Використання шаблону сайту керування проектами SharePoint

Спочатку дотримуйтеся вказівок із додавання шаблону до нового або наявного сайту.

Ознайомтеся з попередньо заповненим вмістом сайту, веб-частинами та сторінками та вирішіть, які настройки сайту знадобляться для узгодження з брендом, голосом і загальною бізнес-метою вашої організації. 

Вміст шаблону попередньо заповненого сайту, списку та допису новин:

• Домашня сторінка . Дає змогу командам легко ділитися вмістом, співпрацювати та отримувати оновлення для проекту.

• Календар – відображає календар Outlook команди

• Список відстеження проекту r – відстежуйте всі перебіги виконання роботи, пов'язані з майбутнім проектом. Настроювання цього шаблону списку за допомогою редагування текстових полів списку.

• Список відстеження питань – відстеження будь-яких проблем, які можуть стати на заваді проекту.  Настроювання цього шаблону списку за допомогою редагування текстових полів списку.

• Бібліотека документів – легкий і безпечний доступ до файлів проекту

• Кошик. Надає доступ до нещодавно вилученого вмісту, пов'язаного з проектом 

• Шаблон звіту про стан - Використовуйте цей готовий шаблон, щоб легко публікувати звіти про стан проекту в команді. Настроювання цього шаблону допису новин за допомогою редагування веб-частин списку "Текст" і "Зображення".

Доданий шаблон сайту керування проектами настав час налаштувати його та створити власний. 

Перевірка стану проекту та списків відстеження питань . Використовуйте веб-частину Hero, щоб тримати учасників команди в курсі стану проекту. Зворотний відлік часу до запуску проекту . Використовуйте веб-частину таймера зворотного відліку, щоб повідомити учасникам групи, скільки часу залишилося для підготовки до запуску проекту. Виділення ресурсів, які часто використовуються. Використовуйте веб-частину "Бібліотека документів", щоб швидко отримувати доступ до ресурсів і файлів групи.  Перегляд останніх дій на сайті групи . Використовуйте веб-частину дії сайту для перегляду нещодавно переглянутого вмісту іншими учасниками групи. Відображення списку розкладів і крайніх термінів проекту . Використовуйте веб-частину "Події", щоб створити список важливих крайніх термінів роботи групи. Надання спільного доступу до новин і оголошень групи . Використовуйте веб-частину "Новини", щоб публікувати оголошення групи та можливості подій. Надайте список засобів, які часто використовуються . Використовуйте веб-частину "Швидкі посилання", щоб спростити співпрацю, склавши список засобів, які часто використовуються для проекту.  Надання доступу до ключових контактів . Використовуйте веб-частину "Люди", щоб перелічити основні точки контакту для керування проектами.

Налаштуйте зовнішній вигляд сайту, навігацію сайту, веб-частини та вміст відповідно до потреб глядачів і організації. Під час настроювання переконайтеся, що сайт перебуває в режимі редагування, вибравши елемент Редагувати у верхньому правому куті сайту. Коли ви працюєте, збережіть як чернетку або повторно опублікуйте зміни, щоб зробити зміни видимими для глядачів.

1. Використання веб-частини Hero для виділення стану проекту

1. Спочатку виберіть веб-частину Hero та натисніть кнопку Редагувати властивості ().

2. Потім виберіть параметри Шар і Плитка , які найкраще відповідають потребам організації.

Перегляньте різні макети та дізнайтеся більше про редагуваннявеб-частини Hero.

2. Використовуйте веб-частину таймера зворотного відліку, щоб повідомити учасникам команди, скільки часу залишилося

1. Спочатку виберіть веб-частину таймера зворотного відліку та натисніть кнопку Редагувати властивості ().

2. Додайте дату й час події. 

3. Виберіть формат для відображення таймера.

4. Додайте виклик до дії , змінивши текст накладання та додайте посилання на додаткові відомості.

5. Настройте фонове зображення веб-частини, натиснувши кнопку Змінити, вибравши джерело зображення та натиснувши кнопку Вставити.  

Дізнайтеся більше про використання веб-частини таймера зворотного відліку.

3. Використання веб-частини "Бібліотека документів" для швидкого доступу до ресурсів

1. Щоб змінити джерело подання або папки для веб-частини "Бібліотека документів", виберіть редагувати властивості ().

2. Щоб змінити папки, підписи та вміст бібліотеки документів, перейдіть до бібліотеки в розділі Вміст сайту. Внесіть зміни, і вміст оновиться у веб-частині.

Дізнайтеся більше про використання веб-частини "Бібліотека документів".

4. Використовуйте веб-частину "Дії на сайті", щоб залишатися в курсі дій групи

1. Спочатку виберіть веб-частину Дії на сайті та натисніть кнопку Редагувати властивості ().

2. Введіть число в на панелі інструментів у розділі Відображати таку кількість елементів одночасно.

Дізнайтеся більше про використання веб-частини "Дії на сайті".

5. Використання веб-частини "Події" для відстеження дат і крайніх термінів

1. Спочатку виберіть веб-частину "Події" та натисніть кнопку Редагувати властивості ().

2. Виберіть джерело.

3. Потім виберіть діапазон дат , який має відображатися на сайті. 

4. Потім виберіть макет.

5. Виберіть максимальну кількість елементів , які мають відображатися в цій веб-частині. 

Докладніше провеб-частину "Події".

6. Використовуйте веб-частину "Новини", щоб привернути увагу до оголошень групи проекту та можливостей подій.

1. Спочатку виберіть веб-частину Новини та натисніть кнопку Редагувати властивості ().

2. Потім виберіть джерело новин із відомостями, які потрібно відобразити.

3. Виберіть параметри Макет, Перегляд і Фільтр , які найкраще відображаються учасниками команди організації.

4. У розділі Упорядкування визначте порядок відображення новин.

Дізнайтеся більше про використання веб-частини "Новини".

7. Скористайтеся веб-частиною Швидкі посилання, щоб скласти список засобів, які часто використовуються для проекту.

1. Перейдіть до веб-частини Швидкі посилання та виберіть посилання, а потім – Редагувати властивості ().

2. За потреби відредагуйте посилання, назву, піктограму та опис.

3. Щоб додати посилання, виберіть + Додати посилання.

Перегляд різних типів макетів і параметрів редагування для веб-частини "Швидкі посилання".

8. Використовуйте веб-частину "Люди", щоб перелічити основні точки контакту для проектів

1. Спочатку потрібно видалити зображення веб-частини "Люди".

2. Знайдіть панель інструментів () праворуч. Виберіть переглянути всі веб-частини, а потім виберіть елемент Контакти зі списку веб-частин або перетягніть його.

3. Виберіть редагувати властивості () у веб-частині "Контакти".

4. Введіть ім'я особи або групи, а потім натисніть кнопку Зберегти.

Докладніше про веб-частину "Люди".

Настроювання таких сторінок на сайті: 

• Список відстеження проекту r – відстежуйте всі перебіги виконання роботи, пов'язані з майбутнім проектом. Настроювання цього шаблону списку за допомогою редагування текстових полів списку.

• Список відстеження питань – відстеження будь-яких проблем, які можуть стати на заваді проекту.  Настроювання цього шаблону списку за допомогою редагування текстових полів списку.

• Шаблон звіту про стан - Доступ до цього шаблону можна отримати в розділі "Настройки", а потім у розділі "Вміст сайту". Використовуйте цей готовий шаблон, щоб легко публікувати звіти про стан проекту в команді. Настроювання цього шаблону допису новин за допомогою редагування веб-частин списку "Текст " і "Зображення ".

Настроювання вигляду та навігації на сайті

Перш ніж надавати спільний доступ до сайту іншим користувачам, отримуйте останні штрихи на сайті, переконавшись, що користувачі зможуть легко знаходити сайт, легко переходити між посиланнями та сторінками та швидко отримувати доступ до вмісту на сайті.

• Змінюйте бібліотеки документів, оновлюючи імена папок і передаючи ресурси.

• Редагування та настроювання навігації на сайті.

• Змінюйте вигляд сайту, настроюючи тему, емблему, макети заголовків і вигляд сайту.

• Додавання або видалення сторінок до цього сайту або навігації сайту для розміщення наявного вмісту.

• Виберіть , щоб пов'язати цей сайт із сайтом-концентратором у вашій організації, або додайте цей сайт до наявної навігації сайту-концентратора , якщо потрібно.

Надайте спільний доступ до сайту іншим користувачам після того, як ви налаштували свій сайт, розглянули його та опублікували остаточну чернетку. 

1. Виберіть настройки , а потім – Дозволи сайту.

2. Потім виберіть Запросити користувачів, а потім – Додати учасників до групи , а потім Додати, щоб надати повний доступ до вмісту сайту групи, спільних ресурсів, наприклад календаря Outlook групи та прав на редагування сайту.

3. Потім виберіть запросити користувачів , а потім надати спільний доступ лише до сайту, а потім – Зберегти , щоб надати спільний доступ до сайту, але не до спільних ресурсів або прав на редагування сайту.

Дізнайтеся більше про керування параметрами сайту групи, відомостями про сайт і дозволами.

Після створення та запуску сайту наступний важливий етап – обслуговування вмісту сайту. Переконайтеся, що у вас є план актуальності вмісту та веб-частин. 

Практичні поради з обслуговування сайтів:

• План обслуговування сайту – установлення розкладу для перегляду вмісту сайту якомога частіше, щоб забезпечити точність і актуальність вмісту.

• Регулярно публікуйте новини . Поширюйте останні оголошення, інформацію та стан у всій організації.  Дізнайтеся, як додавати дописи новин на сайті групи або на сайті для спілкування, а також показувати іншим користувачам, які публікуватимуть оголошення про те, як вони можуть використовувати новини SharePoint.

• Перевірка посилань і веб-частин . Оновлюйте посилання та веб-частини, щоб переконатися, що ви використовуєте повну вартість свого сайту.

• Використовуйте аналітику для покращення залучення . Переглядайте використання сайту за допомогою вбудованого звіту про використання, щоб отримувати інформацію про популярний вміст, відвідання сайтів тощо.

• Періодично переглядайте параметри сайту . Створивши сайт у службі SharePoint, можна вносити зміни до настройок, відомостей про сайт і дозволів для сайту.