Applies ToTeams Microsoft Teams

Cet article s’applique aux responsables de première ligne.

Vous pouvez gérer les paramètres Shifts pour vos équipes sur le web et le bureau Shifts. Dans Majs, accédez à Paramètres dans le coin supérieur gauche. 

Si vous ne pouvez pas modifier un paramètre, ce paramètre est contrôlé par votre administrateur informatique. Contactez votre administrateur informatique pour des informations complémentaires. 

Contenu de cet article

Définir le fuseau horaire

Définissez le fuseau horaire pour vous assurer que les shifts de votre équipe sont affichés dans le fuseau horaire approprié en fonction de l’emplacement de votre équipe. Sous Fuseau horaire de l’équipe, sélectionnez le fuseau horaire de l’emplacement de votre équipe, puis sous Ville la plus proche, choisissez la ville la plus proche de l’emplacement de votre équipe.  

Définir le début de la semaine

Selon les détails de votre organization, vous pouvez ajuster le début de la semaine de travail à un autre jour. Sous Début de semaine, choisissez le jour de la semaine que vous souhaitez que vos planifications commencent.

Copie des shifts

Lorsque vous configurez vos planifications, vous pouvez copier et coller des shifts (y compris les équipes ouvertes) d’un jour à l’autre.  

Indiquez s’il faut inclure des activités lorsque vous copiez des shifts. Lorsque la valeur est Activée, les activités que vous avez ajoutées aux shifts d’origine sont automatiquement incluses et copiées dans les nouvelles équipes.

Ouvrir les équipes

Indiquez si vous souhaitez publier des équipes ouvertes selon la planification pour que les workers le demandent.Capture d’écran des options d’ouverture des shifts dans les paramètres Shifts.

Ouvrir des équipes pour les travailleurs à votre emplacement

Lorsque l’option Ouvrir les shifts a la valeur On :

  • Vous pouvez :

    • Ajoutez et partagez des équipes ouvertes avec votre équipe. 

    • Affichez et approuvez ou rejetez les demandes de shift ouvertes de votre équipe. Vous recevez également des notifications lorsque les workers effectuent des demandes. 

  • Vos employés peuvent :

    • Affichez et demandez les équipes ouvertes qui sont partagées avec l’équipe.

    • Suivez leurs propres demandes d’équipe ouvertes, y compris celles en cours et en attente d’approbation du responsable. Les travailleurs sont également avertis lorsque des équipes ouvertes leur sont attribuées. 

Si l’option Ouvrir les shifts est désactivée :

  • Vous ne pouvez pas créer d’équipes ouvertes pour votre équipe. Vous pouvez toujours afficher et gérer toutes les demandes de shift ouvertes effectuées avant la désactivation de ce paramètre.

  • Vos employés ne peuvent pas afficher ou demander des quarts de travail ouverts à prendre. Ils peuvent toujours suivre toutes les demandes de shift ouvertes qu’ils ont effectuées avant que ce paramètre soit désactivé.

Ouvrir des équipes sur plusieurs emplacements

Cette fonctionnalité est actuellement en préversion publique.

Selon la façon dont votre administrateur informatique a configuré Shifts, cette fonctionnalité peut ne pas être disponible pour votre équipe. Pour le savoir, sélectionnez Vérifier l’éligibilité. Un message s’affiche pour vous indiquer s’il est disponible pour votre équipe. Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, consultez Utiliser des shifts ouverts entre des emplacements dans Shifts.

Lorsque l’option Open shifts d’un emplacement à l’autre est également Activée :

  • Vous pouvez :

    • Ajoutez et partagez des équipes ouvertes pour les travailleurs d’autres équipes (emplacements) de votre région qui utilisent également cette fonctionnalité pour demander.

    • Affichez et approuvez ou rejetez les demandes ouvertes de quarts de travail des employés d’autres équipes de votre région qui utilisent également cette fonctionnalité. Vous recevez également des notifications lorsque les workers effectuent des demandes.

  • Les employés d’autres équipes de votre région peuvent :

    • Affichez et demandez les shifts ouverts que vous avez partagés.

    • Suivez leurs propres demandes d’équipe ouvertes, y compris celles en cours et en attente d’approbation du responsable. Les travailleurs sont également avertis lorsque leur demande d’équipe ouverte est approuvée ou refusée.

Si les décalages d’ouverture entre les emplacements sont désactivés :

  • Les équipes ouvertes que vous partagez ne sont pas disponibles pour les travailleurs d’autres équipes de votre région à demander. Vous pouvez toujours afficher et gérer toutes les demandes de shift ouvertes des workers d’autres équipes qui ont été effectuées avant la désactivation de ce paramètre.

  • Les employés des autres équipes de votre région ne peuvent pas afficher ou demander des équipes ouvertes à votre emplacement. Ils peuvent toujours suivre toutes les demandes de shift ouvertes qu’ils ont effectuées à votre emplacement avant que ce paramètre soit désactivé.

Demandes de shift d’échange

Indiquez si les workers peuvent créer des demandes pour échanger des équipes avec leurs collègues. Lorsque les décalages d’échange sont activés

  • Vous pouvez afficher et approuver ou rejeter toutes les demandes d’échange de shift de votre équipe. Vous recevez également des notifications lorsque les workers effectuent des demandes. 

  • Vos employés peuvent :

    • Créez des demandes pour échanger des équipes avec un collègue de l’équipe.

    • Gérez et recevez des notifications pour les demandes de shift d’échange qui leur sont adressées par un collègue.

    • Suivez leurs propres demandes de shift d’échange, y compris celles en cours et en attente d’approbation du responsable.

Si les décalages d’échange sont désactivés :

  • Vous pouvez gérer toutes les demandes de décalage d’échange effectuées avant la désactivation de ce paramètre.

  • Vos employés ne peuvent pas créer de demandes pour échanger des équipes. Ils peuvent toujours suivre les demandes d’échange qu’ils ont faites et gérer celles qui leur sont venues d’autres collègues avant que ce paramètre ne soit désactivé.   

Demandes de shift d’offre

Choisissez si les employés peuvent créer des demandes pour proposer leurs quarts de travail à leurs collègues.

Lorsque les shifts de l’offre sont activés

  • Vous pouvez afficher et approuver ou rejeter les demandes de décalage d’offre de votre équipe. Vous recevez également des notifications lorsque les workers effectuent des demandes. 

  • Vos employés peuvent :

    • Créez des demandes pour proposer leurs quarts de travail à un collègue de l’équipe.

    • Gérez et recevez des notifications pour les demandes d’équipe d’offre qui leur sont adressées par un autre collègue.

    • Suivez leurs propres demandes de shift d’offre, y compris celles en cours et en attente d’approbation du responsable.

Si les décalages de l’offre sont désactivés :  

  • Vous pouvez gérer toutes les demandes de décalage d’offre effectuées avant la désactivation de ce paramètre.

  • Vos employés ne peuvent pas créer de demandes pour proposer des équipes. Ils peuvent toujours suivre toutes les demandes de quart d’offre qu’ils ont faites et gérer celles qui leur sont venues de collègues avant que ce paramètre soit désactivé.

Demandes de congés

Indiquez si les workers peuvent créer des demandes de congé.

Lorsque les demandes de congés sont activées

  • Vous pouvez :

    • Attribuez et partagez des congés à n’importe quel employé de votre équipe.

    • Afficher et approuver ou rejeter les demandes de congé de votre équipe. Vous pouvez également recevoir des notifications lorsque les workers effectuent des demandes.

Vos employés peuvent : 

  • Affichez et recevez des notifications pour les congés qui leur sont attribués.

  • Créer des demandes de congé.

  • Suivez leurs propres demandes de congé, y compris celles en cours et en attente d’approbation du responsable.

Si les demandes de congé sontdésactivées :  

  • Vous pouvez toujours attribuer et partager des congés à n’importe quel employé de votre équipe et gérer les demandes de congé effectuées avant la désactivation de ce paramètre.

  • Vos employés ne peuvent pas créer de demandes de congé. Ils reçoivent toujours des notifications quand un congé leur est attribué. Ils peuvent également toujours suivre les demandes de délai d’attente qu’ils ont effectuées avant que ce paramètre soit désactivé. 

Ajouter ou modifier des raisons de congé

Ajoutez ou modifiez les motifs de congé que vous et votre équipe voyez dans Shifts.

Vous utilisez ces options lorsque vous attribuez des congés aux employés de votre équipe, et les employés choisissent ces options lorsqu’ils demandent un congé.  

Les shifts incluent ces raisons de congé par défaut : Vacances, Jour de maladie, Congé, Congé parental et Non payé. Vous pouvez les renommer, modifier leurs icônes ou les supprimer, et créer vos propres raisons de congé personnalisées.

Capture d’écran des raisons d’un congé dans les paramètres Shifts

Horloge

Avec l’horloge horaire, votre équipe peut enregistrer et sortir des quarts de travail, enregistrer des interruptions pendant les quarts de travail, et quand elle est sur shifts mobile, modifier et confirmer ses enregistrements de feuille de temps. Pour plus d’informations, consultez Horloge entrante et sortante avec shifts

Vous pouvez exporter et afficher le rapport de temps de votre équipe pour une période donnée. 

Lorsque vous configurez l’horloge horaire, vous pouvez inclure la détection d’emplacement (facultatif) pour enregistrer si les workers entrent et sortent de l’emplacement que vous avez défini. 

Pour activer l’horloge :

  1. Sélectionnez Activer l’horloge.  

  2. Si vous souhaitez inclure la détection d’emplacement, sélectionnez Inclure la détection de l’emplacement pour l’application mobile, puis renseignez les coordonnées de l’emplacement à partir duquel vous attendez que les workers entrent et sortent.  

    Pour obtenir les coordonnées, vous aurez besoin d’un système de carte comme Bing Cartes ou Google Maps. 

    • Accédez à Bing Cartes et entrez l’adresse dont vous souhaitez obtenir les coordonnées. Lorsque le résultat s’affiche, accédez au volet d’informations à gauche. Sous Proximité, vous verrez des informations telles que le pays ou la région de l’adresse. Les coordonnées se trouvent juste en dessous. 

    • Accédez à Google Maps et entrez l’adresse dont vous souhaitez obtenir les coordonnées. Lorsque le résultat s’affiche, cliquez avec le bouton droit sur l’épingle rouge sur la carte pour voir les coordonnées.

  3. Après avoir activé l’horloge, vous pouvez sélectionner Exporter pour exporter et afficher le rapport de temps de votre équipe.Options d’horloge après l’horloge de l’heure activée dans les paramètres Shifts

Si vous avez inclus la détection d’emplacement, le rapport d’heure indique si les workers sont « sur place » lorsqu’ils se sont connectés et sortants. Vous ne verrez pas leurs coordonnées. Les travailleurs sont considérés comme « sur place » s’ils entrent ou sortent dans un rayon de 200 mètres de l’emplacement défini.

Définir des contrôles de confidentialité pour la visibilité des équipes

Contrôler jusqu’à quel point les employés antérieurs peuvent voir les changements de l’autre et le niveau de détail qu’ils voient.   Contrôles de confidentialité dans les paramètres Shifts

Utilisez les paramètres suivants pour contrôler le niveau de visibilité :

  • Autoriser les employés à voir tous les quarts de travail dans le passé : Activez pour permettre aux travailleurs de voir tous les quarts de travail de leurs collègues dans le passé. Pour restreindre la visibilité des décalages passés, désactivez ce paramètre, puis sélectionnez une durée (en mois).

  • Permettre aux employés de voir pourquoi d’autres employés ont demandé des congés et les notes qu’ils ont incluses dans leur demande de congé : Désactivez si vous souhaitez que les employés voient le temps de congé de leurs collègues de manière générique, sans accès aux notes ou pour des raisons spécifiques. 

  • Permettre aux employés de voir les notes, les activités et les pauses des équipes incluses dans les quarts de travail des autres employés : Désactivez pour limiter le niveau de détail que les employés peuvent voir dans les quarts de travail des autres employés.

Balises basées sur un décalage dans Teams

Vous gérez les étiquettes basées sur les équipes dans les paramètres Teams, et non dans Shifts. 

Les étiquettes basées sur les shifts vous permettent d’atteindre les travailleurs qui travaillent en temps réel. Avec cette fonctionnalité, les workers se voient attribuer automatiquement des étiquettes qui correspondent à leur planification et à leur nom de groupe dans Shifts. 

Les notifications sont envoyées uniquement aux workers qui sont en équipe au moment où l’étiquette est utilisée dans une publication de conversation ou de canal Teams. 

Les responsables de première ligne peuvent choisir d’utiliser ou non des balises basées sur les équipes.  

  1. Dans Teams, choisissez votre équipe. 

  2. Sélectionnez Plus d’options Bouton Autres options> Gérer l’équipe,  puis choisissez l’onglet Paramètres.

  3. Dans la section Balises, activez ou désactivez le bouton bascule Majs .Activation des étiquettes pour shifts dans Microsoft Teams

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