Importer une planification d’Excel vers Shifts
Applies To
Teams Microsoft TeamsCet article s’applique aux responsables de première ligne.
Vous pouvez utiliser un classeur Excel pour intégrer vos planifications dans Shifts. L’importation de votre planification d’Excel vers Shifts peut vous aider à configurer votre équipe plus rapidement, en particulier si vous gérez une grande équipe.
Contenu de cet article
Étape 1 : Télécharger le modèle Excel
Étape 2 : Remplir votre planification dans Excel
Étape 3 : Charger votre fichier Excel
Présentation
Une importation Excel peut effectuer les actions suivantes, ce que vous feriez autrement manuellement dans Shifts :
-
Attribuez des quarts de travail et des congés à chaque membre de votre équipe.
-
Ajoutez des shifts ouverts.
-
Organisez les équipes par groupe.
-
Ajouter des membres d’équipe aux groupes.
-
Ajoutez des notes pour la journée.
Si vous préférez remplir manuellement une planification, consultez Remplir une planification dans Shifts.
Remarques :
-
Une importation Excel vous permet d’ajouter des informations de planification telles que les quarts de travail, les congés et les horaires ouverts. Il n’est pas possible de modifier ou de supprimer des informations de planification qui existent déjà dans Shifts via une importation Excel.
-
Si vous avez désactivé les shifts ouverts dans les paramètres Shifts, ou si vous n’avez pas les autorisations nécessaires pour ajouter des groupes à Shifts, vous ne pourrez pas ajouter de shifts ouverts ou organiser les shifts par groupes via une importation Excel.
-
Vous ne pouvez pas importer une planification de plus de deux ans avant la date actuelle.
Tout d’abord, vous entrez vos informations de planification dans un classeur Excel, puis vous importez le classeur dans Shifts en le chargeant. Shifts inclut un modèle Excel que vous pouvez télécharger et utiliser pour entrer vos informations de planification.
Vous pouvez soit créer un fichier basé sur le modèle, soit y ajouter vos informations de planification directement. Si vous utilisez le modèle, veillez à supprimer les exemples de données qu’il contient avant de charger le fichier.
Important : Assurez-vous que la langue définie sur votre appareil et le format numérique dans Excel sont définis sur la même région. Cela garantit que vos formats de date dans Teams correspondent à ce que vous avez entré dans Excel. Teams reflète le même format de date et d’heure que les paramètres de langue, de date et d’heure de votre appareil.Par exemple, si votre appareil et Excel sont définis en anglais (États-Unis), le format de date Excel du 11/08/2024 représente précisément le 8 novembre 2024 dans Teams. Si votre appareil est défini sur Anglais (Royaume-Uni) et qu’Excel est défini sur Anglais (États-Unis), le format de date Excel du 11/08/2024 est interprété comme étant le 11 août 2024 dans Teams.
Étape 1 : Télécharger le modèle Excel
-
Dans Shifts desktop ou web, en haut à droite de la planification, accédez à Plus d’options
-
Dans la page Importer la planification, sélectionnez le lien télécharger le modèle pour télécharger le modèle Excel.Par défaut, le fichier est enregistré dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur avec le nom suivant : ImportScheduleTemplate_<ID d’équipe>.xlsx.
Étape 2 : Remplir votre planification dans Excel
-
Lisez les instructions du modèle et consultez la section Modèle Excel de cet article pour plus d’informations sur l’ajout des informations de planification.
-
Renseignez votre planification dans Excel.
Étape 3 : Charger votre fichier Excel
-
Après avoir ajouté vos informations de planification, vous êtes prêt à les importer dans Shifts. Dans la page Importer la planification, sélectionnez Charger.
-
Dans la boîte de dialogue Charger un fichier Excel , choisissez Charger un fichier. Accédez à l’emplacement où vous avez enregistré votre classeur Excel, puis sélectionnez Ouvrir.
-
Après avoir chargé votre fichier, vous pouvez case activée le status de chargement et les détails dans la table Historique des importations. Vous verrez l’un des états suivants dans la colonne État :
-
Importé indique que votre planification a été importée avec succès et qu’elle s’affiche désormais dans votre calendrier Shifts.
-
L’erreur indique que votre planification comporte des erreurs et qu’elle n’a pas été importée ou partiellement importée. Vous verrez un lien Télécharger le rapport dans la colonne État si votre planification a été partiellement importée. Découvrez comment afficher et corriger les erreurs d’importation.
Important : Le tableau présente les status des 10 derniers chargements de votre équipe au cours des 30 derniers jours. Vous pouvez voir les chargements provenant de vous et d’autres responsables de première ligne de votre équipe. Si plusieurs responsables de première ligne de votre équipe importent des planifications dans Shifts, veillez à case activée le status de votre chargement avant qu’il ne soit supprimé de la table.
-
Remarques :
-
Un seul fichier Excel prend en charge un maximum de 30 000 entités de planification, 10 000 de chaque entité (shifts, shifts ouverts et congés). Si vous avez besoin d’importer d’autres éléments, créez un autre fichier.
-
Vous pouvez planifier un congé de plus de 24 heures. Toutefois, les shifts et les shifts ouverts de plus de 24 heures ne sont pas pris en charge.
Afficher et corriger les erreurs d’importation
Si le tableau Historique des importations affiche un status d’erreur lorsque vous importez votre fichier Excel, procédez comme suit pour afficher et corriger les erreurs d’importation.
-
Sélectionnez Télécharger le rapport dans la colonne État pour télécharger le fichier d’erreur Excel.Par défaut, le fichier est enregistré dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur avec le nom suivant : id d’équipe ImportScheduleErrors_<>.xls.
-
Ouvrez le fichier et accédez à la feuille de calcul Erreurs . Chaque ligne indique l’emplacement d’une erreur et ce qui doit être corrigé.
-
Accédez à la feuille de calcul Shifts, Open Shifts ou Time Off et corrigez les erreurs. Les emplacements d’erreur sont mis en surbrillance en rouge.
-
Lorsque vous avez terminé de corriger les erreurs, enregistrez le fichier, puis réimportez-le dans Shifts.
Modèle Excel
Utilisez le modèle Excel pour vous aider à placer votre planification dans Excel. Le modèle contient les feuilles de calcul suivantes :
-
Instructions : conseils sur la façon d’entrer vos informations de planification.
-
Shifts, Time Off et Open Shifts : pour ajouter des shifts, des congés et des shifts ouverts.
-
Notes de jour : pour entrer des notes qui correspondent à un jour particulier.
-
Membres : liste en lecture seule des personnes de votre équipe auxquelles vous pouvez attribuer des équipes.
Vous pouvez également créer votre propre classeur Excel à l’aide de la structure décrite dans les feuilles de calcul Shifts, Time Off, Open Shifts et Day Notes .
Important :
-
Vous ne pouvez pas supprimer ou modifier l’ordre des colonnes dans les feuilles de calcul. Sinon, vous obtiendrez des erreurs lorsque vous chargez le fichier.
-
Les colonnes requises sont marquées en gras dans chaque feuille de calcul et ne peuvent pas être vides.
Feuille de calcul Shifts
Dans la feuille de calcul Shifts , chaque shift apparaît sous la forme d’une ligne de 12 colonnes. Voici des détails sur les colonnes et leur utilisation.
|
Colonne |
Propriété |
Type |
Description |
Input |
Exemple |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Membre |
Facultatif |
Nom du membre de l’équipe affecté au shift. |
Entrez le nom du membre de l’équipe. |
Martin Fitzgerald |
|
|
G |
Email de travail |
Obligatoire |
Email adresse du membre de l’équipe. |
Entrez l’adresse e-mail du membre de l’équipe. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
|
C |
Groupe |
Obligatoire |
Groupe de planification auquel appartient le membre de l’équipe. |
Entrez du texte, des nombres et/ou des caractères spéciaux.Vous pouvez ajouter un groupe nouveau ou existant. |
Maroquinerie |
|
|
D |
Date de début |
Obligatoire |
Date à laquelle le shift commence. |
Format : mm/jj/aaaa jj/mm/aaaa |
13/08/2024 13/08/2024 |
|
|
E |
Heure de début |
Obligatoire |
Heure à laquelle le décalage commence. |
Format: 12h 24h |
8h30 8h30 8:30 |
|
|
F |
Date de fin |
Obligatoire |
Date à laquelle le shift se termine. |
Format : mm/jj/aaaa jj/mm/aaaa |
13/08/2024 13/08/2024 |
|
|
G |
Heure de fin |
Obligatoire |
Heure à laquelle le décalage se termine. |
Format: 12h 24h |
15h45 15h45 15:45 |
|
|
H |
Couleur de thème |
Facultatif |
Couleur pour catégoriser le décalage. |
Entrez l’une des options suivantes : 1. Blanc 2. Bleu 3. Vert 4. Pourpre 5. Rose 6. Jaune 7. Gris 8. Bleu 9. Vert foncé 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow |
2. Bleu |
|
|
I |
Étiquette personnalisée |
Facultatif |
Étiquette pour personnaliser le décalage. |
Entrez du texte, des nombres et/ou des caractères spéciaux. Maximum de 23 caractères. |
Petite maroquinerie |
|
|
J |
Pause non payée (minutes) |
Facultatif |
Durée de la pause de décalage en minutes. |
Entrez un nombre (en minutes) inférieur à la durée du décalage. |
45 |
|
|
K |
Notes |
Facultatif |
Remarques à l’adresse des membres de l’équipe sur cette équipe spécifique. |
Entrez du texte, des nombres et/ou des caractères spéciaux. Maximum de 500 caractères. |
Utilisez notre nouveau système pour demander que des articles soient livrés à notre magasin. |
|
|
L |
Partagée |
Obligatoire |
Option permettant de partager le shift avec l’équipe dès que les informations sont importées. |
Sélectionnez Partagé ou Non partagé.Si vous choisissez de ne pas partager, vous pouvez partager le shift après son importation à l’aide de l’option Partager avec l’équipe dans Shifts. |
Non partagé |
Feuille de calcul des congés
Dans la feuille de calcul Des congés, chaque élément de congé s’affiche sous la forme d’une ligne de 11 colonnes. Voici des détails sur les colonnes et leur utilisation.
|
Colonne |
Propriété |
Type |
Description |
Input |
Exemple |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Membre |
Facultatif |
Nom du membre de l’équipe qui a un congé. |
Entrez le nom du membre de l’équipe. |
Martin Fitzgerald |
|
|
G |
Email de travail |
Obligatoire |
Email adresse du membre de l’équipe. |
Entrez l’adresse e-mail du membre de l’équipe. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
|
C |
Date de début |
Obligatoire |
Date de début du congé. |
Format: mm/jj/aaaa jj/mm/aaaa |
13/08/2024 13/08/2024 |
|
|
D |
Heure de début |
Obligatoire |
Heure à laquelle le congé commence. |
Format: 12h 24h |
12h00 12h00 00:00 |
|
|
E |
Date de fin |
Obligatoire |
Date à laquelle le congé se termine. |
Format: mm/jj/aaaa jj/mm/aaaa |
20/08/2024 20/08/2024 |
|
|
F |
Heure de fin |
Obligatoire |
Heure à laquelle le congé se termine. |
Format: 12h 24h |
12h00 12h00 00:00 |
|
|
G |
Raison du congé |
Obligatoire |
Raison qui justifie un congé. |
Entrez une raison de congé dans la liste des raisons de congé disponibles dans les paramètres Shifts pour votre équipe. |
Vacances |
|
|
H |
Couleur de thème |
Facultatif |
Couleur pour catégoriser les congés. |
Entrez l’une des options suivantes : 1. Blanc 2. Bleu 3. Vert 4. Pourpre 5. Rose 6. Jaune 7. Gris 8. Bleu 9. Vert foncé 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow |
7. Gris |
|
|
I |
Notes |
Facultatif |
Remarques pour le membre de l’équipe concernant son congé. |
Entrez du texte, des nombres et/ou des caractères spéciaux. Maximum de 500 caractères. |
Profitez de vos vacances. |
|
|
J |
Partagée |
Obligatoire |
Option permettant de partager le temps de congé avec le membre de l’équipe dès que les informations sont importées. |
Sélectionnez Partagé ou Non partagé.Si vous choisissez de ne pas partager, vous pouvez partager le shift après son importation à l’aide de l’option Partager avec l’équipe dans Shifts. |
Partagée |
Ouvrir la feuille de calcul Shifts
Dans la feuille de calcul Ouvrir les shifts , chaque shift ouvert apparaît sous la forme d’une ligne de 11 colonnes. Voici des détails sur les colonnes et leur utilisation.
|
Colonne |
Propriété |
Type |
Description |
Input |
Exemple |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Groupe |
Obligatoire |
Groupe de planification à partir duquel le shift ouvert peut être demandé. |
Entrez du texte, des nombres et/ou des caractères spéciaux.Vous pouvez ajouter un groupe nouveau ou existant. |
Maroquinerie |
|
|
G |
Date de début |
Obligatoire |
Date à laquelle le shift ouvert commence. |
Format: mm/jj/aaaa jj/mm/aaaa |
13/08/2024 13/08/2024 |
|
|
C |
Heure de début |
Obligatoire |
Heure à laquelle le shift ouvert commence. |
Format: 12h 24h |
8h30 8h30 8:30 |
|
|
D |
Date de fin |
Obligatoire |
Date à laquelle le shift ouvert se termine. |
Format: mm/jj/aaaa jj/mm/aaaa |
13/08/2024 13/08/2024 |
|
|
E |
Heure de fin |
Obligatoire |
Heure à laquelle le décalage ouvert se termine. |
Format: 12h 24h |
15h45 15h45 15:45 |
|
|
F |
Emplacements ouverts |
Obligatoire |
Nombre de shifts ouverts disponibles pour les membres du groupe à demander. |
Entrez un nombre compris entre 1 et 255. |
2 |
|
|
G |
Couleur de thème |
Facultatif |
Couleur pour catégoriser le décalage ouvert. |
Entrez l’une des options suivantes : 1. Blanc 2. Bleu 3. Vert 4. Pourpre 5. Rose 6. Jaune 7. Gris 8. Bleu 9. Vert foncé 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow |
6. Jaune |
|
|
H |
Étiquette personnalisée |
Facultatif |
Étiquette pour personnaliser le décalage ouvert. |
Entrez du texte, des nombres et/ou des caractères spéciaux. Maximum de 23 caractères. |
Petite maroquinerie |
|
|
I |
Pause non payée (minutes) |
Facultatif |
Durée de la pause de décalage en minutes. |
Entrez un nombre (en minutes) inférieur à la durée du décalage. |
45 |
|
|
J |
Notes |
Facultatif |
Remarques pour les membres de l’équipe sur ce poste ouvert spécifique. |
Entrez du texte, des nombres et/ou des caractères spéciaux. Maximum de 500 caractères. |
Utilisez notre nouveau système pour demander que des articles soient livrés à notre magasin. |
|
|
K |
Partagée |
Obligatoire |
Option permettant de partager le shift avec le membre de l’équipe dès que les informations sont importées. |
Sélectionnez Partagé ou Non partagé.Si vous choisissez de ne pas partager, vous pouvez partager le shift après son importation à l’aide de l’option Partager avec l’équipe dans Shifts. |
Non partagé |
Feuille de calcul Notes de jour
Pour chaque jour, vous pouvez ajouter une note.
|
Colonne |
Propriété |
Type |
Description |
Input |
Exemple |
|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Date |
Obligatoire |
Date à laquelle vous souhaitez que la note apparaisse dans la planification. |
Format: mm/jj/aaaa jj/mm/aaaa |
13/08/2024 13/08/2024 |
|
G |
Remarque |
Obligatoire |
Message à votre équipe. |
Entrez du texte, des nombres et/ou des caractères spéciaux. Maximum de 500 caractères. |
Formation sur site |
Dans Shifts, les notes s’affichent en haut de la planification, sous la date.
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