Prehľad: Riadenie lokality, povolenie a zdieľanie pre vlastníkov lokalít

Vytvorenie podlokality

Možno budete chcieť, aby členovia vášho tímu mohli vytvárať podlokality pod tímovou lokalitou na použitie v konkrétnych projektoch.

Možnosť spontánneho vytvárania nových podlokalít môže byť pre skupinu veľkým prínosom, ale neobmedzené vytváranie lokalít sa môže dostať z rúk. Keď sa podlokality množia slobodne, môžu sa vyskytnúť problémy. Príklad:

• Pre používateľov je ťažké nájsť správnu podlokalitu alebo sa uistiť, či ju majú.

• Informácie je možné duplikovať vo viacerých podlokalitách, využívať tak drahý ukladací priestor a na údržbu vyžadovať duplicitné úsilie.

• Ne aktuálne informácie sa môžu nachádzať na podlokalitách, potenciálne roky, a môžu sa zobraziť vo výsledkoch hľadania. Zistiť, aká verzia informácií je správna, môže byť ťažké.

• Spravovanie povolení pre veľké množstvo podlokalít sa môže stať hlavnou prácou a používatelia môžu neúmyselne ukončiť prístup k informáciám, ktoré by naozaj nemali mať.

• Keď zamestnanci opustia skupinu, vytvorené podlokality sa môžu opustiť, čo môže spôsobiť zmätok a zablatenie výsledkov hľadania pre zostávajúcich používateľov lokality.

Ak nastavíte niektoré politiky na vytváranie lokalít, ktoré sa zaoberajú nasledujúcimi oblasťami, ušetríte čas a energiu:

• Kto môže vytvárať podlokality?

• Je potrebné schváliť nové podlokality vopred? Ak áno, aké sú kritériá schválenia a kto udelí schválenie?

• Majú nové podlokality používať vytvorené šablóny a motívy?

• Koľko informácií sa môže uložiť na lokalite? To znamená, koľko miesta na disku servera môže zaberať?

• Aké sú pravidlá na zahrnutie navigačných stratégií na lokalite?

• Ako dlho majú byť informácie uložené na podlokalitách pred ich odstránením alebo archiváciami?

Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie lokality alebo podlokality .

Správa povolení

Integrita, dôvernosť a ochrana osobných údajov kritických informácií vašej organizácie spočíva v tom, ako zabezpečíte svoju lokalitu – konkrétne komu sa rozhodnete udeliť prístup na vašu lokalitu.

Udelenie a obmedzenie prístupu k lokalite sa nazýva správa povolení a patrí medzi najdôležitejšie zodpovednosti ako vlastník lokality.

Tu je niekoľko tipov, na ktoré treba pamätať pri vývoji stratégie povolení.

• Postupujte podľa princípu najmenších oprávnení: Poskytnite ľuďom najnižšie úrovne povolení, ktoré potrebujú na vykonávanie priradených úloh.

• Poskytnite ľuďom prístup tak, že ich pridáte do štandardných predvolených skupín (napríklad Členovia, Návštevníci a Vlastníci). Nastavte väčšinu ľudí ako členov skupín Členovia alebo Návštevníci a obmedzte počet ľudí v skupine Vlastníci.

• Dedenie povolení použite na vytvorenie prehľadnej hierarchie s jednoduchou vizualizáciou. To znamená, že vyhnite sa udeľovaniu povolení jednotlivcom, namiesto toho pracujte so skupinami. Ak je to možné, podlokality jednoducho dedia povolenia z tímovej lokality a nemajú jedinečné povolenia.

• Usporiadajte svoj obsah a využite dedenie povolení: Zvážte segmentovanie obsahu podľa úrovne zabezpečenia – vytvorte lokalitu alebo knižnicu špeciálne pre citlivé dokumenty, a nie ich zatrpknite do väčšej knižnice a chráňte ich jedinečnými povoleniami.

Informácie o nastavení povolení nájdete v téme Úrovne povolení v SharePointe alebo Povolenia na úpravu zoznamu, knižnice alebo jednotlivej položky .

Architektúra informácií

Architektúra informácií lokality je ako obsah knihy: Určuje spôsob usporiadania a prezentovania informácií na danej lokalite – webových stránok, dokumentov, zoznamov a údajov – používateľom lokality. Informačná architektúra sa často zaznamenáva ako hierarchický zoznam obsahu lokality, kľúčových slov vyhľadávania, typov údajov a ďalších konceptov.

Ak chcete vytvoriť architektúru informácií, musíte analyzovať informácie, ktoré sa majú zobraziť na lokalite. Tu je niekoľko otázok, ktoré môžete použiť na vytvorenie informačnej architektúry:

• Aký druh obsahu budete mať na lokalite? Ako sa to preloží do podlokalít, zoznamov, knižníc a podobne?

• Ako sa na lokalite zobrazia informácie?

• Ako budú používatelia lokality prechádzať lokalitou?

• Ako budú informácie zamerané na konkrétne cieľové skupiny?

• Ako bude vyhľadávanie nakonfigurované a optimalizované?

Súčasťou architektúry informácií môže byť klasifikácia informácií.

Ak informácie, s ktorými pracujete, majú pre spoločnosť vysokú hodnotu, vyžadujú špeciálne zabezpečenie alebo sa na ne vzťahujú regulačné pravidlá súladu, môžete nastaviť schému klasifikácie na identifikáciu konkrétnych typov obsahu, ktoré je potrebné spravovať opatrne.

Po usporiadaní informácií do konkrétnych zoznamov a knižníc môžete pomocou funkcií riadenia spravovať spôsob spravovania obsahu. Príklad:

Vyžadovať vzatie súborov z projektu

Ak požadujete vzatie súboru z projektu, uistite sa, že súbor môže upravovať iba jedna osoba, kým ho nevrátite do projektu. Vyžadovanie vzatia dokumentov z projektu zabraňuje viacerým ľuďom v tom istom čase vykonávať zmeny, čo môže spôsobiť konflikty úprav a spôsobiť zmätok. Vyžadovanie vzatia z projektu môže tiež pomôcť členom tímu pripomenúť pridanie komentára pri vtedy, keď súbor dajú do projektu, aby ste mohli jednoduchšie sledovať zmeny v jednotlivých verziách. Ďalšie informácie nájdete v téme Nastavenie knižnice na vyžadovanie vzatia súborov z projektu.

Sledovanie verzií

Ak potrebujete zachovať predchádzajúce verzie súborov, knižnice vám pomôžu sledovať, ukladať a obnovovať súbory. Môžete sa rozhodnúť sledovať všetky verzie rovnakým spôsobom. Môžete tiež určiť niektoré verzie ako hlavné, napríklad pridať novú kapitolu do príručky a niektoré verzie ako vedľajšie, napríklad opraviť pravopisnú chybu. Ak chcete spravovať ukladací priestor, môžete vybrať počet jednotlivých typov verzií, ktoré chcete uložiť. Ďalšie informácie o tvorbe verzií nájdete v téme Ako funguje tvorba verzií v zozname alebo knižnici?

Životný cyklus lokality a vyradenie z ponuky

Lokality, ako sú napríklad lokality dokumentov a diskusné lokality, sa zvyknú pokochať, keď už nie sú užitočné, využívajú cenný ukladací priestor a zablatené výsledky hľadania. Odporúča sa nastaviť plán kontroly lokalít a ich obsahu (aspoň raz za rok), aby ste zistili, či sa oplatí ich zachovať.

Je tiež dobré mať na pamäti, že väčší model riadenia vašej organizácie sa môže nachádzať aj v vyhľadávaní zastaraných lokalít. Správca môže napríklad automaticky odstrániť lokality, ktoré boli 90 dní nedotknuté. Ako vlastník lokality dostanete e-mail s upozornením, že sa to stane. Ďalšie informácie o politikách životného cyklu a vyradenia z ponuky nájdete v téme Politiky uzavretia lokality.