Импорт расписания из Excel в shifts

В этой статье

Обзор

Импорт расписания в смены

Просмотр и исправление ошибок импорта

Пример книги Excel

Обзор

Импорт Excel может выполнять следующие действия, которые в противном случае можно было бы выполнить вручную в shifts:

Назначьте смены и отгулы для каждого члена команды.
Добавьте открытые смены.
Упорядочивайте смены по группам.
Добавление участников команды в группы.
Добавление заметок за день.

Если вы предпочитаете заполнять расписание вручную, см. раздел Заполнение расписания в сменах.

Примечания:

Импорт Excel позволяет добавлять сведения о расписании, такие как смены, отгулы и открытые смены. Изменение или удаление сведений о расписании, которые уже существуют в shifts, невозможно с помощью импорта Excel.
Если вы отключили открытые смены в параметрах смен или у вас нет разрешений на добавление групп в смены, вы не сможете добавлять открытые смены или упорядочивать смены по группам с помощью импорта Excel.
Невозможно импортировать расписание, которое превышает два года до текущей даты.

Сначала нужно ввести сведения о расписании в книгу Excel, а затем импортировать книгу в shifts. Смены включают пример книги Excel, которую можно использовать для ввода сведений о расписании.

Вы можете создать новый файл на основе примера книги или добавить сведения о расписании непосредственно в него. Если вы используете пример книги, убедитесь, что вы удалили пример данных перед отправкой файла.

Важно: Убедитесь, что язык, заданный на устройстве , и числовой формат в Excel заданы в одном регионе. Это гарантирует, что форматы дат в Teams соответствуют введенным в Excel. Teams отражает тот же формат даты и времени, что и параметры языка, даты и времени устройства.Например, если для устройства и Excel задано значение Английский (США), формат даты Excel 03.06.2024 точно представляет 3 марта 2024 г. в Teams. Если для устройства задано значение Английский (Соединенное Королевство), а для Excel — английский (США), формат даты Excel 03.06.2024 интерпретируется как 6 июня 2024 г. в Teams.

Импорт расписания в смены

На веб-сайте или на рабочем столе в разделе Смены перейдите в раздел Дополнительные параметры в правом верхнем углу, а затем выберите Импорт расписания.
Выберите Отправить файл. При необходимости щелкните ссылку Скачать пример , чтобы получить пример книги Excel.
Дополнительные сведения о добавлении сведений о расписании см. в разделе примеров книги Excel этой статьи.
Заполните расписание в Excel.
После добавления сведений о расписании вы можете импортировать их в shifts. Выберите Отправить файл, перейдите в папку, в которой вы сохранили книгу Excel, а затем нажмите кнопку Открыть.
После отправки файла можно проверка состояние отправки и сведения в таблице Журнал импорта. В столбце Состояние отобразится одно из следующих состояний:
- Импорт означает , что расписание успешно импортировано и теперь отображается в календаре смен.
- Ошибка означает, что расписание содержит ошибки и не импортировано или частично импортировано. Если расписание было импортировано частично, в столбце Состояние появится ссылка Скачать отчет.
Важно: В таблице показано состояние последних 10 отправлений из команды за последние 30 дней. Вы можете увидеть отправки от вас и других руководителей в вашей команде. Если несколько руководителей первой линии в вашей команде импортируют расписания в Смены, убедитесь, что вы проверка состояние отправки, прежде чем она будет удалена из таблицы.

Примечания:

Один файл Excel поддерживает не более 30 000 сущностей расписания, 10 000 каждой сущности (смены, открытые смены и отгулы). Если необходимо импортировать дополнительные элементы, создайте другой файл.
Вы можете запланировать отгулы дольше 24 часов. Однако смены и открытые смены продолжительностью более 24 часов не поддерживаются.

Просмотр и исправление ошибок импорта

Выберите Скачать отчет в столбце Состояние , чтобы скачать файл ошибки Excel. По умолчанию файл сохраняется в папке Загрузки на компьютере со следующим именем: ImportScheduleErrors_<идентификатор команды>.xls.
Откройте файл и перейдите на лист Ошибки . В каждой строке отображается расположение ошибки и то, что необходимо исправить.
Перейдите на лист "Смены", "Открыть смены" или " Отгул" и исправьте ошибки. Расположения ошибок выделены красным цветом. В этом примере смена превышает 24 часа. Чтобы исправить ошибку, измените дату начала или окончания смены.
После устранения ошибок сохраните файл и снова импортируйте его в shifts.

Пример книги Excel

Вы можете использовать наш пример книги, чтобы помочь вам разместить расписание в Excel. Наш пример книги содержит следующие листы:

Инструкции. Руководство по вводу сведений о расписании.
Смены, отгулы и открытые смены. Для добавления смен, отгулов и открытых смен.
Заметки о днях: для ввода заметок, соответствующих определенному дню.
Участники: доступный только для чтения список людей в вашей команде, для которых можно назначать смены.

В противном случае создайте собственную книгу Excel, используя структуру, описанную на листах "Смены", "Отгул", "Открытые смены" и "Заметки о днях ".

Важно:

Вы не можете удалить или изменить порядок столбцов на листах. В противном случае при импорте файла будут возникать ошибки.
Обязательные столбцы помечены как полужирные на каждом листе и не могут быть пустыми.

Лист "Смены"

На листе Смены каждая смена отображается в виде строки с 12 столбцами. Ниже приведены сведения о столбцах и способах их использования.

Столбец	Свойство	Тип	Описание	Ввод	Пример
A	Участник	Необязательный	Имя участника команды, назначенного смене.	Введите имя участника команды.	Мартин Фицджеральд
B	Рабочие Email	Обязательный	Email адрес участника команды.	Введите адрес электронной почты участника команды.	mfitzgerald@contoso.com
С	Группа	Обязательный	Группа планирования, к которой принадлежит участник команды.	Введите текст, цифры и специальные символы.Вы можете добавить новую или существующую группу.	Кожаные изделия
D	Дата начала shift	Обязательный	Дата начала смены.	Формат: мм/дд/гггг дд/мм/гггг	13.08.2024 13/08/2024
E	Время начала сдвига	Обязательный	Время начала смены.	Формат: 12h 24h	8:30 8:30 8:30
F	Дата окончания сдвига	Обязательный	Дата окончания смены.	Формат: мм/дд/гггг дд/мм/гггг	13.08.2024 13/08/2024
G	Время окончания сдвига	Обязательный	Время окончания смены.	Формат: 12h 24h	15:45 3:45 вечера 15:45
H	Цвет темы	Необязательный	Цвет для классификации смены.	Введите один из следующих параметров: 1. Белый 2. Синий 3. Зеленый 4. Фиолетовый 5. Розовый 6. Желтый 7. Серый 8. Синий 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	2. Синий
I	Пользовательская метка	Необязательный	Метка для настройки смены.	Введите текст, цифры и специальные символы. Не более 23 символов.	Небольшие кожаные изделия
J	Неоплаченный перерыв	Необязательный	Длительность перерыва в смене в минутах.	Введите число (в минутах), которое меньше продолжительности смены.	45
К	Заметки	Необязательный	Примечания для участников команды об этой конкретной смене.	Введите текст, цифры и специальные символы. Не более 500 символов.	Используйте нашу новую систему, чтобы запросить доставку товаров в наш магазин.
L	Общая.	Обязательный	Возможность поделиться сменой с командой сразу после импорта сведений.	Выберите Общий или Не общий.Если вы решили не предоставлять общий доступ, вы можете предоставить общий доступ к смене после ее импорта с помощью параметра Поделиться с командой в сменах.	Не предоставлен общий доступ

Лист "Время отгула"

На листе "Время отгула" каждый элемент времени отгула отображается в виде строки с 11 столбцами. Ниже приведены сведения о столбцах и способах их использования.

Столбец	Свойство	Тип	Описание	Ввод	Пример
A	Участник	Необязательный	Имя участника команды, у которого есть отгул.	Введите имя участника команды.	Мартин Фицджеральд
B	Рабочие Email	Обязательный	Email адрес участника команды.	Введите адрес электронной почты участника команды.	mfitzgerald@contoso.com
С	Дата начала	Обязательный	Дата начала отгула.	Формат: мм/дд/гггг дд/мм/гггг	13.08.2024 13/08/2024
D	Время начала	Обязательный	Время начала отгула.	Формат: 12h 24h	00:00 00:00 00:00
E	Дата окончания	Обязательный	Дата окончания отпуска.	Формат: мм/дд/гггг дд/мм/гггг	20.08.2024 20/08/2024
F	Время окончания	Обязательный	Время, в течение которого заканчивается отгул.	Формат: 12h 24h	00:00 00:00 00:00
G	Причина отгула	Обязательный	Причина, которая оправдывает отгул.	Введите причину отгула из списка причин, доступных в параметрах смен для вашей команды.	Отпуска
H	Заметки	Необязательный	Заметки для участника команды об их отгуле.	Введите текст, цифры и специальные символы. Не более 500 символов.	Наслаждайтесь отдыхом.
I	Цвет темы	Необязательный	Цвет для классификации времени отгула.	Введите один из следующих параметров: 1. Белый 2. Синий 3. Зеленый 4. Фиолетовый 5. Розовый 6. Желтый 7. Серый 8. Синий 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	7. Серый
J	Общая.	Обязательный	Возможность поделиться отгулом с участником команды сразу после импорта сведений.	Выберите Общий или Не общий.Если вы решили не предоставлять общий доступ, вы можете предоставить общий доступ к смене после ее импорта с помощью параметра Общий доступ с командой в сменах.	Общая.

Лист "Открыть смены"

На листе Открыть смены каждая открытая смена отображается в виде строки с 11 столбцами. Ниже приведены сведения о столбцах и способах их использования.

Столбец	Свойство	Тип	Описание	Ввод	Пример
A	Группа	Обязательный	Группа планирования, из которой можно запросить открытую смену.	Введите текст, цифры и специальные символы.Вы можете добавить новую или существующую группу.	Кожаные изделия
B	Дата начала	Обязательный	Дата начала открытой смены.	Формат: мм/дд/гггг дд/мм/гггг	13.08.2024 13/08/2024
С	Время начала	Обязательный	Время начала открытой смены.	Формат: 12h 24h	8:30 8:30 8:30
D	Дата окончания	Обязательный	Дата окончания открытой смены.	Формат: мм/дд/гггг дд/мм/гггг	13.08.2024 13/08/2024
E	Время окончания	Обязательный	Время окончания открытой смены.	Формат: 12h 24h	15:45 3:45 вечера 15:45
G	Открытые слоты	Обязательный	Количество открытых смен, доступных участникам группы для запроса.	Введите число от 1 до 255.	2
H	Цвет темы	Необязательный	Цвет для классификации открытого сдвига.	Введите один из следующих параметров: 1. Белый 2. Синий 3. Зеленый 4. Фиолетовый 5. Розовый 6. Желтый 7. Серый 8. Синий 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	6. Желтый
I	Пользовательская метка	Необязательный	Метка для настройки смены открытия.	Введите текст, цифры и специальные символы. Не более 23 символов.	Небольшие кожаные изделия
J	Неоплаченный перерыв	Необязательный	Длительность перерыва в смене в минутах.	Введите число (в минутах), которое меньше продолжительности смены.	45
К	Заметки	Необязательный	Примечания для участников команды об этой конкретной смене открытия.	Введите текст, цифры и специальные символы. Не более 500 символов.	Используйте нашу новую систему, чтобы запросить доставку товаров в наш магазин.
L	Общая.	Обязательный	Возможность поделиться сменой с участником команды сразу после импорта сведений.	Выберите Общий или Не общий.Если вы решили не предоставлять общий доступ, вы можете предоставить общий доступ к смене после ее импорта с помощью параметра Поделиться с командой в сменах.	Не предоставлен общий доступ

Лист "Заметки дня"

Для каждого дня можно добавить заметку.

Столбец	Свойство	Тип	Описание	Ввод	Пример
A	Дата	Обязательный	Дата, в которую вы хотите, чтобы заметка отображалась в расписании.	Формат: мм/дд/гггг дд/мм/гггг	13.08.2024 13/08/2024
B	Примечание	Обязательный	Сообщение вашей команде.	Введите текст, цифры и специальные символы. Не более 500 символов.	Обучение на месте