Настройване на библиотека за задължително извличане на файлове
Applies To
Издание с абонамент на SharePoint Server SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint в Microsoft 365 SharePoint Foundation 2013 SharePoint в Microsoft 365 Small Business SharePoint, управляван от 21VianetЕдин от начините за управление на сътрудничеството при работа с документи е да се изисква извличане на файлове, особено когато множество потребители имат достъп до библиотеката. Ако извличането на библиотека е задължително, другите хора не могат да я презапишат. Въпреки това рискувате други хора да не виждат последните промени или да направят промени сами. Ако други трябва да работят по документа, е важно файловете да се връщат обратно бързо.
Забележка: Не конфигурирайте библиотеката си така, че да изисква извличане, ако потребителите планират да съавторство по документи в библиотеката. Потребителите не могат да работят едновременно с документи, когато е включено задължително извличане.
Изискване за извличане на файлове за редактиране
Забележка: Само потребители, които имат разрешения за пълен контрол или за проектиране, могат да настройват библиотеки, за да се изисква извличане на файлове.
-
Отидете в библиотеката, в която планирате да работите.
-
Изберете Настройки > настройките на библиотеката.
Ако не виждате тези елементи от менюто, на лентата изберете Библиотека и в групата Настройки изберете Настройки на библиотеката.
-
На страницата "Настройки" изберете Още настройки на библиотеката (за "Класическа версия на SharePoint" е под "Общи настройки"). Изберете Настройки на версиите.
-
В секцията Изискване на извличане , под Изисквай документите да бъдат извлечени, преди да могат да бъдат редактирани?, изберете Да.
-
За да запишете настройките и да се върнете към страницата Настройки на библиотеката , изберете OK.
Ако направите това ... |
Ето какво се случва... |
---|---|
Създаване или добавяне на файл към библиотека |
Файлът първоначално е извлечен при вас. Трябва да го вкарате в библиотеката, за да могат другите да я виждат и да работят с нея. |
Отваряне на файл за редактиране |
Файлът се извлича автоматично при вас, когато изберете Редактиране. Диалоговият прозорец за съобщения ви предупреждава, че ще извлечете файла, и ви дава възможност да го редактирате в локалната си папка за чернови. След извличане иконата на файла е покрита със зелена стрелка, сочеща надолу, което показва, че файлът сега е извлечен. Никой друг не може да промени файла и никой друг не може да вижда вашите промени, докато сте го извлекли. |
Извършване на промени в информацията за файла (свойства) |
Ако файлът все още не е извлечен при вас, трябва да го извлечете, преди да можете да правите промени в свойствата му, като например заглавие, име на автора, краен срок, брой думи и т.н. Вашите промени няма да влязат в сила, докато не вкарате обратно файла. |
Опитайте да отворите файл, извлечен при някой друг |
Опциите Извличане и Синхронизиране на работата са недостъпни. Не можете да извлечете файл, извлечен от някой друг. Ако се опитате да направите това, ще се покаже диалогов прозорец със съобщение, който ви информира, че файлът е извлечен от някой друг. За да разберете кой е извлякъл файла, посочете иконата на файла. Името на лицето, което го е извлякло, се показва в пояснение. Можете да се свържете с този човек, за да поискате бързо вкарване на файла. |
Вкарване на файла |
Ще бъдете подканени да въведете коментар за промените, които сте направили. Ако вашата библиотека проследява версии, вашият коментар става част от хронологията на версиите. Ако се проследяват и основните, и второстепенните версии, ще бъдете подканени да изберете типа на версията, която вкарвате. За повече информация относно създаването на версии вж. също. |
Запазване на файла извлечен за дълго време |
Никой друг не може да вижда вашите промени или да редактира файла, докато сте го извлекли. Макар че това е полезно през времето, когато правите промени, това може да попречи на други хора да изпълняват възложените им задачи. Добра бизнес практика и често срещана учтивост е да вкарате обратно файла възможно най-бързо, след като го извлечете. В някои случаи може да се наложи администраторът да извърши принудително вкарване на файла. |