Kaip veikia sąrašų ir bibliotekų versijų kūrimo funkcija

Įgalinus versijų kūrimą, versijos kuriamos šiais atvejais:

• Kai pirmą kartą sukuriamas sąrašo elementas arba failas arba nusiunčiamas failas.

  Pastaba: Jei reikia paimti failą, turite įrašyti ir atrakinti, kad sukurtumėte jo pirmąją versiją.

• Kai nusiunčiamas failas, kurio pavadinimas toks pat kaip ir esamo failo.

• Kai pakeičiamos sąrašo elemento arba failo ypatybės.

• Kai "Office" dokumentas atidaromas ir įrašomas. Vėl atidarius dokumentą, įrašius redagavimą bus sukurta nauja versija.

• Periodiškai, kai redaguojate ir įrašote "Office" dokumentus. Ne visi redagavimo ir įrašymo įrašai sukuria naujas versijas. Pavyzdžiui, dažnai įrašant redagavimus, kiekviena nauja versija užfiksuoja laiką, o ne kiekvieną atskirą redagavimą. Tai dažnai nutinka, kai įjungtas automatinis įrašymas .

• Redaguojant dokumentą vienu metu, kai kitas vartotojas pradeda dirbti su dokumentu arba kai vartotojas spustelėja įrašyti, kad nusiųstų pakeitimus į biblioteką. 

Vienu metu gali būti iki trijų dabartinių failo versijų: paimta ir užrakinta versija, naujausia papildoma arba juodraščio versija ir naujausia publikuota arba pagrindinė versija. Visos kitos versijos laikomos istorinėmis versijomis. Kai kurios dabartinės versijos matomos tik tiems vartotojams, kurie turi teises jas peržiūrėti.

Paprastai pagrindinė versija nurodo gairę, pvz., peržiūrėti ar publikuoti pateiktą failą, o papildoma versija yra vykdomas darbas, kurį gali perskaityti ne visi svetainės dalyviai. Atsižvelgiant į komandos darbo būdą, gali būti, kad jūsų komandai reikės naujausių papildomų versijų, pvz., neseniai redaguotos versijos. Laikui bėgant jūsų komandai gali būti mažiau tikėtina, kad reikės senesnės papildomos versijos.

Kai kurios organizacijos seka pagrindines ir papildomas failų versijas savo bibliotekose. Kiti seka tik pagrindines versijas. Pagrindinės versijos identifikuojamos pagal sv svydinius skaičius, pvz., 5,0; papildomos versijos identifikuojamos pagal dešimtainius skaičius, pvz., 5,1.

Dauguma organizacijų naudoja papildomas versijas, kai failai kuriami, ir pagrindines versijas, kai pasiekiamos tam tikros gairės arba kai failai parengti peržiūrėti plačiai auditorijai. Daugelyje organizacijų nustatyta saugos juodraščio parinktis, leidžianti tik failo savininkui ir asmenims, turintiems teises patvirtinti failus. Tai reiškia, kad antraeilių versijų niekas kitas negali matyti, kol nebus publikuota pagrindinė versija.

Sąrašai palaiko tik pagrindines versijas. Kiekviena sąrašo elemento versija numeruojama naudojant sveikąjį skaičių. Jei jūsų organizacija reikalauja patvirtinti sąrašo elementus, elementai lieka būsenoje Laukiama, kol juos patvirtins asmuo, turintis teises juos patvirtinti. Būdami būsenoje Laukiama, jie numeruojami su dešimtainiais skaičiais ir vadinami juodraščiais.

Maksimalus papildomų versijų skaičius yra 511, o pagrindinių versijų skaičių galima koreguoti. Informacijos apie pagrindinių versijų skaičiaus nustatymą rasite skyriuje Versijų saugomų versijų kontroliavimas.

Jei naudojate internetinę programėlę arba naujausią kompiuterio versiją ir bandote įrašyti kitą papildomą versiją, viršijančią didžiausią leistiną dydį, perrašysite naujausią papildomą versiją. Jei naudojate seną klientą, negalėsite įrašyti ar nusiųsti jokių keitimų. Norėdami išvengti perrašymo arba tęsti keitimų nusiuntimą, turite publikuoti kitą pagrindinę versiją. Tada galėsite publikuoti iki maksimalaus tos pagrindinės versijos papildomų versijų skaičiaus. Norėdami sužinoti, kaip publikuoti naujas versijas, peržiūrėkite Publikuoti arba anuliuoti failo versijos publikavimą.

Daugiau informacijos apie versijų kūrimo įgalinimą ir nustatymą, įskaitant pagrindines ir papildomas versijas, žr. Sąrašo arba bibliotekos versijų kūrimo įgalinimas ir konfigūravimas.

Versijų numeriai automatiškai įtraukiami kiekvieną kartą kuriant naują versiją. Sąraše arba bibliotekoje, kurioje įgalintas pagrindinių versijų kūrimas, versijos turi sveikuojus skaičius, pvz., 1.0, 2.0, 3.0 ir t. t. Bibliotekose administratorius gali įgalinti ir pagrindinių, ir papildomų versijų versijų kūrimą. Kai sekamos papildomos versijos, jose yra dešimtainių skaičių, pvz., 1,1, 1,2, 1,3 ir t. t. Kai viena iš šių versijų publikuojama kaip pagrindinė versija, jos numeris tampa 2,0. Vėlesnės papildomos versijos yra numeruojamos 2.1, 2.2, 2.3 ir t. t.

Kai atsisakote paėmimo, versijos numeris nesikeičia. Jei naujausia versija buvo 3.0 versija, ji lieka ties 3.0, kai atsisakote paimti ir užrakinti.

Panaikinus versiją, versija perkeliama į šiukšlinę ir jos numeris perkeliamas kartu su ja. Versijų retrospektyvoje bus rodomi likę versijų numeriai. Kitų versijų numeriai nesikeičia. Pavyzdžiui, jei turite dokumentą, kuriame yra papildomos 4.1 ir 4.2 versijos, ir nusprendžiate panaikinti 4.1 versiją, gautoje versijų retrospektyvoje rodomos tik 4.0 ir 4.2 versijos. Toliau pateiktame paveikslėlyje tai parodyta.

Daugiau informacijos apie versijų kūrimo įgalinimą ir nustatymą, įskaitant pagrindines ir papildomas versijas, žr. Sąrašo arba bibliotekos versijų kūrimo įgalinimas ir konfigūravimas.

Galite konfigūruoti, kas gali peržiūrėti sąrašo elementų ir failų juodraščius. Juodraščiai kuriami dviem atvejais:

• Kai papildoma failo versija sukuriama arba atnaujinama bibliotekoje, kuri seka pagrindines ir papildomas versijas.

• Kai sąrašo elementas arba failas sukuriamas arba atnaujinamas, bet dar nepatvirtinamas sąraše arba bibliotekoje, kurioje reikalaujama patvirtinti turinį.

Kai sekate pagrindines ir papildomas versijas, galite nurodyti, ar žmonės turi turėti teisę redaguoti failus, kad galėtų peržiūrėti ir skaityti papildomą versiją. Pritaikius šį parametrą, žmonės, turintys teisę redaguoti failą, gali dirbti su failu, tačiau tie, kurie turi teisę tik skaityti failą, negali matyti papildomos versijos. Pavyzdžiui, galite nenorėti, kad visi, turintys prieigą prie jūsų bibliotekos, matytų komentarus ar pataisymus, kol redaguojamas failas. Jei pagrindinės ir papildomos versijos sekamos ir niekas dar nepublikavo pagrindinės versijos, failas nematomas žmonėms, neturintiems teisės matyti elementų juodraščių.

Kai reikia patvirtinti turinį, galite nurodyti, ar patvirtinimo laukiančius failus gali peržiūrėti žmonės, turintys teisę skaityti, žmonės, turintys teisę redaguoti, arba tik autorius ir asmenys, turintys teisę patvirtinti elementus. Jei sekamos ir pagrindinės, ir papildomos versijos, autorius turi publikuoti pagrindinę versiją, kad failą būtų galima pateikti patvirtinti. Kai reikia patvirtinti turinį, žmonės, turintys teisę skaityti turinį, bet neturintys teisės matyti juodraščių elementų, matys paskutinę patvirtintą arba pagrindinę failo versiją.

Neatsižvelgiant į tai, ar žmonės turi teisę redaguoti failą, ar ne, jei žmonės ieško failo, kuris yra papildomos versijos, jie negaus rezultatų.

Kai kurios organizacijos leidžia neribotą failų versijų kiekį, o kitos taiko apribojimus. Pažymėję naujausią failo versiją, galite pastebėti, kad trūksta senos versijos. Jei jūsų naujausia versija yra 101.0 ir pastebėsite, kad nebėra 1.0 versijos, tai reiškia, kad administratorius sukonfigūravo biblioteką, kad būtų leidžiama tik 100 pagrindinių failo versijų. Pridėjus 101-ąją versiją, pirma versija panaikinama. Lieka tik versijos nuo 2.0 iki 101.0. Taip pat, jei įtraukiama 102-oji versija, lieka tik versijos nuo 3.0 iki 102.0.

Administratorius taip pat gali nuspręsti apriboti tik tam tikro rinkinio naujausių versijų versijų papildomų versijų skaičių. Pavyzdžiui, jei leidžiamos 100 pagrindinių versijų, administratorius gali nuspręsti išlaikyti papildomus juodraščius tik naujausioms penkioms pagrindinėms versijoms. Didžiausias papildomų versijų skaičius tarp pagrindinių versijų yra 511. Daugiau informacijos apie pagrindinės ir papildomos versijos publikavimą ir kas nutinka, kai turite daugiau nei didžiausias galimas papildomas versijas, žr. skyrių Pagrindinės ir papildomos versijos. Norėdami sužinoti, kaip publikuoti naujas versijas, peržiūrėkite Publikuoti arba anuliuoti failo versijos publikavimą.

Bibliotekoje, kuri riboja pagrindinių versijų, kurioms ji išlaiko papildomas versijas, skaičių, papildomos versijos panaikinamos ankstesnėse pagrindinėse versijose, kai pasiekiamas versijų limitas. Pavyzdžiui, jei juodraščius laikote tik 100 pagrindinių versijų, o jūsų komanda sukuria 105 pagrindines versijas, ankstesnėse versijose bus saugomos tik pagrindinės versijos. Papildomos versijos, susietos su penkiomis anksčiausiomis pagrindinėmis versijomis, pvz., 1.2 arba 2.3, panaikinamos, tačiau pagrindinės versijos – 1, 2 ir t. t., – išsaugomos, nebent jūsų biblioteka taip pat riboja pagrindines versijas.

Paprastai yra naudinga apriboti versijų skaičių. Tai reiškia, kad galite taupyti vietą serveryje ir sumažinti netvarką vartotojams. Tačiau jei jūsų organizacija turi įrašyti visas versijas dėl teisinių ar kitų priežasčių, netaikykite jokių apribojimų.

Daugiau informacijos apie versijų kūrimo įgalinimą ir nustatymą, įskaitant apribojimus, žr. Sąrašo arba bibliotekos versijų kūrimo įgalinimas ir konfigūravimas.

• Jei esate „Microsoft 365“ klientas, kuriant biblioteką arba sąrašą versijų kūrimas įjungiamas automatiškai. Versijų kūrimo funkciją galima išjungti naudojant "PowerShell" arba kūrėjo API. Pastaba: versijų kūrimo išjungimas nerekomenduojamas, nes jis išjungia apsaugą nuo versijos atkūrimo.

• „SharePoint Server“ versijų kūrimas įjungiamas automatiškai, kai kuriate biblioteką, bet ne, kai kuriate sąrašą.

Bet kas, turintis teisę valdyti sąrašus, gali įjungti arba išjungti versijų kūrimo funkciją. Daugelyje svetainių, kurios yra tas pats asmuo, valdantis svetainę, sąrašai ir bibliotekos paveldi teises iš svetainės. Be versijų kūrimo įgalinimo, svetainės savininkas (ar kitas asmuo, valdantis sąrašą ar biblioteką) nusprendžia, ar reikia patvirtinti turinį, kas gali peržiūrėti elementų juodraščius ir ar reikia paimti. Kiekvienas iš šių sprendimų turi įtakos versijų kūrimo funkcijai. Pavyzdžiui, jei biblioteką valdantis asmuo nusprendžia reikalauti paimti ir užrakinti, versijų numeriai sukuriami tik tada, kai failas yra įrašytas ir atrakintas. Jei reikia patvirtinti turinį, pagrindinių versijų numeriai netaikomi, kol failai nepatvirtinti asmens, turinčio teisę tai daryti.

Norėdami sužinoti, kaip įjungti sąrašo arba bibliotekos versijų kūrimo funkciją, žr. Sąrašo arba bibliotekos versijų kūrimo įgalinimas ir konfigūravimas.

Jei jūsų bibliotekoje įgalintas versijų kūrimas, ją nustačiusis asmuo nustato, ar sekti pagrindines ir papildomas versijas, taip pat nustato, kas gali matyti papildomas versijas. Daugeliu atvejų, kai reikia patvirtinti turinį, tik failo savininkas ir žmonės, turintys teisę patvirtinti elementus, gali matyti papildomas versijas. Kitose bibliotekose visi, galintys redaguoti bibliotekos failus arba turintys bibliotekos skaitymo teises, gali matyti visas versijas. Kai versija bus patvirtinta, visi, turintys sąrašo arba bibliotekos skaitymo teises, galės matyti versiją.

Nors sąrašuose nėra pagrindinių ir papildomų versijų, bet kuris elementas, kurio būsena laukia , laikomas juodraščiu. Daugeliu atvejų juodraščius gali matyti tik elemento kūrėjas ir asmenys, turintys visas teises arba dizaino teises. Juodraščio būsena šiems žmonėms rodoma kaip Laukianti , tačiau kiti mato tik naujausią patvirtintą versiją versijų retrospektyvoje. Jei failas atmetamas, jo būsena bus Laukiama , kol kas nors, turintis reikiamas teises, jį panaikins.

Pagal numatytuosius nustatymus laukiantis elementas arba failas yra matomas tik kūrėjui ir asmenims, turintiems teisę tvarkyti sąrašus, tačiau galite nurodyti, ar kitos vartotojų grupės gali peržiūrėti elementą arba failą. Jei biblioteka nustatyta taip, kad sektų pagrindines ir papildomas versijas, failą redaguojantis asmuo pirmiausia turi publikuoti pagrindinę failo versiją.

Daugiau informacijos apie dokumentų patvirtinimo nustatymą žr. Svetainių sąrašo arba bibliotekos elementų patvirtinimo reikalavimas.

Kai paimtą ir užrakinate failą iš bibliotekos, kurioje įjungtas versijų kūrimas, kiekvieną kartą jį įrašant ir atsiunčiant. Ir, jei pagrindinės ir papildomos versijos yra įjungtos, galite nuspręsti, kokio tipo versiją norite įrašyti ir atrakinti. Bibliotekose, kuriose būtina paimti ir atrakinti, versijos sukuriamos tik kai prisijungiama.

Bibliotekose, kuriose nereikia paimti, pirmą kartą įrašius failą sukuriama nauja versija. Kiekvienas vėlesnis įrašymas perrašo versiją, kurią sukūrėte pirmą kartą įrašydami. Jei uždarysite taikomąją programą ir iš naujo atidarysite dokumentą, pirmą kartą įrašius bus pateikta versija. Dėl to versijų skaičius gali labai greitai daugėti.

Daugiau informacijos apie įrašymą ir atrakinkite ir atrakinkite žr. Bibliotekos failų paėmimas ir užrakinimas, įrašymas ir atrakinkite arba keitimų atsisakymas.

Naudojant funkciją Peržiūrėti Failų naršyklė dirbti su failais, svarbu atkreipti dėmesį, kad veikimo būdas šiek tiek skiriasi, palyginti su darbu su naršykle.

Funkcijos Failų naršyklė rodinys failo pervardijimą galima laikyti pakeitimu, kuris suaktyvina naujos versijos kūrimą. Tai reiškia, kad kai pakeičiate failo vardą naudodami funkciją Peržiūrėti Failų naršyklė, "SharePoint" nesukuria naujos failo versijos, bet pervardija failą.

Tačiau naudojant naršyklę (arba "OneDrive" sinchronizavimo klientą), pervardijus failą sukuriama nauja versija.

Reikalavimas paimti ir atrakinti gali padėti jūsų komandai kuo geriau išnaudoti versijų kūrimo rezultatus, nes žmonės konkrečiai nurodo, kada bus sukurta versija. Versija sukuriama tik tada, kai kas nors paimtų ir atimtų failą, jį pakeičia ir tada vėl įrašo. Kai paimti ir atrakinti nebūtina, sukuriama versija, kai kas nors pirmą kartą įrašo failą ir ši versija atnaujinama, kai asmuo jį uždaro. Jei tada tas asmuo ar kitas asmuo atidaro ir vėl įrašo failą, sukuriama kita versija. Atsižvelgiant į situaciją, galite neketinate kurti kelių versijų, pvz., jei turite uždaryti failą, kad galėtumėte dalyvauti susitikime prieš baigę keisti failą.

Kai reikia paimti ir atrakinti, žmonės negali įtraukti failų, keisti failų arba keisti failo ypatybių prieš tai nepažiūrėdami failo. Kai žmonės įrašo ir audžia failus, jie raginami pateikti komentarų apie atliktus keitimus, o tai padeda sukurti prasmingesnę versijų istoriją.

Daugiau informacijos apie reikalavimą paimti ir atrakinti žr. Bibliotekos nustatymas, kad būtų reikalaujama paimti ir atrakinti failus.

Sąrašai ir bibliotekos turi teises, susijusias su versijų sąsaja ir paėmimu ir atregistravimą, kurios skiriasi atsižvelgiant į teisių rinkinį, taikomą vartotojui arba konkrečiai grupei. Kažkas, kas gali redaguoti teisių rinkinius, gali kitaip konfigūruoti šias teises arba sukurti naują grupę su tinkintais teisių rinkiniais.

Šios teisės leidžia lanksčiai tvarkyti biblioteką. Pavyzdžiui, galbūt norėsite, kad kas nors galėtų panaikinti failo versijas neturėdamas teisės naikinti paties failo. Teisė naikinti versijas nėra ta pati, kaip teisė naikinti elementus, todėl galite pateikti tinkintą valdiklio lygį.

Toliau pateiktoje lentelėje nurodytos teisės, susijusios su versijų sąsa programa ir paėmimu ir atregistravimą, bei numatytieji teisių rinkiniai, kuriems jie taikomi.

Teisė	Numatytasis teisių rinkinys
Peržiūrėti versijas	Visos teisės, kūrimas, bendradarbiavimas ir skaitymas
Naikinti versijas	Visos teisės, kūrimas ir bendradarbiavimas
Nepaisyti paėmimo ir užrakinimo	Visos teisės ir dizainas
Tvirtinti elementus	Visos teisės ir dizainas

Daugiau informacijos apie teises žr. Teisių rinkinių supratimas.