Preencher uma agenda em Turnos

Neste artigo

• Organizar turnos por grupo

  Adicionar pessoas à agenda

• Adicionar um turno

• Partilhar uma agenda com a sua equipa

• Abrir uma agenda diferente

• Copiar uma agenda

• Configurar a identificação por turno

Organizar turnos por grupo

Numa nova agenda, comece com um grupo sem nome, dê-lhe um nome e, em seguida, adicione pessoas e turnos ao mesmo. Pode adicionar grupos adicionais conforme necessário e dar-lhes todos os nomes. Os nomes dos grupos ajudam a organizar os membros da sua equipa por função ou departamento na agenda. Por exemplo, um hotel poderá ter os seguintes grupos: "Receção", "Serviço de Quartos" e "Serviço de Estacionamento".

É melhor criar grupos antes de começar a adicionar pessoas à agenda. Pessoas e os seus turnos não podem ser movidos de um grupo para outro.
 

Para adicionar um grupo:

• Clique em Adicionar grupo e escreva um nome para o grupo.

Para atribuir um nome ou mudar o nome de um grupo:

• Clique em Introduzir nome do grupo ou o nome de um grupo existente e escreva um novo nome.

Depois de criar os seus grupos, estará pronto para adicionar pessoas aos mesmos.

Adicionar pessoas à agenda

Organize a sua agenda por grupos para que possa adicionar pessoas ao grupo predefinido.

1. Localize o grupo ao qual pretende adicionar alguém e clique em Adicionar pessoas ao grupo .
   
   
   

2. Escreva o respetivo nome ou e-mail e selecione-os na lista.

3. Selecione Adicionar.

4. Continue a adicionar pessoas, se necessário, e, em seguida, selecione Fechar quando terminar.

Adicionar um turno

Para adicionar uma mudança do zero:

1. Na linha da pessoa a quem está a atribuir o turno, na data pretendida, clique em > Adicionar turno ou faça duplo clique no turno vazio.

2. Preencha as informações do turno. Considere escolher uma cor do tema para organizar os itens.

3. Dê um nome ao turno para que seja fácil distinguir de outros turnos. Por predefinição, o nome do turno é a hora de início e de fim.

4. Adicione notas para o turno, como "tarefas a realizar".

5. Adicione pausas ou almoço na secção Atividades .

6. Selecione Guardar para guardar sem partilhar ou Partilhar se estiver pronto para guardar e partilhar o turno com a equipa.

Para basear uma nova mudança numa existente

Aceda à linha da pessoa à qual está a atribuir o turno. Na data pretendida, clique em e, em seguida, selecione o turno da lista. Se a lista for longa, pode procurar a que pretende.

Para copiar um turno para outro local na agenda

Num turno existente, clique em > Copiar e, em seguida, aceda ao local onde pretende colocar o turno e clique em > Colar.

 Adicionar um turno aberto

Adicione um turno aberto agora e atribua-o a alguém mais tarde como parte do planeamento da sua agenda ou partilhe-o com a equipa para que as pessoas possam solicitá-lo.

1. Na linha Abrir turnos abaixo da data para a qual está a criar o turno, clique em e, em seguida, selecione + Adicionar shift para começar do zero ou selecione uma mudança existente da lista para basear a nova.

2. Preencha as informações do turno, incluindo o número de blocos que pretende disponibilizar. Para localizar o número de blocos, deslize o botão de alternar Abrir shift para Ativado.

3. Dê um nome ao turno para que seja fácil distingui-lo de outros turnos. Por predefinição, o nome do turno é a hora de início e de fim.

4. Adicione atividades como pausas ou almoço.

5. Selecione Guardar para guardar sem partilhar ou Partilhar se estiver pronto para guardar e partilhar o turno aberto com a equipa.

   Notas: Se quiser editar o turno depois de o partilhar com a equipa, seguem-se alguns aspetos a ter em conta:

   • Se alterar o número de blocos disponíveis, terá de selecionar Partilhar. Não pode guardar as suas alterações e partilhá-las mais tarde.

   • Se alterar a hora de início ou de fim do turno, todos os pedidos pendentes para esse turno serão recusados automaticamente quando voltar a partilhá-lo com a equipa.

Partilhar uma agenda com a sua equipa

Quando efetua alterações à agenda, pode escolher quando partilhar essas alterações com a equipa. Podes mover as coisas na agenda até teres tudo certo. Todas as alterações efetuadas serão anotados com um asterisco (*)— também existe um asterisco no botão Partilhar com a equipa , apenas para lembrá-lo de partilhar as atualizações com colegas.

Para partilhar a agenda:

1. Clique em Partilhar com a equipa.
   
   

2. Certifique-se de que o intervalo de tempo selecionado é o que pretende partilhar.

3. Decida se pretende notificar toda a equipa ou apenas as pessoas afetadas pelas alterações.

4. Clique em Partilhar.

Abrir uma agenda diferente

Eis como abrir uma agenda diferente se estiver em mais do que uma equipa:

1. No canto superior esquerdo de Turnos, selecione Menu.

2. Selecione a equipa que pretende começar a trabalhar na outra agenda.

Copiar uma agenda

1. Selecione Copiar Agenda no canto superior direito da aplicação.

2. Selecione as datas de início e de fim para o período de tempo que pretende copiar.

3. Selecione Notas de turno, Folga, Atividades ou Turnos abertos se pretender incluí-los.

4. Selecione Copiar e será apresentada uma agenda duplicada abaixo da agenda copiada. 

Configurar a identificação por turno

A identificação por turno permite-lhe chegar às pessoas em turno em tempo real. O Teams atribui automaticamente aos utilizadores etiquetas que correspondem ao respetivo agendamento e nome do grupo de turnos a partir da aplicação Shifts, o que permite mensagens dinâmicas baseadas em funções. As notificações são enviadas apenas para as pessoas que estão no turno no momento em que uma etiqueta é utilizada para iniciar uma conversa ou numa publicação de canal.

Para criar uma etiqueta por turno: 

1. No Teams, aceda à aplicação Turnos.

2. Crie grupos de turnos e dê-lhes um nome a partir de um atributo, como uma função. Por exemplo, EngineerOnCall. O nome do grupo de turnos será o nome da etiqueta.

3. Preencha uma agenda ao atribuir turnos aos membros das suas equipas. Quando tiver terminado, no canto superior direito da aplicação Turnos, selecione Partilhar com a equipa.

4. Aguarde 15 minutos para que os turnos agendados preencham o serviço de etiquetagem.

5. Utilize a etiqueta onde quer que utilize etiquetas no Teams.

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