Задаване на потребителски шаблон за библиотека на SharePoint

Редактиране на шаблона за файл по подразбиране

1. Навигирайте до сайта, където се намира библиотеката ви.

2. В SharePoint Сървър, на лентата изберете раздела Библиотека, след което изберете Библиотека Настройки.

   За SharePoint в Microsoft 365 изберете Настройки и след това изберете Настройки на библиотеката.

3. Под Общи Настройкиизберете Разширени настройки.

   

4. В секцията Шаблон на документ, под полето URL адрес на шаблон изберете Редактиране на шаблон. Случва се едно от следните неща:

   Ако вашият сайт е част от абонамент за Microsoft 365, в този момент може да бъдете подканени да въведете потребителското име и паролата Microsoft 365 абонамента си.

   • Библиотека с документи    Шаблонът се отваря в приложение, което е съвместимо с SharePoint и което е свързано с типа на файла на текущия шаблон. Например Word се отваря, ако шаблонът по подразбиране е шаблон на Word или Excel отваря, ако шаблонът по подразбиране е Excel работен лист.

   • Библиотека с формуляри    Шаблонът се отваря или в програма, съвместима с SharePoint, или базирана на XML програма за проектиране на формуляри, като например InfoPath, или XML редактор.

     

   Забележка: Ако хората във вашия сайт вече попълват формуляри, които са базирани на първоначалния шаблон, помислете как всички промени в шаблона може да повлияят на тези формуляри. Например добавянето на поле, което потребителите трябва да попълнят, може да доведе до показване на грешки в първоначалните формуляри, които са попълнени преди добавянето на полето.

5. Направете промените, които искате, и след това запишете шаблона. За SharePoint в Microsoft 365 запишете шаблона с ново име на файл. Затворете програмата, ако вече не се нуждаете от нея, или превключете към вашия сайт.

   Забележка: За SharePoint в Microsoft 365 шаблонът по избор трябва да има различно име на файл от това по подразбиране. Използвайте функцията "Запиши като" на клиента, за да запишете файла в папката Формуляри с ново име на файл. Например за Word не използвайте шаблона за име на файл по подразбиране.dotx.

6. В зависимост от програмата за проектиране на формуляри може да се наложи да публикувате отново шаблона в библиотеката на вашия сайт от вашата програма.

7. Във вашия сайт, в долната част на страницата Разширени Настройки библиотека с документи или формуляри и изберете OK.

Задаване на шаблон за файл по избор

1. Създайте и запишете вашия шаблон по избор в програма, която е съвместима с SharePoint. Обърнете внимание на местоположението му и след това превключете на SharePoint.

   Забележка: Ако шаблонът за документ по подразбиране се нарича нещо друго освен template.dotx, в списъка или библиотеката не се показват шаблони по подразбиране.

2. Навигирайте до сайта, съдържащ библиотеката, за която искате да зададете шаблон по избор.
   
   Опция 1: (От модерното UX на библиотеката)
   Нова > Добавяне на
   
   шаблон опция
   
   2:

3. За тази стъпка трябва да използвате Internet Explorer. В SharePoint в Microsoft 365 горе вдясно изберете Всичкидокументи и след това изберете Преглед във файловия мениджър.

   За SharePoint сървър изберете раздела Библиотека на лентата и в групата Експортиране Свързване & изберете Отвори с Explorer.

   Важно: Ако Файловият мениджър не се отвори или видите съобщение за грешка, може да се наложи да добавите своя сайт като надежден сайт в настройките на браузъра си. За повече информация вижте Отваряне в Explorer или Преглед с файловия мениджър в SharePoint.

4. Във Файловия мениджър намерете шаблона по избор, който сте създали.

5. Щракнете с десния бутон върху файла и в контекстното меню изберете Копирай.

6. Изберете бутона Назад, докато не се върнете в библиотеката, и след това изберете папката Формуляри, за да я отворите.

7. Щракнете с десния бутон в празна област в прозореца на папката и в контекстното меню изберете Постави.

8. Затворете файловия мениджър и се върнете към сайта.

9. Отляво изберете Съдържание на сайта.

10. Намерете библиотеката си с документи подСъдържание , задръжте курсора над името, изберете многототолипси (...) и след това изберете Настройки.

    Ако не виждате тези команди, може да сте в класически SharePoint. В този случай отидете в библиотеката с документи и на лентата изберете раздела Библиотека и след това изберете Библиотека Настройки.

11. Под Общи Настройкиизберете Разширени настройки.

12. В секцията Шаблон на документ направете едно от следните неща:

    Библиотека с документи    Въведете адреса на вашия шаблон по избор в полето URL адрес на шаблон. Местоположението е уеб адресът на шаблона в сайта спрямо името на сайта. Ако например шаблонът ви се нарича Watermark.dotx и го добавите към папката Формуляри на библиотеката с документи "Споделени документи", ще въведете следното:

    Споделени документи/формуляри/воден знак.dotx

    Библиотека с формуляри    Въведете адреса на шаблона по избор, който искате да използвате в полето URL адрес на шаблон. Местоположението е уеб адресът на шаблона в сайта спрямо името на сайта. Ако например шаблонът ви се нарича Orders.xml и го добавите към папката Формуляри на библиотеката с формуляри за покупки, ще въведете следното:

    Покупки/Формуляри/Orders.xsn

    Забележка: Ако настройките в полето Шаблон за документ не са налични, администраторът може да е настроил няколко типа съдържание. За да видите дали са разрешени няколко типа съдържание, проверете дали е избрано Да под Разрешаване на управлението на типове съдържание? в секцията Типове съдържание непосредствено над секцията Шаблони на документи. Ако е така, трябва да редактирате шаблона за типа съдържание.

Типовете файлове, които можете или не можете да съхранявате в SharePoint библиотека

В зависимост от файла, който имате в библиотека, може да срещнете една от следните ситуации:

Файлове, съвместими с SharePoint технологии    За да може потребител да създаде файл с помощта на командата Създай в библиотека с документи, шаблонът за файл трябва да бъде създаден от програма, която е съвместима с SharePoint, като например Microsoft Office Word. Когато създавате нов файл в библиотека с формуляри, програмата по подразбиране може да бъде базирана на XML програма за проектиране на формуляри, която е съвместима с SharePoint, като например Microsoft InfoPath.

Други програмни файлове    За повечето други програми все още можете да съхранявате и управлявате файла в библиотеката. Но вместо да създавате директно файла от библиотеката с документи, можете да създадете файла във вашата програма и след това да го качите в библиотеката по-късно.

Блокирани програмни файлове    От съображения за сигурност някои типове програмни файлове, като .exe, са блокирани да се съхраняват в библиотека. За повече информация вижте Типове файлове, които не могат да бъдат добавени към списък или библиотека.

Двата типа библиотеки, които използват файлови шаблони

Двата типа библиотеки, които използват шаблони, са библиотеки с документи и формуляри.

Document Libraries    Можете да използвате библиотека с документи, за да съхранявате и управлявате много различни типове файлове, включително документи, електронни таблици, презентации, текстови файлове и други типове файлове. Библиотеката с документи често е най-често срещано място в сайт, където можете да създавате, събирате, актуализирате и управлявате файлове с членове на екипа и да споделяте с други колеги във вашата фирма или предприятие. Можете да използвате библиотека с документи като хранилище на файлове с общо предназначение или можете да я използвате за определена цел. Например маркетингов екип може да има собствена библиотека с документи за планиране на материали, издания на новини и публикации.

Библиотеки с формуляри    Библиотеката с формуляри ви предоставя лесен начин да споделяте и проследявате формуляри, базирани на XML, които се използват за събиране на информация. Можете например да създадете библиотека с формуляри за формулярите на отчета за разходите на вашия отдел. Шаблонът за формуляр на отчета за разходите се съхранява като шаблон за файл по подразбиране в библиотеката с формуляри. Всеки път, когато някой създава отчет за разходите, той отваря шаблона като празен формуляр, който съдържа оформлението, полетата и изчисленията на отчета за разходите. Когато някой попълни формуляра, данните от отчета за разходите (и само данните) се записват като XML файл в библиотеката с формуляри. Чрез отделяне на данните от формуляра е много по-лесно да обработвате всеки отчет за разходите отделно от други системи, да обедините данните или да ги експортирате за по-нататъшна обработка и анализ.

Къде се съхраняват шаблоните на файлове в библиотеката

Когато библиотека с документи или формуляри има шаблон за файл по подразбиране, тя се съхранява в папката Формуляри на библиотеката.

Отворете библиотеката във файловия мениджър, за да видите папката Формуляри, която съдържа шаблона за файл за библиотеката.

По подразбиране библиотеката с документи има шаблон за файл, наречен template.dotx, но можете да промените този файл, ако е необходимо. За да зададете друг шаблон, трябва първо да го създадете в програма, която е съвместима с SharePoint, като например Word, и след това да го запишете в папката Формуляри на библиотека. След това от библиотеката задавате адреса на шаблона по избор.

По подразбиране библиотеката с формуляри се предоставя с файл контейнер, наречен template.xml, който трябва да заместите с шаблон за формуляр, който създавате.

Създаване на шаблон за файл за библиотека с формуляри

За да създадете или персонализирате шаблон в библиотека с формуляри, можете да използвате базирана на XML програма за проектиране на формуляри, която е съвместима с SharePoint, като например InfoPath. Може да има допълнителни предимства за използването на програма за проектиране на формуляри. Например когато използвате InfoPath, можете да направите следното:

• Създайте библиотеката с формуляри и шаблона директно от InfoPath.

• Удобно редактирайте и публикувайте отново шаблона за формуляр в библиотеката с формуляри.

• Обединяване на отделните XML файлове с данни, създадени от някои шаблони за формуляри за по-нататъшна обработка.

• Популяризиране на полетата на XML данни в колони на библиотеки в библиотеката с формуляри.

Когато потребител създаде формуляр, той се отваря по подразбиране в програмата за редактиране на формуляри, която е съвместима с SharePoint на клиентския компютър на потребителя. Ако не е инсталирана съвместима програма, формулярът, ако е предназначен за отваряне в браузъра, може да се отвори в браузъра. Ако искате, можете да укажете, че формуляр, създаден да се отваря в браузър, винаги се отваря в браузъра. Можете да промените поведението по подразбиране в настройката Отваряне на документи в браузъра в разширените настройки на библиотеката.

В SharePoint онлайн изберете Настройкии   след това изберете Библиотека Настройки.

В SharePoint щракнете върху Библиотека Настройки раздела Библиотека в лентата

Настройки за библиотека с документи.

Отваряне на документи в настройката на браузъра.

Използване на типове съдържание за настройване на шаблони за библиотека с документи или формуляри

Ако са разрешени няколко типа съдържание и са зададени шаблони за тези типове съдържание, библиотеката използва шаблоните, които са зададени от типовете съдържание, а не от шаблона за файл по подразбиране. В този случай, ако искате да персонализирате шаблоните за библиотеката, трябва да промените типовете съдържание. За повече информация относно типовете съдържание вижте Въведение в типовете съдържание и публикуването на типове съдържание.