Az adatbázis-objektumok megismerése

Táblázatok

Az Access táblákba rendezi az adatokat: a könyvelői padra vagy egy számolótáblára emlékeztető sorokat és oszlopokat tartalmazó listákat. Minden tábla egy adott témával kapcsolatos információkat tárol, így a legtöbb adatbázis több táblát is tartalmaz.

A tábla minden sorát rekordnak, az egyes oszlopokat pedig mezőnek nevezzük. Egy rekord egy adott entitás összes konkrét információját tartalmazza, például egy ügyfelet vagy egy megrendelést. A mező az entitással kapcsolatos információk egyetlen eleme. A Termékek táblában például minden sor vagy rekord egy termékről hordoz információt. Minden hasáb vagy mező az adott termékről tárol információt, például a nevét vagy az árát. Ha még nem ismeri őket, ismerkedjen meg az adatbázisok alapjaival.

Lekérdezések

Egy jól megtervezett adatbázisban az űrlapokon vagy jelentésekben látható információk általában több táblából származnak. Egy lekérdezéssel lekérheti ezeket az információkat a különböző táblákból, és összeállíthatja azokat egy űrlapon vagy jelentésben való megjelenítéshez.

A lekérdezések lehetnek az adatbázisból származó adateredményekre vonatkozó kérések, vagy műveletet hajthatnak végre az adatokon, vagy mindkettő lehet. Lekérdezések használatával választ kaphat egyszerű kérdésekre, számításokat végezhet adatok használatával, kombinálhatja a különböző táblákból származó adatokat, és adatokat adhat hozzá, módosíthat vagy törölhet egy adatbázisból.

Számos lekérdezéstípus létezik, de a két alaptípus a következő:

Űrlapok

Forms az áruházak megjelenítési eseteihez hasonlóak – megkönnyítik a kívánt adatbáziselemek megtekintését vagy eléréséhez. A papíralapú űrlapokhoz hasonlóan az Access-űrlapok olyan objektumok, amelyekkel Ön vagy más felhasználók hozzáadhatják, szerkeszthetik vagy megjeleníthetik az asztali Access-adatbázisban tárolt adatokat. Fontos, hogy az űrlapot a használat szem előtt tartásával tervezd meg. Ha például több felhasználó számára készült, egy jól megtervezett űrlap segít pontossá, gyorsabbá és hatékonyabbá tenni az adatbevitelt.

Jelentések

A jelentések lehetőséget nyújtanak az Access-adatbázisból származó információk megtekintésére, formázására és összegzésére. Létrehozhat például egy egyszerű jelentést az összes partner telefonszámáról, vagy egy összegző jelentést a különböző régiókban és időszakokban történő összes értékesítésről.

A jelentések akkor hasznosak, ha az adatbázisban lévő információkat a következőknek szeretné bemutatni:

• Összesített adatok megjelenítése vagy terjesztése

• Az egy adott időpontban érvényes adatok archiválása

• Adatszolgáltatás az egyes rekordokról

• Címkék létrehozása

Makrók

A makrók olyan eszközök, amelyekkel automatizálhatja a feladatokat, és funkciókat adhat az űrlapokhoz, jelentésekhez és vezérlőkhöz. Ha például egy parancsgombot ad hozzá egy űrlaphoz, és a gomb OnClick eseményét egy makróhoz társítja, akkor minden kattintáskor végrehajt egy parancsot.

Az Access tervezési környezetet biztosít a makrók létrehozásához. Lényegében egy egyszerűsített programozási nyelvet használ a végrehajtandó műveletek listájának összeállításához. Egyes műveletekhez további információkra van szükség, például arra, hogy melyik mező jelenjen meg kitöltéssel. A tervezőkörnyezet megkönnyíti a makrók létrehozását a műveletek listájából való kiválasztás és az információk kitöltése során.

A makrókkal automatizálhatja a műveletek sorozatát, módosíthatja az adatbázisban lévő adatokat, és így tovább. A Tervező nézetben a makrók a Visual Basic for Applications (VBA) által elérhető parancsok egy részhalmazát biztosítják. A legtöbben egyszerűbben hozhatnak létre olyan makrókat, amelyekkel funkciókat adhatnak az űrlapokhoz, jelentésekhez és vezérlőkhöz, mint VBA-kódot írni, de a Tervező nézetben bármikor átalakíthatja a makrókat VBA-ra.

Tegyük fel, hogy közvetlenül az egyik adatbeviteli űrlapról szeretne megnyitni egy jelentést. Vegyen fel egy gombot az űrlapra, majd hozzon létre egy makrót, amely megnyitja a jelentést. A makró lehet egy önálló makró (egy külön objektum az adatbázisban), amely ekkor a gomb Kattintásra eseményéhez van kötve, illetve a makrót közvetlenül be lehet ágyazni magába a gomb Kattintásra eseményébe. Bármelyik lehetőséget használja is, amikor a gombra kattint, a makró fut, és megnyitja a jelentést.

Modulok

A modulok olyan VBA-kódok, amelyeket az alkalmazás feladatainak automatizálására és a magasabb szintű funkciók végrehajtására ír. A modulokat a VBA programozási nyelven kell írnia. A modul egy egységként tárolt deklarációk, utasítások és eljárások gyűjteménye.