Brug filtrering til at redigere en SharePoint-visning

Filtre reducerer mængden af data, der returneres, ved at vælge elementer baseret på handlinger (f.eks. større eller mindre end) og matchende data. Når du opretter en filtreret visning, skal den første indekserede kolonne i filterudtrykket reducere datasættet den største mængde. Eksempelvis kan filtrering af en tilstand eller et datofelt ofte reducere et datasæt betydeligt. Hvis du har 15.000 elementer, skal det første indeks returnere mindre end 5000 elementer. Hvis datasættet ikke har mere end 5000 elementer, er det stadig en god ide.

SharePoint vælger den første indekserede kolonne i en forespørgsel og bruger derefter resten af kolonnerne til at vælge dataene. Andre kolonner, du angiver i filteret, kan eller kan ikke indekseres. Visningen bruger ikke disse indekser, selvom det endelige resultat af den filtrerede visning er mindre end grænseværdien for listevisning.

Hvis du eksempelvis har en forespørgsel: størrelse = stor OG farve = rød. Størrelse er ikke indekseret på listen, men det er farve. Så længe der er færre end 5.000 elementer med farven "rød" på listen, resulterer forespørgslen i en stor liste. Men hvis du har en forespørgsel, hvor størrelse = stor ELLER farve = rød, skal databasen, selvom den finder alle de røde elementer, scanne hele listen for at finde alle de elementer, der har størrelsen stor. Hvis der returneres flere end 5.000 elementer, begrænses forespørgslen.

Hvis du bruger to eller flere kolonner i filterudtrykket, skal det fastlægge indeks eller indeks bruge en AND-operator. Hvis du f.eks. vil returnere Hunde fra en stor liste med dyr. Du har en kolonne med unindexed kaldet Arter, hvor du har Hund som en værdi. Hvis du blot forespørger efter art = hund, bliver forespørgslen begrænser. Men hvis du har en indekseret kolonne med navnet Klasse, bliver din forespørgsel Klasse = Fisk OG art = Hund. Du kan også søge efter katte og hunde med forespørgslen Klasse = Fugle OG (dyr = hunde ELLER dyr = katte). Den anden forespørgsel vælger alle fugle og filtrerer derefter til Hunde og Katte.

Hvis de kolonner, du bruger til filtrering, ikke har indekser, skal du starte med at oprette indekser. Få mere at vide under Føj et indeks til en SharePoint-kolonne.

Når du har indekseret en kolonne, kan du tilføje den, når du opretter eller ændrer en visning, og derefter bruge den indekserede kolonne til at filtrere visningen. Inden du opretter en visning, kan det være en god idé at føje flere kolonner til listen af hensyn til større fleksibilitet i forbindelse med sortering, gruppering og filtrering. Til sortering og filtrering kan du vælge kolonner, der er i datasættet, men ikke vises.

Opret en visning

Åbn den liste eller det bibliotek, hvor du vil oprette en visning.

1. Klik på fanen Liste eller Bibliotek, og klik derefter på Opret visning.
   
   

2. På siden Visningstype skal du klikke på den visning, du vil bruge. Hvis du ikke er sikker, skal du vælge Standardvisning.

   

3. Skriv et Visningsnavn.

   

4. Rediger webadressen for visningen, eller acceptér standarden. Du kan altid vende tilbage og ændre dette senere.

5. Klik på Vis kun elementerne, hvis følgende er sandt i afsnittet Filtrer, og vælg derefter, hvordan du vil filtrere elementerne baseret på en af de indekserede kolonner.

   Hvis du f.eks. vil oprette en visning kun med elementer, der er blevet ændret i dag, skal du vælge kolonnen Ændret (indekseret) og er lig med betingelse, og derefter skal du skrive [I dag].

   

   Bemærk!: Hvis der ikke vises kolonner, hvor der står (indekseret) efter navnet, er der ingen indekserede kolonner tilgængelige for den pågældende liste eller det pågældende bibliotek. Du skal først oprette et simpelt eller sammensat indeks.

6. Hvis du vil begrænse antallet af elementer, der vises på hver side, skal du rulle ned til Elementbegrænsning og angive værdien Antal elementer, der skal vises. Når du opretter en visning, er standardantallet af elementer, der vises, 30.

   

7. Du kan vælge mellem to metoder, når du angiver en elementbegrænsning på en side:

   • Vis elementer i batches af den angivne størrelse, som opretter en side-for-side-visning af de data, der er nyttige, når du gennemser elementer på en ikke-interaktiv måde.

     Når der er flere elementer end din indstillede grænse, opdeles visningen i sider.

     

   • Begræns det samlede antal returnerede elementer til den angivne mængde opretter en fast grænse, der returnerer eller ikke returnerer hele resultatet af din filtreringshandling. Dette kan være nyttigt, når du tester visningen, opretter en model, eller du kun vil hente de øverste værdier i en visning.

8. Vælg Indholdsrude under Typografi for at se alle oplysningerne om elementer på listen i et lodret panelformat. Indholdsruden er en af Visningstypografierne, du kan vælge under Typografi, når du redigerer eller opretter en visning.

   

   Du kan hurtigere navigere i dataene ved at føre musemarkøren hen over elementtitlen i et rulleområde til venstre på siden for at få vist alle kolonneværdierne for det element, der i øjeblikket vises på den lodrette liste til højre på siden. Der vises færre startdata, hvilket gør visningen hurtigere. Denne typografi er også nyttig, når listen er bred eller indeholder mange kolonner og kræver vandret rulning for at få vist alle dataene.

   

9. Klik på OK.

Der er flere trin, du kan udføre på en visning, men dette er nok til at få vist de data, der har overskredet Grænseværdien for listevisning, hvis du er blevet blokeret. Du kan også sortere efter, gruppere efter, angive totaler, udvide mapper og optimere visningen på en mobilenhed.

Redigere en visning

Åbn den liste eller det bibliotek, hvor du vil oprette en visning.

1. Klik på fanen Liste eller Bibliotek, vælg visningen under Aktuel visning,og klik derefter på Rediger visning.
   
   

2. Rul ned til sektionen Visninger, og klik derefter på en visning.

3. Du kan derefter ændre indstillingerne, sådan som det er beskrevet i trin 5 til 9 i proceduren Opret en visning ovenfor.

4. Klik på OK.

For at en visning hurtigt kan filtrere mange elementer, skal den første kolonne i filteret indekseres. Andre kolonner, du angiver i visningsfilteret, kan være indekseret eller ikke, men visningen bruger ikke disse indekser. Den første kolonne i filteret bør returnere færre elementer end Grænseværdien for listevisning.

Hvis den første kolonne i filteret returnerer flere elementer end angivet i Grænseværdi for listevisning, kan du bruge et filter med to eller flere kolonner. Når du definerer en filtreret visning, der gør brug af to eller flere kolonner, skal du bruge operatoren OG til at begrænse det samlede antal elementer, der returneres. Selvom det er tilfældet, skal du alligevel foretage en angivelse, da den første kolonne i filteret er den kolonne, der højst sandsynligt returnerer det mindste antal data. Brug af filteret ELLER øger det antal elementer, der returneres, og er ikke effektivt i dette tilfælde.

Få mere at vide om visninger under Opret, rediger eller slet en visning af en liste eller et bibliotek.

Der er to nøgleord, du kan bruge til at filtrere baseret på den aktuelle dag [I dag] eller den aktuelle bruger [Mig]. Disse er dynamiske, så de ændres i forhold til brugeren eller datoen.

Brug af [Mig] kan være nyttigt, når du blot ønsker at se dine dokumenter i et stort bibliotek. [Me] fungerer på personer baseret på kolonner som f.eks Oprettet af eller Ændret af. Hvis du f.eks. vil se alle dokumenter, du har oprettet, skal du angive et filter med kolonnen Oprettet af lig med [Mig]. Hvis du er redaktør og vil se de seneste filer, du arbejdede på, skal du angive et filter på kolonnen Ændret af til er lig med [Mig]. Du kan se begge dele ved at oprette to filtre, der er forbundet med Eller.

Nøgleordet [I dag] fungerer på datobaserede kolonner. Du kan bruge matematik til at få områder, der ændres med dags dato. Hvis du f.eks. vil se alle dokumenter, der er blevet ændret inden for de seneste 30 dage, kan du oprette et filter på den Dato-kolonne, der er større end eller lig med [I dag] - 30. Hvis du vil lade den aktuelle dag være, skal du angive et andet filter på kolonnen Dato til er mindre end [I dag] og forbinde dem med Og.

Du kan filtrere en SharePoint, der har en metadatakolonne. 

Føje en metadatakolonne til listen

Gå til listen, og vælg +Tilføj kolonne.

Vælg Flere ... vælg alternativknappen Administrerede metadata, og vælg derefter OK.

Alternativt kan du, når du har oprettet en kolonne med administrerede metadata og føjet elementer til listen, anvende metadatamærker ved at klikke på ikonet Mærke i ruden rediger listeelement.

Anvend metadatamærker i ruden trævisning.

Filtrere på administrerede metadatamærker

1. Vælg filterikonet for få adgang til filterruden.

   

   Bemærk!: Du kan vælge indstillingen Trævisning på rullelisten øverst i ruden, som giver en hierarkisk oversigt over de ord, der er knyttet til den valgte kolonne.

2. Vælg de metadatatag(er), du vil filtrere på.

   

3. Hvis du har mindst fem værdier defineret i kolonnen Administrerede metadata, kan du også vælge linket Se alle for at få vist filterruden.

   

4. Markér de metadatatag(er), du vil filtrere på, og vælg Anvend.

I det følgende er nogle forslag til typiske visninger, der fungerer fint med indekserede kolonner: