Импортиране на график от Excel в Shifts

В тази статия

Общ преглед

Стъпка 1: Изтегляне на шаблона на Excel

Стъпка 2: Попълнете графика си в Excel

Стъпка 3: Качване на вашия файл на Excel

Преглед и коригиране на грешки при импортиране

Шаблон на Excel

Общ преглед

Импортирането в Excel може да извърши следните действия, които в противен случай бихте извършили ръчно в "Смени":

Задавайте смени и изключвания за всеки член на екипа.
Добавяне на отворени смени.
Организиране на смени по групи.
Добавяне на членове на екипа към групи.
Добавете бележки за деня.

Ако предпочитате ръчно да попълните график, вижте Създаване на график на екипа в "Смени " и Добавяне на смени към графика в "Смени".

Забележки:

Импортирането на Excel ви позволява да добавяте информация за графика, като например смени, време на изчакване и отворени смени. Редактирането или изтриването на информация за разписанието, която вече съществува в "Смени", не е възможно чрез импортиране на Excel.
Ако сте забранили отворените смени в настройките на "Смени" или ако нямате разрешения да добавяте групи към "Смени", няма да можете да добавяте отворени смени или да организирате смени по групи чрез импортиране в Excel.
Не можете да импортирате график, който е повече от две години преди текущата дата.

Първо, въвеждате информацията за графика си в работна книга на Excel и след това импортирате работната книга в "Смени", като я качите. "Смени" включва шаблон на Excel, който можете да изтеглите и използвате, за да въведете информацията за графика си.

Можете или да създадете нов файл, базиран на шаблона, или да добавите информацията за графика си директно в него. Ако използвате шаблона, трябва да изтриете примерните данни в него, преди да качите файла.

Важно: Уверете се, че езикът, зададен на вашето устройство , и форматът на числата в Excel са зададени на една и съща област. Това гарантира, че форматите за дата в Teams съответстват на това, което сте въвели в Excel. Teams отразява същия формат на датата и часа като настройките за език, дата и час на вашето устройство.Ако например вашето устройство и Excel са настроени на английски (САЩ), форматът на датата на Excel 11.08.2024 точно представя 8 ноември 2024 г. в Teams. Ако устройството ви е настроено на английски (Обединеното кралство) и Excel е настроено на английски (САЩ), форматът за дата на Excel 11.08.2024 се тълкува като 11 август 2024 г. в Teams.

Стъпка 1: Изтегляне на шаблона на Excel

В настолната или уеб версията на Shifts, в горния десен ъгъл на графика отидете на Още опции > График за импортиране.
На страницата График на импортирането изберете връзката за изтегляне на шаблона , за да изтеглите шаблона на Excel.По подразбиране файлът се записва в папката Изтегляния на вашия компютър със следното име: ImportScheduleTemplate_<ИД на екипа>.xlsx.

Стъпка 2: Попълнете графика си в Excel

Прочетете инструкциите в шаблона и вижте раздела за шаблон на Excel на тази статия за подробности как да добавите информация за графика си.
Попълнете графика си в Excel.

Стъпка 3: Качване на вашия файл на Excel

След като добавите информацията за графика си, сте готови да я импортирате в "Смени". На страницата Import schedule (График за импортиране) изберете Upload (Качване).
В диалоговия прозорец Качване на файл на Excel изберете Качване на файл. Отидете до мястото, където сте записали работната книга на Excel, и след това изберете Отвори.
След като качите файла, можете да проверите състоянието на качване и подробностите в таблицата Хронология на импортирането . Ще видите едно от следните състояния в колоната Състояние :
- Импортирана показва, че графикът ви е импортиран успешно и сега се показва в календара "Смени".
- Грешка , която показва, че вашият график съдържа грешки, не е импортиран или частично импортиран. Ще видите връзка Изтегляне на отчет в колоната Състояние , ако графикът ви е частично импортиран. Научете как да преглеждате и коригирате грешки при импортиране.
Важно: Таблицата показва състоянието на последните 10 качвания от вашия екип през последните 30 дни. Можете да видите качванията от вас и други ръководители на фронтовата линия във вашия екип. Ако няколко мениджъра на frontline във вашия екип импортират графици в "Смени", проверете състоянието на качването, преди то да бъде премахнато от таблицата.

Забележки:

Един файл на Excel поддържа най-много 30 000 обекта за планиране, 10 000 от всеки обект (смени, отворени смени и време на изчакване). Ако трябва да импортирате още елементи, създайте друг файл.
Можете да планирате отпуска, която е по-дълга от 24 часа. Въпреки това смени и отворени смени, по-дълги от 24 часа, не се поддържат.

Преглед и коригиране на грешки при импортиране

Ако таблицата Хронология на импортирането показва състоянието на грешката , когато импортирате вашия файл на Excel, следвайте тези стъпки, за да прегледате и коригирате грешките при импортиране.

Изберете Изтегляне на отчет в колоната Състояние , за да изтеглите файла с грешка на Excel.По подразбиране файлът се записва в папката Изтегляния на вашия компютър със следното име: ImportScheduleErrors_<ИД на екипа>.xls.
Отворете файла и отидете в работния лист Грешки . Всеки ред показва местоположението на грешката и какво трябва да бъде коригирано.
Отидете в работния лист "Смени", "Отвори смени" или "Изключване на времето за изчакване" и коригирайте грешките. Местоположенията на грешките са осветени в червено. В този пример смяната е по-дълга от 24 часа. За да коригирате грешката, променете началната или крайната дата на shift.
Когато приключите с отстраняването на грешките, запишете файла и след това го импортирайте отново в "Смени".

Шаблон на Excel

Използвайте шаблона на Excel, който да ви помогне да поставите графика си в Excel. Шаблонът съдържа следните работни листове:

Инструкции: Указания как да въведете информацията за графика.
Shifts, Time Off и Open Shifts: За добавяне на смени, изключване на времето и отворени смени.
Бележки за деня: За въвеждане на бележки, които съответстват на определен ден.
Членове: Списък само за четене на хората във вашия екип, за които можете да назначавате смени.

Можете също да създадете своя собствена работна книга на Excel, като използвате структурата, описана в работните листове "Смени", "Изключено време", "Отворени смени" и "Бележки за деня" .

Важно:

Не можете да премахвате или променяте реда на колоните в работните листове. В противен случай ще получите грешки, когато качите файла.
Задължителните колони са маркирани с получер шрифт във всеки работен лист и не могат да бъдат празни.

Работен лист "Смени"

В работния лист Смени всяка смяна се показва като ред с 12 колони. Ето подробности за колоните и как да ги използвате.

Колона	Свойство	Тип	Описание	Въвеждане	Пример
A	Член	По желание	Име на член на екипа, назначен за смяна.	Въведете името на члена на екипа.	Мартин Фицджералд
B	Служебен имейл	Задължителен	Имейл адрес на член на екипа.	Въведете имейл адреса на члена на екипа.	mfitzgerald@contoso.com
C	Групиране	Задължителен	Планиране на група, към която принадлежи членът на екипа.	Въведете текст, цифри и/или специални знаци.Можете да добавите нова или съществуваща група.	Кожени изделия
D	Начална дата	Задължителен	Дата, на която започва смяната.	Формат: мм/дд/гггг дд/мм/гггг	13.08.2024 г. 13/08/2024
E	Начален час	Задължителен	Часът, в който започва смяната.	Формат: 12:00 ч. 24 ч. 24 ч.	8:30 ч. сутринта 8:30 преди обяд 8:30
F	Крайна дата	Задължителен	Дата, на която свършва смяната.	Формат: мм/дд/гггг дд/мм/гггг	13.08.2024 г. 13/08/2024
G	Краен час	Задължителен	Час, в който смяната приключва.	Формат: 12:00 ч. 24 ч. 24 ч.	15:45 15:45 след обяд 15:45
H	Цвят на тема	По желание	Оцветете, за да категоризирате изместването.	Въведете една от следните опции: 1. Бял 2. Син 3. Зелен 4. Лилав 5. Розов 6. Жълт 7. Сив 8. Син 9. Тъмнозелено 10. Тъмно пурпурно 11. Тъмнокачено 12. Тъмножълто	2. Синьо
I	Етикет по избор	По желание	Етикет, за да персонализирате смяната.	Въведете текст, цифри и/или специални знаци. Най-много 23 знака.	Малки кожени изделия
J	Неплатена почивка (минути)	По желание	Времетраене на прекъсването на смяната в минути.	Въведете число (в минути), което е по-малко от времетраенето на смяната.	45
"k"	Бележки	По желание	Бележки за членовете на екипа относно тази конкретна смяна.	Въведете текст, цифри и/или специални знаци. Максимум 500 знака.	Използвайте нашата нова система, за да поискате елементите да бъдат доставени в нашия магазин.
L	Споделена	Задължителен	Опция за споделяне на смяната с екипа веднага след импортирането на информацията.	Изберете Споделени или Несметни.Ако изберете да не споделяте, можете да споделите смяната, след като е импортирана чрез опцията Споделяне с екипа на Смени.	Не е споделен

Time Off worksheet

В работния лист Време на изключване всеки отделен елемент се показва като ред с 11 колони. Ето подробности за колоните и как да ги използвате.

Колона	Свойство	Тип	Описание	Въвеждане	Пример
A	Член	По желание	Име на члена на екипа, който има изтекло време.	Въведете името на члена на екипа.	Мартин Фицджералд
B	Служебен имейл	Задължителен	Имейл адрес на член на екипа.	Въведете имейл адреса на члена на екипа.	mfitzgerald@contoso.com
C	Начална дата	Задължителен	Дата, на която започва разстоянието.	Формат: mm/dd/yyyy дд/мм/гггг	13.08.2024 г. 13/08/2024
D	Начален час	Задължителен	Часът, в който започва отпуската.	Формат: 12:00 ч. 24 ч. 24 ч.	00:00 ч. 12:00 ч. 00:00
E	Крайна дата	Задължителен	Дата, на която свършва почивният час.	Формат: mm/dd/yyyy дд/мм/гггг	20.08.2024 г. 20/08/2024
F	Краен час	Задължителен	Час, в който свършва отпуската.	Формат: 12:00 ч. 24 ч. 24 ч.	00:00 ч. 12:00 ч. 00:00
G	Причина за изключване на времето	Задължителен	Причина, която оправдава отпуската.	Въведете причина за изключване от списъка с причини, свързани с прекъсването, които са налични в настройките на "Смени" за вашия екип.	Ваканционен
H	Цвят на тема	По желание	Оцветете, за да категоризирате времето, което е изключено.	Въведете една от следните опции: 1. Бял 2. Син 3. Зелен 4. Лилав 5. Розов 6. Жълт 7. Сив 8. Син 9. Тъмнозелено 10. Тъмно пурпурно 11. Тъмнокачено 12. Тъмножълто	7. Сив
I	Бележки	По желание	Бележки за члена на екипа за времето, в което е извън работа.	Въведете текст, цифри и/или специални знаци. Максимум 500 знака.	Насладете се на почивката си.
J	Споделена	Задължителен	Опция за споделяне на времето на изчакване с члена на екипа веднага след импортирането на информацията.	Изберете Споделени или Несметни.Ако изберете да не споделяте, можете да споделите смяната, след като е импортирана чрез опцията Споделяне с екипа на Смени.	Споделена

Отваряне на работен лист "Смени"

В работния лист Отвори смени всяка отворена смяна се показва като ред с 11 колони. Ето подробности за колоните и как да ги използвате.

Колона	Свойство	Тип	Описание	Въвеждане	Пример
A	Групиране	Задължителен	Планиране на група, от която може да бъде поискана отворената смяна.	Въведете текст, цифри и/или специални знаци.Можете да добавите нова или съществуваща група.	Кожени изделия
B	Начална дата	Задължителен	Дата, на която започва отворената смяна.	Формат: mm/dd/yyyy дд/мм/гггг	13.08.2024 г. 13/08/2024
C	Начален час	Задължителен	Час, в който започва отворената смяна.	Формат: 12:00 ч. 24 ч. 24 ч.	8:30 ч. сутринта 8:30 преди обяд 8:30
D	Крайна дата	Задължителен	Дата, на която свършва отворената смяна.	Формат: mm/dd/yyyy дд/мм/гггг	13.08.2024 г. 13/08/2024
E	Краен час	Задължителен	Час, в който свършва отворената смяна.	Формат: 12:00 ч. 24 ч. 24 ч.	15:45 15:45 след обяд 15:45
F	Отворени слотове	Задължителен	Брой на отворените смени, които могат да се поискат от членовете на групата.	Въведете число от 1 до 255.	2
G	Цвят на тема	По желание	Оцветете, за да категоризирате отворената смяна.	Въведете една от следните опции: 1. Бял 2. Син 3. Зелен 4. Лилав 5. Розов 6. Жълт 7. Сив 8. Син 9. Тъмнозелено 10. Тъмно пурпурно 11. Тъмнокачено 12. Тъмножълто	6. Жълто
H	Етикет по избор	По желание	Етикет, за да персонализирате отворената смяна.	Въведете текст, цифри и/или специални знаци. Най-много 23 знака.	Малки кожени изделия
I	Неплатена почивка (минути)	По желание	Времетраене на прекъсването на смяната в минути.	Въведете число (в минути), което е по-малко от времетраенето на смяната.	45
J	Бележки	По желание	Бележки за членовете на екипа относно тази конкретна отворена смяна.	Въведете текст, цифри и/или специални знаци. Максимум 500 знака.	Използвайте нашата нова система, за да поискате елементите да бъдат доставени в нашия магазин.
"k"	Споделена	Задължителен	Опция за споделяне на смяната с члена на екипа веднага след импортирането на информацията.	Изберете Споделени или Несметни.Ако изберете да не споделяте, можете да споделите смяната, след като е импортирана чрез опцията Споделяне с екипа на Смени.	Не е споделен

Работен лист "Бележки за деня"

За всеки ден можете да добавите бележка.

Колона	Свойство	Тип	Описание	Въвеждане	Пример
A	Дата	Задължителен	Дата, на която искате бележката да се показва в графика.	Формат: mm/dd/yyyy дд/мм/гггг	13.08.2024 г. 13/08/2024
B	Забележка	Задължителен	Съобщение до вашия екип.	Въведете текст, цифри и/или специални знаци. Максимум 500 знака.	Обучение на място

В "Смени" бележките ще се появят близо до горния край на графика под датата.

Местоположение на бележките за деня в график на смени

За ИТ администратори

Смени за вашата frontline организация

Импортиране на график от Excel в Shifts

В тази статия

Общ преглед

Стъпка 1: Изтегляне на шаблона на Excel

Стъпка 2: Попълнете графика си в Excel

Стъпка 3: Качване на вашия файл на Excel

Преглед и коригиране на грешки при импортиране

Шаблон на Excel

Работен лист "Смени"

Time Off worksheet

Отваряне на работен лист "Смени"

Работен лист "Бележки за деня"

За ИТ администратори

Нуждаете ли се от още помощ?

Искате ли още опции?

Беше ли полезна тази информация?

Благодарим ви за обратната връзка!