Створення сайту для спілкування SharePoint

Загальні відомості про вміст сайту

Кожен сайт спілкування містить кілька списків і бібліотек за замовчуванням.

• Бібліотека документів – розташування для передавання файлів. Ваш сайт постачається з однією бібліотекою за замовчуванням, але їх можна додати за потреби.

• Список подій – список, у якому зберігаються записи календаря.

• Бібліотека сторінок сайту – бібліотека, у якій зберігаються всі ваші сторінки сайту.

• Шаблони форм і Бібліотека стилів – ці бібліотеки – це застарілі бібліотеки, що переносяться з попередніх версій SharePoint

Поради з настроювання вмісту сайту:

• Додайте назву сторінки, перш ніж додавати зображення до сторінки. Якщо заголовок сторінки не додається, ім'я вкладеної папки сайту (знайдено в активах сайту) для сторінки може бути рядком випадкових символів, завдяки чому набагато важче знайти зображення, пов'язані з вашою сторінкою.

• Не передавайте документи за допомогою веб-частини "Швидкі посилання". Завжди завантажуйте їх до бібліотеки документів, а потім зв'яжіть їх із посиланнями. Якщо ви завантажуєте документ під час додавання посилання в розділі "Швидкі посилання", документ зберігатиметься в бібліотеці активів сайту, що стане набагато важче, щоб дізнатися, чи потрібно оновити його згодом.

• Додайте пробіли (без тире або підкреслення) між словами в іменах файлів, щоб покращити легкість читання. Імена файлів і назви документів мають бути зрозумілі користувачам, оскільки ця інформація стане важливою, коли користувачі можуть шукати вміст сайту.

• Уникайте використання дат і номерів версій у іменах файлів. Служба SharePoint автоматично відстежує версії для вас. Якщо додати дату до імені файлу та додати новішу копію файлу, посилання на старий файл не оновлюватимуться автоматично. Якщо передати нову версію файлу з таким самим іменем, що й наявний файл, ваші посилання оновлюються автоматично.

• Використання розпізнаваних міток для всіх гіперпосилань. Не вигадувати умови, коли ви посилаєтеся на вміст сайту. Щоб отримати додаткові вказівки щодо посилань на посилання, ознайомтеся з вказівками для міток у плануванні в області планування для сучасної роботи з SharePoint. Вказівки з іменування етикеток у цій статті стосуються не лише верхніх етикеток переходу, але й для будь-якого посилання на сторінці.

Вибір цільових аудиторій для вмісту

Відмінний спосіб переконатися в тому, що вміст сайту релевантніший для відвідувачів – це настроїти спосіб перегляду сторінок і новин, використовуючи націлювання аудиторії. Націлювання на аудиторію дає змогу користувачам, які входять до складу певної аудиторії, націлених на вміст. Націлювання на аудиторію також дає змогу Новинам визначати пріоритет для учасників аудиторії на початковій сторінці SharePoint, новинах на мобільній програмі та у веб-частині "Новини".

Націлювання на аудиторію спочатку настроєно в бібліотеці сторінок сайту, а потім у веб-частинах "Новини" або "виділений вміст". Якщо для сторінки вказано аудиторію, ці веб-частини відображатимуться лише для користувачів, які входять до складу аудиторії. Не учасник може знайти вміст за допомогою функції пошуку, оскільки націлювання на сторінку не збігається з безпекою сторінки. Тим не менш, користувач не буде представлений на сторінці або у статті новин.

Націлювання на аудиторію також можна додати до вкладки для сайту. Це дає змогу вибрати, хто бачить вміст, який відображається в області "переходи сайту", використовуючи однакові аудиторії для сторінок.

Створення автоматичних затверджень сторінок

Потрібно, щоб хтось або група схвалював сторінки, перш ніж вони будуть опубліковані? Основні та проміжні версії ввімкнуто за замовчуванням у бібліотеці сторінок сайту. За допомогою цієї функції можна легко настроїти затвердження сторінки в надбудові автоматичного розкривного списку бібліотеки сторінок сайту. Це може бути доцільно, якщо планується, що ви маєте кілька авторів, і ви хочете переглянути остаточні сторінки, перш ніж вони публікуватимуться. Зверніть увагу, що навіть якщо не ввімкнуто затвердження сторінки, тільки учасники та власники можуть переглядати сторінки, які не публікуються (хоча відвідувачі можуть переглядати останню опубліковану версію сторінки).

Настроювання дозволів для списків і бібліотек

Ви хочете мати деякі списки або бібліотеки, у яких можуть вноситися відвідувачі сайту? Ви можете налаштувати дозволи для одного або кількох списків або бібліотек на сайті, щоб призначити дозволи на надання дозволу групі відвідувачів. Щоб спробувати уникнути порушення дозволів у бібліотеці сторінок сайту, виконайте наведені нижче поради. Порушення дозволів у бібліотеці сторінок сайту може призвести до складного та заплутаної роботи користувачів і має бути дуже ретельно, щоб переконатися, що ви не видаляєте дозволів зі сторінки, яку потрібно використовувати для всіх користувачів. Ви також можете використовувати веб-частину Microsoft Forms , щоб додати форму на сторінку, де відвідувачі можуть створювати або веб-частини Power Apps , щоб додати настроєну програму.

Практичні поради з перенесення:

• Використовуйте перехід до нового сайту спілкування, щоб знову подумати про історію вашого сайту, а також забезпечити вміст, який відповідає потребам. Плануйте свій новий сайт, використовуючи рекомендації, описані раніше. Це не значить, що ви маєте забути про те, що ви вже – особливо якщо вміст використовується і зберігається в актуальному стані. Але це стосується всього поточного вмісту?

• Спілкуйтеся з відвідувачами сайту. Дізнайтеся, що вони дійсно потрібні.Чи відповідає вміст вашого колишнього сайту для вашого нового сайту? Перегляньте дані про використання для наявного сайту. Використовуйте цю інформацію, щоб визначити, який вміст слід перенести на новий сайт.

• Створювати та перевіряти інвентар вмісту для поточного сайту. Для кожного елемента в інвентарі визначте, чи потрібно:

  • Видалений – якщо так, зробіть це зараз!

  • Архів – оскільки це бізнес-запис

  • Перенесення – оскільки вона поточна, і вона все ще потрібна

  • Оновлення, а потім перенесення

  • Розміщення на іншому сайті та пов'язаній на власному сайті

• Вміст має отримувати своє місце на новому сайті. 

  • Чи це вміст додає значення для бізнесу або відвідувачу?

  • Чи можу я зберегти її в актуальному стані?

  • Чи відповідає мій бізнес-групі для цього вмісту? Якщо ні, то настав час попрощатися з вмістом. Якщо це не ваша, отримайте власника, щоб додати його до свого сайту, і створіть посилання на вміст сайту.

• Знайдіть "домашній" для нового вмісту. Переконайтеся, що кожен елемент має будинок, і, якщо ні, подумайте про те, чи пропустили ви категорію в плануванні.