Hvor lagres Viva Engage-filene mine?
Applies To
Obs!:
-
Viva Engage ruller ut endringer i fillagring for Viva Engage-filer i Microsoft 365 tilkoblede fellesskap. Tidligere ble alle Viva Engage-filer lagret i Viva Engage-skylagring. Når organisasjonen får disse endringene, lagres alle Viva Engage-filer for tilkoblede fellesskap i SharePoint og åpnes fra Viva Engage. Når Viva Engage er tilkoblet Microsoft 365, støttes hvert fellesskap av en gruppe i Microsoft 365.
-
Som en del av denne endringen blir alle eksisterende filer som er lagret i Viva Engage for tilkoblede fellesskap, skrivebeskyttet. Dette betyr at i stedet for å redigere en fil, må du laste ned og laste opp filen på nytt og redigere den nylig opplastede versjonen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Redigere en tidligere opplastet fil når den Tilkoblede Viva Engage-gruppen lagrer filer i SharePoint.
Hvis du vil vite hvor Viva Engage-filene lagres, klikker du Filer i toppteksten for alle Microsoft 365-tilkoblede Viva Engage-fellesskapet.
Fellesskapet tar på seg lisensieringen av personen som oppretter fellesskapet. Dette betyr at medlemmer av fellesskapet ikke trenger å ha SharePoint-lisenser for å vise eller laste opp til fellesskapet.
-
Hvis nettverket bare lagrer filer i Skylagring i Viva Engage, vises dette hodet over listen over filer:
-
Hvis nettverket lagrer filer for tilkoblede fellesskap i SharePoint, vises dette hodet over listen over filer:
Viva Engage-skylagring kontra SharePoint-bibliotek
Forskjellene ved å arbeide med filer i Skylagring i Viva Engage sammenlignet med SharePoint-biblioteket i et fellesskap oppsummeres i tabellen nedenfor:
Filer som er lagret i Viva Engage-skylagring |
Filer som er lagret i gruppens SharePoint-dokumentbibliotek |
|
Hvor nye filer lagres |
Nye filer lagres i Skylagring i Viva Engage, i gruppen der filen er vedlagt eller lastet opp. De er synlige fra gruppens filliste . |
Nye filer for Microsoft 365 tilkoblede grupper lagres i SharePoint-dokumentbiblioteket for fellesskapet. De er synlige i Filer-listen for Viva Engage-gruppen, eller fra mappen Apper/Viva Engage i fellesskapets SharePoint-dokumentbibliotek. Filer som er lagret i Viva Engage før organisasjonen får den nye funksjonen, forblir i Viva Engage-skylagring. |
Opprette en ny Office-fil |
Klikk Ny i en gruppefiler-liste i Viva Engage, og velg Word-dokument, PowerPoint-presentasjon eller Excel-arbeidsbok. |
Du kan ikke opprette nye filer fra Filer-siden . Filer må opprettes på en annen plassering, og deretter lastes opp til Viva Engage. |
Organisere filer |
Filer for hver gruppe lagres i en liste. Du kan vise alle dokumenter, bilder eller videoer, men det finnes ingen andre måter å sortere eller endre rekkefølgen på listen på. |
Klikk koblingen til SharePoint-dokumentbiblioteket for gruppen i den høyre navigasjonsruten, velg mappen Apper/Viva Engage , og kan sortere og filtrere fillisten. Filer kan omorganiseres til undermapper eller flyttes, og koblinger fra Viva Engage vil fortsatt fungere. Denne omorganiseringen er bare synlig ved å gå til SharePoint-dokumentbiblioteket. Vær oppmerksom på at når du viser listen over filer fra Viva Engage, angir listen bare at filen er lagret i SharePoint, og ikke angir mappenavnet. |
Forhåndsvise en fil |
Klikk filen, og klikk deretter Klikk her for å vise denne filen. |
Klikk filen. |
Redigere en fil fra Viva Engage |
For Word-, Excel- og PowerPoint-dokumenter må det gjøres endringer i Office Online. Du kan ikke bruke Word-, Excel- eller PowerPoint-appene til å redigere filen og laste opp en ny versjon. Rediger fil og andre handlinger er plassert under forhåndsvisningen. Hvis Rediger fil ikke vises, betyr det at dokumentet er skrivebeskyttet fordi nye dokumenter lagres i SharePoint. Hvis du vil redigere den, må du laste den ned og laste den opp på nytt. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Redigere en tidligere oppdatert fil når den Tilkoblede Gruppen Viva Engage lagrer filer i SharePoint |
For Word-, Excel- og PowerPoint-dokumenter kan endringer gjøres i Office Online eller i appen. Revisjoner spores i SharePoint-dokumentbiblioteket. Rediger dokument og andre handlinger er plassert over forhåndsvisningen. |
Hvem har tilgang til filer? |
Tilgangsrettigheter bestemmes av fellesskapet filen er i. Alle kan vise og redigere filer i offentlige fellesskap. Bare medlemmer kan vise og redigere filer i private fellesskap. Mottakere av private meldinger med vedlagte filer kan vise disse filene. |
Opprinnelige tilgangsrettigheter bestemmes av fellesskapet filen er lagret i, men SharePoint-administratorer kan endre tilgangsrettigheter for individuelle filer. |
Slik får gjester tilgang til filer |
Alle brukere eller gjester fra innsiden eller utenfor organisasjonen kan legge ved en fil i et fellesskap der de er medlem og leser og endrer filer i fellesskapet. |
Gjestetilgang til filer avhenger av typen gjest: Gjester på nettverksnivå har ikke standardtilgang til å vise Viva Engage-filer som er lagret i SharePoint.
|
Hindre andre i å gjøre endringer |
Fellesskapsadministratorer eller fileiere kan merke en versjon av en fil som den offisielle versjonen. Dette hindrer andre i å redigere den. |
I SharePoint kan ethvert fellesskapsmedlem sjekke ut filen, noe som hindrer andre i å redigere den. SharePoint-administratorer kan også endre tillatelsene for en enkeltfil. |
Spor revisjoner |
Spor og vis revisjoner på filsiden i Viva Engage. Gamle versjoner kan ikke slettes. |
Vis revisjonslogg og tidligere versjoner fra SharePoint-dokumentbiblioteket. Flere endringsdetaljer er inkludert i endringsloggen, og eldre versjoner kan slettes. |
Marker som offisiell |
Fellesskapsadministratorer eller fileiere kan merke en versjon av en fil som den offisielle versjonen. Dette hindrer andre i å redigere den, og filen vises med en gul stjerne i Fil-listen. |
Det er ikke mulig å merke en bestemt versjon av en fil som offisiell. |
Søk |
Viva Engage-søk inneholder de første 5000 tegnene i den nyeste versjonen av .docx, .pptx og .pdf formatfiler samt metadata som tittel og forfatter. |
Viva Engage-søk søker bare i tittelen og forfatteren. Hvis du trenger å gjøre et innholdssøk i Viva Engage-filer i SharePoint, må du gjøre søket fra SharePoint-dokumentbiblioteket. |
Finn ut mer
Redigere en tidligere oppdatert fil når Viva Engage-gruppen lagrer filer i SharePoint