Задаване на потребителски шаблон за библиотека на SharePoint

Редактиране на шаблона за файл по подразбиране

1. Придвижете се до сайта, където се намира библиотеката ви.

2. В SharePoint Server, на лентата изберете раздела Библиотека , след което изберете Настройки на библиотеката.

   За SharePoint в Microsoft 365 изберете Настройки , след което изберете Настройки на библиотеката.

3. В SharePoint Server, под Общи настройки изберете Разширени настройки.

   

   
   За SharePoint в Microsoft 365 изберете Още настройки на библиотеката. След това изберете Разширени настройки.

4. В секцията Шаблон на документ , под полето URL адрес на шаблона изберете Редактиране на шаблон. Случва се едно от следните неща:

   Ако сайтът ви е част от абонамент за Microsoft 365, в този момент може да бъдете подканени да въведете потребителското име и паролата за вашия Microsoft 365 абонамент.

   • Библиотека с документи    Шаблонът се отваря в приложение, което е съвместимо с SharePoint и което е свързано с типа на файла на текущия шаблон. Например Word се отваря, ако шаблонът по подразбиране е Word шаблон, или Excel се отваря, ако шаблонът по подразбиране е работен лист на Excel.

   • Библиотека с формуляри    Шаблонът се отваря или в програма, съвместима с SharePoint, или в XML базирана програма за проектиране на формуляри, като например InfoPath, или в XML редактор.

     

   Забележка: Ако хората във вашия сайт вече са попълнили формуляри, които са били базирани на първоначалния шаблон, помислете как всички промени в шаблона могат да повлияят на тези формуляри. Например добавянето на поле, което потребителите трябва да попълнят, може да доведе до появяване на грешки в първоначалните формуляри, които са попълнени преди добавянето на полето.

5. Направете желаните промени и след това запишете шаблона. За SharePoint в Microsoft 365 запишете шаблона с ново име на файл. Затворете програмата, ако вече не ви трябва да я отваряте, или превключете към вашия сайт.

   Забележка: За SharePoint в Microsoft 365 шаблонът по избор трябва да има име на файл, различно от това по подразбиране. Използвайте функцията "Запиши като" на клиента, за да запишете файла в папката Forms с ново име на файл. Например за Word не използвайте filename template.dotx по подразбиране.

6. В зависимост от вашата програма за проектиране на формуляр може да се наложи да публикувате отново шаблона в библиотеката на вашия сайт от програмата.

7. Във вашия сайт, в долната част на страницата Разширени настройки на документ или библиотека с формуляри и изберете OK.

Задаване на шаблон за файл по избор

1. Създайте и запишете вашия шаблон по избор в програма, която е съвместима с SharePoint. Обърнете внимание на местоположението му, след което превключете на SharePoint.

   Забележка: Ако шаблонът на документ по подразбиране е с име, различно от template.dotx, в списъка или библиотеката не се показват шаблони по подразбиране.

2. Придвижете се до сайта, съдържащ библиотеката, за която искате да зададете шаблон по избор.
   
   Опция 1: (От модерния UX на библиотеката)
   Нова > добавяне на шаблон
   
   
   
   опция 2:

3. За тази стъпка трябва да използвате Internet Explorer. В SharePoint в Microsoft 365 в горния десен ъгъл изберете Всички документи, след което изберете Преглед в Файлов мениджър.

   За SharePoint Server изберете раздела Библиотека на лентата и в групата Свързване & експортиране изберете Отваряне с Explorer.

   Важно: Ако Файлов мениджър не се отваря или виждате съобщение за грешка, може да се наложи да добавите своя сайт като надежден сайт в настройките на браузъра си. За повече информация вижте Отваряне в Explorer или Преглед с Файлов мениджър в SharePoint.

4. В Файлов мениджър намерете шаблона по избор, който сте създали.

5. Щракнете с десния бутон върху файла и в контекстното меню изберете Копирай.

6. Изберете бутона Назад, докато се върнете в библиотеката, след което изберете папката Forms, за да я отворите.

7. Щракнете с десния бутон в празно място в прозореца на папката и в контекстното меню изберете Постави.

8. Затворете Файлов мениджър и се върнете към сайта.

9. Отляво изберете Съдържание на сайта.

10. Намерете вашата библиотека с документи под Съдържание, посочете името, изберете многоточието (...), след което изберете Настройки.

    Ако не виждате тези команди, може да сте в класически SharePoint. В този случай отидете в библиотеката с документи и на лентата изберете раздела Библиотека и след това изберете Настройки на библиотеката.

11. Под Общи настройки изберете Разширени настройки.

12. В секцията Шаблон на документ направете едно от следните неща:

    Библиотека с документи    Въведете адреса на вашия шаблон по избор в полето URL адрес на шаблона. Местоположението е уеб адресът на шаблона на сайта спрямо името на сайта. Ако например шаблонът ви се нарича Watermark.dotx и го добавите към Forms папка на библиотеката с документи Споделени документи, трябва да въведете следното:

    Споделени документи/Forms/Watermark.dotx

    Библиотека с формуляри    Въведете адреса на шаблона по избор, който искате да използвате, в полето URL адрес на шаблона. Местоположението е уеб адресът на шаблона на сайта спрямо името на сайта. Ако например вашият шаблон се нарича Orders.xml и го добавите към Forms папка на библиотеката с формуляри "Покупки", трябва да въведете следното:

    Покупки/Forms/Orders.xsn

    Забележка: Ако настройките в полето Шаблон на документ не са налични, администраторът може да е задал няколко типа съдържание. За да видите дали са разрешени няколко типа съдържание, проверете дали е избрано Да под Позволяване на управление на типове съдържание? в секцията Типове съдържание непосредствено над секцията Шаблони на документи . Ако е така, трябва да редактирате шаблона за типа съдържание.

Типовете файлове, които можете или не можете да съхранявате в библиотека на SharePoint

В зависимост от файла, който имате в библиотека, може да се сблъскате с една от следните ситуации:

Файлове, съвместими с SharePoint технологии    За да може потребителят да създаде файл с помощта на командата Създай в библиотека с документи, шаблонът за файл трябва да бъде създаден от програма, която е съвместима с SharePoint, като например Microsoft Office Word. Когато създавате нов файл в библиотека с формуляри, програмата по подразбиране може да бъде XML базирана програма за проектиране на формуляри, която е съвместима с SharePoint, като например Microsoft InfoPath.

Други програмни файлове    За повечето други програми все още можете да съхранявате и управлявате файла в библиотеката. Но вместо директно да създавате файла от библиотеката с документи, можете да създадете файла във вашата програма и след това да го качите в библиотеката по-късно.

Блокирани програмни файлове    От съображения за сигурност някои типове програмни файлове, като например .exe, са блокирани за съхранение в библиотека. За повече информация вижте Типове файлове, които не могат да бъдат добавени към списък или библиотека.

Двата типа библиотеки, които използват шаблони на файлове

Двата типа библиотеки, които използват шаблони, са библиотеки с документи и формуляри.

Document Libraries    Можете да използвате библиотека с документи, за да съхранявате и управлявате много различни типове файлове, включително документи, електронни таблици, презентации, текстови файлове и други типове файлове. Библиотеката с документи често е най-често срещаното местоположение в сайт, където можете да създавате, събирате, актуализирате и управлявате файлове с членовете на екипа и да споделяте с други колеги във вашата фирма или предприятие. Можете да използвате библиотека с документи като хранилище за файлове с общо предназначение или можете да я използвате за определена цел. Например един маркетингов екип може да има собствена библиотека с документи за планиране на материали, издания на новини и публикации.

Библиотеки с формуляри    Библиотеката с формуляри предоставя лесен начин за споделяне и проследяване на XML-базирани формуляри, които се използват за събиране на информация. Можете например да създадете библиотека с формуляри за формулярите за отчети на разходите на вашия отдел. Шаблонът за формуляр за отчет на разходите се съхранява като шаблон за файл по подразбиране в библиотеката с формуляри. Всеки път, когато някой създава отчет за разходите, той отваря шаблона като празен формуляр, който съдържа оформлението, полетата и изчисленията на отчета за разходите. Когато някой попълни формуляра, данните от отчета за разходите (и само данните) се записват като XML файл в библиотеката с формуляри. Чрез разделянето на данните от формуляра е много по-лесно да се обработи всеки отчет за разходите отделно от други системи, да се обединят данните или да се експортират за допълнителна обработка и анализ.

Къде се съхраняват шаблоните за файлове в библиотеката

Когато библиотека с документи или формуляри има файлов шаблон по подразбиране, той се съхранява в Forms папка на библиотеката.

Отворете библиотеката в Файлов мениджър, за да видите папката Forms, която съдържа шаблона за файла за библиотеката.

По подразбиране библиотеката с документи има файлов шаблон, наречен template.dotx, но можете да промените този файл, ако е необходимо. За да зададете друг шаблон, трябва първо да го създадете в програма, която е съвместима с SharePoint, като например Word, и след това да го запишете в Forms папка на библиотека. След това от библиотеката задавате адреса на шаблона по избор.

По подразбиране библиотеката с формуляри се предоставя с файл контейнер, наречен template.xml , който трябва да заместите с шаблон за формуляр, който създавате.

Създаване на файлов шаблон за библиотека с формуляри

За да създадете или персонализирате шаблон в библиотека с формуляри, можете да използвате XML базирана програма за проектиране на формуляри, която е съвместима с SharePoint, като например InfoPath. Може да има допълнителни предимства при използването на програма за проектиране на формуляри. Например когато използвате InfoPath, можете да направите следното:

• Създайте библиотеката с формуляри и шаблона директно от InfoPath.

• Удобно редактиране и повторно публикуване на шаблона за формуляр в библиотеката с формуляри.

• Обединяване на отделните XML файлове с данни, създадени от някои шаблони за формуляри, за допълнителна обработка.

• Повишаване на полетата на XML данни в колони на библиотека в библиотеката с формуляри.

Когато потребител създаде формуляр, той се отваря по подразбиране в програмата за редактиране на формуляр, която е съвместима с SharePoint на клиентския компютър на потребителя. Ако не е инсталирана съвместима програма, формулярът, ако е проектиран да се отваря в браузъра, може да се отвори в браузъра. Ако искате, можете да укажете формуляр, проектиран да се отваря в браузър, който винаги се отваря в браузъра. Можете да промените поведението по подразбиране в настройката Отваряне на документи в браузъра в разширените настройки на библиотеката.

В SharePoint Online изберете Настройки и  след това изберете Настройки на библиотеката.

В SharePoint server изберете Library Settings (Настройки на библиотеката) в раздела Library (Библиотека) на лентата

Настройки за библиотека с документи.

Отваряне на документи в настройка на браузъра.

Използване на типове съдържание за настройване на шаблони за библиотека с документи или формуляри

Ако са разрешени няколко типа съдържание и за тези типове съдържание са зададени шаблони, библиотеката използва шаблоните, които са зададени от типовете съдържание, а не файловия шаблон по подразбиране. В този случай, ако искате да персонализирате шаблоните за библиотеката, трябва да промените типовете съдържание. За повече информация за типовете съдържание вижте Въведение в типовете съдържание и публикуването на типове съдържание.