Házon kívül esemény hozzáadása mások Outlook-naptárához

1. lépés: Szabadság időtartamának hozzáadása a munkatársak naptárához

Ha „Házon kívül” jelzéssel lát el egy adott időtartamot a naptárában, a munkatársai látni fogják ezt, amikor értekezletet kísérelnek meg ütemezni Önnel az adott időtartamban. Bizonyára hasznosnak találná azonban, ha a rendszer mindenkit azonnal és előre értesítene a távollétéről, anélkül hogy a távollétnek hatása volna az érintettek szabad időpontjaira vagy a naptáraik áttekinthetőségére. Mindezt megteheti úgy, hogy a megadott időszakot egy olyan egész napos eseményként tünteti fel a munkatársak naptárában, amelyet a normál (jellemzően foglalt időpontként beállított) eseményektől eltérően szabad időpontként állít be. Ha így tesz, akkor a létrehozott esemény nem lesz hatással a munkatársai szabad és foglalt időpontjaira.

1. A Naptár lapon a Kezdőlapon válassza az Új értekezlet lehetőséget.

   : A billentyűparancs használatával új értekezlet-összehívást is létrehozhat a CTRL+SHIFT+Q billentyűkombináció lenyomásával.

2. Írja be a leírást a Cím mezőbe, és ha szükséges, adjon meg egy helyet a Hely mezőben.

3. A Kezdő időpont és a Befejező időpont listában adja meg, hogy mikortól meddig lesz házon kívül. Szabadság esetén rendszerint egész napokról van szó. Ha ezt szeretné beállítani, jelölje be az Egész napos esemény jelölőnégyzetet.

   : Az Outlook alapértelmezés szerint a számítógép aktuális időzóna-beállítását veszi alapul az ütemezéshez. Ha egy másik időzóna alapján szeretné ütemezni az irodán kívül töltött időt, jelölje be az Időzónák jelölőnégyzetet, és válassza ki a megfelelő időzónát.

4. A Résztvevők csoport Válaszbeállítások csoportjában törölje a Válasz kérése lehetőséget a legördülő gombra kattintva.

5. A Beállítások csoport Megjelenítés másként csoportjában válassza az Ingyenes lehetőséget a legördülő listában. Ha már megadta, hogy egész napos eseményről van szó, akkor a Megjelenítési mód legördülő listában automatikusan a Szabad lehetőség lesz kiválasztva.

   : 

   • Győződjön meg róla, hogy a Megjelenítési mód legördülő listában a Szabad lehetőség van kiválasztva. Ez a beállítás teszi lehetővé, hogy az értekezlet-összehívás címzettjei elfogadják a meghívást, és felvegyék az Ön szabadságának időtartamát a naptárukba anélkül, hogy a felvett időtartam foglaltként jelenne meg a naptárukban. Így a címzettek naptára az Ön szabadságának időtartama alatt továbbra is szabad időtartamot fog jelezni.

   • Egész napos esemény választásakor az esemény kezdő időpontja éjfél. Annak érdekében, hogy megkímélje a munkatársait a szokatlan időpontban kapott értesítésektől, állítsa az Emlékeztető beállítást a Nincs értékre.

6. Írja be a címzettekkel megosztandó esetleges további információkat.

7. Adja hozzá a kívánt címzetteket a Kötelező vagy a Nem kötelező sorhoz.

8. Ha ismétlődő időpontok sorozatára figyelmezteti a felhasználókat, hogy nem lesz az irodában, a Beállítások csoportban válassza az Ismétlődés lehetőséget, válassza ki az ismétlődési szabályt, majd kattintson az OK gombra.

9. Válassza a Küldés gombot.

Ha az értekezlet-összehívás elküldésekor a Megjelenítési mód lista Szabad beállítását választotta, az esemény a munkatársak Outlook-naptárában az egyes napok tetején lesz látható – egy képi emlékeztető formájában, amely nem foglal le munkaidőt.

2. lépés: Szabadság időtartamának lefoglalása a saját naptárban

Ha végrehajtotta az előző szakasz lépéseit, akkor az elküldött értekezlet-összehívás szabad időként kerül be a munkatársai naptárába annak érdekében, hogy ne foglalja le a naptárbeli idejüket. Az időtartam azonban a saját naptárában is szabadként jelenik meg. Következő lépésként létre kell hoznia egy további találkozót saját maga számára, hogy mások láthassák, nem lesz elérhető a megadott időtartam során.

Gyakori hiba, hogy megnyitja az értekezlet-összehívási elemet a naptárban, és az eredeti kérés elküldése után a Megjelenítés másként beállítást IngyenesrőlHázon kívül értékre módosítja. Ha azonban ezt teszi, a rendszer frissítést küld mindenkinek, akihez az értekezlet-összehívást küldte, a Szabad beállítást házon kívülre módosítja, és legyőzi azokat a lépéseket, amelyeket azért tett, hogy ezt elkerülje. Ismétlődő találkozót kell létrehoznia a naptárban a Házon kívül beállítással.

Ha a felhasználók az Outlook naptárát használják értekezletek és egyéb események ütemezésére, akkor láthatják az Ön elérhetőségét, hacsak nem módosította a naptár engedélyeit ennek elkerülése érdekében. A találkozók, értekezletek és események megjelenítési beállítása általában Foglalt. A Házon kívülbeállítással is létrehozhat elemeket. A Házon kívül értékre állított elemek a Foglalt értékre vannak állítva – mások nem számíthatnak arra, hogy ön abban az időpontban elérhető lesz. A két típus vizuálisan különbözik – a Házon kívül beállítású elemek lila színnel jelennek meg, a Foglalt értékre állított elemeket kék színösszeállítás azonosítja. Ez a megjelenésbeli különbség segít hangsúlyozni, hogy miért nem érhető el. Előfordulhat például, hogy áthelyezhet egy ütköző Foglalt elemet, de valószínűleg nem tud vagy nem hajlandó módosítani egy házon kívüli elemet, például a szabadságát.

1. A Naptár lapon a Kezdőlapon válassza az Új találkozó lehetőséget.

2. A Cím mezőbe írja be a távol töltött idő nevét.

3. A Kezdési időpont és a Befejezési idő területen válassza ki azokat a dátumokat, amikor a távol töltött idő elkezdődik és véget ér.

4. Jelölje be az Egész napos esemény jelölőnégyzetet.

5. Módosítsa a Megjelenítés másként beállítást Házon kívül értékre.

6. Válassza a Mentés & Bezárás lehetőséget.