Tổng quan: Quản trị site, quyền và chia sẻ cho chủ sở hữu site

Tạo site con

Bạn có thể muốn các thành viên nhóm của mình có thể tạo site con bên dưới site nhóm để sử dụng cho các dự án cụ thể.

Có thể tự động tạo site con mới có thể là một lợi ích tuyệt vời cho nhóm, nhưng việc tạo site không hạn chế có thể thoát khỏi tay. Khi các trang con sinh sôi nảy sinh tự do, các vấn đề có thể phát sinh. Ví dụ:

• Thật khó để người dùng tìm được site con phù hợp hoặc hãy chắc chắn họ có hay không.

• Thông tin có thể được sao chép trong một số trang con, sử dụng hết dung lượng lưu trữ đắt tiền và đòi hỏi nỗ lực trùng lặp để duy trì.

• Thông tin không cập nhật có thể nằm trên các site con, có khả năng là trong nhiều năm, hiển thị trong kết quả tìm kiếm. Có thể khó biết được phiên bản thông tin nào chính xác.

• Việc quản lý quyền cho hàng loạt site con có thể trở thành công việc chính và người dùng có thể vô tình truy nhập vào thông tin mà họ thực sự không nên có.

• Khi nhân viên rời khỏi nhóm, các site con mà họ tạo có thể bị bỏ rơi, tạo ra các kết quả tìm kiếm nhầm lẫn và làm rối loạn kết quả tìm kiếm cho người dùng site còn lại.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian và năng lượng nếu bạn đặt một số chính sách cho việc tạo site giải quyết các lĩnh vực sau:

• Ai được phép tạo site con?

• Các site con mới có cần được phê duyệt trước không? Nếu có, tiêu chí phê duyệt là gì và ai sẽ được phê duyệt?

• Các site con mới có nên sử dụng các mẫu và chủ đề đã được thiết lập không?

• Bao nhiêu thông tin có thể được lưu trữ trên một trang web? Nghĩa là, dung lượng đĩa máy chủ có thể chiếm bao nhiêu?

• Các quy tắc để bao gồm các chiến lược dẫn hướng trên site là gì?

• Thông tin sẽ được lưu trữ trên site con trong bao lâu trước khi bị xóa hoặc lưu trữ?

Hãy xem Tạo site hoặc site con để biết thêm thông tin.

Quản lý quyền

Tính toàn vẹn, bảo mật và quyền riêng tư của thông tin quan trọng trong nhiệm vụ của tổ chức bạn phụ thuộc vào mức độ bảo mật của trang web của bạn — cụ thể là, người mà bạn chọn cấp quyền truy nhập vào trang web của bạn.

Cấp và hạn chế truy nhập vào site của bạn được gọi là quản lý quyền, và đó là một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của bạn với tư cách là chủ sở hữu site.

Dưới đây là một số mẹo cần ghi nhớ khi bạn đang phát triển một chiến lược quyền.

• Làm theo Nguyên tắc Đặc quyền Tối thiểu: Cấp cho người mức cấp phép thấp nhất họ cần để thực hiện các nhiệm vụ được giao.

• Cấp cho mọi người quyền truy nhập bằng cách thêm họ vào các nhóm mặc định tiêu chuẩn (chẳng hạn như Thành viên, Khách và Người sở hữu). Đặt hầu hết mọi người thành viên của các nhóm Thành viên hoặc Khách thăm và giới hạn số người trong nhóm Người sở hữu.

• Sử dụng kế thừa quyền để tạo cấu trúc phân cấp gọn gàng, dễ trực quan hóa. Tức là, tránh cấp quyền cho các cá nhân, thay vào đó làm việc với nhóm. Nếu có thể, có các site con chỉ cần kế thừa quyền từ site nhóm của bạn, thay vì có các quyền duy nhất.

• Sắp xếp nội dung của bạn để tận dụng việc kế thừa quyền: Cân nhắc việc phân đoạn nội dung của bạn theo mức bảo mật – tạo một site hoặc thư viện dành riêng cho tài liệu nhạy cảm, thay vì để chúng nằm rải rác trong thư viện lớn hơn và được bảo vệ bởi các quyền duy nhất.

Xem mục Tìm hiểu về các mức cấp phép trong SharePointhoặc quyền Sửa đối với danh sách, thư viện hoặc mục riêng lẻ để biết thông tin về việc thiết đặt quyền.

Kiến trúc thông tin

Cấu trúc thông tin của site cũng giống như mục lục cho một cuốn sách: Cấu trúc này xác định cách thức thông tin trong site đó — các trang web, tài liệu, danh sách và dữ liệu của site — được sắp xếp và trình bày cho người dùng của site. Kiến trúc thông tin thường được ghi lại như một danh sách phân cấp nội dung site, từ khóa tìm kiếm, kiểu dữ liệu và các khái niệm khác.

Để tạo một cấu trúc thông tin, bạn phải phân tích thông tin được trình bày trong site. Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể sử dụng để phát triển kiến trúc thông tin:

• Bạn sẽ có loại nội dung nào trên site? Làm thế nào mà dịch sang các site con, danh sách, thư viện, v.v.

• Thông tin sẽ được trình bày trong trang web như thế nào?

• Người dùng site sẽ dẫn hướng qua site như thế nào?

• Thông tin sẽ được nhắm mục tiêu theo một số đối tượng cụ thể như thế nào?

• Tìm kiếm sẽ được đặt cấu hình và tối ưu hóa như thế nào?

Một phần trong kiến trúc thông tin của bạn có thể bao gồm phân loại thông tin.

Nếu thông tin bạn đang xử lý có giá trị cao đối với công ty, yêu cầu bảo mật đặc biệt hoặc được bao gồm bởi các quy tắc tuân thủ quy định, bạn có thể muốn thiết lập một sơ đồ phân loại để xác định các loại nội dung cụ thể cần được quản lý cẩn thận.

Sau khi đã sắp xếp thông tin vào các danh sách và thư viện cụ thể, bạn có thể sử dụng các tính năng quản trị để quản lý cách quản lý nội dung. Ví dụ:

Yêu cầu kiểm xuất tệp

Khi bạn yêu cầu kiểm xuất tệp, bạn đảm bảo rằng chỉ một người có thể chỉnh sửa tệp cho đến khi tệp được kiểm nhập. Việc yêu cầu kiểm xuất tài liệu sẽ ngăn nhiều người thực hiện thay đổi cùng một lúc, điều này có thể tạo ra xung đột chỉnh sửa và dẫn đến nhầm lẫn. Yêu cầu kiểm xuất cũng có thể giúp nhắc các thành viên nhóm thêm chú thích khi họ kiểm nhập tệp, để bạn có thể dễ dàng theo dõi những gì đã thay đổi trong từng phiên bản. Để biết thêm thông tin, hãy xem thiết lập thư viện để yêu cầu kiểm xuất tệp.

Theo dõi phiên bản

Nếu bạn cần giữ các phiên bản trước của tệp, thư viện có thể giúp bạn theo dõi, lưu trữ và khôi phục tệp. Bạn có thể chọn theo dõi tất cả các phiên bản theo cùng một cách. Hoặc bạn có thể chọn chỉ định một số phiên bản làm phiên bản chính, chẳng hạn như thêm một chương mới vào hướng dẫn sử dụng và một số phiên bản nhỏ, chẳng hạn như khắc phục lỗi chính tả. Để giúp quản lý dung lượng lưu trữ, bạn có thể chọn số lượng của từng loại phiên bản mà bạn muốn lưu trữ. Để biết thêm thông tin về lập phiên bản, hãy xem mục Lập phiên bản hoạt động như thế nào trong danh sách hoặc thư viện?.

Vòng đời và ngừng hoạt động của trang web

Các site như site tài liệu và site thảo luận có xu hướng treo xung quanh sau khi chúng không còn hữu ích, dùng hết dung lượng lưu trữ có giá trị và kết quả tìm kiếm lầy mòn. Bạn nên lên lịch xem xét các site và nội dung của chúng (ít nhất mỗi năm một lần) để xem liệu chúng có đáng giữ hay không.

Bạn cũng nên ghi nhớ rằng mô hình quản trị lớn hơn trong tổ chức của bạn cũng có thể cần phải tìm kiếm các site cũ. Ví dụ: người quản trị có thể tự động xóa các trang web đã bị ảnh hưởng trong 90 ngày. Với tư cách là chủ sở hữu site, bạn sẽ nhận được email cảnh báo rằng điều này sẽ xảy ra. Để biết thêm thông tin về chính sách vòng đời và ngừng hoạt động, hãy xem Chính sách đóng trang web.