Заполнение расписания в приложении "Смены"

В этой статье

• Упорядочение смен по группам

  Добавление пользователей в расписание

• Добавление смены

• Предоставление общего доступа к расписанию команде

• Открытие другого расписания

• Копирование расписания

• Настройка добавления тегов по смене

Упорядочение смен по группам

В новом расписании начните с одной неименованной группы, присвойте ей имя, а затем добавьте в нее людей и смены. При необходимости можно добавить дополнительные группы и присвоить им все имена. Имена групп помогают упорядочить участников команды по роли или отделу по расписанию. Например, в гостинице можно создать такие группы: "Стойка регистрации", "Обслуживание номеров" и "Обслуживание автостоянки".

Прежде чем добавлять пользователей в расписание, рекомендуется создавать группы. Люди и их смены нельзя перемещать из одной группы в другую.
 

Чтобы добавить группу:

• Щелкните Добавить группу и введите имя группы.

Чтобы назвать или переименовать группу, выполните приведенные далее действия.

• Щелкните Введите имя группы или имя существующей группы и введите новое имя.

После создания групп вы можете добавлять в них людей.

Добавление пользователей в расписание

Упорядочивайте расписание по группам, чтобы можно было добавлять пользователей в группу по умолчанию.

1. Найдите группу, в которую нужно добавить пользователя, и щелкните Добавить пользователей в группу .
   
   
   

2. Введите их имя или адрес электронной почты и выберите их в списке.

3. Нажмите кнопку Добавить.

4. При необходимости продолжайте добавлять пользователей и по завершении нажмите кнопку Закрыть .

Добавление смены

Чтобы добавить сдвиг с нуля, выполните приведенные далее действия.

1. В строке пользователя, которому вы назначаете смену, под нужной датой щелкните > Добавить смену или просто дважды щелкните пустую смену.

2. Заполните сведения для смены. Рассмотрите возможность выбора цвета темы для организации вещей.

3. Присвойте смене имя, чтобы ее было легко отличить от других смен. По умолчанию имя смены — это время начала и окончания.

4. Добавьте заметки о смене, например "Задачи для выполнения".

5. Добавьте перерывы или обед в разделе Действия .

6. Выберите Сохранить , чтобы сохранить без совместного использования, или Поделиться , если вы готовы сохранить смену и предоставить общий доступ команде.

Создание новой смены на основе существующей

Перейдите к строке пользователя, которому вы назначаете смену. Под нужной датой щелкните , а затем выберите сдвиг из списка. Если список длинный, можно найти нужный.

Копирование смены в другое место в расписании

В существующей смене щелкните > Копировать, а затем перейдите к месту, куда нужно поместить смену, и нажмите кнопку > Вставить.

 Добавление свободной смены

Добавьте открытую смену сейчас и назначьте ее кому-то позже в рамках планирования расписания или поделитесь ею с командой, чтобы пользователи могли запросить ее.

1. В строке Открыть смены под датой, для которую вы создаете смену, щелкните , а затем выберите + Добавить сдвиг , чтобы начать с нуля, или выберите существующее смещение из списка, чтобы создать новое.

2. Укажите сведения о смене, включая количество слотов, которые вы хотите сделать доступными. Чтобы найти количество слотов, переместите переключатель Открыть смену в положение Вкл.

3. Присвойте смене имя, чтобы ее было легко отличить от других смен. По умолчанию имя смены — время начала и окончания.

4. Добавьте такие действия, как перерывы или обед.

5. Выберите Сохранить , чтобы сохранить без совместного использования, или Поделиться , если вы готовы сохранить и предоставить команде общий доступ к открытой смене.

   Примечания: Если вы хотите изменить смену после того, как вы предоставили ей общий доступ к команде, следует помнить о нескольких вещах:

   • Если вы измените количество доступных слотов, необходимо выбрать Общий доступ. Вы не сможете сохранить изменения и поделиться ими позже.

   • Если изменить время начала или окончания смены, все ожидающие запросы на эту смену будут отклоняться автоматически при повторном их предоставлении команде.

Предоставление общего доступа к расписанию команде

При внесении изменений в расписание вы можете выбрать, когда поделиться этими изменениями с командой. Вы можете перемещать вещи по расписанию, пока вы не получите все в порядке. Все внесенные изменения будут отмечены звездочкой (*) — на кнопке Поделиться с командой также есть звездочка, чтобы напомнить вам, что вы хотите поделиться обновлениями с коллегами.

Чтобы предоставить общий доступ к расписанию, выполните следующие действия:

1. Щелкните Поделиться с командой.
   
   

2. Убедитесь, что выбранный интервал времени — это то, что вы хотите поделиться.

3. Решите, хотите ли вы уведомлять всю команду или только людей, затронутых изменениями.

4. Выберите команду Общий доступ.

Открытие другого расписания

Вот как открыть другое расписание, если вы работаете в нескольких командах:

1. В левом верхнем углу окна Смены выберите Меню.

2. Выберите команду, которую вы хотите начать работать по другому расписанию.

Копирование расписания

1. Выберите Копировать расписание в правом верхнем углу приложения.

2. Выберите начальную и конечную даты для периода времени, который нужно скопировать.

3. Выберите Заметки по смене, Время отгула, Действия или Открыть смены , если вы хотите включить их.

4. Выберите Копировать, и под скопированным расписанием появится повторяющееся расписание. 

Настройка добавления тегов по смене

Добавление тегов по смене позволяет обращаться к людям в режиме реального времени. Teams автоматически назначает пользователей с тегами, соответствующими их расписанию и имени группы смен из приложения Shifts, что обеспечивает динамический обмен сообщениями на основе ролей. Уведомления отправляются только людям, которые находятся на смене во время использования тега для запуска чата или публикации канала.

Чтобы создать тег по смене, выполните приведенные далее действия. 

1. В Teams перейдите в приложение Смены.

2. Создайте группы смен и присвойте им имя атрибута, например роли. Например, EngineerOnCall. Имя группы смен будет именем тега.

3. Заполните расписание, назначив смены членам команд. По завершении в правом верхнем углу приложения "Смены" выберите Поделиться с командой.

4. Подождите 15 минут, пока запланированные смены заполнит службу тегов.

5. Используйте тег везде, где вы используете теги в Teams.

Хотите узнать больше?

Подробнее о Сменах

Для ИТ-администраторов

Приложение «Управление сменами» для вашей организации