Een teamplanning maken in Shifts

In dit artikel

Stap 1: De Shifts-app openen

Stap 2: een planning voor uw team maken

Stap 3: Planningsgroepen toevoegen

Stap 4: Teamleden toevoegen om groepen te plannen

Stap 5: Planningsinstellingen voor uw team kiezen

Stap 6: Op diensten gebaseerde tags inschakelen in Teams

Volgende stappen

Stap 1: De Shifts-app openen

Selecteer Aan de linkerkant van het bureaublad of de webversie van Teams de optie Shifts. Als u Shifts daar niet ziet, gaat u naar Meer apps weergeven en zoekt u Shifts in de lijst met apps. 

Stap 2: een planning voor uw team maken

1. Selecteer in de linkerbovenhoek van Shifts een planning kiezen of maken en selecteer vervolgens Nieuw schema.

2. Selecteer in het dialoogvenster Een teamplanning maken de optie Maken naast het team waarvoor u een planning wilt maken.

   Opmerking: De knop Maken is alleen beschikbaar voor teams waarvan u eigenaar bent. Neem contact op met uw IT-beheerder als u geen teameigenaar bent van een team waarvoor u een planning wilt maken. 

3. Stel de tijdzone in voor de locatie van uw team, selecteer de dichtstbijzijnde plaats en kies vervolgens Bevestigen.

Stap 3: Planningsgroepen toevoegen

Als u een nieuwe planning wilt instellen, maakt u eerst planningsgroepen en voegt u vervolgens teamleden toe aan elke groep. Planningsgroepen organiseren personen in de planning op basis van algemene kenmerken binnen een team, zoals rol of afdeling. Een winkel kan bijvoorbeeld de volgende groepen hebben: Verkoopmedewerkers, Kassiers, Vloerleiders.

Een nieuwe planning bevat standaard één groep met de naam Naamloze groep. Wijzig de naam van deze groep en voeg zo nodig meer groepen toe.   

Ga als volgt te werk om een groep toe te voegen: 

1. Selecteer Groep toevoegen in de planning.

2. Selecteer Meer opties naast de nieuwe groep, kies Naam van groep wijzigen en geef de groep een naam.

   Tip: De naam kan worden gebruikt in @mentions in chats en kanaalberichten in Teams, dus zorg ervoor dat u een naam kiest die gemakkelijk te herkennen is.  

3. Kies Opslaan.

Stap 4: Teamleden toevoegen om groepen te plannen

Nadat u uw planningsgroepen hebt toegevoegd, voegt u personen toe aan elke groep.  

1. Selecteer personen toevoegen naast de planningsgroep waaraan u teamleden wilt toevoegen.

2. Voer de naam of het e-mailadres van de persoon in, selecteer de naam in de lijst en selecteer vervolgens Toevoegen.

3. Ga zo nodig door met het toevoegen van personen.

4. Wanneer u klaar bent, selecteert u Sluiten.

Stap 5: Planningsinstellingen voor uw team kiezen

Pas de planningsopties en de Shifts-mogelijkheden aan die uw team moet gebruiken en bevestig deze.  

Ga in Shifts naar het tabblad Instellingen . Definieer hier uw planningsinstellingen en kies de Shifts-mogelijkheden die u wilt inschakelen voor uw team. U kunt bijvoorbeeld: 

• Stel de dag van de week in waarop uw planning moet beginnen.

• Schakel open diensten in op de planning voor werknemers om aan te vragen.

• Kies of werknemers diensten kunnen wisselen en diensten kunnen aanbieden aan collega's.

• Stel in of werknemers verlof kunnen aanvragen en verlofredenen kunnen toevoegen of bewerken.

• Schakel de tijdklok in zodat werknemers in- en uitklokken van diensten en recordeinden kunnen in- en uitklokken.

• Stel privacybesturingselementen in voor zichtbaarheid van diensten om te bepalen hoe ver achterwaartse werknemers elkaars diensten kunnen zien en hoe gedetailleerd ze zijn.

 Zie Instellingen voor de planning van uw team beheren in Shifts voor meer informatie over elke instelling.

Stap 6: Schakel tags op basis van diensten in Teams in (optioneel)

Met Shift-tags kunt u personen bereiken die in realtime in dienst zijn. Met deze functie krijgen teamleden automatisch tags toegewezen die overeenkomen met de naam van hun planningsgroep in Shifts.  
 
De tags kunnen worden gebruikt in @mentions door iedereen in het team om een chat of in een kanaalbericht te starten. Meldingen worden alleen verzonden naar personen die in dienst zijn op het moment dat een tag wordt gebruikt.  

Kies of u tags op basis van diensten wilt inschakelen voor uw team in de Teams-instellingen. Zie Op diensten gebaseerde tags inschakelen in Teams voor meer informatie. 

Volgende stappen

Nu u uw planningsgroepen en planningsinstellingen hebt ingesteld, kunt u uw planning invullen. Wijs diensten toe aan uw teamleden en voeg indien nodig open diensten toe in elke groep. Zie Diensten toevoegen aan de planning in Shifts voor meer informatie.

Voor IT-beheerders

Shifts voor uw frontlijnorganisatie