Modificare documenti da Viva Engage
Applies To
Tu e gli altri membri della community Viva Engage potete modificare i file pubblicati nella community. Per ogni file viene salvata una cronologia delle versioni.
Note:
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Viva Engage sta distribuendo modifiche all'archiviazione dei file per Viva Engage file nelle community connesse di Microsoft 365. In precedenza, tutti i file Viva Engage venivano archiviati in Viva Engage archiviazione cloud. Dopo che l'organizzazione avrà ottenuto queste modifiche, tutti i file Viva Engage per le community connesse vengono archiviati in SharePoint e accessibili dall'interno di Viva Engage. Quando Viva Engage è connesso a Microsoft 365, ogni community è supportata da un gruppo in Microsoft 365.
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Per sapere se è disponibile questa nuova funzionalità e vedere quali modifiche aspettarsi, vedere Dove sono archiviati i file di Viva Engage?
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Nell'ambito di questa modifica, tutti i file esistenti archiviati in Viva Engage per le community connesse sono di sola lettura. Questo significa che invece di modificare un file, è necessario scaricare e ricaricare il file e modificare la versione appena caricata. Per altre informazioni, vedere Modificare un file caricato in precedenza quando il gruppo connesso Viva Engage ora archivia i file in SharePoint.
La procedura per modificare i file, visualizzare la cronologia delle versioni e aprire le revisioni precedenti dipende dalla posizione in cui è archiviato il file e dal tipo di file:
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Per Word, PowerPoint o Excel archiviati in Viva Engage, se si vuole tenere traccia delle revisioni, nella pagina Viva Engage del file, aprirlo in Office Online.
Lavorare in Microsoft 365 per il Web è molto simile a Microsoft 365 sul desktop. Per suggerimenti e assistenza sull'uso delle app Microsoft 365 per il Web, vedere:
Attività di base in Word per il Web | Attività di base in Excel Online | Attività di base in PowerPoint per il web. La cronologia delle versioni viene visualizzata dalla pagina Viva Engage del file.
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Per i file di Word, PowerPoint o Excel archiviati in SharePoint, se si vuole tenere traccia delle revisioni, è possibile apportare modifiche con Microsoft 365 per il Web o usando Word, PowerPoint o Excel. La cronologia delle versioni viene visualizzata nella raccolta documenti di SharePoint Online del gruppo.
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Per altri tipi di file, è possibile scaricare il file, apportare modifiche e quindi caricare una nuova versione del file modificato. Le revisioni vengono registrate in Viva Engage per i file archiviati in Viva Engage archiviazione cloud e in SharePoint per i file archiviati in SharePoint.
Visualizzare in anteprima o modificare un file da una conversazione
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Fare clic sul file. Si apre la pagina Viva Engage per il file. Se è disponibile un'anteprima, viene visualizzata.
Suggerimento: Per altre opzioni relative ai file, fare clic sull'icona Altro nella casella degli allegati della conversazione.
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Nell'elenco Azioni file selezionare Modifica file. Viene aperta una nuova scheda per il file.
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Apportare le modifiche desiderate con Office Online. Per interrompere la modifica in Office Online, chiudere la scheda nel browser. Le modifiche vengono salvate automaticamente nel file allegato.
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Se il file è archiviato in SharePoint, sarà disponibile un'opzione per modificarlo in Word, Excel o PowerPoint nella parte superiore.
Se non è presente un'anteprima o nessun collegamento Modifica file :
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Selezionare Fare clic per scaricare o Scaricare e salvare il file nel computer.
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Modifica il file.
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Caricarlo in Viva Engage trovando la versione originale e selezionando Carica una nuova versione nell'elenco Azioni file.
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Visualizzare in anteprima o modificare un file da un gruppo
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In un gruppo fare clic su File e quindi sul nome del file. Mostra il file nel contesto della conversazione in cui è stato pubblicato.
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Per visualizzare in anteprima il file, selezionare Fare clic qui per visualizzare il documento. Se il file può essere visualizzato in anteprima, verrà visualizzata l'anteprima.
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Per modificare il file, nell'elenco Azioni file a destra fare clic su Modifica file.
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Apportare le modifiche desiderate con Office Online. Per interrompere la modifica in Office Online, chiudere la scheda nel browser. Le modifiche vengono salvate automaticamente nel file allegato.
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Se il file è archiviato in SharePoint, è disponibile un'opzione per modificarlo in Word, Excel o PowerPoint nella parte superiore.
Se Modifica file non è disponibile nell'elenco Azioni file :
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Nell'elenco Azioni file fare clic su Scarica e salvare il file nel computer.
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Modifica il file.
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Caricarlo in Viva Engage trovando la versione originale e selezionando Carica una nuova versione nell'elenco Azioni file.
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Visualizzare in anteprima o modificare un file dall'elenco File di Viva Engage
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Per trovare un file in caso di dubbi sulla community in cui si trova, seleziona l'icona delle impostazioni , seleziona File e quindi esplora il percorso più probabile per il file.
In questa visualizzazione le azioni sui file sono tutte disponibili nel menu a discesa della colonna Ultimo aggiornamento il .
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Per visualizzare un file in anteprima, nel menu a discesa selezionare Anteprima.
Se l'opzione Anteprima non è presente nell'elenco, non è disponibile per questo tipo di file.
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Per modificare un file, nel menu a discesa selezionare Modifica.
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Apportare le modifiche desiderate con Office Online. Per interrompere la modifica in Office Online, chiudere la scheda nel browser. Le modifiche vengono salvate automaticamente nel file allegato.
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Se il file è archiviato in SharePoint, sarà disponibile un'opzione per modificarlo in Word, Excel o PowerPoint nella parte superiore.
Se Modifica non è disponibile nell'elenco:
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Selezionare Scarica e salvare il file nel computer.
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Modifica il file.
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Caricarlo in Viva Engage trovando la versione originale e selezionando Carica una nuova versione nell'elenco Azioni file.
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Usare un file da SharePoint
Per altre opzioni per i file archiviati in SharePoint, ad esempio l'estrazione del file, selezionare il collegamento Raccolta documenti di SharePoint nella pagina del gruppo connesso e passare alla cartella App.
Per informazioni sull'uso dei file da SharePoint, vedere Modificare un documento in una raccolta documenti, Estrarre, archiviare o ignorare le modifiche ai file in una raccolta o Modificare e gestire le autorizzazioni per un elenco o una raccolta di SharePoint.
Domande frequenti
D: Come si può verificare che le modifiche apportate a un file di Office Online vengano salvate?
R: Le modifiche vengono salvate automaticamente in Office Online. Per verificare che le modifiche siano presenti nel file, aggiornare il browser ed esaminare l'anteprima del file.
D: Perché alcuni file di Word, PowerPoint o Excel sono di sola lettura?
R: Se il collegamento Modifica non è presente per i file di Word, PowerPoint o Excel, significa che l'organizzazione ha ricevuto i file Viva Engage archiviati in SharePoint. Sarà necessario scaricare e ricaricare il documento. Per altre informazioni, vedere Modificare un file caricato in precedenza quando il gruppo connesso Viva Engage ora archivia i file in SharePoint.
D: Quando si usa un tipo di file archiviato in Viva Engage che non è possibile modificare in Viva Engage, è possibile sostituire la versione precedente con quella aggiornata?
R: Per tipi di file diversi da Word, PowerPoint ed Excel, sì. Trovare la versione originale del file in Viva Engage e selezionare Carica una nuova versione nell'elenco Azioni file. Il caricamento di una nuova versione non è disponibile per i documenti di Word, Excel o PowerPoint: il rilevamento della versione per questi tipi di file è possibile solo se le modifiche vengono apportate tramite Office Online.
D: Come si fa ad assicurarsi che nessuno cambi il file?
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R: Se il file è archiviato in Viva Engage, chiedere all'amministratore di gruppo di fare clic sul relativo nome e quindi selezionare Segna modifiche ufficiali e Blocca modifiche nell'elenco Azioni file a sinistra.
Il file viene visualizzato con una star gialla.
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Se il file è archiviato in SharePoint, è possibile estrarlo per assicurarsi che nessun altro possa aprirlo oppure modificare le autorizzazioni di SharePoint per il file.
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Per trovare il file in SharePoint, fare clic sul collegamento Raccolta documenti di SharePoint nella pagina del gruppo connesso e passare alla cartella App.
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Seguire le istruzioni di SharePoint in Estrarre, archiviare o ignorare le modifiche apportate ai file in una raccolta o Modificare e gestire le autorizzazioni per un elenco o una raccolta di SharePoint.
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