Một SharePoint nội dung tập hợp một mục và thông tin về mục đó lại với nhau. Mục có thể là một trong nhiều loại tệp khác nhau, tài liệu, sổ làm việc excel hoặc thậm chí là chỉ báo trạng thái cho báo cáo tiến độ. Nó cũng có thể là một danh sách hoặc một thư mục. Loại nội dung liên kết mục này với siêu dữ liệu chính hoặc các thông tin khác như mẫu hoặc chính sách duy trì.
Ví dụ: bạn có thể xác định loại nội dung Hợp đồng Bán hàng và thêm vào thư viện mà nhóm của bạn sử dụng. Sau đó, bất cứ khi nào ai đó muốn tạo đề xuất bán hàng, họ chỉ cần chọn Hợp đồng Bán hàng từ menu Tài liệu Mới .
Một loại nội dung tài liệu như Hợp đồng Bán hàng này có thể có các thuộc tính sau:
-
Mẫu cho tài liệu
-
Các cột được liên kết với nội dung, trong đó mỗi cột đại diện cho một mục siêu dữ liệu. Ví dụ: danh sách sau đây hiển thị một số siêu dữ liệu tài liệu được sử dụng thường xuyên:
-
Người bán hàng
-
Công ty khách hàng
-
Số đơn đặt hàng và vân vân...
-
-
Yêu cầu tự động hiển thị Ngăn Thông tin Tài liệu và thu thập thông tin bắt buộc mỗi lần người dùng tạo một tệp mới thuộc loại này
-
Thiết đặt Quản lý Thông tin đánh vần chính sách duy trì, liệu chính sách đó có thể được kiểm tra hay không, v.v.
Thông tin thêm về các loại nội dung
Kiểu nội dung mặc định và tùy chỉnh
Theo mặc định, SharePoint bao gồm nhiều kiểu nội dung. Mỗi phần nội dung trong SharePoint được tạo từ một kiểu nội dung. Bạn có thể sử dụng các kiểu nội dung được xác định trước, chẳng hạn như Tài liệu Trống hoặc Thông báo, mà không có bất kỳ thay đổi nào hoặc bạn có thể tạo kiểu nội dung tùy chỉnh.
Để hiểu các kiểu nội dung tích hợp sẵn liên quan như thế nào với nhau, hãy xem SharePoint trong cấu trúc phân cấp kiểu nội dung mặc định của Microsoft 365.
Xem mục Thêm kiểu nội dung vào danh sách hoặc thư viện
Dưới đây là danh sách ngắn chỉ bao gồm một số kiểu nội dung mặc định SharePoint. Có rất nhiều hơn, mà bạn có thể nhìn thấy bằng cách xem trang Thiết đặt Site trên một SharePoint site.
-
Các loại nội dung tài nguyên số : Âm thanh, Video và Hình ảnh
-
Loại nội dung tài liệu: Trang cơ bản, Tài liệu, Biểu mẫu, Nối kết và Trang Wiki
-
Loại nội dung danh sách : Thông báo, Liên hệ, Tác vụ
Đây chỉ là một mẫu của một loạt các loại nội dung có sẵn. Để xem các kiểu mặc định sẵn dùng trên site của bạn, hãy làm theo các bước sau:
Xem tất cả các kiểu nội dung mặc định
-
Chọn danh sách bạn muốn làm việc trên Khởi động Nhanh hoặc bấm Thiết đặt
-
Bấm Kiểu nội dung site bên dưới Bộ Designer Web.
-
Trên trang Kiểu Nội dung Site, bạn sẽ thấy các kiểu nội dung (chẳng hạn như báo cáo, hình ảnh hoặc tài liệu), cha mẹ (như tài liệu, mục hoặc Tài sản Đa phương tiện) và nguồn (thường là site hiện tại của bạn).
Kiểu nội dung tùy chỉnh có thể giúp người dùng nhất quán dễ dàng hơn. Ngay cả khi có nhiều kiểu nội dung dựng sẵn, bạn vẫn có thể muốn tạo kiểu nội dung tùy chỉnh cho tổ chức của mình. Mỗi tổ chức có các yêu cầu riêng và các loại nội dung khác nhau. Ví dụ: có thể có hợp đồng chính thức, báo cáo, đề xuất bán hàng, thông số kỹ thuật thiết kế, thủ tục công ty, v.v. Bạn có thể tạo các kiểu nội dung riêng biệt để giúp bạn quản lý đa dạng này.
Để tạo kiểu nội dung site tùy chỉnh, bạn luôn bắt đầu từ kiểu nội dung hiện có. Bạn có thể chọn từ tuyển tập lớn các kiểu nội dung site được xác định trước trong Bộ sưu tập Designer Web. Kiểu nội dung site mới kế thừa tất cả các thuộc tính của kiểu nội dung mẹ, chẳng hạn như mẫu tài liệu, thiết đặt chỉ đọc hoặc cột. Sau khi tạo, bạn có thể thay đổi bất kỳ thuộc tính nào trong số này. Ví dụ: bạn có thể muốn sử dụng mẫu khác với mẫu được chỉ định trong mẫu mẹ.
Loại nội dung có thể được xác định cho hầu hết mọi mục trong SharePoint. Điều này bao gồm tài liệu và các tệp khác, mục danh sách, tệp phương tiện và thư mục. Bạn có thể chỉ định các thuộc tính sau đây cho từng kiểu nội dung. Các thuộc tính này được tự động liên kết mỗi lần ai đó tạo tài liệu mới hoặc tệp khác thuộc một kiểu nội dung cụ thể,
-
Mẫu tài liệu, nếu đó là tài liệu
-
Chính sách Quản lý Thông tin có chính sách duy trì và kiểm toán của tiểu bang
-
Các cột (siêu dữ liệu) được liên kết với nội dung
-
Dòng công việc mà các mục của kiểu nội dung này có thể dùng
-
Tính năng tùy chỉnh
Để tạo kiểu nội dung tùy chỉnh, hãy làm theo các bước sau:
Tạo kiểu nội dung tùy chỉnh
-
Chọn danh sách bạn muốn làm việc trên Khởi động Nhanh hoặc bấm Thiết đặt
-
Bấm Kiểu nội dung site bên dưới Bộ Designer Web.
-
Trên trang Kiểu Nội dung Site, hãy bấm Tạo.
-
Trên trang Kiểu Nội dung Site Mới, hãy điền Tên và Mô tả chokiểu nội dung tùy chỉnh của bạn.
-
Bên dưới Kiểu Nội dung Cha mẹ, hãy chọn mẹ, chẳng hạn như Loại Nội dung Tài nguyên Kỹ thuật số hoặc Kiểu Nội dung Tài liệu. Bên dưới kiểu nội dung mẹ, hộp thả xuống sẽ thay đổi. Chọn kiểu nội dung cha mẹ cụ thể hơn. Ví dụ: nếu bạn đã chọn Kiểu Nội dung Tài nguyên Kỹ thuật số, bạn có thể thu hẹp nó vào Video hoặc Âm thanh trong hộp này.
-
Cuối cùng, hãy xác định một nhóm để đưa kiểu nội dung vào, chẳng hạn như Kiểu Nội dung Tùy chỉnh hoặc Kiểu Nội dung Thư mục.
Phát hành loại nội dung
Kiểu nội dung được xác định cho một site và áp dụng tại site đó và các site con của site đó. Nhưng đôi khi, bạn muốn sử dụng một kiểu nội dung cụ thể trên nhiều site hoặc trên các tuyển tập site. Ví dụ: tổ chức của bạn có thể sử dụng mẫu tiêu chuẩn cho tài liệu yêu cầu siêu dữ liệu chuẩn hóa. Vì bạn muốn tất cả người dùng trong công ty sử dụng loại nội dung này cho tài liệu nên bạn nên phát hành trên tất cả các tuyển tập site. Hoặc có thể bộ phận kỹ thuật tạo loại nội dung cho thông số kỹ thuật thiết kế và chỉ muốn phát hành kiểu nội dung đó lên tuyển tập site kỹ thuật.
Vì loại nội dung bao gồm siêu dữ liệu, các loại nội dung và siêu dữ liệu được liên kết rất chặt chẽ. Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý SharePoint giúp bạn có thể phát hành loại nội dung lên các site được sử dụng. Các site và tuyển tập site là một phần của dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý được gọi là "site đăng ký".
Dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý phải được tạo và cấu hình rõ ràng. Để bao gồm việc phát hành loại nội dung, người quản trị chỉ định một tuyển tập site cụ thể làm hub. Các ứng dụng được kết nối và tuyển tập site có thể đăng ký các loại nội dung trên hub. Bằng cách đặt cấu hình các dịch vụ Siêu dữ liệu được Quản lý, bạn có thể quản lý tập trung các kiểu nội dung. Các loại nội dung được tạo tại site hub và mọi bản cập nhật đều có thể được tự động phân phối cho các trang web đăng ký.
Xem mục Phát hành loại nội dung từ hub phát hành nội dung để biết thêm thông tin về các loại nội dung phát hành.
