SharePoint giver en skalerbar, funktionsrig oplevelse til administration af indhold. Hvis du har en stor mængde filer at administrere, kan du overveje at bruge en webstedsskabelon til dokumentcenter. Denne skabelon er optimeret til dokumentstyring i stor skala. Det kan spare tid og hjælpe dig med at være mere effektiv. Versioner, dokument-jeg'er, dokumentsæt, metadatanavigation og indholdstyper er inkluderet i skabelonen.
Et dokumentcenterwebsted fungerer for begge disse scenarier:
-
Oprettelsesmiljø I et dokumentcenters oprettelsesmiljø opretter og redigerer brugerne tusindvis af dokumenter eller medieaktiver, der er gemt i et centralt lager.
-
Indholdsarkiv I et indholdsarkiv, f.eks. en vidensbase, gemmer eller får brugerne vist dokumenter.
Denne artikel fortæller dig om funktionerne i en webstedsskabelon til dokumentcenter.
Hvis du vil oprette et dokumentcenter, skal du se Brug skabeloner til at oprette forskellige typer SharePoint-websteder
Hvad er der på et dokumentcenterwebsted?
Webstedsskabelonen dokumentcenter indeholder funktioner, der gør det nemmere og mere effektivt at oprette og administrere store sæt dokumenter. I de fleste tilfælde kan en webstedsejer tilføje hver af disse funktioner separat. Webstedsskabelonen til dokumentcenter aktiverer automatisk de anbefalede funktioner til dokumentstyring. I de følgende afsnit beskrives disse funktioner kort.
Du kan bruge et dokumentcenter som et oprettelsesmiljø eller et indholdsarkiv. I et oprettelsesmiljø kan brugere tjekke filer ind og ud og oprette mappestrukturer for de pågældende filer. Versionsversioner er aktiveret, og tidligere versioner af hvert dokument bevares. Desuden kan arbejdsprocesser styre dokumenters livscyklus.
I modsætning hertil sker der meget lidt redigering i et indholdsarkiv. Brugerne kan kun få vist eller uploade dokumenter. Webstedsskabelonen Dokumentcenter understøtter oprettelse af en type indholdsarkiv, der kaldes vidensbasearkiv. Typisk indeholder vidensbaser enkelte versioner af dokumenter, og et websted kan skaleres til millioner af filer. I et typisk scenarie, f.eks. et teknisk supportcenter for en stor organisation, kan tusindvis af personer få adgang til indholdet, primært for at læse det. Kun nogle overfører nyt indhold til webstedet.
I følgende elementer beskrives nogle SharePoint-funktioner, som du kan medtage på et websted til dokumentcenter. Ud over disse funktioner tilpasser nogle organisationer udseendet og navigationen i et dokumentcenter. Nogle tilføjer brugerdefinerede webdele.
Administrerede metadata er et system, der tildeler bestemte ord til dokumenter i SharePoint. Derefter kan du bruge disse ord til at klassificere dokumenterne. Du kan også bruge metadata til at oprette et effektivt navigationsværktøj til brugere, som kan hjælpe dem med hurtigt at finde det, de ønsker.
Antag f.eks., at din virksomhed har en vidensbase, der indeholder artikler, der hjælper folk med at fejlfinde problemer med produkter. Du kan oprette metadataudtryk, der giver brugerne mulighed for at filtrere oplysninger efter produkt, problemtype eller andre egenskaber.
På et websted til dokumentcenter får hvert indholdsstykke et entydigt id, der ikke er relateret til dokumentets placering, f.eks. et URL-link. Det betyder, at hvis du flytter eller omdøber dokumentet, forbliver id'et det samme. Du kan bruge id'et til at oprette et permanent link til dokumentet og minimere brudte links.
Versioner aktiveres automatisk på et websted i Dokumentcenter. Det betyder, at du automatisk har en oversigt over alle de forskellige versioner af en fil. I en dokumentgennemsynsproces betyder det f.eks., at du har en oversigt over alle de opdateringer, der blev angivet under gennemsynscyklussen. Du kan spore opdateringer, kontakte svarere osv. Hvis der opstår et problem med den aktuelle version af en artikel, kan du desuden hurtigt vende tilbage til den senest kendte gode version.
En indholdstype er en bestemt type indhold sammen med en gruppe af indstillinger for indholdet. Når nogen opretter et dokument af en defineret indholdstype, modtager den automatisk alle de relevante indstillinger for den pågældende indholdstype. Et dokumentcenter kan have en samling af indholdstyper – forskellige typer af dokumenter, video, skabeloner osv.
Listen over indhold inkluderes ikke automatisk på et dokumentcenterwebsted, men mange brugere tilføjer den. Liste over indhold er en SharePoint-funktion, der gør det muligt at administrere den overordnede organisering og struktur af elementer. Ved hjælp af metadata eller indholdstyper kan Liste over indhold automatisk distribuere dokumenter og andre elementer til bestemte placeringer. I en vidensbase kan du f.eks. få Listen over indhold til automatisk at distribuere alle nye indsendelser til et særligt bibliotek, der indsamler artikler til et bestemt produkt.
