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Este artigo aplica-se aos gestores de primeira linha.

Pode utilizar um livro do Excel para colocar os seus horários em Turnos. Importar a sua agenda do Excel para o Shifts pode ajudá-lo a configurar a sua equipa mais rapidamente, especialmente se gerir uma equipa grande.  

Neste artigo

Descrição geral

Passo 1: Transferir o modelo do Excel

Passo 2: preencher a sua agenda no Excel

Passo 3: Carregar o ficheiro do Excel

Ver e corrigir erros de importação

O modelo do Excel

Descrição geral

Uma importação do Excel pode efetuar as seguintes ações, o que faria manualmente em Turnos:

  • Atribua turnos e folgas para cada membro da sua equipa.

  • Adicione turnos abertos. 

  • Organizar turnos por grupo.

  • Adicionar membros de equipa a grupos. 

  • Adicione notas para o dia.

Se preferir preencher manualmente uma agenda, consulte Criar uma agenda de equipa em Turnos e Adicionar turnos à agenda em Turnos.

Notas: 

  • Uma importação do Excel permite-lhe adicionar informações de agendamento, como turnos, folgas e turnos abertos. Editar ou eliminar informações de agendamento que já existem no Shifts não é possível através de uma importação do Excel.

  • Se desativou turnos abertos nas definições de Turnos ou se não tiver permissões para adicionar grupos a Turnos, não poderá adicionar turnos abertos ou organizar turnos por grupos através de uma importação do Excel.

  • Não pode importar uma agenda com mais de dois anos de antecedência da data atual.

Primeiro, introduza as suas informações de agenda num livro do Excel e, em seguida, importe o livro para Turnos ao carregá-lo. Os turnos incluem um modelo do Excel que pode transferir e utilizar para introduzir as suas informações de agendamento.

Pode criar um novo ficheiro com base no modelo ou pode adicionar as suas informações de agenda diretamente no mesmo. Se utilizar o modelo, certifique-se de que elimina os dados de exemplo no mesmo antes de carregar o ficheiro.    

Importante: Certifique-se de que o idioma definido no seu dispositivo e o formato de número no Excel estão definidos para a mesma região. Isto garante que os formatos de data no Teams correspondem ao que introduziu no Excel. O Teams reflete o mesmo formato de data e hora que as definições de idioma, data e hora do seu dispositivo.Por exemplo, se o seu dispositivo e o Excel estiverem definidos como inglês (Estados Unidos), o formato de data do Excel de 11/08/2024 representa com precisão 8 de novembro de 2024 no Teams. Se o seu dispositivo estiver definido como Inglês (Reino Unido) e o Excel estiver definido como Inglês (Estados Unidos), o formato de data do Excel de 11/08/2024 é interpretado como 11 de agosto de 2024 no Teams. 

Passo 1: Transferir o modelo do Excel

  1. No ambiente de trabalho ou na Web do Shifts, no canto superior direito da agenda, aceda a Mais opções  Botão Mais opções> Agenda de importação.

  2. Na página Importar agenda, selecione a ligação transferir o modelo para transferir o modelo do Excel.Por predefinição, o ficheiro é guardado na pasta Transferências no seu computador com o seguinte nome: ImportScheduleTemplate_<ID de equipa>.xlsx.

Passo 2: preencher a sua agenda no Excel

  1. Leia as instruções no modelo e consulte a secção modelo do Excel deste artigo para obter detalhes sobre como adicionar as suas informações de agendamento. 

  2. Preencha a sua agenda no Excel.

Passo 3: Carregar o ficheiro do Excel

  1. Depois de adicionar as suas informações de agenda, está pronto para importá-la para Turnos. Na página Importar agenda, selecione Carregar.

  2. Na caixa de diálogo Carregar ficheiro do Excel , selecione Carregar ficheiro. Aceda ao local onde guardou o livro do Excel e, em seguida, selecione Abrir.

  3. Depois de carregar o ficheiro, pode verificar o estado e os detalhes do carregamento na tabela Histórico de importações . Verá um dos seguintes estados na coluna Estado :

    • Importado indica que a sua agenda foi importada com êxito e é agora apresentada no seu calendário turnos.

    • O erro indica que a sua agenda tem erros e não foi importada ou foi parcialmente importada. Verá uma ligação Transferir relatório na coluna Estado se a sua agenda tiver sido parcialmente importada. Saiba como ver e corrigir erros de importação.  

    Importante: A tabela mostra o estado dos últimos 10 carregamentos da sua equipa nos últimos 30 dias. Pode ver os carregamentos de si e de outros gestores de primeira linha na sua equipa. Se vários gestores de primeira linha da sua equipa estiverem a importar agendas para Turnos, certifique-se de que verifica o estado do carregamento antes de ser removido da tabela.

Notas: 

  • Um único ficheiro do Excel suporta um máximo de 30 000 entidades de agendamento, 10 000 de cada entidade (turnos, turnos abertos e folga). Se precisar de importar mais itens, crie outro ficheiro.

  • Pode agendar folgas superiores a 24 horas. No entanto, os turnos e os turnos abertos com mais de 24 horas não são suportados.

Ver e corrigir erros de importação

Se a tabela Histórico de importações mostrar um Estado de erro ao importar o ficheiro do Excel, siga estes passos para ver e corrigir os erros de importação.    

  1. Selecione Transferir relatório na coluna Estado para transferir o ficheiro de erro do Excel.Por predefinição, o ficheiro é guardado na pasta Transferências no seu computador com o seguinte nome: ImportScheduleErrors_<ID de equipa>.xls.

  2. Abra o ficheiro e aceda à folha de cálculo Erros . Cada linha mostra a localização de um erro e o que precisa de ser corrigido.Mensagem de erro na folha Erros

  3. Aceda à folha de cálculo Turnos, Turnos Abertos ou Folgas e corrija os erros. As localizações dos erros estão realçadas a vermelho.Erro a vermelho na folha turnos Neste exemplo, o turno é superior a 24 horas. Para corrigir o erro, altere a data de início ou de fim do turno.

  4. Quando terminar de corrigir os erros, guarde o ficheiro e, em seguida, importe-o novamente para Shifts.

Modelo do Excel

Utilize o modelo do Excel para o ajudar a colocar a sua agenda no Excel. O modelo contém as seguintes folhas de cálculo:

  • Instruções: documentação de orientação sobre como introduzir as suas informações de agendamento.

  • Turnos, Folgas e Turnos Abertos: para adicionar turnos, folgas e turnos abertos.

  • Notas do Dia: para introduzir notas que correspondem a um dia específico. 

  • Membros: uma lista só de leitura das pessoas na sua equipa para as quais pode atribuir turnos. 

Também pode criar o seu próprio livro do Excel com a estrutura descrita nas folhas de cálculo Turnos, Folgas, Turnos Abertos e Notas diárias.

Importante: 

  • Não pode remover ou alterar a ordem das colunas nas folhas de cálculo. Caso contrário, receberá erros quando carregar o ficheiro.

  • As colunas necessárias são marcadas como a negrito em cada folha de cálculo e não podem estar vazias.

Folha de cálculo turnos

Na folha de cálculo Turnos , cada turno aparece como uma linha com 12 colunas. Seguem-se detalhes sobre as colunas e como utilizá-las. 

Coluna

Propriedade

Tipo

Descrição

Entrada

Exemplo

A

Membro

Opcional

Nome do membro de equipa atribuído ao turno.

Introduza o nome do membro da equipa.

Martin Fitzgerald

B

Email de trabalho

Obrigatório

Email endereço do membro da equipa.

Introduza o endereço de e-mail do membro da equipa.

mfitzgerald@contoso.com

C

Agrupar

Obrigatório

Grupo de agendamento ao qual pertence o membro da equipa.

Introduza texto, números e/ou carateres especiais.Pode adicionar um grupo novo ou existente.

Artigos em couro

D

Data de Início

Obrigatório

Data em que o turno é iniciado.

Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa

13/08/2024 13/08/2024

E

Hora de Início

Obrigatório

Hora em que o turno começa.

Formato: 12h 24h

8h30 8h30 8:30

S

Data de Fim

Obrigatório

Data em que o turno termina.

Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa

13/08/2024 13/08/2024

G

Hora de Fim

Obrigatório

Hora em que o turno termina.

Formato: 12h 24h

15h45 15h45 15:45

H

Cor do Tema

Opcional

Cor para categorizar o turno.

Introduza uma das seguintes opções: 1. Branco 2. Azul 3. Verde 4. Roxo 5. Cor-de-rosa 6. Amarelo 7. Cinzento 8. Azul 9. Verde Escuro 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow

2. Azul

I

Etiqueta Personalizada

Opcional

Etiqueta para personalizar o turno.

Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 23 carateres.

Produtos de couro pequenos

J

Quebra Não Paga (minutos)

Opcional

Duração da quebra de turno em minutos.

Introduza um número (em minutos) inferior à duração do turno.

45

K

Notas

Opcional

Notas para membros da equipa sobre este turno específico.

Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 500 carateres.

Utilize o nosso novo sistema para pedir que os itens sejam entregues na nossa loja.

L

Partilhada

Obrigatório

Opção para partilhar o turno com a equipa assim que as informações forem importadas.

Selecione Partilhado ou Não Partilhado.Se optar por não partilhar, pode partilhar o turno depois de ser importado através da opção Partilhar com a equipa em Turnos.

Não Partilhado

Folha de cálculo Desativado

Na folha de cálculo Folga, cada item de folga aparece como uma linha com 11 colunas. Seguem-se detalhes sobre as colunas e como utilizá-las.  

Coluna

Propriedade

Tipo

Descrição

Entrada

Exemplo

A

Membro

Opcional

Nome do membro da equipa que tem folgas.

Introduza o nome do membro da equipa.

Martin Fitzgerald

B

Email de trabalho

Obrigatório

Email endereço do membro da equipa.

Introduza o endereço de e-mail do membro da equipa.

mfitzgerald@contoso.com

C

Data de Início

Obrigatório

Data em que começa a folga.

Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa

13/08/2024 13/08/2024

D

Hora de Início

Obrigatório

Hora em que começa a folga.

Formato: 12h 24h

00:00 00:00 00:00

E

Data de Fim

Obrigatório

Data em que termina a folga.

Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa

20/08/2024 20/08/2024

S

Hora de Fim

Obrigatório

Hora em que termina a folga.

Formato: 12h 24h

00:00 00:00 00:00

G

Motivo de Folga

Obrigatório

Razão que justifica folgas.

Introduza um motivo de folga na lista de motivos de folga disponíveis nas definições de Turnos para a sua equipa. 

Férias

H

Cor do Tema

Opcional

Cor para categorizar as folgas.

Introduza uma das seguintes opções: 1. Branco 2. Azul 3. Verde 4. Roxo 5. Cor-de-rosa 6. Amarelo 7. Cinzento 8. Azul 9. Verde Escuro 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow

7. Cinzento

I

Notas

Opcional

Notas para o membro da equipa sobre as suas folgas.

Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 500 carateres.

Desfrute das suas férias.

J

Partilhada

Obrigatório

Opção para partilhar as folgas com o membro da equipa assim que as informações forem importadas.

Selecione Partilhado ou Não Partilhado.Se optar por não partilhar, pode partilhar o turno depois de ser importado através da opção Partilhar com a equipa em Turnos.

Partilhada

Abrir folha de cálculo do Shifts

Na folha de cálculo Abrir Turnos , cada turno aberto aparece como uma linha com 11 colunas. Seguem-se detalhes sobre as colunas e como utilizá-las.  

Coluna

Propriedade

Tipo

Descrição

Entrada

Exemplo

A

Agrupar

Obrigatório

Grupo de agendamento a partir do qual o turno aberto pode ser pedido.

Introduza texto, números e/ou carateres especiais.Pode adicionar um grupo novo ou existente.

Artigos em couro

B

Data de Início

Obrigatório

Data em que o turno aberto é iniciado.

Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa

13/08/2024 13/08/2024

C

Hora de Início

Obrigatório

Hora em que o turno aberto é iniciado.

Formato: 12h 24h

8h30 8h30 8:30

D

Data de Fim

Obrigatório

Data em que o turno aberto termina.

Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa

13/08/2024 13/08/2024

E

Hora de Fim

Obrigatório

Hora em que o turno aberto termina.

Formato: 12h 24h

15h45 15h45 15:45

S

Abrir Blocos

Obrigatório

Número de turnos abertos disponíveis para os membros do grupo solicitarem.

Introduza um número de 1 a 255. 

2

G

Cor do Tema

Opcional

Cor para categorizar o turno aberto.

Introduza uma das seguintes opções: 1. Branco 2. Azul 3. Verde 4. Roxo 5. Cor-de-rosa 6. Amarelo 7. Cinzento 8. Azul 9. Verde Escuro 10. DarkPurple 11. DarkPink 12. DarkYellow

6. Amarelo

H

Etiqueta Personalizada

Opcional

Etiqueta para personalizar o turno aberto.

Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 23 carateres.

Produtos de couro pequenos

I

Quebra Não Paga (minutos)

Opcional

Duração da quebra de turno em minutos.

Introduza um número (em minutos) inferior à duração do turno.

45

J

Notas

Opcional

Notas para membros da equipa sobre este turno aberto específico.

Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 500 carateres.

Utilize o nosso novo sistema para pedir que os itens sejam entregues na nossa loja.

K

Partilhada

Obrigatório

Opção para partilhar o turno com o membro da equipa assim que as informações forem importadas.

Selecione Partilhado ou Não Partilhado.Se optar por não partilhar, pode partilhar o turno depois de ser importado através da opção Partilhar com a equipa em Turnos.

Não Partilhado

Folha de cálculo Notas do Dia

Para cada dia, pode adicionar uma nota. 

Coluna

Propriedade

Tipo

Descrição

Entrada

Exemplo

A

Data

Obrigatório

Data em que pretende que a nota seja apresentada na agenda.

Formato: mm/dd/aaaa dd/mm/aaaa

13/08/2024 13/08/2024

B

Nota

Obrigatório

Mensagem para a sua equipa.

Introduza texto, números e/ou carateres especiais. Máximo de 500 carateres.

Formação no local

Em Turnos, as notas serão apresentadas perto da parte superior da agenda, abaixo da data.

Localização das notas diárias numa agenda de Turnos

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