不在時のイベントを他のユーザーの Outlook 予定表に追加する

手順 1: 休暇を同僚の予定表に追加する

予定表で時間を "外出中" としてマークすると、同僚が会議をスケジュールしようとしたときに、そのマークが表示されます。 しかし、他のユーザーの空き時間情報に影響を与えたり、その予定表を書き換えたりすることなく、全員に自分の時間をあらかじめ通知できれば、便利だと思いませんか。 自分の情報が予定表に終日イベントとして表示されるように設定すると、これを実現できます。ただし、通常の終日イベントは通常 "予定あり" に設定されますが、この終日イベントは空き時間として表示されます。 同僚の空き時間情報には影響しません。

1. [予定表] の [ ホーム ] タブで、[新しい会議] を選択します。

   : Ctrl + Shift + Q キーを押して、キーボード ショートカットを使用して新しい会議出席依頼を作成することもできます。

2. [タイトル] ボックスに説明を入力し、必要に応じて [場所] ボックスに場所を入力します。

3. [開始時刻] および [終了時刻] の一覧で、休暇の開始時刻と終了時刻を選択します。 休暇の場合、通常は終日です。 これが当てはまる場合、[終日] チェック ボックスをオンにします。

   : Outlook は既定で、コンピューターに現在設定されているタイム ゾーンをスケジュールに使用します。 別のタイム ゾーンに基づいてオフィスから離れた時間をスケジュールする場合は、[タイム ゾーン チェック] ボックスを選択し、適切なタイム ゾーンを選択します。

4. [出席者] グループの [返信のオプション] で、ドロップダウン ボタンの [返信の依頼] をクリアします。

5. [オプション] グループの [表示名] で、ドロップダウン リストで [無料] を選択します。 これが終日イベントであることを既に指定している場合は、[公開方法] が自動的に [空き時間] に設定されます。

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   • [公開方法] 設定が [空き時間] に設定されていることをご確認ください。 これにより、会議出席依頼の受信者は、会議出席依頼を受け取って、自分の予定表に送信者の休暇を追加することができます。ただし、休暇は受信者の予定表のどの時刻にも登録されません。 受信者の予定表には、休暇期間中にスケジュールを設定できる空き時間情報が引き続き表示されます。

   • 終日イベントを選択すると、イベントの開始時刻は午前 0 時に設定されます。 同僚が不規則な時刻に通知を受信しないように、[アラーム] 設定を [なし] に設定します。

6. 受信者と共有する情報を入力します。

7. 目的の受信者を [必須] または [省略可能] 行に追加します。

8. オフィスから離れる一連の定期的な時刻にユーザーに警告する場合は、[ オプション] グループで [繰り返し] を選択し、定期的なパターンを選択し、[OK] を選択します。

9. [送信] を選択します。

[公開方法] を [空き時間] に設定してこの会議出席依頼を送信すると、イベントは、同僚の Outlook 予定表の各日の上部に、作業時間が登録されていない視覚的なリマインダーとして表示されます。

手順 2: 自分の予定表に休暇を登録する

前のセクションの手順を実行した場合、送信した会議出席依頼は、他のユーザーの予定表に休暇が登録されないように空き時間としてマークされています。 ただし、この休暇は、自分自身の予定表にも空き時間としてマークされます。 今度は、自分用に別の予定を作成して、指定した時間中は自分が空いていないことを他のユーザーがわかるようにする必要があります。

一般的な間違いは、元の要求を送信した後、予定表で会議出席依頼アイテムを開き、[ 表示] 設定を [無料 ] から [不在 ] に変更することです。 ただし、この操作を行うと、会議出席依頼を送信したすべてのユーザーに更新プログラムが送信され、[ Free] を [不在 ] に変更し、これを回避するために実行した手順を破ることができます。 [ 表示] 設定が [ 不在時] に設定されている予定表に重複する予定を作成する必要があります。

他のユーザーが Outlook カレンダーを使用して会議やその他のイベントをスケジュールする場合、自分の予定表のアクセス許可を変更して防止していない限り、他のユーザーにも自分の空き時間情報が表示されます。 通常、予定、会議、およびイベントの [公開方法] は [取り込み中] に設定されます。 [不在時] の [ 表示] 設定を使用してアイテム を作成することもできます。 [ 不在 時] に設定されているアイテムは、[ ビジー] に設定されているアイテムと同様と見なされます。ユーザーは、その時点で利用できるとは思わないはずです。 視覚的には、2 つの種類が異なります。[ 不在] に設定されている項目は紫色で表示され、[ ビジー] に設定されている項目は青の色のテーマで識別されます。 この表示上の違いにより、ユーザーが空いていない理由が明確にわかります。 たとえば、競合している ビジー アイテムを移動することはできますが、休暇などの 不在 時アイテムを変更できないか、または変更する意思がない可能性があります。

1. [予定表] の [ホーム] タブで、[新しい予定] を選択します。

2. [ タイトル] ボックスに、離れた時間の名前を入力します。

3. [ 開始時刻] と [ 終了時刻] で、離れた時刻が開始および終了する日付を選択します。

4. [終日] チェック ボックスをオンにします。

5. [ Show As]\(表示\) 設定を [不在時] に変更します。

6. [保存して閉じる] を選択します。