Установлення спеціального шаблону для бібліотеки SharePoint

Редагування шаблону файлу за замовчуванням

1. Перейдіть на сайт, на якому розташовано бібліотеку.

2. У SharePoint Server на стрічці перейдіть на вкладку Бібліотека , а потім виберіть Настройки бібліотеки.

   Для SharePoint у Microsoft 365 виберіть настройки , а потім – Настройки бібліотеки.

3. У розділі Загальні настройки виберіть додаткові настройки.

   

4. У розділі Шаблон документа в полі URL-адреса шаблону виберіть Редагувати шаблон. Відбувається одна з таких дій:

   Якщо ваш сайт входить до Microsoft 365 передплати, на цьому етапі вам може бути запропоновано ввести ім'я користувача та пароль Microsoft 365 передплати.

   • Бібліотека документів    Шаблон відкриється в програмі, сумісній із SharePoint, пов'язаної з типом файлу поточного шаблону. Наприклад, Word відкриється, якщо стандартний шаблон – це шаблон Word, або excel відкриється, якщо стандартний шаблон – це аркуш Excel.

   • Бібліотека форм    Шаблон відкриється в програмі, сумісній із SharePoint, xml-програмою для розробки форм, наприклад InfoPath, або редактором XML.

     

   : Якщо користувачі на сайті вже заповнили заповнені форми на основі вихідного шаблону, подумайте, як будь-які зміни шаблону можуть вплинути на ці форми. Наприклад, додавання поля, потрібного для заповнення, може призвести до появи помилок у початкових формах, заповнених до додавання поля.

5. Внесіть потрібні зміни та збережіть шаблон. Для SharePoint у Microsoft 365 збережіть шаблон із новим іменем файлу. Закрийте програму, якщо вона більше не потрібна, або перейдіть на сайт.

   : Для SharePoint у Microsoft 365 настроюваний шаблон має мати інше ім'я файлу, ніж за замовчуванням. Скористайтеся функцією "Зберегти як" клієнта, щоб зберегти файл у папці Forms з новим іменем файлу. Наприклад, для Word не використовуйте ім'я файлу за замовчуванням template.dotx.

6. Залежно від програми розробки форм, можливо, знадобиться повторно опублікувати шаблон у бібліотеці на сайті з програми.

7. На сайті в нижній частині сторінки "Додаткові параметри" бібліотеки документів або форм натисніть кнопку OK.

Укажіть настроюваний шаблон файлу

1. Створення та збереження настроюваного шаблону в програмі, сумісній із SharePoint. Занотуйте його розташування, а потім перейдіть до SharePoint.

   : Якщо стандартний шаблон документа має ім'я, відмінне від template.dotx, стандартні шаблони не відображаються в списку або бібліотеці.

2. Перейдіть на сайт із бібліотекою, для якої потрібно вказати настроюваний шаблон.
   
   Варіант 1. (З сучасного інтерфейсу бібліотеки)
   Новий > Додати шаблон
   
   
   
   варіант 2:

3. Для цього кроку потрібно використовувати браузер Internet Explorer. У SharePoint у Microsoft 365 у верхньому правому куті виберіть пункт Усі документи, а потім – Переглянути в Файловий провідник.

   Для SharePoint Server перейдіть на вкладку Бібліотека на стрічці, а потім у групі Підключення & Експорт натисніть кнопку Відкрити у провіднику.

   : Якщо Файловий провідник не відкривається або відобразиться повідомлення про помилку, можливо, потрібно додати сайт як надійний у настройках браузера. Докладні відомості див. в статті Відкриття у провіднику або Перегляд за допомогою Файловий провідник в SharePoint.

4. У Файловий провідник знайдіть створений настроюваний шаблон.

5. Клацніть файл правою кнопкою миші та в контекстному меню виберіть Копіювати.

6. Натисніть кнопку Назад, доки не повернетеся до бібліотеки, а потім виберіть папку Forms, щоб відкрити її.

7. Клацніть правою кнопкою миші пусту область у вікні папки, а потім у контекстному меню виберіть Вставити.

8. Закрийте Файловий провідник та поверніться на сайт.

9. Ліворуч виберіть Зміст сайту.

10. Знайдіть свою бібліотеку документів у розділі Вміст, наведіть вказівник миші на ім'я, виберіть три крапки (...) і натисніть кнопку Настройки.

    Якщо ці команди не відображаються, можливо, ви в класичній SharePoint. У такому разі перейдіть до бібліотеки документів і на стрічці перейдіть на вкладку Бібліотека , а потім виберіть Настройки бібліотеки.

11. У розділі Загальні настройки виберіть додаткові настройки.

12. У розділі Шаблон документа виконайте одну з таких дій:

    Бібліотека документів    Введіть адресу настроюваного шаблону в полі URL-адреса шаблону. Розташування – це веб-адреса шаблону на сайті відносно імені сайту. Наприклад, якщо шаблон має назву Watermark.dotx і ви додаєте його до папки Forms бібліотеки документів Спільні документи, потрібно ввести такі дані:

    Спільні документи/Forms/Watermark.dotx

    Бібліотека форм    Введіть адресу настроюваного шаблону, який потрібно використовувати в полі URL-адреса шаблону. Розташування – це веб-адреса шаблону на сайті відносно імені сайту. Наприклад, якщо шаблон називається Orders.xml і ви додаєте його до папки Forms бібліотеки форм "Покупки", слід ввести такі дані:

    Покупки/Forms/Замовлення.xsn

    : Якщо параметри в полі Шаблон документа недоступні, можливо, адміністратор настроїв кілька типів вмісту. Щоб дізнатися, чи ввімкнуто кілька типів вмісту, переконайтеся, що в розділі Типи вмісту безпосередньо над розділом Шаблони документів вибрано значення Так у розділі Дозволити керування типами вмісту? Якщо це так, потрібно відредагувати шаблон для типу вмісту.

Типи файлів, які можна або не можна зберігати в бібліотеці SharePoint

Залежно від файлу в бібліотеці може виникнути одна з таких ситуацій:

Файли, сумісні з технологіями SharePoint    Щоб користувач створив файл за допомогою команди Створити в бібліотеці документів, шаблон файлу потрібно створити з програми, сумісної з SharePoint, наприклад Microsoft Office Word. Коли ви створюєте новий файл у бібліотеці форм, стандартною програмою може бути програма на основі XML-форм, сумісна з SharePoint, наприклад Microsoft InfoPath.

Інші файли програм    Для більшості інших програм можна й надалі зберігати файл і керувати ним у бібліотеці. Але замість того, щоб створювати файл безпосередньо з бібліотеки документів, можна створити файл у програмі, а потім передати його до бібліотеки пізніше.

Заблоковані файли програм    З міркувань безпеки деякі типи файлів програм, наприклад .exe, блокуються в бібліотеці. Додаткові відомості наведено у статті Типи файлів, які не можна додати до списку або бібліотеки.

Два типи бібліотек, у яких використовуються шаблони файлів

Бібліотеки двох типів, які використовують шаблони, – це бібліотеки документів і форм.

Document Libraries    Бібліотека документів використовується, щоб зберігати файли різних типів і керувати ними, зокрема документами, електронними таблицями, презентаціями, текстовими файлами та іншими типами файлів. Бібліотека документів – це часто найпоширеніше розташування на сайті, де можна створювати, збирати, оновлювати файли та керувати ними з учасниками групи, а також надавати до них спільний доступ іншим колегам у компанії або на підприємстві. Бібліотеку документів можна використовувати як сховище файлів загального призначення або використовувати для певної мети. Наприклад, маркетингова група може мати власну бібліотеку документів для планування матеріалів, випусків новин і публікацій.

Бібліотеки форм    Бібліотека форм дає змогу легко надавати спільний доступ до форм на основі XML і відстежувати їх, які використовуються для збирання відомостей. Наприклад, можна створити бібліотеку форм для форм звіту про витрати вашого відділу. Шаблон форми звіту про витрати зберігається як стандартний шаблон файлу в бібліотеці форм. Щоразу, коли хтось створює звіт про витрати, він відкриває шаблон як пусту форму, яка містить макет, поля та обчислення звіту про витрати. Коли хтось заповнить форму, дані звіту про витрати (і лише дані) зберігаються як XML-файл у бібліотеці форм. Відділивши дані від форми, набагато простіше обробляти кожен звіт про витрати окремо іншими системами, об'єднувати дані або експортувати їх для подальшої обробки й аналізу.

Розташування шаблонів файлів у бібліотеці

Якщо в бібліотеці документів або форм є стандартний шаблон файлу, він зберігається в папці Forms бібліотеки.

Відкрийте бібліотеку в Файловий провідник, щоб переглянути папку Forms, яка містить шаблон файлу для бібліотеки.

За замовчуванням у бібліотеці документів є шаблон файлу, який називається template.dotx, але за потреби цей файл можна змінити. Щоб указати інший шаблон, спочатку потрібно створити його в програмі, сумісній із SharePoint, наприклад Word, а потім зберегти в папці Forms бібліотеки. Потім у бібліотеці вкажіть адресу настроюваного шаблону.

За замовчуванням бібліотека форм містить файл покажчика місця заповнення, який називається template.xml , який потрібно замінити на створений шаблон форми.

Створення шаблону файлу для бібліотеки форм

Щоб створити або настроїти шаблон у бібліотеці форм, можна скористатися xml-програмою для розробки форм, сумісною з SharePoint, наприклад InfoPath. Використання програми для розробки форм може мати додаткові переваги. Наприклад, якщо використовується infoPath, можна виконати такі дії:

• Створіть бібліотеку форм і шаблон безпосередньо з InfoPath.

• Легко відредагуйте та повторно опублікуйте шаблон форми в бібліотеці форм.

• Об'єднайте окремі файли XML-даних, створені з деяких шаблонів форм, для подальшої обробки.

• Підвищення рівня полів XML-даних до стовпців бібліотеки в бібліотеці форм.

Коли користувач створює форму, вона за замовчуванням відкривається в програмі редагування форми, сумісній із SharePoint на клієнтському комп'ютері користувача. Якщо сумісну програму не інстальовано, форма, якщо її призначено для відкриття в браузері, може відкритися в браузері. За потреби можна вказати, що форма, призначена для відкриття в браузері, завжди відкривається в браузері. Стандартну поведінку можна змінити в настройках Відкриття документів у браузері в додаткових параметрах бібліотеки.

У SharePoint Online виберіть Настройки,  а потім – Настройки бібліотеки.

На сервері SharePoint на стрічці на вкладці "Бібліотека" натисніть кнопку "Настройки бібліотеки"

Настройки бібліотеки документів.

Відкриття документів у браузері.

Використання типів вмісту для настроювання шаблонів бібліотеки документів або форм

Якщо ввімкнуто кілька типів вмісту та для них визначено шаблони, у бібліотеці використовуються шаблони, указані типами вмісту, а не стандартний шаблон файлу. У такому разі, якщо потрібно настроїти шаблони для бібліотеки, потрібно змінити типи вмісту. Докладні відомості про типи вмісту див. в статті Загальні відомості про типи вмісту та публікацію типів вмісту.