Gruppi di Microsoft 365 in Outlook offrono una soluzione potente per la comunicazione e la collaborazione con persone interne ed esterne all'azienda. Creare un gruppo per condividere una cartella Posta in arrivo, un calendario, OneDrive, un sito di SharePoint, un blocco appunti di OneNote e altro ancora. È anche possibile invitare guest esterni all'azienda in modo che possano collaborare usando le stesse risorse.
Quando si crea un Gruppo di Microsoft 365, Outlook crea automaticamente una cartella Posta in arrivo Outlook condivisa, un calendario condiviso e una raccolta documenti per collaborare ai file. È anche possibile creare un team di Microsoft e integrare le attività con Planner in Teams. Non è necessario assegnare manualmente le autorizzazioni a tutte queste risorse perché l'aggiunta di membri al gruppo fornisce automaticamente le autorizzazioni necessarie per gli strumenti forniti dal gruppo.
Gruppi di Microsoft 365 fornire ai membri:
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Posta in arrivo condivisa - Posizione delle conversazioni che tradizionalmente si svolgono nelle liste di distribuzione. Questa posta in arrivo condivisa è completamente ricercabile, quindi crea un archivio vivente dei messaggi del gruppo. I nuovi membri del gruppo possono eseguire ricerche o scorrere la cronologia per aggiornarsi rapidamente su ciò che è stato pubblicato in precedenza nel gruppo. Vedere: Inviare un messaggio di posta elettronica a un gruppo in Outlook.
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Raccolta file condivisi - Il gruppo ha una raccolta di file di SharePoint in cui gli utenti possono archiviare, condividere e collaborare a documenti, cartelle di lavoro, presentazioni, immagini o qualsiasi altro tipo di file su cui devono lavorare. Vedere: Condividere file con un gruppo in Outlook.
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Calendario condiviso - Il gruppo ottiene un calendario condiviso per pubblicare gli eventi correlati al gruppo. Ogni membro che ha sottoscritto un abbonamento al gruppo viene automaticamente invitato agli eventi pubblicati nel calendario, in modo che tali eventi possano essere visualizzati anche nei propri calendari personali, se lo desiderano. Vedere: Usare un calendario di gruppo in Outlook per pianificare e modificare gli eventi.
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Blocco appunti di OneNote condiviso - Il gruppo ha automaticamente un blocco appunti di OneNote condiviso in cui i membri del gruppo possono raccogliere e collaborare alle informazioni. Molti gruppi usano il blocco appunti per creare un wiki con domande frequenti e altre risorse.
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Accesso guest - È possibile aggiungere contatti esterni ai gruppi di distribuzione in precedenza, ma solo posta elettronica. Con i gruppi è possibile offrire agli utenti guest l'accesso a conversazioni di posta elettronica, file e persino al blocco appunti di OneNote condiviso. Vedere: Usare Gruppi in Outlook come guest.
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Il contenuto è individuabile: Gruppi in Outlook sono pubblici per impostazione predefinita, il che significa che gli altri utenti dell'organizzazione possono individuare e partecipare o rivedere facilmente i materiali del gruppo. Se il contenuto del gruppo è più riservato, è possibile impostare il gruppo come privato, nascondendo così il contenuto ai non membri e richiedendo al proprietario del gruppo di approvare le richieste di partecipazione.
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Creazione self-service - L'IT non deve essere impantanato dalle richieste degli utenti di creare gruppi. Gli utenti possono creare gruppi personalizzati in base alle esigenze. Per controllare quali utenti dell'organizzazione possono creare gruppi, vedere: Gestire chi può creare Gruppi di Microsoft 365.
Amministrazione dei gruppi
Microsoft 365 offre una serie di strumenti e funzionalità utili per gestire e amministrare più facilmente i gruppi.
Suggerimento: Segnalibro Gruppi di Microsoft 365: attività comuni per un facile accesso alle informazioni dell'amministratore sulla creazione di gruppi, la delega, la gestione della posta elettronica, il flusso di posta, il ripristino e gli script utili.
Mantenere la directory sotto controllo è una preoccupazione di ogni amministratore. Ecco alcuni degli strumenti Microsoft 365 offre per semplificare questa operazione:
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Criteri di denominazione : i criteri di denominazione consentono di definire i nomi accettabili e non accettabili per i gruppi. Ciò impedisce agli utenti di dare nomi profani o vietati ai gruppi. È anche possibile applicare i prefissi o suffissi standard della società ai nomi dei gruppi.
Appartenenza dinamica - L'appartenenza dinamica consente di impostare l'appartenenza ai gruppi in base a una regola, aggiungendo (o rimuovendo) i membri del gruppo in base ai metadati (ad esempio reparto o ruolo) nella directory attiva. Per altre informazioni sulla creazione di un'appartenenza dinamica, vedere Uso degli attributi per creare regole avanzate .
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Appartenenza nascosta : se si ha un motivo per rendere riservata l'appartenenza al gruppo, ad esempio se i membri sono studenti, è possibile nasconderla alle parti esterne.
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Autorizzazioni di creazione - Alcuni utenti dell'organizzazione potrebbero non voler creare nuovi gruppi.Creation permissions - There may be some people in your organization that you don't want to be able to create new groups. Esistono diverse tecniche per gestire le autorizzazioni di creazione nella directory. Vedere Gestire la creazione di gruppi di Microsoft 365.
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Log di controllo: è possibile avere maggiore probabilità di consentire agli utenti di creare gruppi e gestire l'appartenenza ai gruppi, perché Microsoft 365 Gruppi log di controllo consentono di tenere traccia di chi ha creato o eliminato un particolare gruppo o ha apportato modifiche all'appartenenza al gruppo. Vedere: Eseguire ricerche nel log di controllo nel Centro conformità di Microsoft 365 Security &.
La gestione del recapito offre alcuni metodi per gestire la modalità di invio o ricezione dei messaggi da parte del gruppo. Sono inoltre disponibili strumenti per monitorare il flusso di tali messaggi. Per altre informazioni, vedere Gruppi di Microsoft 365 - attività comuni.
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Invia come o Invia per conto di - Queste impostazioni consentono agli utenti specificati di inviare messaggi di posta elettronica come se provenissero o fossero per conto del gruppo.
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Limitazioni per i mittenti : queste impostazioni consentono di controllare chi è autorizzato a inviare messaggi al gruppo. Il gruppo può essere configurato in modo da consentire la posta elettronica da parti esterne, ma è consigliabile limitarlo solo a parti esterne specifiche.
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Supporto per gli utenti esterni - Invitando utenti guest nel gruppo è possibile includerli nelle conversazioni di posta elettronica del gruppo. Per informazioni su come aggiungere guest, vedere Aggiunta di guest a Gruppi in Outlook.
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Regole di trasporto : le regole di trasporto funzionano per i gruppi come per il server Exchange. Le regole consentono di cercare i messaggi che soddisfano condizioni specifiche e quindi di intervenire su tali messaggi.
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Suggerimenti messaggio: i suggerimenti messaggio sono messaggi informativi visualizzati agli utenti durante la composizione di un messaggio. Possono contribuire a ridurre i report di mancato recapito avvisando un utente se il suo messaggio è destinato a parti esterne o supera le quote di messaggi.
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Più indirizzi proxy : un gruppo può avere alias esattamente come una cassetta postale utente. Gli indirizzi proxy aggiuntivi possono essere utili per accettare i messaggi inviati a questi altri alias o per rendere più semplice raggiungere un gruppo con un nome lungo o difficile da digitare. Per altre informazioni, vedere Scegliere il dominio da usare durante la creazione di gruppi di Microsoft 365
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Dimensioni massime di invio/ricezione : queste quote consentono di ridurre i problemi relativi alla ricezione (o all'invio) di messaggi estremamente grandi da parte del gruppo, al fine di gestire meglio i requisiti di spazio di archiviazione e larghezza di banda.
Microsoft 365 offre anche alcuni strumenti per gestire il tipo di contenuto che viene condiviso nel gruppo. Per altre informazioni, vedere Gruppi di Microsoft 365 - attività comuni.
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Linee guida sull'utilizzo- Sarà possibile definire linee guida per l'utilizzo di Microsoft 365 Gruppi, per informare gli utenti sulle procedure consigliate che consentono di mantenere efficaci i gruppi e istruirli sui criteri per i contenuti interni.
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Classificazione dei dati - Sarà possibile creare un sistema di classificazione dei dati personalizzabile per Microsoft 365 Gruppi che consente la separazione dei gruppi per tipo di criterio (ad esempio "non classificato", "riservato aziendale" o "top secret"). In questo modo, i gruppi possono presentare i criteri di altri contenuti nell'organizzazione. I criteri estendibili consentono all'organizzazione di configurare un endpoint chiamato ogni volta che viene creato o modificato un gruppo ed è quindi possibile implementare criteri personalizzati per la creazione o la modifica di gruppi.
Qualsiasi abbonamento Microsoft 365 che include Exchange Online e SharePoint Online supporterà i gruppi. Sono inclusi i piani Business Essentials e Business Premium e i piani Enterprise E1, E3 ed E5.
Se si ha un piano solo per Exchange, è comunque possibile ottenere le caratteristiche Posta in arrivo condivisa e Calendario condiviso dei gruppi in Outlook, ma non la raccolta documenti, Planner o altre funzionalità.
A volte gli utenti sono a disagio con i cambiamenti, quindi è importante comunicare con i membri esistenti delle liste di distribuzione per informarli di cosa aspettarsi. Ecco alcune informazioni da includere in questo messaggio, insieme ad alcune risposte che possono risultare utili:
Cosa sono Gruppi in Outlook?
Microsoft 365 gruppi in Outlook sono un'unica soluzione di collaborazione per team/gruppi che vogliono avere a portata di clic un'unica posizione in cui condividere discussioni, file, calendari e note. Probabilmente la caratteristica migliore è che la Posta in arrivo per il gruppo mantiene una cronologia delle discussioni, semplificando la ricerca di discussioni precedenti.
Per altre informazioni, vedere L'esperienza Gruppi in Outlook.
Perché stiamo apportando questo cambiamento?
Persone spesso richiesto la possibilità di eseguire ricerche nei messaggi pubblicati nella lista di distribuzione per trovare informazioni di cui si è discusso in passato. L'aggiornamento della lista di distribuzione a un gruppo implica che le persone non devono più fare domande o rispondere alle stesse domande.
Il nuovo gruppo includerà anche un calendario per gli eventi del gruppo, una raccolta di file condivisi e un blocco appunti di OneNote in cui è possibile collaborare e raccogliere informazioni per riferimento futuro.
Devo fare qualcosa per entrare a far parte di questo gruppo se ero già un membro della lista di distribuzione?
No, se si era già membri della lista di distribuzione, si sarà automaticamente membri del nuovo gruppo.
Ricerca per categorie accedere al nuovo gruppo in Outlook? Come si fa con Outlook sul Web?
Per accedere al nuovo gruppo in Outlook basta passare alla categoria Gruppi nella parte inferiore del riquadro di spostamento a sinistra. Se si usa spesso questo gruppo, è consigliabile aggiungerlo ai Preferiti facendo clic su di esso con il pulsante destro del mouse e scegliendo Mostra come preferito.
Inoltre ci sono client mobili gratuiti per Microsoft 365 Gruppi disponibili su ogni piattaforma mobile (iOS, Android, ecc.) in modo da poter accedere facilmente al gruppo in viaggio.
Non è ancora possibile inviare semplicemente un messaggio di posta elettronica?
Sì certo. Lo stesso alias di posta elettronica usato per la lista di distribuzione continuerà a funzionare correttamente per il gruppo in Outlook.
Anche...
Ricordarsi di dire loro quando si verifica questo cambiamento e chi devono contattare in caso di ulteriori domande.
Microsoft non fornisce uno strumento per convertire una cassetta postale condivisa in un gruppo di Microsoft 365 o viceversa. È tuttavia possibile aggiornare le liste di distribuzione ai gruppi di Microsoft 365. È un ottimo modo per offrire alle liste di distribuzione dell'organizzazione tutte le caratteristiche e funzionalità dei gruppi di Microsoft 365. Per altre informazioni, vedere Gruppi di Microsoft 365 - attività comuni.
Quali liste di distribuzione non possono essere aggiornate ai gruppi di Microsoft 365?
È possibile aggiornare solo le liste di distribuzione semplici, gestite nel cloud e non annidate ai gruppi di Microsoft 365. Vedere Non è possibile aggiornare le liste di distribuzione ai gruppi di Microsoft 365.
Dopo aver aggiornato il gruppo di distribuzione a un gruppo diMicrosoft 365, è possibile eseguire alcune attività di completamento per assicurarsi che funzioni correttamente.
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Follow-up con gli utenti - Contattarli subito dopo il completamento dell'aggiornamento e quindi di nuovo qualche giorno dopo. Mostrare che stai ascoltando e reattivo a tutte le domande che potrebbero avere farà molto per renderli felici e a loro agio con il cambiamento.
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Monitorare i report sul coinvolgimento - Il portale di Microsoft 365 Amministrazione offre alcuni report validi che mostrano il numero di utenti che usano il gruppo, la frequenza e le funzionalità in uso. Questi report consentono di progettare il completamento e la formazione degli utenti, nonché di evidenziare i punti in cui gli utenti ottengono il massimo valore dal nuovo gruppo. Vedere: Report attività nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365.
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Condividere l'esperienza - Comunicare agli altri team dell'azienda che è stato aggiornato il gruppo di distribuzione e quali passaggi sono stati necessari per completare l'aggiornamento. La condivisione di queste informazioni può aiutare gli altri team a seguire l'esempio e aggiornare correttamente i propri.
Hai domande su Gruppi di Microsoft 365? Visita Gruppi di Microsoft 365 Tech Community.
Suggerimento: Per impostazione predefinita, tutti gli utenti possono creare gruppi di Microsoft 365. Per altre informazioni, vedere Gestire chi può creare Gruppi di Microsoft 365.
È possibile creare Gruppi di Microsoft 365 da un'ampia gamma di strumenti, tra cui Outlook, Outlook sul web, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams e altro ancora. Lo strumento scelto per iniziare dipende dal tipo di gruppo in uso. Ad esempio, in Microsoft si tende a partire da Outlook quando si crea un gruppo organizzato in base alla posta elettronica e al calendario. Se il Gruppo è per la comunicazione a livello aziendale, si inizia con Viva Engage. Per la collaborazione basata su chat, il gruppo verrà avviato da Microsoft Teams.
Né i gruppi pubblici né i gruppi privati possono essere visualizzati o accessibili da persone esterne all'organizzazione, a meno che non siano state specificamente invitate come guest. Per altre informazioni, vedere Aggiunta di guest a Gruppi in Outlook.
Gestire proprietari, membri e guest
I proprietari del gruppo sono i moderatori del gruppo. Possono aggiungere o rimuovere membri e avere autorizzazioni univoche, ad esempio la possibilità di eliminare le conversazioni dalla posta in arrivo condivisa o di modificare impostazioni diverse per il gruppo. I proprietari del gruppo possono rinominare il gruppo, aggiornare la descrizione o l'immagine e altro ancora. Se si ha familiarità con i ruoli di SharePoint, il proprietario di un gruppo è un amministratore della raccolta siti.
Suggerimento: È consigliabile avere almeno due proprietari per un gruppo, se possibile. In questo modo, se un proprietario non è disponibile, l'altro può apportare modifiche al gruppo.
I membri del gruppo sono gli utenti normali dell'organizzazione che usano il gruppo per la collaborazione. Possono accedere a tutti gli elementi del gruppo, ma non possono modificare le impostazioni del gruppo. Nel mondo di SharePoint sono membri del sito. Per informazioni sull'aggiunta o la rimozione di membri del gruppo, vedere Aggiungere, modificare e rimuovere membri di Gruppi in Outlook.
Gli utenti guest sono come membri del gruppo, ma si trovano all'esterno dell'organizzazione. Per impostazione predefinita, gli utenti possono invitare utenti guest a partecipare al gruppo ed è possibile controllare tale impostazione. Per altre informazioni, vedere Aggiunta di utenti guest a Gruppi in Outlook.
Usare Microsoft Teams per un'area di lavoro persistente basata su chat
Un ottimo modo per restare in contatto con il gruppo è Microsoft Teams. Microsoft Teams è il circuito interno per il team, un'area di lavoro persistente basata su chat in cui è possibile avviare conversazioni informali in tempo reale su argomenti molto specifici o sottogruppi specifici all'interno del gruppo. Anche se l'integrazione di Teams non viene avviata automaticamente, è possibile creare facilmente un gruppo di Teams basato sul gruppo di Microsoft 365.
Quando un gruppo non serve più allo scopo previsto, è possibile eliminarlo per liberare risorse di sistema e rimuovere il gruppo dall'elenco o dalla visualizzazione. Per altre informazioni, vedere Modificare o eliminare un gruppo in Outlook. Se non si vuole dover ricordare di eliminare i gruppi obsoleti, l'amministratore può impostare criteri di scadenza che faranno scadere i vecchi gruppi e verranno rimossi automaticamente dopo un periodo di tempo specificato. Vedere anche: Criteri di scadenza dei gruppi di Microsoft 365.
Esistono tre modelli principali di provisioningGruppi di Microsoft 365: aperto, avviato da IT o controllato. Ognuno ha i suoi vantaggi.
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Modello |
Vantaggi |
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Apri (impostazione predefinita) |
Gli utenti possono creare i propri gruppi in base alle esigenze senza dover attendere o preoccuparsi dell'IT |
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Gestito da IT |
Gli utenti richiedono un gruppo all'IT. L'IT può guidarli nella selezione dei migliori strumenti di collaborazione per le loro esigenze |
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Controllato |
La creazione di gruppi è limitata a persone, team o servizi specifici (vedere: Controllare chi può creare Gruppi di Microsoft 365) |
Se si vuole controllare il nome dei Gruppi di Microsoft 365, è possibile usare i criteri di denominazione per forzare l'adesione dei nomi dei gruppi a determinati standard, inclusi prefissi o suffissi, oltre a bloccare i nomi non validi. Per altre informazioni, vedere Criteri di denominazione Gruppi di Microsoft 365.
Ogni gruppo ha almeno un proprietario che può aggiungere o rimuovere membri ed eseguire alcune operazioni di base sul gruppo e sul relativo contenuto. Se il proprietario o i proprietari di un gruppo lasciano l'organizzazione per qualsiasi motivo, l'amministratore può assegnare un nuovo proprietario al gruppo. Vedere Assegnare un nuovo proprietario a un gruppo orfano.
Inoltre, se si hanno Exchange Online autorizzazioni di amministratore, è possibile amministrare i gruppi dal Centro Microsoft 365 Amministrazione (vedere Gestire l'appartenenza ai gruppi nel interfaccia di amministrazione di Microsoft 365) o da PowerShell (vedere Gestire Gruppi di Microsoft 365 con PowerShell.
A volte può essere necessario eliminare un gruppo dal tenant. Per informazioni su come eliminare un gruppo, vedere: Eliminare un gruppo in Outlook. Se un gruppo viene eliminato accidentalmente, gli amministratori possono ripristinare tale gruppo per un massimo di 30 giorni. Vedere: Ripristinare un gruppo di Microsoft 365 eliminato.
Se si preferisce un modo più automatizzato per gestire il ciclo di vita del Gruppi di Microsoft 365, è possibile usare i criteri di scadenza per far scadere i gruppi a un intervallo di tempo specifico. I proprietari del gruppo riceveranno un messaggio di posta elettronica 30, 15 e 1 giorno prima della scadenza del gruppo che consente di rinnovare facilmente il gruppo, se necessario. Vedere: Criteri di scadenza dei gruppi di Microsoft 365.
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Consentire ai membri di inviare messaggi per conto di un gruppo di Microsoft 365
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Modificare le impostazioni relative a titolo, descrizione, logo e informazioni sul sito
Limiti del gruppo di Microsoft 365
Per informazioni sulla limitazione dei gruppi, vedere Panoramica di Gruppi di Microsoft 365 per gli amministratori.
Se si prevede di usare la funzionalità "Writeback di gruppo" dello strumento Azure Active Directory Connect, la lunghezza massima è 448 caratteri correlati all'attributo "Descrizione".
Per altre informazioni sullo spazio di archiviazione di SharePoint Online, vedere Limiti di SharePoint Online.
La gestione del Gruppi di Microsoft 365 è più efficace quando si dispone di informazioni su Gruppi utilizzo su cui è possibile eseguire azioni. Il Centro Microsoft 365 Amministrazione include uno strumento per la creazione di report che consente di visualizzare informazioni come l'uso dello spazio di archiviazione, il numero di Gruppi attive e persino il modo in cui gli utenti usano il Gruppi. Per altre informazioni, vedere: Report di Microsoft 365 nell'interfaccia di amministrazione .
Gruppi di Microsoft 365 offre numerosi strumenti per la conformità, la protezione delle informazioni e eDiscovery.
