Konfigurera funktionen Ordna innehåll för att cirkulera dokument

Vad kan jag göra med funktionen Ordna innehåll?

Med Ordna innehåll kan du göra följande automatiskt:

• Dirigera dokument till olika bibliotek eller mappar    Ordna innehåll fungerar som en grindvakt för dokument. Varje gång ett dokument överförs använder Ordna innehåll regler som du skapat för att ange vart dokumentet ska flyttas. Därefter dirigeras dokumentet till rätt bibliotek eller mapp, som kan finnas i en annan webbplatssamling. Regler kan baseras på en kombination av innehållstyper och metadata.

• Ladda upp alla dokument till ett samlingsbibliotek    Du kan konfigurera Ordna innehåll så att alla överförda dokument placeras i ett samlingsbibliotek där metadata kan anges och överföringarna slutföras.

• Hantera mappstorlek    Du kan konfigurera Ordna innehåll så att antalet objekt i mappar övervakas och ange att en mapp inte får innehålla mer än ett bestämt antal objekt. Den här gränsen är 2 500 objekt som standard, och när objekt nummer 2501 skickas till mappen skapas automatiskt en ny mapp som dokumentet placeras i. Du kan ange antalet objekt som ska tillåtas i en enskild mapp.

• Hantera dubblettöverföringar    När ett dokument laddas upp som redan finns i biblioteket kan du låta Ordna innehåll antingen använda SharePoint versioner eller ändra filnamnet genom att lägga till unika tecken. På så sätt kan du vara säker på att både det befintliga dokumentet och dubbletten bevaras.

• Underhålla granskningsloggar    Ordna innehåll kan spara granskningsloggar om ett dokument med dokumentet efter att det har dirigerats.

Aktivera funktionen Ordna innehåll på en webbplats

Du måste ha minst behörigheten Webbplatsägare och publiceringsfunktionerna måste vara aktiverade.

Så här aktiverar du funktionen Ordna innehåll för en webbplats

1. Navigera till den webbplats som du vill konfigurera.

2. Klicka på Inställningar och välj sedan Webbplatsinställningar i den nedrullningsbara menyn.

   I SharePoint klickar du på Inställningar , klickar på Webbplatsinnehåll och sedan på Webbplatsinställningar.

3. Klicka på Hantera webbplatsfunktioner i gruppen Webbplatsåtgärder på sidan Webbplatsinställningar.

4. Klicka på Aktivera bredvid namnet på funktionen Ordna innehåll. När funktionen aktiveras visas ordet Aktiv i kolumnen Status.

   

Konfigurera funktionen Ordna innehåll för att cirkulera dokument

1. Navigera till den webbplats där du vill konfigurera Ordna innehåll att automatiskt cirkulera dokument till angivna platser.

2. Klicka på Inställningar och välj sedan Webbplatsinställningar i den nedrullningsbara menyn.

   I SharePoint klickar du på Inställningar , klickar på Webbplatsinnehåll och sedan på Webbplatsinställningar.

3. Välj Inställningar för Ordna innehåll i gruppen Webbplatsadministration.

   Obs!: Länken Inställningar för Ordna innehåll visas bara om funktionen har aktiverats för webbplatsen.

4. Markera kryssrutan i avsnittet Omdirigera användare till Samlingsbiblioteket om du vill att Ordna innehåll ska användas. När du gör det omdirigeras användarna automatiskt till samlingsbiblioteket när de försöker överföra ett dokument.

5. Markera kryssrutan i avsnittet Skicka till en annan webbplats om du vill tillåta att dokument dirigeras till en annan webbplats baserat på regler.

6. Markera kryssrutan Skapa undermappar när en målplats har för många objekt i avsnittet Mappartionering om du vill att undermappar ska skapas automatiskt när antalet objekt på en plats överskrider ett angivet antal.

   • I rutan Antal objekt i en enda mapp anger du hur många dokument som får lagras i en mapp innan det skapas en ny.

   • I rutan Format för mappnamn anger du namnkonventioner för nya mappar som skapas.

7. I avsnittet Dubbletter av inskickade objekt anger du om du vill att versionsfunktionen ska användas för dubbletter eller om unika tecken alltid ska läggas till i objektets filnamn.

8. Markera kryssrutan i avsnittet Bevara kontext om du vill spara granskningsloggar eller metadata som en granskningspost för det inskickade objektet eller dokumentet.

9. I avsnittet Regelansvariga anger du användarnamn som är regelhanterare i organisationen. Regelhanterare måste ha behörigheten Hantera webbplats för att kunna komma åt inställningssidan för regler för Ordna innehåll. Mer information finns i Skapa regler för Ordna innehåll för att dirigera dokument.

10. Markera lämpliga kryssrutor om du vill att ett e-postmeddelande ska skickas till regeladministratörerna. Med Ordna innehåll kan du ange att ett e-postmeddelande ska skickas till regeladministratörerna när en innehållsöverföring inte matchar en regel eller när innehåll skickas till Ordna innehåll.

    Obs!: Email måste konfigureras av SharePoint- eller nätverksadministratören för att de här kryssrutorna ska vara aktiverade.

11. Ange information om andra webbplatser eller e-postmeddelandeprogram som kan skicka innehåll till den aktuella webbplatsen i avsnittet Överföringspunkter.

    Tips: I det här avsnittet visas webbtjänstens URL för att skicka innehåll till webbplatsen om du vill skapa ett arbetsflöde eller en anpassad lösning och skicka dokument från ett e-postsystem.