Redigera dokument från Viva Engage
Applies To
Du och andra medlemmar i din Viva Engage community kan redigera filer som publicerats i communityn. En versionshistorik sparas för varje fil.
Meddelanden:
-
Viva Engage lanserar ändringar av fillagring för Viva Engage filer i Microsoft 365-anslutna communities. Tidigare lagrades alla Viva Engage filer i Viva Engage molnlagring. När ändringarna har gjorts i organisationen lagras alla Viva Engage filer för anslutna communities i SharePoint och nås inifrån Viva Engage. När Viva Engage är Microsoft 365-ansluten stöds varje community av en grupp i Microsoft 365.
-
Information om huruvida du har den här nya funktionen och vilka ändringar du kan förvänta dig finns i Var lagras mina Viva Engage filer?
-
Som en del av den här ändringen skrivskyddas alla befintliga filer som lagras i Viva Engage för anslutna communities. Det innebär att du i stället för att redigera en fil måste ladda ned och ladda upp filen på nytt och redigera den nyligen uppladdade versionen. Mer information finns i Redigera en tidigare uppladdad fil när din Viva Engage anslutna grupp nu lagrar filer i SharePoint.
Hur du redigerar filer, visar versionshistoriken och öppnar tidigare revisioner beror på var filen lagras och vilken typ av fil:
-
För Word-, PowerPoint- eller Excel-filer som lagras i Viva Engage öppnar du filen i Office Online på sidan Viva Engage för filen.
Att arbeta i Microsoft 365 för webben är ungefär som Microsoft 365 på skrivbordet. Tips och hjälp med att arbeta i Microsoft 365 för webben appar finns i:
Grundläggande uppgifter i Word för webben | Grundläggande uppgifter i Excel Online | Grundläggande uppgifter i PowerPoint för webben. Versionshistoriken visas från sidan Viva Engage för filen.
-
För Word-, PowerPoint- eller Excel-filer som lagras i SharePoint kan du, om du vill spåra revisioner, göra ändringar antingen med Microsoft 365 för webben eller genom att använda Word, PowerPoint eller Excel. Versionshistoriken visas i SharePoint Online-dokumentbiblioteket för gruppen.
-
För andra typer av filer kan du ladda ned filen, göra ändringar och sedan ladda upp en ny version av den ändrade filen. Revisioner spåras i Viva Engage för filer som lagras i Viva Engage molnlagring och i SharePoint för filer som lagras i SharePoint.
Förhandsgranska eller redigera en fil från en konversation
-
Klicka på filen. Sidan Viva Engage för filen öppnas. Om en förhandsgranskning är tillgänglig visas den.
Tips: Om du vill ha fler filalternativ klickar du på ikonen Mer i rutan för bifogade filer i konversationen.
-
Välj Redigera fil i listan Filåtgärder. En ny flik öppnas för filen.
-
Gör önskade ändringar med Hjälp av Office Online. Om du vill sluta redigera i en Office Online stänger du fliken i webbläsaren. Ändringarna sparas automatiskt i den bifogade filen.
-
Om filen lagras i SharePoint finns det ett alternativ för att redigera filen i Word, Excel eller PowerPoint högst upp.
Om det inte finns någon förhandsgranskningslänk eller ingen redigeringsfil :
-
Välj Klicka för att ladda ned eller Ladda ned och spara filen på datorn.
-
Redigera filen.
-
Ladda upp den till Viva Engage genom att hitta den ursprungliga versionen och välja Ladda upp en ny version i listan Filåtgärder.
-
Förhandsgranska eller redigera en fil från en grupp
-
Klicka på Filer i en grupp och klicka sedan på filnamnet. Då visas filen i samband med konversationen den publicerades i.
-
Om du vill förhandsgranska filen väljer du Klicka här för att visa dokumentet. Om filen kan förhandsgranskas visas förhandsgranskningen.
-
Om du vill redigera filen klickar du på Redigera fil i listan Filåtgärder till höger.
-
Gör önskade ändringar med Hjälp av Office Online. Om du vill sluta redigera i en Office Online stänger du fliken i webbläsaren. Ändringarna sparas automatiskt i den bifogade filen.
-
Om filen lagras i SharePoint finns det ett alternativ för att redigera filen i Word, Excel eller PowerPoint högst upp.
Om Redigera fil inte är tillgängligt i listan Filåtgärder :
-
Klicka på Ladda ned i listan Filåtgärder och spara filen på datorn.
-
Redigera filen.
-
Ladda upp den till Viva Engage genom att hitta den ursprungliga versionen och välja Ladda upp en ny version i listan Filåtgärder.
-
Förhandsgranska eller redigera en fil från listan Viva Engage filer
-
Om du vill söka efter en fil när du är osäker på vilken community den finns i väljer du inställningsikonen , väljer Filer och utforskar sedan den mest troliga platsen för filen.
I den här vyn är filåtgärderna tillgängliga i den nedrullningsbara menyn i kolumnen Senast uppdaterad .
-
Om du vill förhandsgranska en fil väljer du Förhandsgranska i den nedrullningsbara menyn.
Om Förhandsgranska inte finns med i listan är den inte tillgänglig för den här typen av fil.
-
Om du vill redigera en fil väljer du Redigera i den nedrullningsbara menyn.
-
Gör önskade ändringar med Hjälp av Office Online. Om du vill sluta redigera i en Office Online stänger du fliken i webbläsaren. Ändringarna sparas automatiskt i den bifogade filen.
-
Om filen lagras i SharePoint finns det ett alternativ för att redigera filen i Word, Excel eller PowerPoint högst upp.
Om Redigera inte är tillgängligt i listan:
-
Välj Ladda ned och spara filen på datorn.
-
Redigera filen.
-
Ladda upp den till Viva Engage genom att hitta den ursprungliga versionen och välja Ladda upp en ny version i listan Filåtgärder.
-
Arbeta med en fil från SharePoint
Om du vill ha fler alternativ för filer som lagras i SharePoint, till exempel checka ut filen, väljer du länken SharePoint-dokumentbibliotek på den anslutna gruppsidan och bläddrar till mappen Program.
Mer information om hur du arbetar med filer från SharePoint finns i Redigera ett dokument i ett dokumentbibliotek, Checka ut, checka in eller ignorera ändringar i filer i ett bibliotek eller Redigera och hantera behörigheter för en Lista eller ett bibliotek i SharePoint.
Vanliga frågor och svar
F: Hur kan jag vara säker på att mina ändringar i en Office Online-fil sparas?
S: Ändringar sparas när du gör dem i Office Online. Om du vill kontrollera att ändringarna finns i filen uppdaterar du webbläsaren och tittar i förhandsgranskningen av filen.
F: Varför är vissa Word-, PowerPoint- eller Excel-filer skrivskyddade?
S: Om länken Redigera saknas för Word-, PowerPoint- eller Excel-filer betyder det att organisationen har tagit emot Viva Engage filer som lagras i SharePoint-funktionen. Du måste ladda ned och ladda upp dokumentet igen. Mer information finns i Redigera en tidigare uppladdad fil när din Viva Engage anslutna grupp nu lagrar filer i SharePoint.
F: Kan jag ersätta den tidigare versionen med min uppdaterade filtyp när jag arbetar med en filtyp som lagras i Viva Engage som jag inte kan redigera i Viva Engage?
S: Ja för andra filtyper än Word, PowerPoint och Excel. Leta reda på den ursprungliga versionen av filen i Viva Engage och välj Ladda upp en ny version i listan Filåtgärder. Ladda upp en ny version är inte tillgänglig för Word-, Excel- eller PowerPoint-dokument: versionsspårning för dessa typer av filer är bara möjlig om ändringarna görs med hjälp av Office Online.
F: Hur kan jag se till att ingen ändrar min fil?
-
S: Om filen är lagrad i Viva Engage ber du en gruppadministratör att klicka på dess namn och väljer sedan Markera officiella ändringar och lås ändringar i listan Filåtgärder till vänster.
Filen visas med en gul star.
-
Om filen lagras i SharePoint kan du checka ut filen och se till att ingen annan kan öppna den, eller så kan du ändra SharePoint-behörigheterna för filen.
-
Om du vill söka efter filen i SharePoint klickar du på länken SharePoint-dokumentbibliotek på den anslutna gruppsidan och bläddrar till mappen Program.
-
Följ instruktionerna i SharePoint i Checka ut, checka in eller ignorera ändringar av filer i ett bibliotek eller Redigera och hantera behörigheter för en Lista eller ett bibliotek i SharePoint.
-