Créer une planification d’équipe dans Shifts

Contenu de cet article

Étape 1 : Ouvrir l’application Shifts

Étape 2 : Créer une planification pour votre équipe

Étape 3 : Ajouter des groupes de planification

Étape 4 : Ajouter des membres d’équipe pour planifier des groupes

Étape 5 : Choisir les paramètres de planification pour votre équipe

Étape 6 : Activer les balises basées sur les équipes

Étapes suivantes

Étape 1 : Ouvrir l’application Shifts

Sur le côté gauche du bureau ou du web Teams, sélectionnez Shifts. Si vous ne voyez pas Shifts, accédez à Afficher d’autres applications et recherchez Shifts dans la liste des applications. 

Étape 2 : Créer une planification pour votre équipe

1. Dans le coin supérieur gauche de Shifts, sélectionnez Choisir ou créer une planification , puis sélectionnez Nouvelle planification.

2. Dans la boîte de dialogue Créer une planification d’équipe , sélectionnez Créer en regard de l’équipe pour laquelle vous souhaitez créer une planification.

   Remarque : Le bouton Créer est disponible uniquement pour les équipes dont vous êtes propriétaire. Contactez votre administrateur informatique si vous n’êtes pas propriétaire d’une équipe pour laquelle vous souhaitez créer une planification. 

3. Définissez le fuseau horaire de l’emplacement de votre équipe, sélectionnez la ville la plus proche, puis choisissez Confirmer.

Étape 3 : Ajouter des groupes de planification

Pour configurer une nouvelle planification, vous devez d’abord créer des groupes de planification, puis ajouter des membres d’équipe à chaque groupe. Les groupes de planification organisent les personnes dans la planification en fonction des caractéristiques courantes au sein d’une équipe, telles que le rôle ou le service. Par exemple, un magasin de vente au détail peut avoir les groupes suivants : Vendeurs associés, Caissiers, Responsables d’étage.

Par défaut, une nouvelle planification inclut un groupe nommé Groupe sans nom. Renommez ce groupe et ajoutez d’autres groupes, si nécessaire.   

Pour ajouter un groupe : 

1. Dans la planification, sélectionnez Ajouter un groupe.

2. Sélectionnez Plus d’options en regard du nouveau groupe, choisissez Renommer le groupe, puis donnez un nom à votre groupe.

   Conseil : Le nom peut être utilisé dans @mentions dans les conversations et les publications de canal dans Teams. Veillez donc à choisir un nom facile à reconnaître.  

3. Sélectionnez Enregistrer.

Étape 4 : Ajouter des membres d’équipe pour planifier des groupes

Après avoir ajouté vos groupes de planification, ajoutez des personnes à chaque groupe.  

1. En regard du groupe de planification auquel vous souhaitez ajouter des membres d’équipe, sélectionnez Ajouter des personnes.

2. Entrez le nom ou l’adresse e-mail de la personne, sélectionnez son nom dans la liste, puis sélectionnez Ajouter.

3. Continuez à ajouter des personnes, selon vos besoins.

4. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Fermer.

Étape 5 : Choisir les paramètres de planification pour votre équipe

Personnalisez et confirmez les options de planification et les fonctionnalités Shifts que vous souhaitez que votre équipe utilise.  

Dans Shifts, accédez à l’onglet Paramètres . À partir de là, définissez vos paramètres de planification et choisissez les fonctionnalités Shifts que vous souhaitez activer pour votre équipe. Par exemple, vous pouvez effectuer les actions suivantes : 

• Définissez le jour de la semaine où vous souhaitez que votre planification commence.

• Activez les équipes ouvertes selon la planification pour que les workers demandent.

• Choisissez si les employés peuvent échanger des équipes et proposer des quarts de travail à leurs collègues.

• Définissez si les workers peuvent demander un congé et ajouter ou modifier des raisons de congé.

• Activez l’horloge pour permettre aux travailleurs d’entrer et de sortir des quarts de travail et des sauts d’enregistrement.

• Définissez des contrôles de confidentialité pour la visibilité des shifts afin de contrôler la distance entre les collaborateurs et le niveau de détail.

 Pour plus d’informations sur chaque paramètre, consultez Gérer les paramètres de la planification de votre équipe dans Shifts.

Étape 6 : Activer les balises basées sur les équipes (facultatif)

Les étiquettes basées sur les décalages vous permettent d’atteindre les personnes qui sont en déplacement en temps réel. Avec cette fonctionnalité, les membres de l’équipe se voient attribuer automatiquement des étiquettes qui correspondent au nom de leur groupe de planification dans Shifts.  
 
Les balises peuvent être utilisées dans @mentions par toute personne de l’équipe pour démarrer une conversation ou dans un billet de canal. Les notifications sont envoyées uniquement aux personnes qui sont en poste au moment où une balise est utilisée.  

Choisissez d’activer ou non les balises basées sur les équipes pour votre équipe dans les paramètres Teams. Pour en savoir plus, consultez Activer les balises basées sur les équipes. 

Étapes suivantes

Maintenant que vous avez configuré vos groupes de planification et vos paramètres de planification, vous êtes prêt à remplir votre planification. Affectez des shifts aux membres de votre équipe et ajoutez des shifts ouverts en fonction des besoins dans chaque groupe. Pour plus d’informations, consultez Ajouter des shifts à la planification dans Shifts.

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