Menyiapkan pustaka untuk mengharuskan check-out file

Salah satu cara untuk mengontrol kolaborasi dokumen adalah dengan mengharuskan check out file, terutama ketika beberapa pengguna memiliki akses ke pustaka. Jika diperlukan check out pustaka, orang lain tidak dapat menimpanya. Namun, Anda berisiko mencegah orang lain melihat perubahan terbaru atau membuat perubahan sendiri. Jika orang lain perlu mengerjakan dokumen, penting agar file di-check in kembali dengan cepat.

Catatan: Jangan konfigurasi pustaka Anda untuk mengharuskan check out jika pengguna berencana untuk menulis dokumen bersama di pustaka. Pengguna tidak dapat bekerja secara bersamaan pada dokumen saat check out yang diperlukan diaktifkan.

Online, 2019, 2016, 2013 2010

Mengharuskan check out file untuk pengeditan

Catatan: Hanya pengguna yang memiliki izin Kontrol Penuh atau Desain yang bisa menyiapkan pustaka untuk mengharuskan check out file.

Masuk ke pustaka yang anda rencanakan untuk dikerjakan.
Pilih Pengaturan > Pengaturan Pustaka.

Jika Anda tidak melihat item menu ini, pada pita, pilih Pustaka, dan dalam grup Pengaturan, pilih Pengaturan pustaka.
Pada halaman Pengaturan , di bawah Pengaturan Umum, pilih Pengaturan penerapan versi.
Di bagian Perlu Check Out , di bawah Perlu dokumen untuk di-check out sebelum dapat diedit?, pilih Ya.
Untuk menyimpan pengaturan Anda dan kembali ke halaman Pengaturan Pustaka , pilih OK.

Jika Anda melakukan ini ...	Inilah yang terjadi...
Membuat atau menambahkan file ke pustaka	File awalnya di-check out untuk Anda. Anda harus memeriksanya ke pustaka sebelum orang lain bisa melihatnya dan mengerjakannya.
Membuka file untuk pengeditan	File secara otomatis di-check out untuk Anda saat Anda memilih Edit. Dialog pesan memperingatkan Anda bahwa Anda akan melakukan check out file, dan menawarkan kesempatan untuk mengeditnya di folder draf lokal Anda. Setelah check out, ikon file ditutupi dengan panah hijau dan menunjuk ke bawah, menunjukkan bahwa file sekarang dicek keluar. Tidak ada orang lain yang bisa mengubah file, dan tidak ada orang lain yang bisa melihat perubahan Anda, saat Anda sudah melakukan check out.
Membuat perubahan pada info tentang file (properti)	Jika file belum di-check out untuk Anda, Anda harus melakukan check out sebelum Anda bisa membuat perubahan pada propertinya, seperti judul, nama penulis, tanggal jatuh tempo, hitungan kata, dan seterusnya. Perubahan Anda tidak akan diterapkan hingga Anda memeriksa kembali file.
Coba buka file yang di-check out ke orang lain	Opsi Check Out dan Check In tidak tersedia. Anda tidak dapat melakukan check out file yang telah di-check out orang lain. Jika Anda mencoba melakukannya, dialog pesan akan muncul yang menginformasikan bahwa file tersebut di-check out oleh orang lain. Untuk mencari tahu siapa yang telah melakukan check out file, arahkan mouse ke ikon file. Nama orang yang telah melakukan check out muncul di tips alat. Anda bisa menghubungi individu tersebut untuk meminta check in file jika Anda membutuhkannya dengan cepat.
Periksa file	Anda akan diminta untuk memasukkan komentar tentang perubahan yang Dibuat. Jika pustaka Anda melacak versi, komentar Anda menjadi bagian dari riwayat versi. Jika versi utama dan minor dilacak, Anda akan diminta untuk memilih tipe versi mana yang anda check in. Untuk informasi selengkapnya tentang penerapan versi, lihat Juga.
Biarkan file tetap dicek keluar untuk waktu yang lama	Tidak ada orang lain yang dapat melihat perubahan atau mengedit file saat Anda melakukan check out. Meskipun hal ini berguna selama Anda membuat perubahan, hal ini juga dapat mencegah orang lain menjalankan tugas yang ditetapkan. Merupakan praktik bisnis yang baik dan kesantunan umum untuk memeriksa kembali file secepat mungkin setelah Anda memeriksanya. Dalam beberapa situasi, administrator mungkin harus memaksa check in file.

Bagaimana cara mengonfigurasi pustaka situs untuk mengharuskan check out?

Hanya orang-orang yang memiliki izin Kontrol Penuh atau Desain yang bisa menyiapkan pustaka untuk mengharuskan check out file.

Untuk mengharuskan check out file

Catatan: Jika informasi ini tidak cocok dengan apa yang Anda lihat, Anda mungkin menggunakan Microsoft 365 setelah pemutakhiran layanan. Untuk menemukan info yang berlaku untuk Anda, pilih tab Online, 2016, 2013 .

Navigasikan ke pustaka yang ingin Anda kerjakan. Jika nama pustaka tidak muncul di panel Luncur Cepat , pilih Semua Konten Situs, lalu pilih nama pustaka Anda.
Di pita, dalam grup Alat Pustaka , pilih tab Pustaka .
Pilih Pengaturan Pustaka .
Pada halaman Pengaturan Pustaka , di bawah Pengaturan Umum, pilih Pengaturan penerapan versi.
Di bagian Perlu Check Out , di bawah pertanyaan Perlu dokumen untuk di-check out sebelum dapat diedit? , pilih Ya.
Untuk menutup dialog dan kembali ke halaman Pengaturan Pustaka , pilih OK.

Bagaimana cara menghapus persyaratan check out dari pustaka situs?

Jika, setelah beberapa saat, organisasi Anda memutuskan bahwa check-out yang diperlukan tidak benar-benar diperlukan, Anda bisa menghapus persyaratan jika Anda memiliki izin Kontrol Penuh atau Desain.

Untuk menghapus persyaratan untuk melakukan check out file

Navigasikan ke pustaka yang ingin Anda kerjakan. Jika nama pustaka tidak muncul di panel Luncur Cepat , pilih Semua Konten Situs, lalu pilih nama pustaka Anda.
Di pita, dalam grup Alat Pustaka , pilih tab Pustaka .
Pilih Pengaturan Pustaka .
Pada halaman Pengaturan Pustaka , di bawah Pengaturan Umum, pilih Pengaturan penerapan versi.
Di bagian Perlu Check Out , di bawah pertanyaan Perlu dokumen untuk di-check out sebelum dapat diedit? , pilih Tidak.
Untuk menutup dialog dan kembali ke halaman Pengaturan Pustaka , pilih OK.

Apa yang terjadi ketika pustaka situs memiliki persyaratan check out?

Salah satu cara untuk mengontrol kolaborasi dokumen adalah dengan mengharuskan check-out file, terutama ketika beberapa pengguna memiliki akses ke pustaka. Jika ada file yang di-check out, Anda dapat memastikan bahwa orang lain tidak dapat menimpanya. Namun, Anda juga mencegah orang lain melihat perubahan terbaru atau membuat perubahan sendiri, jadi penting agar Anda segera memeriksa kembali file.

Penting: Jangan mengonfigurasi pustaka situs Anda untuk mengharuskan check out jika orang-orang berencana untuk menulis bersama dokumen di pustaka. Pengguna tidak dapat bekerja secara bersamaan pada dokumen saat diperlukan check out berlaku.

Saat Anda bekerja di pustaka yang memerlukan check out file, akan sangat membantu jika Anda memahami dampak tindakan Anda.

Jika Anda melakukan ini...	Inilah yang terjadi...
Membuat atau menambahkan file ke pustaka situs	File awalnya di-check out untuk Anda. Anda harus memeriksanya ke pustaka sebelum orang lain bisa melihatnya dan mengerjakannya.
Membuka file untuk pengeditan	File secara otomatis di-check out kepada Anda ketika Anda memilih Edit di <nama aplikasi>. Dialog pesan memperingatkan Anda bahwa Anda akan melakukan check out file, dan menawarkan kesempatan untuk mengeditnya di folder draf lokal Anda. Setelah check out, ikon file ditutupi dengan panah hijau dan menunjuk ke bawah , menunjukkan bahwa file sekarang di-check out. Tidak ada orang lain yang bisa mengubah file, dan tidak ada orang lain yang bisa melihat perubahan Anda, saat Anda sudah melakukan check out.
Membuat perubahan pada info tentang file (properti)	Jika file belum di-check out untuk Anda, Anda harus melakukan check out sebelum Anda bisa membuat perubahan pada propertinya, seperti judul, nama penulis, tanggal jatuh tempo, hitungan kata, dan seterusnya. Perubahan Anda tidak akan diterapkan hingga Anda memeriksa kembali file.
Coba buka file yang di-check out ke orang lain	Opsi Check Out dan Check In tidak tersedia. Anda tidak dapat melakukan check out file yang telah di-check out orang lain. Jika Anda mencoba melakukannya, dialog pesan memberi tahu Anda bahwa file tersebut di-check out oleh orang lain. Untuk mencari tahu siapa yang telah melakukan check out file, arahkan mouse ke ikon file. Nama orang yang telah melakukan check out muncul di tips alat. Anda bisa menghubungi individu tersebut untuk meminta check-in file jika Anda membutuhkannya dengan cepat.
Periksa file	Anda akan diminta untuk memasukkan komentar tentang perubahan yang Dibuat. Jika pustaka Anda melacak versi, komentar Anda menjadi bagian dari riwayat versi. Jika versi utama dan minor dilacak, Anda akan diminta untuk memilih tipe versi mana yang anda check in. Untuk informasi selengkapnya tentang penerapan versi, lihat Juga.
Biarkan file tetap dicek keluar untuk waktu yang lama	Tidak ada orang lain yang dapat melihat perubahan atau mengedit file saat Anda melakukan check out. Meskipun hal ini berguna selama Anda membuat perubahan, hal ini juga dapat mencegah orang lain menjalankan tugas yang ditetapkan. Merupakan praktik bisnis yang baik dan kesantunan umum untuk memeriksa kembali file secepat mungkin setelah Anda memeriksanya. Dalam beberapa situasi, administrator mungkin harus memaksa check in file.