È possibile limitare le autorizzazioni per il contenuto dei messaggi di posta elettronica in Outlook con Information Rights Management (IRM), così come si possono limitare le autorizzazioni ad altri file di Microsoft Office.
Importante: Se usi Office in un dispositivo Surface RT, puoi visualizzare la posta protetta da IRM, ma non inviarla. Come verificare la versione di Office in uso.
Information Rights Management (IRM) consente di specificare le autorizzazioni di accesso ai messaggi di posta elettronica. IRM impedisce a utenti non autorizzati di leggere, stampare, inoltrare o copiare informazioni riservate. IRM consente inoltre alle organizzazioni di applicare criteri aziendali che regolano il controllo e la diffusione delle informazioni riservate o proprietarie, sia all'interno dell'organizzazione che con clienti e partner.
Dopo aver limitato le autorizzazioni per un messaggio tramite IRM, le restrizioni di accesso e utilizzo vengono applicate indipendentemente da dove viene inviato il messaggio, perché le autorizzazioni per accedere a un messaggio di posta elettronica vengono salvate nel file del messaggio stesso.
Nota: IRM non può impedire che il contenuto venga cancellato, rubato, danneggiato o acquisito e trasmesso da programmi o virus informatici dannosi. Inoltre, non può impedire che il contenuto con restrizioni venga copiato a mano o ridigitato, né impedire che venga scattata una fotografia digitale o un'acquisizione dello schermo del contenuto con restrizioni.
La prima volta che si prova ad aprire un messaggio di posta elettronica che usa autorizzazioni limitate, si viene connessi a un server delle licenze. Se il server licenze verifica le credenziali, rilascia una licenza d'uso, che definisce il livello di accesso a un file. Questa procedura è necessaria per ogni file che usa autorizzazioni limitate. In altre parole, il contenuto con autorizzazioni limitate non può essere aperto se il server delle licenze non ha rilasciato una licenza d'uso per tale contenuto.
Visualizzare i messaggi quando IRM non è disponibile
Se è necessario leggere o aprire il contenuto con autorizzazioni limitate, ma Outlook non è disponibile nel computer in uso, è possibile usare un Web browser. Se si usa Outlook sul Web o Outlook Web App (OWA), è possibile visualizzare i messaggi con restrizioni in qualsiasi browser.
Rimuovere IRM da un messaggio inviato
Se si è il mittente originale di un messaggio e si vogliono rimuovere le autorizzazioni limitate, usare la procedura seguente.
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Aprire il messaggio crittografato dalla cartella Posta inviata facendo doppio clic su di esso.
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Selezionare File > Crittografa > Accesso illimitato.
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Selezionare Salva.
Note:
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La rimozione delle autorizzazioni limitate da un messaggio inviato non aggiornerà i messaggi nelle cassette postali dei destinatari. Solo la copia del messaggio nella cartella Posta inviata è interessata.
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Non è possibile rimuovere IRM da un messaggio inviato da un altro utente.
Tipi di file coperti dai criteri IRM quando vengono allegati ai messaggi
Quando i tipi di file seguenti vengono allegati a un messaggio protetto da Rights Management in Outlook, vengono automaticamente gestiti con Rights Management.
Nota: Se si allegano Outlook file di messaggi (.msg) a un messaggio protetto da Microsoft Rights Management, ad esempio l'inoltro di più messaggi Outlook all'interno di un messaggio, i messaggi allegati non vengono gestiti da Microsoft Rights Management.
Documenti di Word
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Tipo file |
Estensione |
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Documento |
doc |
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Documento |
docx |
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Documento con attivazione macro |
docm |
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Modello |
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Modello |
dotx |
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Modello con attivazione macro |
dotm |
Documenti di Excel
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Tipo file |
Estensione |
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Cartella di lavoro |
xls |
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Cartella di lavoro |
xlsx |
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Cartella di lavoro con attivazione macro |
xlsm |
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Modello |
xlt |
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Modello |
xltx |
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Modello con attivazione macro |
xltm |
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Cartella di lavoro binaria non XML |
xlsb |
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Componente aggiuntivo con attivazione macro |
xla |
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Componente aggiuntivo con attivazione macro |
xlam |
Documenti di PowerPoint
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Tipo file |
Estensione |
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Presentazione |
ppt |
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Presentazione |
pptx |
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Presentazione con attivazione macro |
pptm |
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Modello |
pot |
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Modello |
potx |
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Modello con attivazione macro |
potm |
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Presentazione |
pps |
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Presentazione |
ppsx |
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Presentazione con attivazione macro |
ppsm |
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Tema di Office |
thmx |
File di InfoPath
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Tipo file |
Estensione |
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Modulo/modello dinamico |
.Xsn |
Documenti XPS
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Tipo file |
Estensione |
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XML Paper Specification |
xps |
