Oprette forbindelse til en ekstern liste i Outlook

Almindelige nødvendige opgaver

Forberede den eksterne datakilde    En administrator kan have brug for at oprette en konto og give tilladelser til datakilden for at sikre, at de rette personer har adgang til dataene, og at dataene ikke ender i de forkerte hænder. I en ekstern database kan administratoren også få brug for at oprette bestemte tabeller, visninger, forespørgsler og så videre for at kunne begrænse resultaterne til det, der er nødvendigt, og for at forbedre ydeevnen.

Konfigurere SharePoint-tjenester og -konti    En administrator skal aktivere Business Data Connectivity Services og Secure store-tjenester.

Konfigurere Secure Store Services    En administrator skal gøre følgende: bestemme den bedste adgangstilstand for den eksterne datakilde, oprette et destinationsprogram og angive legitimationsoplysninger for destinationsprogrammet.

Konfigurer Business Data Connectivity Services    En administrator skal sørge for, at den bruger, der opretter den eksterne indholdstype, har adgangstilladelse til Business Data Connectivity Metadata Store, og at relevante brugere har adgang til den eksterne indholdstype, som den eksterne liste er baseret på.

Oprette en ekstern indholdstype    En bruger skal definere en ekstern indholdstype, som indeholder oplysninger om forbindelser, adgang, handlingsmetoder, kolonner, filtre og andre metadata, der bruges til at hente dataene fra den eksterne datakilde.

Oprette en ekstern liste    En bruger skal oprette en ekstern liste, der er baseret på den eksterne indholdstype, og en eller flere visninger af den eksterne liste efter behov.

Kontrollere, om Office-produkter er klar til brug    Hvis du vil synkronisere eksterne data med Office-produkter, skal du have Windows 7 eller nyere og følgende gratis softwareprodukter, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 og WCF data Services 5,0 til OData v3 på hver klientcomputer (hvis det er nødvendigt, bliver du automatisk bedt om at hente softwaren). Sørg også for, at Office-indstillingen Business Connectivity Services er aktiveret (dette er standard). Denne indstilling installerer Business Connectivity Services Client Runtime, som gør følgende: cachelagrer og synkroniserer med eksterne data, oversætter virksomhedsdata til eksterne indholdstyper, viser de eksterne elementer i Office-produkter og kører brugerdefinerede løsninger i Office-produkter.

Outlook-specifikke opgaver

Aktivere funktionen til offline synkronisering af eksterne lister    Farmen og websteds funktionen, offline synkronisering for eksterne lister, skal også være aktiv. Denne funktion er som standard aktiv på farmniveau, men er ikke aktiv som standard på webstedsniveau.

Oprette en Outlook-understøttet ekstern indholdstype     Når du opretter en ekstern indholdstype, skal en brugerAktivere indstillingen understøttelse af offline synkronisering og angive feltet Office-elementtype til en af følgende: kontakt, aftale, opgaveeller post.

Tilknytte tilsvarende felter    En bruger skal knytte et eller flere af de eksterne indholdstype felter til deres respektive Outlook-felter.

Når du tilknytter en ekstern indholdstype, f. eks en kunde, til en Outlook-elementtype, f. BusinessPhoneeks en kontakt, skal du eksplicit knytte de individuelle felter i den eksterne indholdstype, såsom kundens fornavn, kundens efter navn, Kundeadresseog kundens telefon, til deres respektive Outlook-elementtype felter, f. eks en kontakts fornavnBusinessAddress

Du behøver ikke at tilknytte alle de tilsvarende felter, men følgende felter skal være tilknyttet.

Ikke-tilknyttede felter, afhængigt af nummeret, vises som udvidede egenskaber som følger:

• Tilstødende    Føjes til formularområdet nederst i en Outlook-formulars standardside (2 til 5 felter).

• Sig    Tilføjes som en ny side i en Outlook-formular (6 eller flere felter).

Hvis den eksterne indholdstype ikke tilknyttes direkte til en Outlook-elementtype, kan du knytte felterne til en post af typen post Outlook-element, som er den mest almindelige type element.

Toppen af siden