Ismerkedés az adatbázisokkal

A tervezés koncentráltsága érdekében foglalja össze az adatbázis célját, és tekintse meg gyakran az összefoglalást. Ha például egy kis adatbázist szeretne egy otthoni vállalkozás számára, írjon valami egyszerűt, például: "Az ügyféladatbázis tárolja az ügyféladatok listáját levelezés és jelentések készítése céljából." Vállalati adatbázisok esetén több bekezdésre is szükség lehet annak leírásához, hogy a különböző szerepkörökben lévő személyek mikor és hogyan fogják használni az adatbázist és annak adatait. Létrehozás egy konkrét és részletes küldetési nyilatkozatot, amelyre a tervezési folyamat során hivatkozni kell.

Kezdje a meglévő információ- és nyomkövetési módszerekkel. Előfordulhat például, hogy jelenleg beszerzési rendeléseket rögzít egy tranzakciónaplóban, vagy papíralapú űrlapokon tartja az ügyféladatokat. Ezekkel a forrásokkal listázhatja az aktuálisan rögzített információkat (például az űrlapok összes dobozát). Ha jelenleg nem rögzít fontos információkat, gondolja át, milyen különálló információkra van szüksége. Minden egyes adattípus mezővé válik az adatbázisban.

Ne aggódjon az első lista tökéletessé tétele miatt – idővel finomhangolhatja. De ne vegye figyelembe az összes ember, aki használja ezt az információt, és kérje el ötleteit.

Ezután gondolja át, mit szeretne kihozni az adatbázisból, és hogy milyen típusú jelentéseket vagy levelezést szeretne létrehozni. Ezután győződjön meg arról, hogy rögzíti a célok eléréséhez szükséges információkat. Ha például egy régiónkénti értékesítéseket megjelenítő jelentést szeretne, akkor az értékesítési adatokat regionális szinten kell rögzítenie. Próbálja meg felvázolni a jelentést a tényleges információkkal, ahogy látni szeretné. Ezután listázhatja a jelentés létrehozásához szükséges adatokat. Végezze el ugyanezt az adatbázisból származó levelezések és egyéb kimenetek esetében is.

Példa

Tegyük fel, hogy lehetőséget ad az ügyfeleknek arra, hogy feliratkozhassanak az e-mail rendszeres frissítéseire (vagy kivehessék azokat), és ki szeretné nyomtatni azoknak a listáját, akik feliratkoztak. A Customer (Ügyfél) tábla Send Email (Küldés Email) oszlopára van szükség, amely az Igen és a Nem értékeket teszi lehetővé.

Azok számára, akik hajlandóak e-maileket fogadni, szüksége lesz egy e-mail-címre, amelyhez egy mező is szükséges. Ha megfelelő megszólítást szeretne adni (például Mr., Mrs. vagy Ms.), adjon meg egy Megszólítás mezőt. Ha az ügyfeleket utónév alapján szeretné megcímeztetni az e-mailekben, adjon hozzá egy Utónév mezőt.

Miután létrehozta a szükséges információk listáját, határozza meg azokat a fő entitásokat (vagy témákat), amelyekre az adatok rendszerezéséhez szüksége van. Kerülje az adatok entitások közötti duplikálását. Egy termékértékesítési adatbázis előzetes listája például így nézhet ki:

A fő entitások a következők: ügyfelek, szállítók, termékek és megrendelések. Tehát kezdje ezzel a négy táblázattal: egy az ügyfelekkel kapcsolatos tényekhez, egy a szállítókkal kapcsolatos tényekhez stb. Lehet, hogy nem ez a végleges kialakítás, de ez jó kiindulási pont.

Annak megértéséhez, hogy miért jobb több tábla, mint kevesebb, tekintse meg az itt látható táblázatot:

Minden sor a termékre és annak szállítójára vonatkozó információkat tartalmaz. Mivel ugyanabból a szállítóból sok terméke lehet, a szállító nevét és címét többször meg kell ismételni. Ezzel lemezterületet pazarol. Ehelyett csak egyszer rögzítse a szállító adatait egy külön Szállítók táblában, majd csatolja a táblát a Products táblához.

A kialakítással kapcsolatos második probléma nyilvánvaló, ha módosítania kell a szállítóval kapcsolatos információkat. Tegyük fel, hogy módosítania kell egy szállító címét. Mivel a cím több helyen jelenik meg, ezért előfordulhat, hogy az egyik helyen módosítja a címet, egy másik helyen viszont elfelejti megtenni. Ha a szállító címét csak egy helyen rögzíti, azzal megoldhatja ezt a problémát.

Végül tegyük fel, hogy a Coho Winery csak egy terméket szállít, és törölni szeretné a terméket, de meg szeretné őrizni a szállító nevét és címét. Ezzel a kialakítással hogyan törölné a termékrekordot anélkül, hogy elveszítené a szállító adatait? A fenti táblában ezt nem teheti meg. Mivel minden rekord egy termékre vonatkozó tényeket tartalmaz a szállítóval kapcsolatos tények mellett, az egyiket nem lehet törölni a másik törlése nélkül. Ha külön szeretné tartani ezeket a tényeket, ossza fel a táblázatot két részre: az elsőre a termékinformációkra, a másodikra pedig a szállítói adatokra. Ezután egy termékrekord törlésekor csak a termékre vonatkozó adatokat törli, a szállítóra vonatkozó tényeket nem.

Miután kiválasztotta egy adatbázistábla tárgyát, a tábla oszlopainak csak az adott témával kapcsolatos adatokat kell tárolniuk. Egy terméktáblának például csak a termékekről kell tárolnia a tényeket, a beszállítókról nem.

A táblában nyomon követendő információk meghatározásához használja a korábban létrehozott listát. A Vevők tábla például a következőket tartalmazhatja: Utónév, Vezetéknév, Cím, Küldés Email, Üdvözlet és Email Cím. A tábla minden rekordja (ügyfél) ugyanazt az oszlopkészletet tartalmazza, így minden ügyfél esetében pontosan ugyanazokat az információkat tárolja.

Létrehozás az első listát, majd tekintse át és finomítsa. Ne felejtse el lebontani az információkat a lehető legkisebb mezőkre. Ha például a kezdeti listában a Cím mező szerepel, bontsa fel a címeket utcacím, város, állam és irányítószám – vagy ha az ügyfelek globálisak – még több mezőre. Így például a megfelelő formátumú levelezést végezheti el, vagy jelentéseket készíthet a megrendelésekről államonként.

Az egyes táblák adatoszlopainak finomítása után készen áll az egyes táblák elsődleges kulcsának kiválasztására.

Az egyes táblák egyes sorainak egyedi azonosítására van szükség. Emlékszel a korábbi példára, ahol két ügyfélnek ugyanaz a neve? Mivel a nevüket megosztják egymással, külön-külön kell azonosítani őket.

Ezért minden táblának tartalmaznia kell egy oszlopot (vagy oszlopkészletet), amely egyedileg azonosítja az egyes sorokat. Ezt elsődleges kulcsnak nevezik, és gyakran egyedi szám, például alkalmazotti azonosítószám vagy sorozatszám. Az Access elsődleges kulcsokat használ több tábla adatainak gyors társításához és az adatok összehozásához.

Néha az elsődleges kulcs két vagy több mezőből áll. Egy rendelések sortételeit tároló Rendelés részletei tábla például két oszlopot használhat az elsődleges kulcsában: a Rendelésazonosítót és a Termékazonosítót. Ha egy elsődleges kulcs egynél több oszlopot használ, összetett kulcsnak is nevezik.

Ha már rendelkezik egyedi azonosítóval a táblázatban szereplő információkhoz, például a katalógusban szereplő egyes termékeket egyedileg azonosító termékszámokhoz, használja azt, de csak akkor, ha az értékek megfelelnek az elsődleges kulcsokra vonatkozó szabályoknak:

• Az azonosító minden rekordnál más lesz. Az elsődleges kulcsokban nem megengedettek az ismétlődő értékek.

• Az elemnek mindig van értéke. A táblában minden rekordnak rendelkeznie kell elsődleges kulccsal. Ha több oszlopot használ a kulcs létrehozásához (például a cikkcsaládot és a cikkszámot), mindkét értéknek mindig jelen kell lennie.

• Az elsődleges kulcs olyan érték, amely nem változik. Mivel a kulcsokra más táblák hivatkoznak, az egyik tábla elsődleges kulcsának módosítása azt jelenti, hogy mindenhol megváltozik, ahol hivatkoznak rá. A gyakori módosítások növelik a hibák kockázatát.

Ha nem rendelkezik egyértelmű azonosítóval, használjon egy tetszőleges, egyedi számot elsődleges kulcsként. Előfordulhat például, hogy minden rendeléshez egyedi rendelésszámot rendel a rendelés azonosításához.