Използване на шаблона за сайт за управление на проекти на SharePoint

Първо следвайте инструкциите как да добавите шаблона към нов или съществуващ сайт.

Разгледайте предварително попълнено съдържание, уеб части и страници на сайта и решете какви персонализации ще са необходими, за да се приведе в съответствие с марката, гласа и цялостната бизнес цел на вашата организация. 

Съдържание на шаблон за предварително попълнен сайт, списък и публикуване на новини:

• Начална страница – осигурява място за кацане за екипите за лесно споделяне на съдържание, сътрудничество и получаване на актуализации за проекта

• Календар – показва календара на Outlook на екипа

• Project tracke r list – Проследявайте целия напредък на работата, свързан с предстоящия проект. Персонализирайте този шаблон за списък чрез редактиране на текстовите полета на списъка.

• Списък за проследяване на проблеми – проследявайте всички проблеми, които може да пречат на проекта.  Персонализирайте този шаблон за списък чрез редактиране на текстовите полета на списъка.

• Библиотека с документи – лесен и защитен достъп до проектни файлове

• Кошче – предоставя достъп до наскоро отхвърлено съдържание, свързано с проект 

• Шаблон за отчет за състоянието – Използвайте този готов шаблон, за да публикувате лесно отчетите за състоянието на проекта във вашия екип. Персонализирайте този шаблон за публикация с дискусионни групи чрез редактиране на списък с уеб части за текст и изображение.

След като сте добавили шаблона за сайт за управление на проекти, е време да го персонализирате и да го направите свой собствен. 

Проверка на състоянието на проекта и списъците за проследяване на проблеми – използвайте уеб частта Централен банер, за да поддържате членовете на екипа актуализирани за състоянието на проекта. Обратно броене до стартирането на проекта – използвайте уеб частта на таймера за обратно броене, за да уведомите членовете на екипа колко време остава за подготовка за стартиране на проекта. Осветете често използваните ресурси – използвайте уеб частта за библиотека с документи, за да осигурите бърз достъп до ресурсите и файловете на екипа.  Преглед на скорошната дейност в екипния сайт – използвайте уеб частта "Дейност в сайта", за да прегледате наскоро преглеждано съдържание от други членове на екипа. Показване на списък с графици на проекти и крайни срокове – използвайте уеб частта "Събития", за да създадете списък с важните крайни срокове на екипа. Споделяне на новини и обявления за екипа – използвайте уеб частта "Новини", за да публикувате обявления на екипа и възможности за събития. Предоставяне на списък с често използвани инструменти – използвайте уеб частта "Бързи връзки", за да улесните сътрудничеството, като съставите списък с често използвани инструменти за проекта.  Предоставяне на достъп до ключови контакти – използвайте уеб частта "Хора", за да изброите основните точки на контакт за управление на проекти.

Персонализирайте облика на вашия сайт, навигацията в сайта, уеб частите и съдържанието така, че да отговарят на нуждите на зрителите и организацията ви. Когато правите персонализации, уверете се, че сайтът е в режим на редактиране, като изберете Редактиране в горния десен ъгъл на сайта. Докато работите, запишете като чернова или публикувайте отново промените, за да направите редакциите видими за зрителите.

1. Използвайте уеб частта Централен банер, за да осветите състоянието на проекта

1. Започнете, като изберете уеб частта Централен банер и изберете Редактиране на свойства ().

2. След това изберете опциите за слой и плочка , които най-добре отговарят на нуждите на организацията.

Вижте различни оформления и научете повече за редактирането науеб частта Централен банер.

2. Използвайте уеб частта на таймера за обратно броене, за да уведомите членовете на екипа колко време остава

1. Започнете, като изберете уеб частта таймер за отброяване и изберете Редактиране на свойства ().

2. Добавете датата и часа на събитието. 

3. Изберете Формат за показване на таймера.

4. Добавете повикване за действие , като промените припокриващия текст и добавите връзка към повече информация.

5. Персонализирайте фоновото изображение на уеб частта, като изберете Промяна, изберете източник на изображение и изберете Вмъкни.  

Научете повече за използването на уеб частта на таймера за обратно броене.

3. Използвайте уеб частта за библиотека с документи, за да предоставите бърз достъп до ресурси

1. За да промените изгледа или източника на папки за уеб частта за библиотека с документи, изберете Редактиране на свойствата ().

2. За да редактирате папките, етикетите и съдържанието на библиотеката с документи, отидете до библиотеката в Съдържание на сайта. Направете своите редакции и вашето съдържание ще се актуализира в уеб частта.

Научете повече за използването на уеб частта за библиотека с документи.

4. Използвайте уеб частта "Дейност в сайта", за да сте в крак с дейността на екипа

1. Започнете, като изберете уеб частта Дейност в сайта и изберете Редактиране на свойства ().

2. Въведете число в кутията с инструменти под Показвай толкова елементи наведнъж.

Научете повече за използването на уеб частта "Дейност в сайта".

5. Използвайте уеб частта "Събития", за да следите датите и сроковете

1. Започнете, като изберете уеб частта "Събития" и изберете "Редактиране на свойствата " ().

2. Изберете Източник.

3. След това изберете диапазона от дати , който трябва да се показва на сайта. 

4. След това изберете Оформление.

5. Изберете максималния брой елементи , които трябва да бъдат включени в тази уеб част. 

Научете повече зауеб частта "Събития".

6. Използвайте уеб частта "Новини", за да акцентирате върху обявленията на екипа на проекта и възможностите за събитие.

1. Започнете, като изберете уеб частта Новини и изберете Редактиране на свойствата ().

2. След това изберете източника на дискусионни групи, съдържащ информацията, която искате да покажете.

3. Изберете опциите Оформление, Преглед и Филтриране , които най-добре показват членовете на екипа на организацията.

4. В раздела Организиране определете реда, в който трябва да се показват новините.

Научете повече за използването на уеб частта "Новини".

7. Използвайте уеб частта "Бързи връзки", за да съставите списък с често използвани инструменти за проекта.

1. Придвижете се до уеб частта Бързи връзки и изберете връзката и след това Редактиране на свойствата ().

2. Редактирайте връзката, заглавието, иконата и описанието, ако е необходимо..

3. За да добавите връзка, изберете + Добавяне на връзки.

Вижте различни типове оформления и опции за редактиране за уеб частта "Бързи връзки".

8. Използвайте уеб частта "Хора", за да изброите основните точки на контакт за проекти

1. Започнете, като изтриете изображението на уеб частта "Хора".

2. Намерете кутията с инструменти () отдясно. Изберете Преглед на всички уеб части, след което изберете или плъзнете и пуснете Хора от списъка с уеб части.

3. Изберете Редактиране на свойства () в уеб частта Хора.

4. Въведете името на човек или група, след което изберете Запиши.

Научете повече за уеб частта "Хора".

Персонализиране на следните страници в рамките на сайта: 

• Project tracke r list – Проследявайте целия напредък на работата, свързан с предстоящия проект. Персонализирайте този шаблон за списък чрез редактиране на текстовите полета на списъка.

• Списък за проследяване на проблеми – проследявайте всички проблеми, които може да пречат на проекта.  Персонализирайте този шаблон за списък чрез редактиране на текстовите полета на списъка.

• Шаблон за отчет за състоянието – Получете достъп до този шаблон в "Настройки" и след това в "Съдържание на сайта". Използвайте този готов шаблон, за да публикувате лесно отчетите за състоянието на проекта във вашия екип. Персонализирайте този шаблон за публикация с дискусионни групи чрез редактиране на списък с уеб части за текст и изображение .

Персонализиране на облика и навигацията в сайта

Преди да споделите вашия сайт с други хора, поставете довършителните работи на вашия сайт, като се уверите, че потребителите могат да намират сайта, да се придвижват лесно през връзките и страниците и да имат бърз достъп до съдържанието на сайта.

• Редактирайте библиотеките с документи, като актуализирате имената на папките и качвате ресурси.

• Редактиране и персонализиране на навигацията в сайта.

• Можете да промените облика на вашия сайт, като персонализирате темата, емблемата, оформленията на горните колонтитули и облика на вашия сайт.

• Добавяне или премахване на страници към този сайт или навигацията в сайта , за да се побере съществуващото съдържание.

• Изберете да свържете този сайт със сайт концентратор във вашата организация или да добавите този сайт към съществуваща навигация в сайта концентратор , ако е необходимо.

Споделете своя сайт с други хора, след като сте персонализирали своя сайт, прегледали сте го и публикували окончателната чернова. 

1. Изберете Настройки и след това Разрешения за сайта.

2. След това изберете Поканване на хора и след това изберете Добавяне на членове към групата и след това Добавяне, за да дадете пълен достъп до съдържанието на екипния сайт, споделени ресурси, като напр. календара на екипа на Outlook, и правата за редактиране на сайта.

3. След това изберете Поканете хора и след това Споделете само сайта и след това Запиши , за да споделите сайта, но не и споделени ресурси или права за редактиране на сайт.

Научете повече за управлението на настройките на екипния сайт, информацията за сайта и разрешенията.

След като създадете и стартирате своя сайт, следващата важна фаза е поддържането на съдържанието на сайта. Уверете се, че имате план да поддържате съдържанието и уеб частите актуализирани. 

Най-добри практики за поддръжка на сайта:

• Планиране на поддръжка на сайта – Установете график за преглед на съдържанието на сайта толкова често, колкото е необходимо, за да сте сигурни, че съдържанието все още е точно и подходящо.

• Редовно публикувайте новини – разпространявайте най-новите съобщения, информация и състояние в цялата организация.  Научете как да добавите публикация "Новини" в екипен сайт или сайт за комуникации и да покажете на другите хора, които ще публикуват съобщения, как могат да използват новините на SharePoint.

• Проверете връзките и уеб частите – поддържайте връзките и уеб частите актуализирани, за да сте сигурни, че използвате пълната стойност на вашия сайт.

• Използване на анализи за подобряване на ангажираността – преглед на използването на сайтове с помощта на вградения отчет с данни за използванетоза получаване на информация за популярно съдържание, посещения на сайтове и др.

• Периодично преглеждайте настройките на сайта – след като сте създали сайт в SharePoint, можете да правите промени в настройките, информацията за сайта и разрешенията за сайта.