Где хранятся файлы Viva Engage?

Файлы, хранящиеся в облачном хранилище Viva Engage

Файлы, хранящиеся в библиотеке документов SharePoint группы

Место хранения новых файлов

Новые файлы хранятся в облачном хранилище Viva Engage в группе, в которой файл присоединен или отправлен. Они отображаются в списке файлов группы.

Новые файлы для Microsoft 365 подключенных групп хранятся в библиотеке документов SharePoint для сообщества. Они отображаются в списке файлов группы Viva Engage или из папки Apps/Viva Engage в библиотеке документов SharePoint сообщества.

Файлы, сохраненные в Viva Engage до того, как ваша организация получит новую функцию, остаются в облачном хранилище Viva Engage.

Создание файла Office

В списке файлов группы в Viva Engage нажмите кнопку Создать и выберите Документ Word, Презентация PowerPoint или Книга Excel.

Вы не можете создать новые файлы на странице Файлы . Файлы должны быть созданы в другом расположении, а затем отправлены в Viva Engage.

Упорядочение файлов

Файлы для каждой группы хранятся в списке. Вы можете просматривать все документы, изображения или видео, но нет других способов сортировки или изменения порядка списка.

В правой области навигации щелкните ссылку библиотека документов SharePoint для группы, выберите папку Apps/Viva Engage и сможете сортировать и фильтровать список файлов.

Файлы можно реорганизовать во вложенные папки или переместить, а ссылки из Viva Engage по-прежнему будут работать. Эта реорганизация видна только при переходе в библиотеку документов SharePoint.

Обратите внимание, что при просмотре списка файлов из Viva Engage этот список указывает только на то, что файл хранится в SharePoint, и не указывает имя папки.

Предварительный просмотр файла

Щелкните файл и нажмите кнопку Щелкните здесь, чтобы просмотреть этот файл.

Щелкните файл.

Изменение файла из Viva Engage

Изменения в документах Word, Excel и PowerPoint необходимо вносить в Office Online. Вы не можете использовать приложения Word, Excel или PowerPoint для редактирования файла и отправки новой версии.

Изменить файл и другие действия находятся под предварительным просмотром.

Если изменить файл не отображается, это означает, что документ был доступен только для чтения, так как новые документы сохраняются в SharePoint. Чтобы изменить его, необходимо скачать его и отправить снова. Дополнительные сведения см. в статье Изменение ранее обновленного файла, когда подключенная группа Viva Engage хранит файлы в SharePoint.

Изменения в документах Word, Excel и PowerPoint можно вносить в Office Online или в приложении. Исправления отслеживаются в библиотеке документов SharePoint.

Изменить документ и другие действия находятся над предварительным просмотром.

Кто может получить доступ к файлам

Права доступа определяются сообществом, в которых находится файл. Любой пользователь может просматривать и редактировать файлы в общедоступных сообществах. Только участники могут просматривать и редактировать файлы в частных сообществах. Получатели личных сообщений с вложенными файлами могут просматривать эти файлы.

Первоначальные права доступа определяются сообществом, в которых хранится файл, но администраторы SharePoint могут изменять права доступа для отдельных файлов.

Как гости получают доступ к файлам

Любой пользователь или любой гость из вашей организации или за ее пределами может вложить файл в сообщество, членом которого он является, а также читать и изменять файлы в сообществе.

Гостевой доступ к файлам зависит от типа гостя:

Гости уровня сети не имеют доступа по умолчанию для просмотра файлов Viva Engage, сохраненных в SharePoint.

• Если вы хотите, чтобы они могли запрашивать доступ для просмотра определенных файлов, их необходимо добавить в качестве гостя Azure B2B в клиенте Microsoft 365. Дополнительные сведения см. в документации по Azure Active Directory B2B.

• Гости уровня сети, являющиеся гостями Azure B2B и члены сообщества, могут просматривать, отправлять и редактировать из библиотеки документов SPO. Они не смогут сделать это из Viva Engage.

• Если вы хотите, чтобы они могли отправлять файлы в определенное сообщество из SharePoint или иметь доступ по умолчанию к файлам, отправленным в SharePoint, добавьте их в качестве участника сообщества в SharePoint.

• Гости уровня беседы не имеют доступа по умолчанию к файлам, сохраненным в SharePoint. Если вы хотите, чтобы они могли запрашивать доступ к определенным файлам в беседе, добавьте их в качестве гостя Azure B2B в клиенте Microsoft 365. Они не могут передавать файлы.

• Внешние гости могут быть только членами внешних групп. Внешние группы хранят файлы только в Viva Engage.

Запретить другим пользователям вносить изменения

Администраторы сообщества или владельцы файлов могут пометить версию файла как официальную. Это не позволит другим пользователям редактировать его.

В SharePoint любой участник сообщества может извлечь файл, что не позволяет другим пользователям редактировать его. Администраторы SharePoint также могут изменять разрешения для отдельного файла.

Отслеживание редакций

Отслеживание и просмотр исправлений на странице файла в Viva Engage.

Старые версии не могут быть удалены.

Просмотр журнала редакций и предыдущих версий из библиотеки документов SharePoint.

Дополнительные сведения об изменениях включаются в журнал изменений, а более старые версии можно удалить.

Пометить как официальное

Администраторы сообщества или владельцы файлов могут пометить версию файла как официальную. Это не позволит другим пользователям редактировать его, и файл отображается с желтой звездочкой в списке Файл.

Нельзя пометить определенную версию файла как официальную.

Поиск

Поиск Viva Engage включает первые 5000 символов последней версии .docx, .pptx и .pdf файлов форматирования, а также метаданные, такие как название и автор.

Поиск Viva Engage выполняет поиск только по заголовку и автору. Если вам нужно выполнить поиск содержимого файлов Viva Engage в SharePoint, выполните поиск из библиотеки документов SharePoint.