Criar e gerir pedidos de e-sign
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Quando precisa de assinaturas para os seus documentos, não é necessário enviar vários rascunhos ou e-mails para as pessoas. Agora pode anexar documentos em pedidos de e-sign e enviá-los diretamente em Aprovações no seu ambiente de trabalho ou dispositivo móvel.
Nota: As aprovações através do Adobe Sign e do DocuSign não estão disponíveis na Cloud da Comunidade Governamental. (As aprovações através do Teams estão disponíveis no GCC.)
Para criar um pedido de e-sign, terá de iniciar sessão na sua conta com um fornecedor de assinatura eletrónico disponível, como o Adobe Sign ou o DocuSign. Se não tiver uma conta, é fácil iniciar uma avaliação gratuita ou criar uma conta.
Escolha o fornecedor de assinaturas eletrónicos que irá utilizar para criar, enviar e gerir pedidos de e-sign.
Criar um pedido de e-sign
Nota: As vistas clássicas e novas de um novo pedido não são refletidas neste vídeo. Atualizações brevemente.
A partir do hub de Aprovações
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Se estiver na nova vista de um novo pedido, selecione Novo pedido de aprovação > Adobe Sign.
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Se estiver na vista clássica , selecione Assinar > Adobe Sign.
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2. Inicie sessão na sua conta do Adobe Sign ou inicie uma avaliação gratuita.
A partir de uma conversa ou canal
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Ao criar uma nova mensagem, selecione Aprovação>Adobe Sign se estiver na nova vista de Aprovações.
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Se estiver na vista clássica , selecione Assinar > Adobe Sign.
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Inicie sessão na sua conta do Adobe Sign ou inicie uma avaliação gratuita.
A partir de um novo pedido
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Adicione o nome do pedido e quaisquer detalhes adicionais.
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Selecione Adicionar anexo e, em seguida ,Selecione a partir do Adobe Sign ou Carregar a partir do meu computador.
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Introduza um endereço de e-mail e atribua uma função para cada destinatário:
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Signatário – alguém que tem de assinar o documento
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Aprovador – alguém que tem de aprovar o pedido, mas que não é obrigado a assinar o documento
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Se os destinatários precisarem de responder por uma determinada ordem, selecione Tem de ser concluído por ordem.
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Se precisar de adicionar campos de assinatura ao pedido, selecione Preparar. Se não o fizer, selecione Enviar.
Nota: Não poderá editar quaisquer pedidos que utilizem o Adobe Sign depois de o enviar.
Rever um pedido de e-sign
No separador Recebido em Aprovações
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Escolha um pedido e, em seguida, selecione Rever. O Adobe Sign será aberto no Teams e terá a opção de assinar, recusar a assinar, aprovar ou rejeitar o pedido.
A partir de uma conversa ou canal
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Selecione Ver detalhes no pedido escolhido e, em seguida, selecione Rever. O Adobe Sign será aberto no Teams e terá a opção de assinar, recusar a assinar, aprovar ou rejeitar o pedido.
Nota: Assim que um pedido estiver concluído, uma cópia assinada do documento será enviado por e-mail a todos os destinatários.
Cancelar um pedido de e-sign
A partir do hub de Aprovações
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Selecione o pedido que pretende cancelar e, em seguida, selecione Cancelar pedido.
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Se necessário, adicione comentários para explicar por que motivo está a cancelar o pedido.
A partir de uma conversa ou canal no Teams
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Selecione Ver detalhesno pedido que pretende editar e, em seguida, selecione Cancelar pedido.
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Se necessário, adicione comentários para explicar por que motivo está a cancelar o pedido.
Nota: Não só pode controlar todos os pedidos nos separadores Enviados e Recebidos no hub, como os pedidos também serão apresentados no chat ou canal em que foram criados. Receberá e-mails do Adobe Sign e notificações no seu feed de atividades do Teams.
Criar um pedido de e-sign
A partir do hub de Aprovações
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Se estiver na nova vista de um novo pedido, selecione Novo pedido de aprovação > DocuSign.
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Se estiver na vista clássica , selecione E-sign > DocuSign.
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2. Inicie sessão na sua conta DocuSign ou Crie umaconta free.
A partir de uma conversa ou canal
1. Ao criar uma nova mensagem, selecione Aprovação > DocuSign se estiver na nova vista de um novo pedido.
a. Se estiver na vista clássica , selecione E-sign > DocuSign.
2. Inicie sessão na sua conta DocuSign ou Crie uma conta gratuita.
A partir do novo pedido
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Adicione o nome do pedido e detalhes adicionais.
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Selecione Adicionar anexo e, em seguida, selecione Escolher a partir de DocuSign, Carregar a partir do meu computador ou Escolher um modelo.
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Adicione o nome e o endereço de e-mail de cada destinatário e designe uma ação para cada destinatário:
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Sign – é necessário um destinatário para assinar o documento.
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Obter cópia – O destinatário só receberá uma cópia do documento assinado.
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Ver – o destinatário só tem de ver o documento.
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Se precisar que os destinatários respondam por uma determinada ordem, ative a opção Tem de ser concluída por ordem.
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Selecione Preparar. O site DocuSign será aberto no Teams e terá a opção de assinar, recusar a assinatura, aprovar ou rejeitar o pedido.
Rever um pedido de e-sign
No separador Recebido no hub aprovações
1. Selecione um pedido e, em seguida, selecione Rever. O DocuSign será aberto no Teams e terá a opção de assinar, recusar a assinatura, aprovar ou rejeitar o pedido.
A partir de uma conversa ou canal no Teams
1. Selecione Ver detalhes e, em seguida, selecione Rever. O DocuSign será aberto no Teams e terá a opção de assinar, recusar a assinatura, aprovar ou rejeitar o pedido.
Editar um pedido de e-sign
Apenas a pessoa que criou o pedido pode editá-lo. Não é possível efetuar edições após a assinatura de um documento.
A partir do hub de Aprovações
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Selecione o pedido que pretende editar e, em seguida, selecione Editar.
A partir de uma conversa ou canal
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Selecione Ver detalhesno pedido que pretende editar > Editar.
Cancelar um pedido de e-sign
A partir do hub de Aprovações
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Selecione o pedido que pretende cancelar > Pedido de cancelamento.
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Adicione o motivo pelo qual está a cancelar o pedido. Este passo é obrigatório.
A partir de uma conversa ou canal
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Selecione Ver detalhesno pedido que pretende editar > Cancelar pedido.
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Adicione o motivo pelo qual está a cancelar o pedido. Este passo é obrigatório.
Nota: Não só pode controlar todos os pedidos nos separadores Enviados e Recebidos no hub, como os pedidos também serão apresentados no chat ou canal em que foram criados. Receberá e-mails do DocuSign e notificações no seu feed de atividades do Teams.
Importante: Pode iniciar sessão num fornecedor de assinaturas eletrónicos em qualquer altura. Permanecerá com sessão iniciada na sua conta durante 30 dias antes de ter de introduzir as suas credenciais novamente.
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