SharePoint arbeidsflyter er forhåndsprogrammerte miniprogrammer som effektiviserer og automatiserer en rekke forretningsprosesser. Arbeidsflyter kan variere fra å samle inn signaturer, tilbakemeldinger eller godkjenninger for en plan eller et dokument, til å spore gjeldende status for en rutinemessig prosedyre. SharePoint arbeidsflyter er utformet for å spare tid og krefter, og for å gi konsekvens og effektivitet til oppgaver du utfører regelmessig.
Obs!:
-
SharePoint 2010-arbeidsflyter har blitt fjernet siden 1. august 2020 for nye leiere og fjernet fra eksisterende leiere 1. november 2020. Hvis du bruker SharePoint 2010-arbeidsflyter, anbefaler vi at du overfører til Power Automate eller andre støttede løsninger. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Avvikling av SharePoint 2010-arbeidsflyter.
-
SharePoint 2013-arbeidsflyten har blitt avskrevet siden april 2023 og vil bli deaktivert for nye leiere per 2. april 2024. Den vil bli fjernet fra eksisterende leiere og vil bli fullstendig fjernet fra og med 2. april 2026. Hvis du bruker SharePoint 2013-arbeidsflyt, anbefaler vi at du overfører til Power Automate eller andre støttede løsninger. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Avvikling av SharePoint 2013-arbeidsflyter i Microsoft 365.
Hva er en SharePoint arbeidsflyt?
Du vet sannsynligvis allerede hva et flytskjema er. Det er et grafisk kart over en prosess, med instruksjoner om hva som skjer i hvert trinn.
En SharePoint arbeidsflyt er som et automatisert flytskjema som tar mye arbeid, gjetning og tilfeldighet ut av standard arbeidsprosesser.
Se for eksempel på godkjenningsprosessen for dokumentet i illustrasjonen. Hvis du kjører denne prosessen manuelt, kan det bety mye kontroll og sporing, videresending av dokumenter og sending av påminnelser, og hver av disse oppgavene må utføres av deg eller av én eller flere av kollegene dine. Det betyr mye ekstra arbeid og en konstant strøm av avbrudd.
Men når du bruker arbeidsflyten for SharePoint dokumentgodkjenning til å kjøre prosessen, utføres automatisk all denne kontrollen og sporingen og påminnelsen og videresendingen av arbeidsflyten. Hvis noen er forsinket med å fullføre en oppgave, eller hvis det dukker opp et annet problem, genererer de fleste inkluderte arbeidsflytene et varsel for å gi deg beskjed om det. Overvåking av prosessen reduseres.
Det er enkelt å kjøre en SharePoint arbeidsflyt. Velg arbeidsflyttypen, velg alternativene, og la arbeidsflyten kjøre. Hvis det er nødvendig, kan du avbryte eller avslutte arbeidsflyten.
Hver av arbeidsflyttypene som er inkludert, fungerer som en mal. Du legger til en forekomst av arbeidsflyten for én enkelt liste eller et bibliotek, eller for en hel nettstedssamling ved hjelp av et startskjema for å angi alternativene og valgene du vil bruke for forekomsten. Disse alternativene og valgene inkluderer hvem arbeidsflyten tilordner oppgaver til, tidsfrister for oppgaver, hvordan arbeidsflyten kan startes og av hvem og instruksjoner som skal inkluderes i oppgavevarslene. Opprett en ny arbeidsflyt ved å gå til Listeinnstillinger > Arbeidsflytinnstillinger > Legg til en arbeidsflyt. Hvis du vil, kan du lese mer om arbeidsflyter for 2010 og 2013.
Viktig!: Arbeidsflytene Godkjenning, Samle inn tilbakemelding og Innsamling av signatur er ikke aktivert som standard, og er ikke oppført i listeboksen Velg en arbeidsflytmal i tilknytningsskjemaet. Hvis du vil gjøre dem tilgjengelige for bruk, må en nettstedsadministrator aktivere dem på nettstedssamlingsnivå. Gå til områdeinnstillinger > funksjoner for områdesamling > funksjonen Aktiver arbeidsflyter. SharePoint 2013 inneholder også arbeidsflytmaler basert på SharePoint 2010. Hvis du vil opprette en SharePoint 2013 basert arbeidsflyt med lignende logikk, kan du bruke et verktøy som SharePoint Designer 2013.
Det finnes fem forhåndsprogrammerte arbeidsflyttyper.
Med hver overgang mellom tilstander tilordner arbeidsflyten en oppgave til en person og sender denne personen et e-postvarsel om oppgaven. Når denne oppgaven er fullført, oppdaterer arbeidsflyten statusen for elementet og går videre til neste status. Arbeidsflyten med tre statuser er utformet for å fungere med listemalen Problemsporing, men den kan brukes med alle lister som inneholder en Valg-kolonne som har tre eller flere verdier.
Hvis du vil ha mer informasjon og trinnvise instruksjoner, kan du se Bruke en arbeidsflyt med tre statuser.
Hvis du vil legge til eller starte en arbeidsflyt, må du ha riktig tillatelse for listen, biblioteket eller nettstedssamlingen der arbeidsflyten kjører:
-
Slik legger du til en arbeidsflyt Som standard må du ha tillatelsen Behandle lister for å legge til en arbeidsflyt. (Eiere-gruppen og Medlemmer-gruppen har tillatelsen Behandle lister som standard. Besøkende-gruppen gjør det ikke.)
-
Slik starter du en arbeidsflyt Du må også som standard ha tillatelsen Rediger elementer for å starte en arbeidsflyt som allerede er lagt til. (Både Eiere-gruppen og Medlemmer-gruppen har tillatelsen Rediger elementer som standard. Besøkende-gruppen gjør det ikke.) Eiere kan også velge å konfigurere bestemte arbeidsflyter slik at de bare kan startes av medlemmer av Eiere-gruppen. Hvis det er et sekundært område med unike tillatelser, må eiere sørge for at de nødvendige tillatelsene er tilordnet til arbeidsflytbrukerne eksplisitt. Se Redigere og behandle tillatelser for en SharePoint-liste eller et SharePoint-bibliotek. < Dette er basert på tilbakemeldingen – «Jeg opprettet et sekundært nettsted på firmaets sp-nettsted for å teste arbeidsflytfunksjonen, så jeg bør ha tillatelse til å starte en arbeidsflyt, men jeg kan ikke – hvorfor ikke?» >
Diagrammet nedenfor gir en visning på høyt nivå av de grunnleggende fasene for planlegging, tillegging, kjøring og endring av en SharePoint-arbeidsflyt. Individuelle inndelinger i hver av trinnene følger.
-
Plan Kontroller at du vet hvilke alternativer du vil ha, og hvilken informasjon du må ha tilgjengelig når du bruker startskjemaet til å legge til din versjon av arbeidsflyten.
-
Legg til Fyll ut startskjemaet for å legge til arbeidsflytversjonen i en liste, et bibliotek eller en områdesamling.
-
Starte Start den nye arbeidsflyten, enten manuelt eller automatisk, på et dokument eller annet element i en liste eller et bibliotek. (Hvis du starter den manuelt, får du muligheten til å endre noen av innstillingene for arbeidsflytens tilknytningsskjema i et kortere startskjema .) Når arbeidsflyten starter, oppretter den oppgaver, sender varslingsmeldinger og begynner å spore handlinger og hendelser.
-
Skjerm Mens arbeidsflyten kjører, kan du vise arbeidsflytstatussiden for å se hvilke oppgaver som er fullført, og hvilke andre handlinger som har oppstått. Hvis det er nødvendig, kan du justere gjeldende og fremtidige oppgaver herfra, og til og med avbryte eller avslutte denne arbeidsflytkjøringen.
-
Se gjennom Når kjøringen er fullført, kan hele loggen gjennomgås på statussiden for arbeidsflyten. Statistiske rapporter om den generelle ytelsen til denne arbeidsflyten kan også opprettes fra statussiden.
-
Endre Hvis arbeidsflyten ikke fungerer som du vil, kan du åpne det opprinnelige tilknytningsskjemaet som du brukte til å legge den til, og gjøre endringene der.
Hvis du trenger mer fleksibilitet med en innebygd arbeidsflyt, kan du tilpasse den ytterligere med et verktøy som SharePoint Designer 2013. Du kan også opprette din egen opprinnelige arbeidsflyt fra grunnen av.
Ved hjelp av arbeidsflytutformingen kan du opprette regler som knytter betingelser og handlinger til elementer i SharePoint-lister og -biblioteker. Endringer i elementer i lister eller biblioteker utløser handlinger i arbeidsflyten.
Du kan for eksempel utforme en arbeidsflyt som starter en ekstra godkjenningsarbeidsflyt, hvis kostnaden for et element overskrider et bestemt beløp.
Du kan også definere en arbeidsflyt for et sett med relaterte dokumenter. Hvis arbeidsflyten for eksempel er knyttet til et dokumentbibliotek, eller hvis den er filtrert til dokumentinnholdstypen, vises en gruppe kontekstavhengige dokumentsetthandlinger. Et dokumentsett gjør det mulig å behandle en gruppe dokumenter som én enkelt enhet, slik at en arbeidsflythandling for et dokumentsett kjøres på hvert av elementene i dokumentsettet.
Se også
Opprette en arbeidsflyt ved hjelp av SharePoint Designer 2013 og SharePoint Workflow-plattformen
