Create Content Organizer rules to route documents

I den här artikeln

• Innan du skapar regler: de första stegen

• Förstå hur dokument cirkuleras

• Skapa regler för att cirkulera dokument

Innan du skapar regler: de första stegen

Innan du skapar regler för cirkulations dokument måste du följa flera viktiga steg.

1. Aktivera funktionen Ordna innehåll.

2. Skapa bibliotek och mappar som du vill att dokument ska dirigeras till. Du kanske vill skapa mappar för varje typ av dokument som du cirkulerar. Du kan till exempel skapa ett bibliotek för e-post eller Excel-kalkylblad. Information om hur du skapar bibliotek finns i skapa ett dokument bibliotek i SharePoint.

3. Innehålls typer måste vara kopplade till dokument som ska routas. I dem kan innehålls typen vara en del av villkoren som bestämmer den slutgiltiga platsen där ett dokument lagras.

Överst på sidan

Förstå hur dokument cirkuleras

Du kan dirigera dokument till ett bibliotek eller en mapp på en webbplats för Arkiv handlings Center eller någon annan typ av SharePoint-webbplats. Samlings biblioteket, som skapas automatiskt när du aktiverar funktionen Ordna innehåll, fungerar som standard plats. Dokument dirigeringen består av flera element:

• Mål bibliotek och mappar    Med innehålls hantering eller Arkiv handlingar kan du manuellt skapa bibliotek och mappar där dokument ska routas och välja dessa bibliotek som mål bibliotek.

• Webbplats innehålls typer    Alla dokument måste ha en innehålls typ och användare kan lägga till lämpliga webbplats innehålls typer manuellt i mål bibliotek.

• Samlings bibliotek    Dokument som inte matchar en regel eller som saknar obligatoriska metadata skickas till samlings biblioteket så att användarna kan ange obligatoriska metadata. Eller så kan du konfigurera ordna innehåll så att alla uppladdade dokument routas tillfälligt till samlings biblioteket.

  : Samlings biblioteket är avsett som "catch-all" för de objekt som inte matchar någon regel. Den är utformad som en tillfällig plats och inte som en permanent samarbets webbplats.

• Listan med dokument regler    Det här är en samling med alla routningsregler. Innehålls hantering eller Arkiv handlingar gå till den här listan för att skapa, hantera och Visa routningsregler.

I följande diagram visas hur dokument och e-postmeddelanden routas baserat på Mötes specifika villkor och hur dokument som saknar information returneras till samlings biblioteket.

Överst på sidan

Skapa regler för att cirkulera dokument

För varje posttyp som du lägger till i listan Arkiv handlings cirkulation anger du en post titel och en beskrivning. Du anger också platsen på webbplatsen där posten lagras. För att se till att alla relevanta poster dirigeras till rätt plats kan du ange alternativa namn för post typen.

1. Navigera till den webbplats där du vill skapa regler för ordna innehåll.

2. Gå till panelen snabb start för att se alternativen för webbplats innehåll och välj mer.

3. Välj Inställningarpå menyn appar.

4. Välj regler för ordna innehållunder avsnittet webbplats administration på sidan webbplats inställningar .

5. På sidan regler för ordna innehåll klickar du på Läggtill om du vill lägga till ett nytt objekt.

6. Ange ett namn som beskriver regelns villkor och åtgärder i avsnittet regel namn .

7. I avsnittet regel status och prioritet för att tillämpa regeln på inkommande innehåll väljer du aktiv. Välj sedan en prioritet för att bestämma hur innehållet ska routas ska det matcha mer än en regel för ordna innehåll.
   Om du inte vill att den här regeln ska gälla för inkommande innehåll väljer du inaktiv.

8. Associera regeln med en innehålls typ i avsnittet för sändningens innehålls typ . Genom att göra det här är inlämning till ordna innehåll märkt med den valda innehålls typen och egenskaperna som används i villkoren i regeln identifieras.

   • Välj lämplig innehålls grupp. Den grupp du väljer avgör vilka innehålls typer som du kan välja från i nästa steg.

   • Välj lämplig innehålls typ.

   • Om den innehålls typ du valt har ett annat namn på en annan SharePoint-webbplats markerar du kryss rutan under alternativa namn. I fältet anger du det namn som används på den andra webbplatsen och väljer Lägg till. Namn för alternativa innehålls typer visas i listan under.

9. I avsnittet villkor väljer du villkoren som en överförings egenskaper måste uppfylla för regeln. Du kanske till exempel vill att regeln ska gälla alla dokument som har ordet "budget" i rubriken. Om du vill lägga till fler villkor väljer du länken Lägg till ett annat villkor .

   : Vilka egenskaper som är tillgängliga från List rutan Egenskaper varierar beroende på vilken innehålls typ du valde i steg 6.

10. Ange eller bläddra till en plats i avsnittet mål plats där du vill placera innehåll som matchar regeln. Om du vill gruppera likartade dokument i mappar markerar du kryss rutan Skapa automatiskt en mapp . Om du till exempel har en egenskap som visar alla dokument för projekt i din organisation kan du tvinga innehålls organiserandet att skapa en separat mapp för varje projekt.

    : Reglerna för ordna innehåll är avsedda att dirigera dokument till olika platser. Vi kan inte använda regler för att skicka om filer till samma plats under samarbete.

Överst på sidan