Importar uma agenda do Excel para Shifts
Applies To
Teams Microsoft TeamsEste artigo aplica-se aos gestores de primeira linha.
Pode utilizar um livro do Excel para colocar os seus horários em Turnos. Importar a sua agenda do Excel para o Shifts pode ajudá-lo a configurar a sua equipa mais rapidamente, especialmente se gerir uma equipa grande.
Neste artigo
Passo 1: Transferir o modelo do Excel
Passo 2: preencher a sua agenda no Excel
Passo 3: Carregar o ficheiro do Excel
Descrição geral
Uma importação do Excel pode efetuar as seguintes ações, o que faria manualmente em Turnos:
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Atribua turnos e folgas para cada membro da sua equipa.
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Adicione turnos abertos.
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Organizar turnos por grupo.
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Adicionar membros de equipa a grupos.
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Adicione notas para o dia.
Se preferir preencher manualmente uma agenda, consulte Preencher uma agenda em Turnos.
Notas:
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Uma importação do Excel permite-lhe adicionar informações de agendamento, como turnos, folgas e turnos abertos. Editar ou eliminar informações de agendamento que já existem no Shifts não é possível através de uma importação do Excel.
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Se desativou turnos abertos nas definições de Turnos ou se não tiver permissões para adicionar grupos a Turnos, não poderá adicionar turnos abertos ou organizar turnos por grupos através de uma importação do Excel.
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Não pode importar uma agenda com mais de dois anos de antecedência da data atual.
Primeiro, introduza as suas informações de agenda num livro do Excel e, em seguida, importe o livro para Turnos ao carregá-lo. Os turnos incluem um modelo do Excel que pode transferir e utilizar para introduzir as suas informações de agendamento.
Pode criar um novo ficheiro com base no modelo ou pode adicionar as suas informações de agenda diretamente no mesmo. Se utilizar o modelo, certifique-se de que elimina os dados de exemplo no mesmo antes de carregar o ficheiro.
Importante: Certifique-se de que o idioma definido no seu dispositivo e o formato de número no Excel estão definidos para a mesma região. Isto garante que os formatos de data no Teams correspondem ao que introduziu no Excel. O Teams reflete o mesmo formato de data e hora que as definições de idioma, data e hora do seu dispositivo. Por exemplo, se o seu dispositivo e o Excel estiverem definidos como inglês (Estados Unidos), o formato de data do Excel de 11/08/2024 representa com precisão 8 de novembro de 2024 no Teams. Se o seu dispositivo estiver definido como Inglês (Reino Unido) e o Excel estiver definido como Inglês (Estados Unidos), o formato de data do Excel de 11/08/2024 é interpretado como 11 de agosto de 2024 no Teams.
Passo 1: Transferir o modelo do Excel
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No ambiente de trabalho ou na Web do Shifts, no canto superior direito da agenda, aceda a Mais opções > Agenda de importação.
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Na página Importar agenda, selecione a ligação transferir o modelo para transferir o modelo do Excel.
Por predefinição, o ficheiro é guardado na pasta Transferências no seu computador com o seguinte nome: ImportScheduleTemplate_<ID de equipa>.xlsx.
Passo 2: preencher a sua agenda no Excel
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Leia as instruções no modelo e consulte a secção modelo do Excel deste artigo para obter detalhes sobre como adicionar as suas informações de agendamento.
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Preencha a sua agenda no Excel.
Passo 3: Carregar o ficheiro do Excel
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Depois de adicionar as suas informações de agenda, está pronto para importá-la para Turnos. Na página Importar agenda, selecione Carregar.
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Na caixa de diálogo Carregar ficheiro do Excel , selecione Carregar ficheiro. Aceda ao local onde guardou o livro do Excel e, em seguida, selecione Abrir.
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Depois de carregar o ficheiro, pode verificar o estado e os detalhes do carregamento na tabela Histórico de importações . Verá um dos seguintes estados na coluna Estado :
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Importado indica que a sua agenda foi importada com êxito e é agora apresentada no seu calendário turnos.
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O erro indica que a sua agenda tem erros e não foi importada ou foi parcialmente importada. Verá uma ligação Transferir relatório na coluna Estado se a sua agenda tiver sido parcialmente importada. Saiba como ver e corrigir erros de importação.
Importante: A tabela mostra o estado dos últimos 10 carregamentos da sua equipa nos últimos 30 dias. Pode ver os carregamentos de si e de outros gestores de primeira linha na sua equipa. Se vários gestores de primeira linha da sua equipa estiverem a importar agendas para Turnos, certifique-se de que verifica o estado do carregamento antes de ser removido da tabela.
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Notas:
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Um único ficheiro do Excel suporta um máximo de 30 000 entidades de agendamento, 10 000 de cada entidade (turnos, turnos abertos e folga). Se precisar de importar mais itens, crie outro ficheiro.
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Pode agendar folgas superiores a 24 horas. No entanto, os turnos e os turnos abertos com mais de 24 horas não são suportados.
Ver e corrigir erros de importação
Se a tabela Histórico de importações mostrar um Estado de erro ao importar o ficheiro do Excel, siga estes passos para ver e corrigir os erros de importação.
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Selecione Transferir relatório na coluna Estado para transferir o ficheiro de erro do Excel.
Por predefinição, o ficheiro é guardado na pasta Transferências no seu computador com o seguinte nome: ImportScheduleErrors_<ID de equipa>.xls. -
Abra o ficheiro e aceda à folha de cálculo Erros . Cada linha mostra a localização de um erro e o que precisa de ser corrigido.
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Aceda à folha de cálculo Turnos, Turnos Abertos ou Folgas e corrija os erros. As localizações dos erros estão realçadas a vermelho.
Neste exemplo, o turno é superior a 24 horas. Para corrigir o erro, altere a data de início ou de fim do turno. -
Quando terminar de corrigir os erros, guarde o ficheiro e, em seguida, importe-o novamente para Shifts.
Modelo do Excel
Utilize o modelo do Excel para o ajudar a colocar a sua agenda no Excel. O modelo contém as seguintes folhas de cálculo:
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Instruções: documentação de orientação sobre como introduzir as suas informações de agendamento.
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Turnos, Folgas e Turnos Abertos: para adicionar turnos, folgas e turnos abertos.
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Notas do Dia: para introduzir notas que correspondem a um dia específico.
-
Membros: uma lista só de leitura das pessoas na sua equipa para as quais pode atribuir turnos.
Também pode criar o seu próprio livro do Excel com a estrutura descrita nas folhas de cálculo Turnos, Folgas, Turnos Abertos e Notas diárias.
Importante:
-
Não pode remover ou alterar a ordem das colunas nas folhas de cálculo. Caso contrário, receberá erros quando carregar o ficheiro.
-
As colunas necessárias são marcadas como a negrito em cada folha de cálculo e não podem estar vazias.
Folha de cálculo turnos
Na folha de cálculo Turnos , cada turno aparece como uma linha com 12 colunas. Seguem-se detalhes sobre as colunas e como utilizá-las.
Coluna |
Propriedade |
Tipo |
Descrição |
Entrada |
Exemplo |
|
---|---|---|---|---|---|---|
A |
Membro |
Opcional |
Nome do membro de equipa atribuído ao turno. |
Introduza o nome do membro da equipa. |
Martin Fitzgerald |
|
B |
Email de trabalho |
Obrigatório |
Email endereço do membro da equipa. |
Introduza o endereço de e-mail do membro da equipa. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
C |
Agrupar |
Obrigatório |
Grupo de agendamento ao qual pertence o membro da equipa. |
Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Pode adicionar um grupo novo ou existente. |
Artigos em couro |
|
D |
Data de Início |
Obrigatório |
Data em que o turno é iniciado. |
Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa |
13/08/2024 13/08/2024 |
|
E |
Hora de Início |
Obrigatório |
Hora em que o turno começa. |
Formato: 12h 24h |
8h30 8h30 8:30 |
|
S |
Data de Fim |
Obrigatório |
Data em que o turno termina. |
Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa |
13/08/2024 13/08/2024 |
|
G |
Hora de Fim |
Obrigatório |
Hora em que o turno termina. |
Formato: 12h 24h |
15h45 15h45 15:45 |
|
H |
Cor do Tema |
Opcional |
Cor para categorizar o turno. |
Introduza uma das seguintes opções: 1. Branco 2. Azul 3. Verde 4. Roxo 5. Cor-de-rosa 6. Amarelo 7. Cinzento 8. Azul 9. Verde Escuro 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow |
2. Azul |
|
I |
Etiqueta Personalizada |
Opcional |
Etiqueta para personalizar o turno. |
Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 23 carateres. |
Produtos de couro pequenos |
|
J |
Quebra Não Paga (minutos) |
Opcional |
Duração da quebra de turno em minutos. |
Introduza um número (em minutos) inferior à duração do turno. |
45 |
|
K |
Notas |
Opcional |
Notas para membros da equipa sobre este turno específico. |
Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 500 carateres. |
Utilize o nosso novo sistema para pedir que os itens sejam entregues na nossa loja. |
|
L |
Partilhada |
Obrigatório |
Opção para partilhar o turno com a equipa assim que as informações forem importadas. |
Selecione Partilhado ou Não Partilhado. Se optar por não partilhar, pode partilhar o turno depois de ser importado através da opção Partilhar com a equipa em Turnos. |
Não Partilhado |
Folha de cálculo Desativado
Na folha de cálculo Folga, cada item de folga aparece como uma linha com 11 colunas. Seguem-se detalhes sobre as colunas e como utilizá-las.
Coluna |
Propriedade |
Tipo |
Descrição |
Entrada |
Exemplo |
|
---|---|---|---|---|---|---|
A |
Membro |
Opcional |
Nome do membro da equipa que tem folgas. |
Introduza o nome do membro da equipa. |
Martin Fitzgerald |
|
B |
Email de trabalho |
Obrigatório |
Email endereço do membro da equipa. |
Introduza o endereço de e-mail do membro da equipa. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
C |
Data de Início |
Obrigatório |
Data em que começa a folga. |
Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa |
13/08/2024 13/08/2024 |
|
D |
Hora de Início |
Obrigatório |
Hora em que começa a folga. |
Formato: 12h 24h |
00:00 00:00 00:00 |
|
E |
Data de Fim |
Obrigatório |
Data em que termina a folga. |
Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa |
20/08/2024 20/08/2024 |
|
S |
Hora de Fim |
Obrigatório |
Hora em que termina a folga. |
Formato: 12h 24h |
00:00 00:00 00:00 |
|
G |
Motivo de Folga |
Obrigatório |
Razão que justifica folgas. |
Introduza um motivo de folga na lista de motivos de folga disponíveis nas definições de Turnos para a sua equipa. |
Férias |
|
H |
Cor do Tema |
Opcional |
Cor para categorizar as folgas. |
Introduza uma das seguintes opções: 1. Branco 2. Azul 3. Verde 4. Roxo 5. Cor-de-rosa 6. Amarelo 7. Cinzento 8. Azul 9. Verde Escuro 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow |
7. Cinzento |
|
I |
Notas |
Opcional |
Notas para o membro da equipa sobre as suas folgas. |
Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 500 carateres. |
Desfrute das suas férias. |
|
J |
Partilhada |
Obrigatório |
Opção para partilhar as folgas com o membro da equipa assim que as informações forem importadas. |
Selecione Partilhado ou Não Partilhado. Se optar por não partilhar, pode partilhar o turno depois de ser importado através da opção Partilhar com a equipa em Turnos. |
Partilhada |
Abrir folha de cálculo do Shifts
Na folha de cálculo Abrir Turnos , cada turno aberto aparece como uma linha com 11 colunas. Seguem-se detalhes sobre as colunas e como utilizá-las.
Coluna |
Propriedade |
Tipo |
Descrição |
Entrada |
Exemplo |
|
---|---|---|---|---|---|---|
A |
Agrupar |
Obrigatório |
Grupo de agendamento a partir do qual o turno aberto pode ser pedido. |
Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Pode adicionar um grupo novo ou existente. |
Artigos em couro |
|
B |
Data de Início |
Obrigatório |
Data em que o turno aberto é iniciado. |
Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa |
13/08/2024 13/08/2024 |
|
C |
Hora de Início |
Obrigatório |
Hora em que o turno aberto é iniciado. |
Formato: 12h 24h |
8h30 8h30 8:30 |
|
D |
Data de Fim |
Obrigatório |
Data em que o turno aberto termina. |
Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa |
13/08/2024 13/08/2024 |
|
E |
Hora de Fim |
Obrigatório |
Hora em que o turno aberto termina. |
Formato: 12h 24h |
15h45 15h45 15:45 |
|
S |
Abrir Blocos |
Obrigatório |
Número de turnos abertos disponíveis para os membros do grupo solicitarem. |
Introduza um número de 1 a 255. |
2 |
|
G |
Cor do Tema |
Opcional |
Cor para categorizar o turno aberto. |
Introduza uma das seguintes opções: 1. Branco 2. Azul 3. Verde 4. Roxo 5. Cor-de-rosa 6. Amarelo 7. Cinzento 8. Azul 9. Verde Escuro 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow |
6. Amarelo |
|
H |
Etiqueta Personalizada |
Opcional |
Etiqueta para personalizar o turno aberto. |
Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 23 carateres. |
Produtos de couro pequenos |
|
I |
Quebra Não Paga (minutos) |
Opcional |
Duração da quebra de turno em minutos. |
Introduza um número (em minutos) inferior à duração do turno. |
45 |
|
J |
Notas |
Opcional |
Notas para membros da equipa sobre este turno aberto específico. |
Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 500 carateres. |
Utilize o nosso novo sistema para pedir que os itens sejam entregues na nossa loja. |
|
K |
Partilhada |
Obrigatório |
Opção para partilhar o turno com o membro da equipa assim que as informações forem importadas. |
Selecione Partilhado ou Não Partilhado. Se optar por não partilhar, pode partilhar o turno depois de ser importado através da opção Partilhar com a equipa em Turnos. |
Não Partilhado |
Folha de cálculo Notas do Dia
Para cada dia, pode adicionar uma nota.
Coluna |
Propriedade |
Tipo |
Descrição |
Entrada |
Exemplo |
---|---|---|---|---|---|
A |
Data |
Obrigatório |
Data em que pretende que a nota seja apresentada na agenda. |
Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa |
13/08/2024 13/08/2024 |
B |
Nota |
Obrigatório |
Mensagem para a sua equipa. |
Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 500 carateres. |
Formação no local |
Em Turnos, as notas serão apresentadas perto da parte superior da agenda, abaixo da data.