Vytvorenie lokality na komunikáciu v SharePointe

Informácie o obsahu lokality

Každá komunikačná lokalita obsahuje niekoľko predvolených zoznamov a knižníc:

• Knižnica dokumentov – umiestnenie na nahratie súborov. Vaša lokalita sa dodáva s jednou predvolenou knižnicou, môžete však pridať viac podľa potreby.

• Zoznam udalostí – zoznam, v ktorom sú uložené položky kalendára.

• Knižnica stránok lokality – Knižnica, v ktorej sú všetky stránky lokality v priamom prenose.

• Šablóny formulárov a knižnica štýlov – tieto knižnice sú staršie knižnice prenesené z uplynulých verzií SharePointu

Tipy na konfigurovanie obsahu lokality:

• Pridajte názov stránky pred pridaním obrázka na stránku. Ak nepridáte názov stránky ako prvý, názov podpriečinka aktíva lokality (nachádza sa v časti zdroje lokality) pre vašu stránku môže byť reťazec náhodných znakov, vďaka čomu je oveľa ťažšie nájsť obrázky súvisiace s vašou stránkou neskôr.

• Nenahrávať dokumenty pomocou webovej časti rýchle prepojenia. Vždy ich nahrajte do knižnice dokumentov a potom na ne vytvorte prepojenie z rýchlych prepojení. Ak nahrávate dokument počas pridávania prepojenia v časti rýchle prepojenia, dokument sa uloží v knižnici zdrojov lokality – čo bude oveľa ťažšie zistiť, či ho budete chcieť neskôr aktualizovať.

• Na zlepšenie čitateľnosti môžete umiestniť medzery (nie pomlčky alebo podčiarknutia) medzi slovami v názvoch súborov. Názvy súborov a názvy dokumentov by mali byť zmysluplné pre používateľov, pretože tieto informácie sa stanú dôležitými, keď používatelia vyhľadávajú obsah lokality.

• V názvoch súborov sa Nepoužívajte dátumy a čísla verzií. SharePoint bude automaticky sledovať verzie za vás. Ak pridáte dátum do názvu súboru a potom pridáte novšiu kópiu súboru, prepojenia na starý súbor sa automaticky neaktualizujú. Ak nahráte novú verziu súboru s rovnakým názvom ako existujúci súbor, prepojenia sa aktualizujú automaticky.

• Použite rozoznateľné označenia pre všetky hypertextové prepojenia. Pri prepájaní obsahu na lokalite nevymyslite výrazy. Ďalšie informácie o menovkách prepojení nájdete v téme usmernenie pre menovky v plánovaní navigácie pre moderné prostredie SharePointu. Pokyny na pomenovanie označení v tomto článku sa vzťahujú nielen na najvyššie navigačné menovky, ale aj na ľubovoľné prepojenie na stránke.

Zameranie obsahu na konkrétne cieľové skupiny

Spôsob, ako zabezpečiť, aby bol obsah lokality väčší význam pre návštevníkov, je prispôsobiť spôsob zobrazenia stránok a správ návštevníkom pomocou zamerania na cieľovú skupinu. Zameranie na cieľovú skupinu umožňuje zacieliť obsah na používateľov, ktorí sú súčasťou konkrétnej cieľovej skupiny. Zameranie na cieľovú skupinu tiež umožňuje, aby sa správy uprednostňovali členom cieľovej skupiny na úvodnej stránke SharePointu, v správach o mobilnej aplikácii a vo webovej časti správy.

Zameranie na cieľovú skupinu je najprv nakonfigurované v knižnici stránok lokality a potom v správach alebo zvýraznených webových častiach obsahu. Ak je pre stranu určená cieľová skupina, tieto webové časti zobrazia iba stránku ľuďom, ktorí sú členmi cieľovej skupiny. Nečlen mohol nájsť obsah pomocou vyhľadávania, pretože zacielenie stránky nie je rovnaké ako stránka zabezpečenia. Nečlenia sa však nebudú prezentovať spolu so stránkou alebo s článkom o novinkách.

Zameranie na cieľovú skupinu môžete pridať aj do navigácie na lokalite. Umožní vám to vybrať, ktorí používatelia uvidia obsah navigácie na lokalite s použitím rovnakých cieľových skupín, ktoré sú k dispozícii pre stránky.

Vytvorenie automatických schválení strán

Chcete, aby pred publikovaním stránky schválil niekto alebo skupina? Hlavné a vedľajšie verzie sú predvolene zapnuté v knižnici stránok lokality. Táto funkcia je povolená, môžete jednoducho nakonfigurovať schválenie stránky z rozbaľovacieho zoznamu v knižnici stránok lokality. Môže to byť užitočné, ak plánujete mať viacerých autorov a chcete pred publikovaním skontrolovať záverečné stránky. Všimnite si, že aj bez povoleného schválenia stránky môžu iba členovia a vlastníci Zobraziť stránky, ktoré nie sú publikované (hoci návštevníci môžu zobraziť poslednú publikovanú verziu stránky).

Prispôsobenie povolení pre zoznamy a knižnice

Chcete mať k dispozícii niektoré zoznamy alebo knižnice, v ktorých môžu návštevníci lokality prispieť? Povolenia pre jeden alebo viacero zoznamov alebo knižníc na lokalite môžete prispôsobiť tak, aby priradili povolenia na prispievanie do skupiny návštevníci. Ako najvhodnejší postup sa snažte vyhnúť lámaniu povolení v knižnici stránok lokality. Porušujúce povolenia v knižnici stránok lokality môžu viesť k zložitým a nejasným skúsenostiam používateľov a je potrebné ich veľmi pozorne spravovať, aby ste sa uistili, že nechcete omylom odstrániť povolenia zo stránky, ktorú potrebujú všetci používatelia. Webovú časť Microsoft Forms môžete použiť aj na pridanie formulára na stránku, na ktorej môžu návštevníci prispievať alebo z webovej časti Power Apps pridať aplikáciu, ktorú ste nakonfigurovali.

Najvhodnejšie postupy na migráciu:

• Použite prechod na novú komunikačnú lokalitu, aby ste si premysleli príbeh vašej lokality a zaistili, že obsah je stále relevantný. Naplánujte novú lokalitu pomocou vyššie popísaných pokynov. To však neznamená, že by ste mali zabudnúť na to, čo už máte, a to najmä v prípade, ak sa obsah používa a bol priebežne aktualizovaný. Ale je to prípad pre všetok aktuálny obsah?

• Obráťte sa na návštevníkov lokality. Zistite, čo skutočne potrebujú.Spĺňa obsah na svojej predchádzajúcej lokalite ciele vašej novej lokality? Pozrite si údaje o používaní existujúcej lokality. Pomocou týchto informácií môžete určiť, ktorý obsah by sa mal migrovať na novú lokalitu.

• Vytvorenie a revízia inventára obsahu aktuálnej lokality. Pri každom prvku v zozname Zistite, či má byť:

  • Odstránené – Ak áno, urobte to teraz!

  • Archivované – pretože ide o obchodný záznam

  • Migrácia – pretože je aktuálna a stále ju potrebujete

  • Aktualizované a potom migrované

  • Umiestnenie na inú lokalitu a prepojené na vlastnú lokalitu

• Obsah by mal získavať svoje miesto na novej lokalite. 

  • Je tento obsah pripočítaním hodnoty podniku/návštevníkovi?

  • Zaväzujem sa, že ho udržím aktuálne?

  • Je moja obchodná skupina zodpovedná za tento obsah? Ak nie, je na čase rozlúčiť sa s obsahom. Ak to nie je váš, získate vlastníka, aby ho pridal na svoju lokalitu a vytvoril prepojenie na obsah lokality.

• Vyhľadajte nový obsah s názvom domov. Uistite sa, že každý prvok má doma, a ak nie, Premýšľajte o tom, či ste v plánovaní zmeškali kategóriu.