Du kan foretage ændringer på din stationære eller bærbare computer og derefter synkronisere ændringer og løse konflikter på nem og effektiv vis, når du gør dataene online igen. Arbejde med store lister ved at bruge offlinesynkronisering til at "rense", analysere eller rapportere data hjælper med at indlæse databaseaktivitet og minimere brugen af SharePoint ressourcer.

Du kan føre listedata offline og synkronisere ændringer, når du igen er online, ved hjælp af flere Microsoft 365-produkter. Hvis du vil eksportere til disse, skal du have disse apps installeret, enten Microsoft 365 eller Skrivebordsversionen af Office.

Microsoft Access        Access kan håndtere flere rækker med data end SharePoint, og du har mange effektive værktøjer til at manipulere disse data. Når du arbejder med dine data i Access og synkroniserer med SharePoint, kan du arbejde med større datasæt.

Du kan læse og skrive de fleste oprindelige lister fra Access ved at oprette en kæde til dem, og Access fungerer godt sammen med stort set alle SharePoint datatyper. Sammenkædning giver dig mulighed for at oprette forbindelse til data på en SharePoint liste, så du opretter en tovejsforbindelse for at få vist og redigere de nyeste data både på listen SharePoint og i din Access -database. Access opretter en kopi af (eller replikerer) listen over SharePoint i en Access tabel. Når den Access tabel er blevet oprettet, kan du arbejde med listedata i Access op til Access grænse på to gigabyte (med undtagelse af vedhæftede filer, der ikke er gemt lokalt). Desuden cachelagrer Access listedataene på klienten, bruger en effektiv cache i hukommelsen og overfører kun ændrede listeelementer. Alt dette får forespørgsler og opdateringer til at køre meget hurtigere. En dialogboks til konfliktløsning hjælper også med en problemfri administration af uoverensstemmende opdateringer.

Hvis Access-tjenester-funktionen er aktiveret, kan du arbejde med langt flere data end de 50.000 elementer, der som standard er grænseværdien for listevisning. Access behandler automatisk liste- eller biblioteksdata i små batches og samler derefter dataene igen, en teknik, der gør det muligt at arbejde med væsentligt flere data end Grænseværdi for listevisning og uden at påvirke andre brugere negativt på SharePoint websted.

Microsoft Excel       Du kan eksportere SharePoint lister til en Exceltabel, som opretter en envejsdataforbindelse mellem den Excel tabel og den SharePoint liste.

Excel giver dig også mulighed for at arbejde med store lister uden at blokere. Desuden kan du synkronisere Excel med både SharePoint og Access for at udnytte fordelene ved hver platform.

Når du opdaterer dataene fra SharePoint-listen, og opdaterer Excel-tabellen, Microsoft Excel erstatter den Excel data med seneste SharePoint-listedata og overskriver de ændringer, du har foretaget i den Excel-tabel.

Når dataene er i den Excel tabel, kan du drage fordel af de mange dataanalysefunktioner i Excel, f.eks. effektive og fleksible regneark, pivottabelrapporter, professionelt udseende diagrammer og minidiagrammer, betinget formatering med ikoner, datalinjer, farveskalaer og avancerede what if-analysehandlinger.

Hvis Access-tjenester-funktionen er aktiveret, kan du arbejde med langt flere data end de 50.000 elementer, der som standard er grænseværdien for listevisning.

Microsoft Outlook         Fra Outlookkan du læse og skrive Lister Kontakt, Opgave, Kalender og Diskussion samt synkronisere dokumentbiblioteker. Du kan f.eks. arbejde med både standardopgavelister og projektopgavelister ved at tage opgavelister offline, få vist, opdatere og tildele nye opgaver, gøre dem online igen og synkronisere dem uden at forlade Outlook. Du kan også gemme, dele og administrere SharePoint kontakter mere effektivt i Outlook.

Toppen af siden

I Accessopretter du en webdatabase, der er baseret på Access-tjenester ved at opbygge tabeller, der er baseret på sammenkædede lister, sammen med forespørgsler, formularer, rapporter og makroer, du har publiceret på et SharePoint websted. Efterhånden som disse webdatabaser opgraderes, kan du stadig bruge og redigere dem og oprette nye ud fra en skabelon (men ikke fra Access 2013).

Du kan oprette en Access app i SharePoint uden at bruge kode. Generelt er en SharePoint-app en fokuseret, punktløsning, der er nem at distribuere og gøre tilgængelig på en markedsplads. Tænk på en app som en nem og alternativ måde at pakke, distribuere, køre, overvåge og tilbagetrække en løsning på. Du kan finde flere oplysninger i Oprette en Access-app.

I modsætning til et Access webdatabaseprogram, der gemmer data på SharePoint lister, anvender en Access -app en SQL Server database, der er adskilt fra SharePointprodukter, til at gemme data og er derfor ikke underlagt grænseværdien for SharePoint listevisning. Dette forbedrer skalerbarheden af Access løsninger betydeligt og giver en effektiv håndtering af potentielt millioner af poster. For brugere af SharePoint Server kan SQL Server -databasen konfigureres til at leve bag organisationens firewall. For onlinebrugere er databasen en SQL Server Azure-database, der er aktiveret med en gratis konto og gratis lagerplads. Du kan få mere at vide om Azure på Startsiden for Microsoft Azure.

Endelig kan du stadig synkronisere data mellem en SharePoint -liste og en Access tabel og holde begge datasæt opdaterede. Denne synkronisering er tovejs eller tovejs. Ændringer, der foretages i Access på listen over data, uploades til SharePoint-listen, og de ændringer, der foretages på SharePoint-listen downloades til Access på computeren. Du kan finde flere oplysninger i Importere, sammenkæde eller flytte data til SharePoint.

Der er som regel to søgefelter på en SharePoint-side – webstedssøgningen øverst på siden og det specifikke søgefelt for listen eller biblioteket. Når du bruger listens eller bibliotekets Søg-felt, kan du løbende udvide omfanget af søgehandlingen:

• Søgeområdet er som standard først baseret på alle elementerne i den aktuelle visning og eventuelle undermapper. Du får vist resultaterne i kolonner, du kan filtrere og sortere i. Hvis Grænseværdi for listevisning i øjeblikket overskrides, vises ikke alle resultater.

• Hvis du ikke finder det, du søger efter, kan du udvide søgningens omfang til at omfatte hele listen, herunder alle undermapper, uden hensyn til den aktuelle visning eller Grænseværdi for listevisning.

• Endelig kan du udvide området for at søge på hele webstedet. I dette tilfælde kan du se alle resultaterne på standardsiden for søgewebstedet. Du kan indsnævre resultaterne yderligere ved at bruge panelet Afgrænsning til at filtrere, f.eks. efter forfatteren af et dokument eller oprettelsesdatoen for et listeelement. Du kan endda bruge boolesk syntaks og logiske operatorer til at formulere mere omfattende forespørgsler.

Du kan bruge et dokumentcenterwebsted, når du vil oprette, administrere og gemme et stort antal dokumenter. Et dokumentcenter er baseret på en webstedsskabelon og er designet til at fungere som et centraliseret lager til administration af mange dokumenter. Funktioner som metadata og trævisningsnavigation, indholdstyper og webdele hjælper dig med at organisere og hente dokumenter på en effektiv og meningsfuld måde for dine brugere. Du kan finde flere oplysninger om brug af webstedsskabeloner under Opret og brug webstedsskabeloner i SharePoint Server-versioner.

Indholdsforvaltere kan hurtigt konfigurere metadata-dreven navigation, så det fungerer godt i de fleste biblioteker uden eksplicit at oprette indekser, men også til at yde assistance ved oprettelse af yderligere indekser til forbedring af ydeevnen over et bredere udvalg af filtre og visninger. Du kan få mere at vide under Hvad er et dokumentcenterwebsted?

Du kan bruge et websted til dokumentcenter som et oprettelsesmiljø eller et indholdsarkiv:

• I et oprettelsesmiljø kan brugere aktivt tjekke filer ind og ud og oprette mappestrukturer for de pågældende filer. Versionering er aktiveret, og der er plads til mere end ti tidligere versioner af hvert dokument. Brugere kan tjekke filer ind og ud hyppigt, og arbejdsprocesser kan hjælpe med at automatisere handlinger i forbindelse med dokumenterne.

• I et indholds- eller vidensbasearkiv sker der derimod meget lidt redigering. Brugerne kan kun få vist eller uploade dokumenter. Indholdsarkiver indeholder typisk enkelte versioner af dokumenter, og et websted kan skaleres til millioner af filer. I et typisk scenarie, f.eks. et teknisk supportcenter for en stor organisation, kan 10.000 brugere få adgang til indholdet, primært for at læse det. Et undersæt på 3.000 til 4.000 brugere kan overføre nyt indhold til webstedet.

Daglig tidsperiode er en måde for administratorer at angive en dedikeret tidsperiode, hvor alle brugere kan udføre ubegrænsede handlinger uden begrænsninger og som regel planlægges uden for spidsbelastningstiden.

Selvom visninger er den primære metode til at hente elementer fra en liste eller et bibliotek, er der også andre SharePoint-kommandoer og -handlinger, der foretages bedre inden for den daglige tidsperiode.

Disse kommandoer og handlinger kan mislykkes, hvis de overskrider webstedets grænseværdier og grænser, når du henter listedata under den normale arbejdstid. Hvis du kører dem uden begrænsninger i løbet af den daglige tidsperiode, kan du undgå fejl og at påvirke andre brugere.

Konfigurationen af Daglig tidsperiode kræver, at du angiver et starttidspunkt og en varighed. Når du angiver tid og varighed, skal du forstå, at hvis en person starter en forespørgsel eller handling, der kører længe, i løbet af vinduet, fortsætter den, indtil den er fuldført, uanset om det er inde i vinduet.

1. Som administrator skal du logge på Central Administration.

2. Gå til Programadministration > Administrer webprogrammer.

   

3. Vælg programmet for at angive eller ændre indstillingen for Daglig tidsperiode.

4. På båndet under Generelle indstillinger for at få adgang til menuen skal du vælge pil ned og derefter vælge Ressourcebegrænsning.

   

5. Rediger Daglig tidsperiode, og angiv derefter det klokkeslæt og den varighed, du vil bruge.

   

6. Når du er færdig, skal du vælge OK.

Hvis du ikke er udvikler eller ikke har nem adgang til udviklerressourcer, der kan udføre disse handlinger for dig, kan du udsætte disse typer handlinger til den daglige tidsperiode. Kontakt administratoren for at få vist, hvornår den daglige tidsperiode er planlagt.

Grænseværdi for listevisning er på plads for at levere ydeevne på tværs af brugere og beskytte serveren mod utilsigtet overbelastning under forespørgsler. LVT kan kun ændres i serverversioner af SharePoint af en administrator i appen Central Administration. Vi anbefaler ikke, at du ændrer den for at undgå forringelse af ydeevnen. SharePoint tillader ikke administratorer at ændre LVT for at beskytte brugere på andre lejere mod problemer med ydeevnen, når store datasæt hentes. Brug i stedet indekser, filtre og mapper til at administrere forespørgsler.

Hvis du kun har nogle få forespørgsler, der kræver, at LVT hæves, kan du overveje at bruge daglig tidsperiode i fridage i stedet.

Hvis du virkelig vil ændre LVT, skal du følge disse trin. De er standard fraSharePoint 2016selvom brugergrænsefladen kan variere en smule. Appen Central administration er separat fra dit SharePoint-websted og adgang kræver farmadministratorrettigheder. Du kan kun ændre LVT i Server-versioner af SharePoint.

1. Som administrator skal du logge på Central Administration.

2. Gå til Programadministration > Administrer webprogrammer.

   

3. Vælg programmet for at ændre Grænseværdi for listevisning.

4. På båndet under Generelle indstillinger for at få adgang til menuen skal du vælge pil ned og derefter vælge Ressourcebegrænsning.

   

5. Rediger Grænseværdi for listevisning (først på listen) til en passende værdi.

6. Vælg OK.

Der er flere indstillinger på siden med ressourcebegrænsning, som du gerne vil forstå som administrator.

• Grænseværdi for listevisning for revisorer og administratorer:    Dette er som standard en "højere grænse". Forespørgsler, der køres af en revisor eller administrator, der specifikt (programmæssigt) anmoder om at tilsidesætte Grænseværdi for listevisning, vil i stedet være underlagt denne grænse. Som standard er det 20.000 i stedet for 5.000 til LVT. At hæve denne grænse har samme forgreninger som at hæve LVT. Når du ændrer denne værdi, er der tilknyttede ændringer, der muligvis skal foretages.

• Tilsidesættelse af objektmodel:    Hvis du ofte bruger brugerdefineret kode på din installation og har brug for at tilsidesætte LVT til en højere grænse, kan det være en god ide at tillade tilsidesættelse af objektmodellen og give revisor- eller administratortilladelser til det program, der skal udføre forespørgslerne. Denne indstilling er slået til som standard, men du kan deaktivere den, hvis du ikke har brug for den. Et godt eksempel på, hvornår du måske vil bruge dette, er, hvis du har implementeret en kode, der udfører cachelagring af et større sæt resultater, der ofte åbnes i f.eks. flere minutter. Hvis du ikke planlægger at cachelagring af indholdet, og du planlægger at køre disse forespørgsler ofte, anbefaler vi ikke at bruge denne metode til at navigere rundt i LVT, da det vil påvirke serverens ydeevne negativt. Kort sagt: "Træd let."

• Grænseværdi for opslag i listevisning:    Denne funktion begrænser antallet af joinforbindelser, der kan udføres af en forespørgsel. Dette svarer til antallet af felter af typen Opslag, Person/Gruppe eller Status for arbejdsproces, der medtages i forespørgslen. Eksempelvis anvender en visning, der viser 6 opslagskolonner og filtreres på 3 andre særskilte opslagskolonner, 9 opslag. Hvis Grænseværdi for opslag i listevisning er indstillet til 8, kan det medføre en fejl. Det anbefales ikke at øge antallet til mere end 8.

  Grundige test udført af Microsoft har vist, at der opstår en alvorlig, ikke-gradvis forringelse af ydevnen ved flere end 8 joinforbindelser. Serverens overførselshastighed falder ikke blot betydeligt på det pågældende tidspunkt, men forespørgslen ender med at bruge en uforholdsmæssig stor mængde af de SQL Server ressourcer, hvilket påvirker alle andre, der bruger den samme database, negativt. Du kan finde flere oplysninger i sektionen Opslagskolonner og listevisninger under Ydeevne og kapacitetstestresultater og anbefalinger.

• Daglig tidsperiode for store forespørgelser:    Denne funktion giver dig mulighed for at angive et tidsrum hver dag, hvor brugerne kan anvende større forespørgsler uden at ramme nogle grænser. Der er et par ting, du nøje bør overveje, før du beslutter dig for tidspunktet, der skal allokeres til dette formål:

  • Hvis du vil påvirke så få brugere som muligt, skal det angives til et tidspunkt uden spidsbelastning eller det tidspunkt, hvor du forventer den mindste belastning. Hvis du vælger et tidspunkt midt i arbejdsdagen for de fleste af dine brugere, kan selv dem, der ikke bruger den store liste, blive påvirket negativt.

  • Prøv at holde det inden for et rimeligt tidsrum, så folk kan bruge det til at ordne deres lister i stedet for at skulle kontakte administratoren.

  • Handlinger, der påbegyndes i løbet af denne tidsperiode, afbrydes ikke, når tidsperioden slutter. Overvej den tid, der er nødvendig i tilfælde af, at en bruger forsøger at slette en stor liste lige før skæringstidspunktet.

  • Overvej forskellige tidszoner. Dette er især vigtigt, hvis din organisation eller kunder er bredt geografisk fordelt og deler en centralt hostet SharePoint server. Indstilling af den til 18:00 fungerer muligvis for din egen placering, men det vil ikke være fordelagtigt, f.eks. Sydney, Australien.

• Grænseværdi for entydige tilladelser på liste:    Dette er antallet af entydige tilladelser, der er tilladt pr. liste. Hvis du har en mappe, som du bryder nedarvningen af tilladelser for og angiver nogle tilladelser for den (og alle elementerne i den), tæller den som 1 i forhold til grænseværdien for entydige tilladelser for liste. I modsætning til LVT og andre indstillinger udløses denne grænseværdi ikke ved at få vist indholdet eller udføre en anden handling på det, men eksplicit, når du ændrer tilladelser.

  Hvis du har mulighed for det, anbefales det at reducere dette antal. Standardværdien er 50.000, hvilket er rigtigt mange separate tilladelser. Der er stor sandsynlighed for, at din liste støder på problemer med tilladelser, før den når dette antal, så det kan være en god ide at tilpasse den proaktivt til det, der vil fungere i dit miljø.

For at minimere SQL Server, som er back end-databasen til SharePoint, bruges låsning på rækkeniveau ofte som en strategi for at sikre nøjagtige opdateringer uden at påvirke andre brugere, der har adgang til andre rækker, negativt. Men hvis en læse- eller skrivedatabasehandling, f.eks. en forespørgsel, medfører, at mere end 5.000 rækker låses på én gang, er det mere effektivt for SQL Server at låse hele tabellen midlertidigt, indtil databasehandlingen er fuldført.

Når hele tabellen er låst, forhindres andre brugere i at få adgang til tabellen. Hvis dette sker for ofte, vil brugerne opleve en forringelse af systemets ydeevne. Derfor er grænseværdier og begrænsninger afgørende for at minimere effekten af ressourcekrævende databasefunktioner og balancere alle brugeres behov.

I det følgende diagram vises hovedpunkterne for, hvad der sker i baggrunden, når du forsøger at få adgang til for mange elementer på en liste eller i et bibliotek.

1. Liste- eller biblioteksdata i en gruppe af websteder gemmes i en SQL Server databasetabel, som bruger forespørgsler, indekser og låse til at bevare den overordnede ydeevne, deling og nøjagtighed.

2. Filtrerede visninger med kolonneindekser (og andre handlinger) opretter databaseforespørgsler, der identificerer et undersæt af kolonner og rækker og returnerer dette undersæt til din computer.

3. Grænseværdier og begrænsninger hjælper med at begrænse handlinger og balancere ressourcer for mange samtidige brugere.

4. Udviklere med særlige rettigheder kan bruge tilsidesættelse af objektmodeller for midlertidigt at øge grænseværdier og begrænsninger for brugerdefinerede programmer med SharePoint Server-versioner.

5. Administratorer kan angive særlige tidsperioder, hvor alle brugere kan udføre et ubegrænset antal handlinger uden for spidsbelastningsperioder med SharePoint Server-versioner.

6. Informationsmedarbejdere kan bruge relevante visninger, typografier og sidebegrænsninger til hurtigere at få vist data på siden.

Lister og biblioteker har specifikke maksimumgrænser, som er vist i denne tabel.

Funktion	Maksimumgrænse
Antal elementer på en liste eller i et bibliotek	30 millioner
Størrelse på et enkelt filelement eller vedhæftede filer til et element	10 gigabyte

Følgende tabel opsummerer oplysninger om ressourcebegrænsninger og grænser, du skal være opmærksom på. Disse begrænsninger og grænser angives på siden Ressourcebegrænsning i Central administration med SharePoint Server-versioner. Kontakt administratoren for at få specifikke begrænsninger og anmodninger om dit websted.

Tærskel eller grænse	Standard værdi	Beskrivelse
Grænseværdi for listevisning	5.000	Angiver det maksimale antal liste- eller bibliotekselementer, som en databasehandling, f.eks. en forespørgsel, kan behandle på én gang. Handlinger, der overskrider denne grænse, blokeres. For at give dig tid til at lave alternative planer kan du blive advaret på siden Listeindstillinger, når listen har overskredet 3.000 elementer. Advarslen indeholder et hjælpelink til dette emne.
Grænse for separate tilladelser	50.000	Angiver det maksimale antal separate tilladelser, der kræves for en liste eller et bibliotek. Hver gang du bryder nedarvningen af tilladelser for et element eller en mappe, tælles det som én entydig tilladelse i forhold til denne grænse. Hvis du forsøger at tilføje et element, der medfører, at denne grænse overskrides, er du forhindret i at gøre det.
Grænse for rækkestørrelse	6	Angiver det maksimale antal tabelrækker internt i databasen, der bruges til et liste- eller bibliotekselement. Hvert element ombrydes over adskillige interne tabelrækker, op til seks rækker og op til i alt 8.000 byte, for at kunne indeholde brede lister med mange kolonner (uden vedhæftede filer). Hvis du f.eks. har en liste med mange små kolonner, én, der indeholder hundredvis af Ja/Nej-kolonner, kan du overskride denne grænse. I så fald vil du ikke kunne føje flere Ja/Nej-kolonner til listen, men du kan stadig tilføje kolonner af en anden type. Administratorer kan kun angive denne grænse ved at bruge objektmodellen, ikke via brugergrænsefladen.
Grænseværdi for opslag i listevisning	12	Angiver det maksimale antal joinhandlinger, f.eks. de handlinger, der er baseret på opslags, Person/Gruppe eller arbejdsprocesstatuskolonner. Hvis forespørgslen bruger mere end 8 kolonner, blokeres handlingen. Det er dog muligt programmeringsmæssigt at vælge, hvilke kolonner der skal bruges, ved hjælp af maksimal visning, som kan angives via objektmodellen.
Størrelse på grænseværdi for listevisning for revisorer og administratorer	20.000	Angiver det maksimale antal liste- eller bibliotekselementer, som en databasehandling, f.eks. en forespørgsel, kan behandle på én gang, når den udføres af en revisor eller administrator med de rette tilladelser. Denne indstilling fungerer sammen med Tillad tilsidesættelse af objektmodel.
Tillad tilsidesættelse af objektmodel	Y	Angiver, om udviklere kan udføre databasehandlinger, f.eks. forespørgsler, der anmoder om en tilsidesættelse af Grænseværdi for listevisning til den højere grænse, der er angivet af Grænseværdi for listevisning for revisorer og administratorer. En administrator skal aktivere en tilsidesættelse af en objektmodel, og derefter kan udviklere med de rette tilladelser ved hjælp af et program anmode om, at deres forespørgsel bruger den højere grænseværdi for listevisning for at drage fordel af den.
Daglig tidsperiode	Ingen	Angiver en tidsperiode, hvor ressourcegrænser og -begrænsninger ignoreres. En administrator kan konfigurere en tidsperiode under "spidsbelastning" i 15-minutters intervaller og op til 24 timer, f.eks. 18:00 til 10:00 eller 1:30 til 05:15. En databasehandling eller forespørgsel, der startes inden for den daglige tidsramme, fortsætter, indtil den er fuldført (eller afsluttes med fejl), også selvom den ikke fuldføres inden for den angivne tidsramme.