Var lagras mina Viva Engage-filer?
Applies To
Meddelanden:
-
Viva Engage lanserar ändringar av fillagring för Viva Engage-filer i Microsoft 365 anslutna communities. Tidigare lagrades alla Viva Engage-filer i Viva Engages molnlagring. När ändringarna har gjorts i din organisation lagras alla Viva Engage-filer för anslutna communities i SharePoint och nås inifrån Viva Engage. När Viva Engage är Microsoft 365-anslutet stöds varje community av en grupp i Microsoft 365.
-
Som en del av den här ändringen skrivskyddas alla befintliga filer som lagras i Viva Engage för anslutna communities. Det innebär att du i stället för att redigera en fil måste ladda ned och ladda upp filen på nytt och redigera den nyligen uppladdade versionen. Mer information finns i Redigera en tidigare uppladdad fil när din Viva Engage-anslutna grupp lagrar filer i SharePoint.
Om du vill se var dina Viva Engage-filer lagras klickar du på Filer i rubriken för alla Microsoft 365-anslutna Viva Engage-communityn.
Communityn licensierar den person som skapar communityn. Det innebär att medlemmar i communityn inte behöver ha SharePoint-licenser för att visa eller ladda upp till communityn.
-
Om ditt nätverk bara lagrar filer i Viva Engage-molnlagring visas den här rubriken ovanför listan med filer:
-
Om ditt nätverk lagrar filer för anslutna communities i SharePoint visas den här rubriken ovanför listan med filer:
Viva Engage molnlagring jämfört med SharePoint-bibliotek
Skillnaderna i att arbeta med filer i Viva Engage-molnlagring jämfört med en communitys SharePoint-bibliotek sammanfattas i följande tabell:
Filer som lagras i Viva Engages molnlagring |
Filer som lagras i gruppens SharePoint-dokumentbibliotek |
|
Var nya filer lagras |
Nya filer lagras i Viva Engage-molnlagringen i den grupp där filen bifogas eller laddas upp. De visas från gruppens fillista . |
Nya filer för Microsoft 365 anslutna grupper lagras i SharePoint-dokumentbiblioteket för communityn. De visas i viva Engage-gruppens fillista eller från mappen Appar/Viva Engage i communityns SharePoint-dokumentbibliotek. Filer som sparats i Viva Engage innan din organisation får den nya funktionen finns kvar i Viva Engages molnlagring. |
Skapa en ny Office-fil |
Klicka på Nytt i en gruppfillista i Viva Engage och välj Word-dokument, PowerPoint-presentation eller Excel-arbetsbok. |
Du kan inte skapa nya filer från sidan Filer . Filer måste skapas på en annan plats och sedan laddas upp till Viva Engage. |
Organisera filer |
Filer för varje grupp lagras i en lista. Du kan visa alla dokument, bilder eller videoklipp, men det finns inga andra sätt att sortera eller ändra ordning på listan. |
I det högra navigeringsfönstret klickar du på sharepoint-dokumentbibliotekslänken för gruppen, väljer mappen Appar/Viva Engage och kan sortera och filtrera fillistan. Filer kan ordnas om i undermappar eller flyttas, och länkar från Viva Engage fungerar fortfarande. Den här omorganisationen visas bara genom att gå till SharePoint-dokumentbiblioteket. Observera att när du visar listan med filer från Viva Engage anger listan bara att filen lagras i SharePoint och inte anger mappnamnet. |
Förhandsgranska en fil |
Klicka på filen och klicka sedan på Klicka här för att visa den här filen. |
Klicka på filen. |
Redigera en fil från Viva Engage |
För Word-, Excel- och PowerPoint-dokument måste ändringar göras i Office Online. Du kan inte använda Word-, Excel- eller PowerPoint-apparna för att redigera filen och ladda upp en ny version. Redigera fil och andra åtgärder finns under förhandsgranskningen. Om Redigera fil inte visas betyder det att dokumentet har skrivskyddats eftersom nya dokument sparas i SharePoint. För att kunna redigera den måste du ladda ned den och ladda upp den igen. Mer information finns i Redigera en tidigare uppdaterad fil när din Viva Engage-anslutna grupp lagrar filer i SharePoint |
För Word-, Excel- och PowerPoint-dokument kan ändringar göras i Office Online eller i programmet. Revisioner spåras i SharePoint-dokumentbiblioteket. Redigera dokument och andra åtgärder finns ovanför förhandsgranskningen. |
Vem kan komma åt filer |
Åtkomsträttigheter bestäms av den community filen finns i. Alla kan visa och redigera filer i offentliga communities. Endast medlemmar kan visa och redigera filer i privata communities. Mottagare av privata meddelanden med bifogade filer kan visa dessa filer. |
De första behörigheterna bestäms av vilken community filen sparas i, men SharePoint-administratörer kan ändra åtkomstbehörigheter för enskilda filer. |
Så här kommer gäster åt filer |
Alla användare eller gäster i eller utanför organisationen kan bifoga en fil i en community där de är medlemmar och läsa och ändra filer i communityn. |
Gäståtkomst till filer beror på vilken typ av gäst: Gäster på nätverksnivå har inte standardåtkomst för att visa Viva Engage-filer som sparats i SharePoint.
|
Hindra andra från att göra ändringar |
Community-administratörer eller filägare kan markera en version av en fil som den officiella versionen. Det hindrar andra från att redigera den. |
I SharePoint kan alla community-medlemmar checka ut filen, vilket hindrar andra från att redigera den. SharePoint-administratörer kan också ändra behörigheter för en enskild fil. |
Spåra revisioner |
Spåra och visa revisioner på filsidan i Viva Engage. Det går inte att ta bort gamla versioner. |
Visa revisionshistorik och tidigare versioner från SharePoint-dokumentbiblioteket. Mer information om ändringar ingår i ändringshistoriken och äldre versioner kan tas bort. |
Markera som officiell |
Community-administratörer eller filägare kan markera en version av en fil som den officiella versionen. Det förhindrar att andra redigerar den och filen visas med en gul stjärna i fillistan. |
Det finns inget sätt att markera en viss version av en fil som officiell. |
Söka |
Viva Engage-sökningen innehåller de första 5 000 tecknen i den senaste versionen av .docx, .pptx och .pdf formatera filer samt metadata som titel och författare. |
Viva Engage-sökning söker bara efter titeln och författaren. Om du behöver göra en innehållssökning av Viva Engage-filer i SharePoint måste du göra sökningen från SharePoint-dokumentbiblioteket. |
Läs mer
Redigera en tidigare uppdaterad fil när Viva Engage-gruppen lagrar filer i SharePoint