เพิ่มเหตุการณ์ ไม่อยู่ที่สํานักงาน ของคุณลงในปฏิทิน Outlook ของผู้อื่น

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มเวลาพักร้อนของคุณลงในปฏิทินของเพื่อนร่วมงาน

เมื่อคุณทําเครื่องหมายเวลาเป็น "ไม่อยู่ที่สํานักงาน" บนปฏิทินของคุณ เพื่อนร่วมงานของคุณจะเห็นเวลาเมื่อพวกเขาพยายามจัดกําหนดการประชุมกับคุณ แต่จะไม่เป็นอะไรที่ดีถ้าคุณสามารถแจ้งเตือนทุกคนล่วงหน้าก่อนถึงเวลาของคุณโดยไม่ส่งผลกระทบต่อสถานะว่าง/ไม่ว่างหรือทําให้ปฏิทินของพวกเขายุ่งเหยิงหรือไม่ คุณสามารถทําได้โดยการตั้งค่าข้อมูลของคุณให้ปรากฏบนปฏิทินของพวกเขาเป็นเหตุการณ์ตลอดทั้งวัน แต่ไม่เหมือนกับเหตุการณ์ตลอดทั้งวันปกติ ซึ่งโดยปกติจะถูกตั้งค่าเป็น "ไม่ว่าง" เหตุการณ์ตลอดทั้งวันนี้จะแสดงเป็นเวลาว่าง ความพร้อมใช้งานว่าง/ไม่ว่างของผู้ร่วมงานของคุณจะไม่ได้รับผลกระทบ

1. ใน ปฏิทิน บนแท็บ หน้าแรก ให้เลือก การประชุมใหม่

   เคล็ดลับ: คุณยังสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดเพื่อสร้างการเรียกประชุมใหม่ได้โดยการกด CTRL+SHIFT+Q

2. พิมพ์คําอธิบายในกล่อง ชื่อเรื่อง และถ้าต้องการ ให้ใส่ตําแหน่งที่ตั้งในกล่อง ตําแหน่งที่ตั้ง

3. ในรายการ เวลาเริ่มต้น และ เวลาสิ้นสุด ให้เลือกเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดสําหรับเวลาที่คุณไม่อยู่ที่สํานักงาน สําหรับวันหยุดนี้มักจะเกี่ยวข้องกับวันเต็ม ถ้าเป็นกรณีนี้ ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เหตุการณ์ตลอดทั้งวัน

   หมายเหตุ: ตามค่าเริ่มต้น Outlook จะใช้การตั้งค่าโซนเวลาปัจจุบันบนคอมพิวเตอร์ของคุณสําหรับการจัดกําหนดการ ถ้าคุณต้องการจัดกําหนดการไม่อยู่ที่สํานักงานตามโซนเวลาอื่น ให้เลือกกล่องกาเครื่องหมาย โซนเวลา และเลือกโซนเวลาที่เหมาะสม

4. ในกลุ่ม ผู้เข้าร่วมประชุม สําหรับ ตัวเลือกการตอบกลับ ให้ล้าง ร้องขอการตอบกลับ ในปุ่มดรอปดาวน์

5. ในกลุ่ม ตัวเลือก สําหรับ แสดงเป็น ให้เลือก ฟรี ในรายการดรอปดาวน์ ถ้าคุณได้ระบุไว้แล้วว่าเหตุการณ์นี้เป็นเหตุการณ์ตลอดทั้งวัน แสดงเป็น จะถูกตั้งค่าเป็น ว่าง โดยอัตโนมัติ

   สิ่งสำคัญ: 

   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตั้งค่า แสดงเป็น เป็น ว่าง การทําเช่นนี้จะทําให้ผู้รับการเรียกประชุมยอมรับการเรียกประชุมและเพิ่มเวลาพักร้อนของคุณลงในปฏิทินของพวกเขา แต่จะไม่บล็อกเวลาใดๆ บนปฏิทินของพวกเขา ปฏิทินของผู้รับจะยังคงแสดงเวลาว่างฟรีสําหรับการจัดกําหนดการในช่วงวันหยุดพักผ่อนของคุณ

   • เมื่อเลือกเหตุการณ์ตลอดทั้งวัน เวลาเริ่มต้นของเหตุการณ์คือเที่ยงคืน เมื่อต้องการหลีกเลี่ยงไม่ให้เพื่อนร่วมงานของคุณได้รับการแจ้งเตือนในเวลาที่ผิดปกติ ให้ตั้งค่า ตัวเตือน เป็น ไม่มี

6. พิมพ์ข้อมูลใดๆ ที่คุณต้องการแชร์กับผู้รับ

7. เพิ่มผู้รับที่ต้องการลงในบรรทัด จําเป็น หรือ เพิ่มเติม

8. ถ้าคุณกําลังแจ้งเตือนผู้อื่นเกี่ยวกับชุดของเวลาที่เป็นกิจวัตรที่คุณจะไม่อยู่ที่สํานักงาน ในกลุ่ม ตัวเลือก ให้เลือก กิจวัตร เลือกรูปแบบกิจวัตร แล้วเลือก ตกลง

9. เลือก ส่ง

เมื่อคุณส่งการเรียกประชุมนี้ด้วย แสดงเป็น ถูกตั้งค่าเป็น ว่าง เหตุการณ์จะปรากฏที่ด้านบนของแต่ละวันในปฏิทิน Outlook ของเพื่อนร่วมงานของคุณ ซึ่งเป็นตัวเตือนแบบเป็นภาพที่ไม่ได้บล็อกเวลาทํางานใดๆ

ขั้นตอนที่ 2: บล็อกเวลาพักร้อนในปฏิทินของคุณ

ถ้าคุณทําตามขั้นตอนในส่วนก่อนหน้า การเรียกประชุมที่คุณส่งไปจะถูกทําเครื่องหมายเป็นว่างเพื่อป้องกันการบล็อกเวลาในปฏิทินของบุคคลอื่น อย่างไรก็ตามเวลาจะถูกทําเครื่องหมายเป็นฟรีในปฏิทินของคุณเอง ในตอนนี้ คุณจําเป็นต้องสร้างการนัดหมายเพิ่มเติมสําหรับตัวคุณเองเพื่อให้ผู้อื่นเห็นว่าคุณไม่ว่างในระหว่างเวลาที่คุณระบุ

ข้อผิดพลาดทั่วไปคือการเปิดรายการการเรียกประชุมบนปฏิทินของคุณ และเปลี่ยนการตั้งค่า แสดงเป็น จาก ว่าง เป็น ไม่อยู่ที่สํานักงาน หลังจากที่คุณส่งการเรียกประชุมเดิมแล้ว อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณทําเช่นนี้ การอัปเดตจะถูกส่งไปยังทุกคนที่คุณส่งการเรียกประชุมไป เปลี่ยน ว่าง เป็น ไม่อยู่ที่สํานักงาน และยุบขั้นตอนที่คุณใช้เพื่อหลีกเลี่ยงการดําเนินการดังกล่าว คุณต้องสร้างการนัดหมายที่ซ้ํากันในปฏิทินของคุณด้วยการตั้งค่า แสดงเป็น ถูกตั้งค่าเป็น ไม่อยู่ที่สํานักงาน

เมื่อมีคนใช้ปฏิทิน Outlook เพื่อจัดกําหนดการการประชุมและเหตุการณ์อื่นๆ พวกเขาจะเห็นเวลาว่างของคุณ เว้นแต่คุณจะเปลี่ยนแปลงสิทธิ์สําหรับปฏิทินของคุณเพื่อป้องกันเหตุการณ์นี้ โดยปกติการนัดหมาย การประชุม และเหตุการณ์จะมีการตั้งค่า แสดงเป็น เป็น ของ ไม่ว่าง คุณยังสามารถสร้างรายการด้วยการตั้งค่า แสดงเป็น ของ ไม่อยู่ที่สํานักงาน รายการที่ตั้งค่าเป็น ไม่อยู่ที่สํานักงาน จะถือว่าคล้ายกับรายการที่ตั้งค่าเป็น ไม่ว่าง มีบางคนไม่ควรคาดหวังว่าคุณจะว่างในเวลานั้น ภาพสองประเภทจะแตกต่างกัน — รายการที่ตั้งค่าเป็น ไม่อยู่ที่สํานักงาน จะปรากฏด้วยสีม่วง รายการที่ถูกตั้งค่าเป็น ไม่ว่าง จะถูกระบุด้วยธีมสีน้ําเงิน ความแตกต่างในรูปลักษณ์นี้จะช่วยเน้นสาเหตุที่คุณไม่สามารถใช้งานได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจสามารถย้ายรายการ ไม่ว่าง ที่ขัดแย้งกันได้ แต่คุณอาจไม่สามารถหรือยินดีที่จะเปลี่ยนรายการ เมื่อไม่อยู่ที่สํานักงาน เช่น วันหยุดพักผ่อนของคุณ

1. ใน ปฏิทิน บนแท็บ หน้าแรก ให้เลือก การนัดหมายใหม่

2. ในกล่อง ชื่อเรื่อง ให้พิมพ์ชื่อสําหรับระยะเวลาที่คุณไม่อยู่

3. ใน เวลาเริ่มต้น และ เวลาสิ้นสุด ให้เลือกวันที่ที่เวลาออกเดินทางเริ่มต้นและสิ้นสุด

4. เลือกกล่องกาเครื่องหมาย เหตุการณ์ตลอดทั้งวัน

5. เปลี่ยนการตั้งค่า แสดงเป็น เป็น ไม่อยู่ที่สํานักงาน

6. เลือก บันทึก & ปิด