Windows 版 Outlook 中的封存功能

有數種在 Outlook 中封存郵件的方法。您可以根據您在 Outlook 中設定的電子郵件帳戶類型決定使用方法。

所有帳戶都有權存取 [封存] 資料夾。針對 Microsoft 365、Outlook.com 和 Exchange 帳戶，[封存] 資料夾是 Outlook 的其中一個預設資料夾，如同 [收件匣]、[寄件備份] 和 [刪除的郵件] 資料夾。此資料夾無法刪除。如果您搭配使用 Outlook 和 Exchange 或 Exchange Online 帳戶，保留原則等資料夾原則會套用到 [封存] 資料夾。

針對 POP 和 IMAP 帳戶，您可以建立 [封存] 資料夾，或將現有的資料夾，指定做為 [封存] 資料夾。您無法變更 Microsoft 365 或 Exchange 帳戶的 [封存] 資料夾位置。

使用 [封存] 按鈕將郵件移動到 [封存] 資料夾不會降低信箱的大小。如果您必須縮減信箱大小，可以在企業用 Microsoft 365中使用在線封存。

透過使用 [封存] 按鈕封存郵件

您可以使用功能區上 [刪除] 群組中的 [封存] 按鈕，將一個或多個郵件移動到 [封存] 資料夾，而不用將它們刪除。使用封存有數個優點。

從搜尋方塊或瀏覽至 [封存] 資料夾仍可輕鬆找到封存的項目。根據預設，當您在搜尋方塊中輸入字詞時，Outlook 會搜尋您信箱中的所有資料夾。
您的手機或其他裝置仍可透過 [封存] 資料夾取得專案。

針對您使用的 Outlook 版本，選取下方的索引標籤選項。我使用的是哪個版本的 Outlook?

全新的 Outlook 傳統版 Outlook

附註: 如果此 全新的 Outlook索引 標籤下的步驟無法運作，表示您可能尚未使用新的 Windows 版 Outlook。選取 [傳統 Outlook]，然後改為遵循這些步驟。

在新 Outlook 中封存專案

選取您要封存的電子郵件。
選工具列中的 [ 封存 ]。
您會收到確認動作的快顯通知，並提供您 [ 復原] 選項。

在 Outlook 中，您可以選擇：

在傳統 Outlook 中封存專案

在您的 [收件匣] 或其他資料夾中，選取一個或多個要封存的郵件。
在 [刪除] 群組中，選取 [封存]。您也可以使用 Backspace 鍵立即封存一或多個選取的郵件。

提示: 針對 Microsoft 365、Exchange、Exchange Online 和 Outlook.com 帳戶，即使您從未使用封存功能，[封存] 資料夾也會存在。您會在您的 Outlook 資料夾清單中找到它。如果您使用 Outlook 2016 或 Microsoft 365 Outlook 但未看到該資料夾，請移至 [檔案] > [Office 帳戶] > [更新選項] > [立即更新]。
您的郵件將會移至 [封存] 資料夾。如果您誤封存郵件，請移至 [封存] 資料夾，然後將郵件移回 [收件匣]。

附註: [ 封存 ] 按鈕僅顯示在 Outlook 2016、Outlook 2019 和 Outlook for Microsoft 365 中。舊版 Outlook 功能區上沒有 [封存] 按鈕。

透過使用鍵盤封存郵件

您可以按一下 Backspace 鍵來封存一或多個選取的郵件。如果您按一下 Delete 鍵，郵件會移至 [刪除的郵件] 資料夾。您無法變更 Backspace 鍵的行為。

附註: 如果您的郵件是在自己獨立的視窗中開啟，而不是在 [讀取窗格] 中，您將無法使用 Backspace 鍵封存郵件。您必須關閉郵件並在 [讀取窗格] 中檢視，才能使用 Backspace 鍵封存郵件。郵件在新視窗中開啟時，封存郵件的唯一方法就是使用功能區上的 [封存] 按鈕。

如何停用在 Microsoft 365 Outlook 中使用退格鍵來封存?

若要避免 Backspace 鍵將項目移至 [封存] 資料夾，您可以新增下列登錄項目，以停用此功能。

重要: 請仔細按照本節中的步驟進行。如果未能正確修改登錄，可能會發生嚴重的問題。在您開始修改之前，請先備份還原用的登錄，以便在發生問題時派上用場。

群組原則登錄路徑：HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options 名稱：DisableOneClickArchive 類型：DWORD 值：1 Office 自訂工具 (OCT) 登錄路徑：HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options 名稱：DisableOneClickArchive 類型：DWORD 值：1

附註: 此修正程式不適用於 Outlook 永久版。

如何找到 [封存] 資料夾？

您的 [封存] 資料夾會在資料夾清單中。若要顯示資料夾清單，請選取 [檢視] > [資料夾窗格] > [標準]。

如何搜尋 [封存] 資料夾？

根據預設，當您使用資料夾清單頂端的 [搜尋 ] 功能搜尋 Outlook 專案時，Outlook 會搜尋整個信箱。

如果您要將搜尋範圍設定成只包含 [封存] 資料夾，請先選取資料夾清單中的 [封存] 資料夾。現在您的搜尋方塊就只會搜尋 [封存] 資料夾。

這和線上封存有什麼不同？

線上封存是專為信箱極為龐大的 Microsoft 365 企業客戶所提供的功能。這些客戶可以使用線上封存來避免刪除舊郵件。使用者的線上封存有點像是 Outlook 中的第二個帳戶，有其自己的資料夾結構。因此，從 [收件匣] 中執行搜尋時，它並不會包含在內。

如果啟用線上封存，系統管理員和使用者可以設定信箱，讓它自動使用封存原則將舊郵件移至線上封存。

什麼時候該使用封存，而什麼時候該使用線上封存？

我們建議您使用封存功能，讓已經回覆或處理的郵件不再顯示於 [收件匣] 中。將 [封存] 當做一個檔案資料夾。您可以將項目儲存在 [封存] 資料夾中，而且輕鬆就能存取。您也可以依照個人偏好的處理方式，將郵件刪除或移至特定的資料夾。

對於 Office 365 企業版組織中擁有大型信箱的使用者，我們建議系統管理員設定封存原則，將項目於一年後移至線上封存，如果使用者很快就會到達信箱配額，也可設定更短的時間。這樣可確保使用者不必為了容納新郵件而刪除舊郵件。 [收件匣] 資料夾和本機 [封存] 資料夾中早於特定時間的郵件都可以移至線上封存。

封存的常見問題集

如果使用的是 Microsoft 365、Exchange、Exchange Online 或 Outlook.com 帳戶，您便無法變更要移動封存項目的目的地位置。 [封存] 資料夾是 Outlook 的預設系統資料夾，您無法將它重新命名、移動或刪除。如果使用的是 POP 或 IMAP 帳戶，例如 Gmail、 Yahoo 或 iCloud，可以透過選取 [檔案] > [信箱設定] > [工具] > [設定封存資料夾]，變更 [封存] 資料夾的位置。

封存是 Outlook Mobile、Outlook Web App 和 Outlook.com 中大家所熟知的功能，就連像是 Gmail 的其他電子郵件提供者，也有這項功能。由於這個名稱眾所皆知，且線上封存是一項現有的功能，因此我們決定讓它們維持相同。

自動封存是較舊的 Outlook 功能，可自動將舊的郵件移動到 .pst 檔案。這表示郵件會從伺服器移除，且較難透過搜尋來尋找。如果包含 AutoArchive.pst 的硬碟變得無法使用，這些郵件就會遺失。線上封存是自動封存的企業級替代方案。

如果您沒有線上封存，且若 IT 部門並未停用自動封存，您便可以繼續使用這項功能。如需 Outlook 2016 中自動封存的詳細資訊，請參閱在 Windows 版 Outlook 中手動封存較舊的項目。

在 Windows 版 Outlook、Outlook Mobile、Outlook 網頁版以及 Outlook.com 中已經廣泛提供封存功能。您無法使用群組原則停用封存功能。

在 Windows 版 Outlook 中手動封存較舊的項目

建立子資料夾

Windows 版 Outlook 中的封存功能