Create Content Organizer rules to route documents

V tomto článku

• Než vytvoříte pravidla: první kroky

• Principy směrování dokumentů

• Vytvoření pravidel pro směrování dokumentů

Než vytvoříte pravidla: první kroky

Než vytvoříte pravidla pro směrování dokumentů, musíte dodržovat několik důležitých kroků.

1. Aktivace funkce organizátor obsahu

2. Vytvořte knihovny a složky, do kterých chcete dokumenty směrovat. Můžete chtít vytvořit složky pro každý typ dokumentu, který chcete směrovat. Vytvořte například knihovnu pouze pro e-mailové záznamy nebo excelové tabulky. Informace o vytváření knihoven najdete v tématu Vytvoření knihovny dokumentů na SharePointu.

3. Typy obsahu musí být přidružené k dokumentům, které mají být směrovány. V těchto případech může být typ obsahu součástí kritérií, která určují poslední místo uložení dokumentu.

Začátek stránky

Principy směrování dokumentů

Dokumenty můžete směrovat do knihovny nebo složky na webu centra záznamů nebo na jiném typu SharePointového webu. Odkládací knihovna, která se automaticky vytvoří při aktivaci funkce organizátor obsahu, slouží jako výchozí umístění. Proces směrování dokumentů se skládá z několika prvků:

• Cílové knihovny a složky    Osoby zodpovědné za obsahu nebo Správci záznamů ručně vytvářejí knihovny a složky, kde by měly být směrovány dokumenty, a označí tyto knihovny jako cílové knihovny.

• Typy obsahu webu    Každý dokument musí mít typ obsahu a uživatelé mohou do cílových knihoven přidávat vhodné typy obsahu webu ručně.

• Odkládací knihovna    Dokumenty, které neodpovídají pravidlu nebo chybějící požadovaná metadata, se odešlou do odkládací knihovny, aby uživatelé mohli zadávat požadovaná metadata. Nebo můžete nakonfigurovat organizátor obsahu tak, aby všechny nahrané dokumenty byly dočasně směrovány do odkládací knihovny.

  Poznámka: Odkládací knihovna se označuje jako "catch-All" pro položky, které neodpovídají žádnému pravidlu. Je navržen jako dočasné umístění, nikoli jako trvalý web pro spolupráci.

• Seznam pravidel dokumentů    Toto je kolekce všech pravidel směrování. Správci obsahu osoby zodpovědné za nebo zaznamenává tento seznam k vytvoření, správě a zobrazení pravidel směrování.

Následující diagram znázorňuje, jak se dokumenty a e-mailové zprávy sledují na základě specifických kritérií pro schůzku a jak se do odkládací knihovny vrátí dokumenty, které chybějí informace.

Začátek stránky

Vytvoření pravidel pro směrování dokumentů

Pro každý typ záznamu, který přidáte do seznamu směrování záznamů, určíte název a popis záznamu. Můžete také určit umístění na webu, kde je záznam uložený. Chcete-li zajistit, aby všechny relevantní záznamy byly směrovány do příslušného umístění, můžete pro typ záznamu zadat alternativní názvy.

1. Přejděte na web, pro který chcete vytvořit pravidla organizátora obsahu.

2. Na panelu Snadné spuštění zobrazte možnosti obsah webu a vyberte Další.

3. V řádku nabídky aplikace vyberte Nastavení.

4. Na stránce Nastavení webu klikněte v části Správa webu na Pravidla organizátora obsahu.

5. Na stránce Pravidla organizátora obsahu vyberte kliknutím na tlačítko Přidatnovou položku.

6. V části název pravidla zadejte název, který popisuje podmínky a akce pravidla.

7. Pokud chcete pravidlo použít pro příchozí obsah, klikněte v části stav pravidla a Priorita na aktivní. Potom vyberte prioritu, která určuje, jakým způsobem bude směrován obsah, aby odpovídal více pravidlům organizátora obsahu.
   Pokud nechcete, aby se toto pravidlo vztahovalo na příchozí obsah, vyberte neaktivní.

8. V části typ obsahu odeslání přidružte pravidlo k typu obsahu. Díky tomu se položky organizátorovi obsahu označují vybraným typem obsahu a jsou označeny vlastnosti používané v podmínkách pravidla.

   • Vyberte příslušnou skupinu obsahu. Vybraná skupina určuje typy obsahu, které můžete v dalším kroku vybírat.

   • Vyberte příslušný typ obsahu.

   • Pokud má vybraný typ obsahu jiný název na jiném SharePointovém webu, zaškrtněte v části alternativní názvypolíčko. Potom v poli zadejte název, který se používá na jiném webu, a vyberte Přidat. Názvy pro alternativní typy obsahu se zobrazí v seznamu pod.

9. V části podmínky vyberte podmínky, které musí vlastnosti odeslání splňovat. Můžete například chtít, aby se pravidlo vztahovalo na všechny dokumenty, které mají v názvu slovo "rozpočet". Pokud chcete přidat další podmínky, vyberte odkaz Přidat další podmínku .

   Poznámka: Vlastnosti dostupné v rozevíracím seznamu vlastností se liší podle typu obsahu, který jste vybrali v kroku 6.

10. V části cílové umístění zadejte nebo vyhledejte umístění, do kterého chcete umístit obsah odpovídající danému pravidlu. Pokud chcete ve složkách seskupovat podobné dokumenty, zaškrtněte políčko automaticky vytvořit složku . Pokud máte například vlastnost, která obsahuje seznam všech dokumentů ve vaší organizaci, můžete vynutit, aby organizátor obsahu vytvořil pro každý projekt samostatnou složku.

    Poznámka: Pravidla organizátora obsahu jsou určena k směrování dokumentů do různých umístění. V průběhu spolupráce nepoužíváme pravidla k opětovnému publikování souborů ve stejném umístění.

Začátek stránky