Importowanie harmonogramu z programu Excel do aplikacji Shifts

W tym artykule

Importowanie harmonogramu do aplikacji Shifts

Wyświetlanie i naprawianie błędów importowania

Omówienie

Importowanie programu Excel może wykonywać następujące czynności, które w przeciwnym razie byłyby wykonywane ręcznie w aplikacji Shifts:

Przypisz zmiany i czas wolny dla każdego członka zespołu.
Dodawanie otwartych zmian.
Organizowanie zmian według grup.
Dodaj członków zespołu do grup.
Dodaj notatki na dzień.

Jeśli wolisz ręcznie wypełnić harmonogram, zobacz Wypełnianie harmonogramu w aplikacji Shifts.

Uwagi:

Importowanie programu Excel umożliwia dodawanie informacji o harmonogramie, takich jak zmiany, czas wolny i otwarte zmiany. Edytowanie lub usuwanie informacji harmonogramu, które już istnieją w aplikacji Shifts, nie jest możliwe w ramach importowania programu Excel.
Jeśli otwarta zmiana została wyłączona w ustawieniach aplikacji Shifts lub jeśli nie masz uprawnień do dodawania grup do aplikacji Shifts, nie będzie można dodawać otwartych zmian ani organizować zmian według grup za pomocą importu programu Excel.
Nie można zaimportować harmonogramu, który jest późniejszy niż dwa lata przed datą bieżącą.

Najpierw wprowadzasz informacje o harmonogramie w skoroszycie programu Excel, a następnie importujesz skoroszyt do aplikacji Shifts. Aplikacja Shifts zawiera przykładowy skoroszyt programu Excel, za pomocą którego można wprowadzać informacje o harmonogramie.

Możesz utworzyć nowy plik na podstawie przykładowego skoroszytu lub dodać informacje o harmonogramie bezpośrednio w nim. Jeśli korzystasz z przykładowego skoroszytu, przed przekazaniem pliku usuń dane przykładowe.

Ważne: Upewnij się, że język ustawiony na urządzeniu i format liczb w programie Excel są ustawione na ten sam region. Dzięki temu twoje formaty dat w usłudze Teams będą zgodne z formatem wprowadzonym w programie Excel. Aplikacja Teams odzwierciedla ten sam format daty i godziny co ustawienia języka, daty i godziny urządzenia.Jeśli na przykład na urządzeniu i w programie Excel ustawiono angielski (Stany Zjednoczone), format daty 2024-06-03 w programie Excel dokładnie odpowiada 3 marca 2024 r. w aplikacji Teams. Jeśli na urządzeniu ustawiono angielski (Zjednoczone Królestwo), a w programie Excel ustawiono angielski (Stany Zjednoczone), format daty 2024-06-03 jest interpretowany jako 6 czerwca 2024 r. w aplikacji Teams.

Importowanie harmonogramu do aplikacji Shifts

W aplikacji Shifts w sieci Web lub na pulpicie przejdź do pozycji Więcej opcji w prawym górnym rogu, a następnie wybierz pozycję Importuj harmonogram.
Wybierz pozycję Przekaż plik. W razie potrzeby wybierz link Pobierz przykład, aby pobrać przykładowy skoroszyt programu Excel.
Przeczytaj instrukcje w przykładowym skoroszycie lub zobacz sekcję przykładowego skoroszytu programu Excel w tym artykule, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat dodawania informacji o harmonogramie.
Wypełnij harmonogram w programie Excel.
Po dodaniu informacji o harmonogramie możesz je zaimportować do aplikacji Shifts. Wybierz pozycję Przekaż plik, przejdź do lokalizacji, w której został zapisany skoroszyt programu Excel, a następnie wybierz pozycję Otwórz.
Po przekazaniu pliku możesz sprawdzić stan przekazywania i szczegóły w tabeli Historia importu . W kolumnie Stan zostanie wyświetlony jeden z następujących stanów:
- Zaimportowane wskazuje, że harmonogram został pomyślnie zaimportowany i jest teraz wyświetlany w kalendarzu zmian.
- Błąd wskazuje, że harmonogram zawiera błędy i nie został zaimportowany lub został częściowo zaimportowany. Jeśli harmonogram został częściowo zaimportowany, w kolumnie Stan zostanie wyświetlony link Pobierz raport.
Ważne: W tabeli przedstawiono stan ostatnich 10 przekazań od Twojego zespołu w ciągu ostatnich 30 dni. Możesz zobaczyć przekazane przez Ciebie i innych menedżerów pierwszej linii w twoim zespole. Jeśli wielu menedżerów pierwszej linii w zespole importuje harmonogramy do aplikacji Shifts, przed usunięciem ich z tabeli sprawdź stan przekazywania.

Uwagi:

Jeden plik programu Excel obsługuje maksymalnie 30 000 jednostek harmonogramu, 10 000 każdej jednostki (zmiany, otwarte zmiany i czas wolny). Jeśli chcesz zaimportować więcej elementów, utwórz kolejny plik.
Możesz zaplanować czas wolny dłuższy niż 24 godziny. Zmiany i otwarte zmiany dłuższe niż 24 godziny nie są jednak obsługiwane.

Wyświetlanie i naprawianie błędów importowania

Wybierz pozycję Pobierz raport w kolumnie Stan , aby pobrać plik błędu programu Excel. Domyślnie plik jest zapisywany w folderze Pobrane na komputerze pod następującą nazwą: ImportScheduleErrors_<identyfikator zespołu>.xls.
Otwórz plik i przejdź do arkusza Błędy . W każdym wierszu jest wyświetlana lokalizacja błędu i elementy, które należy poprawić.
Przejdź do arkusza Zmiany, Otwórz zmiany lub Czas wolny i popraw błędy. Lokalizacje błędów są wyróżnione kolorem czerwonym. W tym przykładzie zmiana jest dłuższa niż 24 godziny. Aby naprawić błąd, zmień datę rozpoczęcia lub zakończenia zmiany.
Po zakończeniu naprawiania błędów zapisz plik, a następnie ponownie zaimportuj go do aplikacji Shifts.

Przykładowy skoroszyt programu Excel

Możesz użyć naszego przykładowego skoroszytu, aby ułatwić umieszczenie harmonogramu w programie Excel. Nasz przykładowy skoroszyt zawiera następujące arkusze:

Instrukcje: Wskazówki dotyczące wprowadzania informacji o harmonogramie.
Zmiany, Czas wolny i Otwarte zmiany: Do dodawania zmian, czasu wolnego i otwartych zmian.
Uwagi dotyczące dnia: do wprowadzania notatek odpowiadających konkretnemu dniu.
Członkowie: lista tylko do odczytu osób w zespole, do których można przypisywać zmiany.

W przeciwnym razie utwórz własny skoroszyt programu Excel przy użyciu struktury opisanej w arkuszach Shifts, Time Off, Open Shifts i Day Notes .

Ważne:

Nie można usuwać ani zmieniać kolejności kolumn w arkuszach. W przeciwnym razie wystąpią błędy podczas importowania pliku.
Kolumny wymagane są oznaczone jako pogrubione w każdym arkuszu i nie mogą być puste.

Arkusz Zmiany

W arkuszu Zmiany każda zmiana jest wyświetlana jako wiersz z 12 kolumnami. Poniżej przedstawiono szczegółowe informacje na temat kolumn i sposobu ich używania.

Kolumna	Właściwość	Typ	Opis	Wprowadzanie danych	Przykład
A	Członek zespołu	Opcjonalnie	Nazwa członka zespołu przydzielonego do zmiany.	Wprowadź nazwę członka zespołu.	Martin Fitzgerald
B	Email pracy	Wymagane	Email adres członka zespołu.	Wprowadź adres e-mail członka zespołu.	mfitzgerald@contoso.com
C	Grupa	Wymagane	Grupa planowania, do której należy członek zespołu.	Wprowadź tekst, liczby i/lub znaki specjalne.Możesz dodać nową lub istniejącą grupę.	Skórzanych
D	Data rozpoczęcia zmiany	Wymagane	Data rozpoczęcia zmiany.	Format: mm/dd/rrrr dd/mm/rrrr	13.08.2024 r. 13/08/2024
E	Godzina rozpoczęcia na zmianie	Wymagane	Czas rozpoczęcia zmiany.	Formacie: 12 godz. 24 godz.	8:30 8:30 rano 8:30
F	Data zakończenia zmiany	Wymagane	Data zakończenia zmiany.	Format: mm/dd/rrrr dd/mm/rrrr	13.08.2024 r. 13/08/2024
Bez ograniczeń	Shift End Time	Wymagane	Czas, w którym kończy się zmiana.	Formacie: 12 godz. 24 godz.	15:45 15:45 15:45
H	Kolor motywu	Opcjonalnie	Kolor, aby skategoryzować zmianę.	Wprowadź jedną z następujących opcji: 1. Biały 2. Niebieski 3. Zielony 4. Fioletowy 5. Różowy 6. Żółty 7. Szary 8. Niebieski 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	2. Niebieski
I	Etykieta niestandardowa	Opcjonalnie	Etykieta, aby dostosować zmianę.	Wprowadź tekst, liczby i/lub znaki specjalne. Maksymalna liczba znaków: 23.	Małe wyroby skórzane
J	Niezapłacona przerwa	Opcjonalnie	Czas trwania przerwy na zmianę w minutach.	Wprowadź liczbę (w minutach), która jest mniejsza niż czas trwania zmiany.	45
K	Notatki	Opcjonalnie	Uwagi dla członków zespołu dotyczące tej konkretnej zmiany.	Wprowadź tekst, liczby i/lub znaki specjalne. Maksymalnie 500 znaków.	Użyj naszego nowego systemu, aby poprosić o produkty do dostarczenia do naszego sklepu.
L	Współużytkowany	Wymagane	Opcja udostępnienia zmiany zespołowi zaraz po zaimportowaniu informacji.	Wybierz pozycję Udostępnione lub Nieuużytkowane.Jeśli zdecydujesz się nie udostępniać, możesz udostępnić zmianę po jej zaimportowaniu, używając opcji Udostępnij zespołowi w aplikacji Shifts.	Nieuużytkowane

Grafik Czas wolny

W arkuszu Czas wolny każdy element poza czasem jest wyświetlany jako wiersz z 11 kolumnami. Poniżej przedstawiono szczegółowe informacje na temat kolumn i sposobu ich używania.

Kolumna	Właściwość	Typ	Opis	Wprowadzanie danych	Przykład
A	Członek zespołu	Opcjonalnie	Imię i nazwisko członka zespołu, który ma czas wolny.	Wprowadź nazwę członka zespołu.	Martin Fitzgerald
B	Email pracy	Wymagane	Email adres członka zespołu.	Wprowadź adres e-mail członka zespołu.	mfitzgerald@contoso.com
C	Data rozpoczęcia	Wymagane	Data rozpoczęcia wolnego czasu.	Formacie: mm/dd/rrrr dd/mm/rrrr	13.08.2024 r. 13/08/2024
D	Godzina rozpoczęcia	Wymagane	Czas rozpoczęcia wolnego czasu.	Formacie: 12 godz. 24 godz.	12:00 12:00 00:00
E	Data zakończenia	Wymagane	Data, dla której kończy się czas wolny.	Formacie: mm/dd/rrrr dd/mm/rrrr	2024-08-20 20/08/2024
F	Godzina zakończenia	Wymagane	Czas, o której kończy się czas wolny.	Formacie: 12 godz. 24 godz.	12:00 12:00 00:00
Bez ograniczeń	Powód nieobecności	Wymagane	Powód uzasadnia czas wolny.	Wprowadź przyczynę nieobecności z listy przyczyn nieobecności dostępnych w ustawieniach aplikacji Shifts dla twojego zespołu.	Wakacje
H	Notatki	Opcjonalnie	Uwagi dla członka zespołu dotyczące czasu wolnego.	Wprowadź tekst, liczby i/lub znaki specjalne. Maksymalnie 500 znaków.	Ciesz się wakacjami.
I	Kolor motywu	Opcjonalnie	Kolor, aby skategoryzować czas wolny.	Wprowadź jedną z następujących opcji: 1. Biały 2. Niebieski 3. Zielony 4. Fioletowy 5. Różowy 6. Żółty 7. Szary 8. Niebieski 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	7. Szary
J	Współużytkowany	Wymagane	Opcja udostępnienia wolnego czasu członkowi zespołu zaraz po zaimportowaniu informacji.	Wybierz pozycję Udostępnione lub Nieuużytkowane.Jeśli zdecydujesz się nie udostępniać, możesz udostępnić zmianę po jej zaimportowaniu, używając opcji Udostępnij zespołowi w aplikacji Shifts.	Współużytkowany

Otwieranie arkusza aplikacji Shifts

W arkuszu Otwieranie zmian każda otwarta zmiana jest wyświetlana jako wiersz z 11 kolumnami. Poniżej przedstawiono szczegółowe informacje na temat kolumn i sposobu ich używania.

Kolumna	Właściwość	Typ	Opis	Wprowadzanie danych	Przykład
A	Grupa	Wymagane	Grupa planowania, z której można zażądać otwartej zmiany.	Wprowadź tekst, liczby i/lub znaki specjalne.Możesz dodać nową lub istniejącą grupę.	Skórzanych
B	Data rozpoczęcia	Wymagane	Data rozpoczęcia otwartej zmiany.	Formacie: mm/dd/rrrr dd/mm/rrrr	13.08.2024 r. 13/08/2024
C	Godzina rozpoczęcia	Wymagane	Czas rozpoczęcia otwartej zmiany.	Formacie: 12 godz. 24 godz.	8:30 8:30 rano 8:30
D	Data zakończenia	Wymagane	Data zakończenia otwartej zmiany.	Formacie: mm/dd/rrrr dd/mm/rrrr	13.08.2024 r. 13/08/2024
E	Godzina zakończenia	Wymagane	Czas, w którym kończy się otwarta zmiana.	Formacie: 12 godz. 24 godz.	15:45 15:45 15:45
Bez ograniczeń	Otwieranie slotów	Wymagane	Liczba otwartych zmian, o które członkowie grupy mogą poprosić.	Wprowadź liczbę z zakresu od 1 do 255.	2
H	Kolor motywu	Opcjonalnie	Kolor w celu kategoryzowania otwartej zmiany.	Wprowadź jedną z następujących opcji: 1. Biały 2. Niebieski 3. Zielony 4. Fioletowy 5. Różowy 6. Żółty 7. Szary 8. Niebieski 9. DarkGreen 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow	6. Żółty
I	Etykieta niestandardowa	Opcjonalnie	Etykieta, aby dostosować otwartą zmianę.	Wprowadź tekst, liczby i/lub znaki specjalne. Maksymalna liczba znaków: 23.	Małe wyroby skórzane
J	Niezapłacona przerwa	Opcjonalnie	Czas trwania przerwy na zmianę w minutach.	Wprowadź liczbę (w minutach), która jest mniejsza niż czas trwania zmiany.	45
K	Notatki	Opcjonalnie	Uwagi dla członków zespołu dotyczące tej konkretnej otwartej zmiany.	Wprowadź tekst, liczby i/lub znaki specjalne. Maksymalnie 500 znaków.	Użyj naszego nowego systemu, aby poprosić o produkty do dostarczenia do naszego sklepu.
L	Współużytkowany	Wymagane	Opcja udostępnienia zmiany członkowi zespołu zaraz po zaimportowaniu informacji.	Wybierz pozycję Udostępnione lub Nieuużytkowane.Jeśli zdecydujesz się nie udostępniać, możesz udostępnić zmianę po jej zaimportowaniu, używając opcji Udostępnij zespołowi w aplikacji Shifts.	Nieuużytkowane

Arkusz Notatek dnia

Na każdy dzień możesz dodać notatkę.

Kolumna	Właściwość	Typ	Opis	Wprowadzanie danych	Przykład
A	Data	Wymagane	Data, w której notatka ma być wyświetlana w harmonogramie.	Formacie: mm/dd/rrrr dd/mm/rrrr	13.08.2024 r. 13/08/2024
B	Uwaga	Wymagane	Wyślij wiadomość do zespołu.	Wprowadź tekst, liczby i/lub znaki specjalne. Maksymalnie 500 znaków.	Szkolenia dotyczące witryny