מדריך למנהלי מערכת קבוצות Microsoft 365 ב- Outlook

שמירה על מדריך הכתובות שלך בשליטה היא חשש לכל מנהל מערכת. הנה כמה מה כלים Microsoft 365 כדי להקל עליך:

• מדיניות מתן שמות - מדיניות מתן שמות מאפשרת לך להגדיר מה הם, ולא שמות מקובלים עבור הקבוצות שלך. פעולה זו מונעת ממשתמשים לתת שמות גסים או אסורים לקבוצות. בנוסף, באפשרותך לאכוף קידומות או סיומות סטנדרטיות של החברה בשמות הקבוצה.

  חברות דינאמית - חברות דינאמית מאפשרת לך להגדיר חברות בקבוצה לפי כלל, אשר מוסיפה (או מסירה) חברי קבוצה בהתבסס על מטה-נתונים (כגון מחלקה או תפקיד) ב- Active Directory. ראה שימוש בתכונות כדי ליצור כללים מתקדמים לקבלת מידע נוסף אודות יצירת חברות דינאמית.

• חברות מוסתרת - אם יש לך סיבה לכך שהחברות בקבוצה שלך תהיה סודית, לדוגמה, אם החברים הם תלמידים, באפשרותך להסתיר את החברות צדדים חיצוניים.

• הרשאות יצירה - ייתכן שיש כמה אנשים בארגון שלך שאין ברצונך ליצור קבוצות חדשות. קיימות מספר טכניקות לניהול הרשאות יצירה במדריך הכתובות שלך. ראה ניהול יצירת קבוצה של Microsoft 365.

• יומני ביקורת - תוכל להיות בטוח יותר לאפשר למשתמשים שלך ליצור קבוצות ולנהל חברות בקבוצה משום שיומני ביקורת של Microsoft 365 קבוצות מאפשרים לך לאתר מי יצר או מחק קבוצה מסוימת או ביצע שינויים החברות בקבוצה. ראה: חיפוש ביומן הביקורת במרכז התאימות של מרכז האבטחה & Microsoft 365.

כל Microsoft 365 בעל מנוי בעל Exchange Online ו- SharePoint Online יתמוך בקבוצות. הן כוללות את התוכניות Business Essentials Business Premium ואת תוכניות Enterprise E1, E3 ו- E5.

אם יש לך תוכנית Exchange בלבד, עדיין תוכל לקבל את התכונות המשותפות של תיבת הדואר הנכנס ולוח השנה המשותף של קבוצות ב- Outlook, אך לא תקבל את ספריית המסמכים, Planner או כל אחת מהיכולות האחרות. 

לעתים המשתמשים חשים אי-נוחות בשינוי, ולכן חשוב לקיים תקשורת עם החברים הקיימים ברשימות התפוצה שלך כדי להודיע להם למה עליהם לצפות. להלן חלק מהמידע שעליך לכלול בהודעה זו, יחד עם כמה תשובות שעשויות להיות שימושיות עבורך:

מה הם קבוצות ב- Outlook?

Microsoft 365 ב- Outlook הם פתרון יחיד לשיתוף פעולה עבור צוותים/קבוצות שברצונך לשתף בו דיונים, קבצים, לוחות שנה והערות באופן אחיד שניתן למצוא בקלות.  ככל הנראה, התכונה הנפרדת ביותר היא שתיבת הדואר הנכנס של הקבוצה שומרת היסטוריה של הדיונים, כך שניתן יהיה לחפש בקלות בדיונים קודמים.

קבל מידע נוסף בחוויה קבוצות- Outlook.

מדוע אנו מספקים שינוי זה?

אנשים ביקשו לעתים קרובות את היכולת לחפש בהודעות שפורסמו ברשימת התפוצה שלנו כדי למצוא מידע שכבר נדון בעבר. שדרוג רשימת התפוצה לקבוצה פירושו שאנשים אינם צריכים לשאול או לענות על אותן שאלות שוב ושוב.

בנוסף, הקבוצה החדשה תכלול לוח שנה עבור האירועים הקבוצתיים שלנו, ספריית קבצים משותפת ומחברת OneNote שבה נוכל לשתף פעולה ולאסוף מידע לצורך עיון עתידי.

האם עלי לעשות משהו כדי להצטרף לקבוצה זו אם כבר הייתי חבר ברשימת התפוצה?

לא, אם כבר היית חבר ברשימת התפוצה, תהיה באופן אוטומטי חבר בקבוצה החדשה.

כיצד ניתן לבצע לגשת לקבוצה החדשה ב- Outlook? מה לגבי Outlook באינטרנט?

כדי לגשת לקבוצה החדשה ב- Outlook, עבור קבוצות הקטגוריה 'פריטים' בחלק התחתון של חלונית הניווט מימין. אם אתה משתמש בקבוצה זו לעתים קרובות, שקול להצמיד אותה כפריט מועדף על-ידי לחיצה עליה באמצעות לחצן העכבר הימני ובחירה באפשרות הצג כמועדף.

בנוסף, קיימים לקוחות ניידים ללא תשלום עבור Microsoft 365 קבוצות בכל פלטפורמה ניידת (iOS, Android וכו') כך שתוכל לגשת בקלות לקבוצה מכל מקום.

אני עדיין יכול פשוט לשלוח דואר אלקטרוני?

כן, בטח. אותו כינוי דואר אלקטרוני שבו השתמשת עבור רשימת התפוצה עדיין יפעל בצורה תקינה עבור הקבוצה ב- Outlook.

גם...

זכור לומר להם מתי שינוי זה מתרחש ול עם מי עליהם לפנות אם יש להם שאלות נוספות.

Microsoft אינה מספקת כלי להמרת תיבת דואר משותפת לקבוצה של Microsoft 365, או להיפך. עם זאת, באפשרותך לשדרג רשימות תפוצה לקבוצות Microsoft 365. זו דרך נהדרת להעניק לארגון שלך את רשימות התפוצה של כל התכונות והפונקציונליות של קבוצות Microsoft 365. ראה קבוצות Microsoft 365 - משימות נפוצותלקבלת מידע נוסף.

לא ניתן לשדרג את רשימות התפוצה לקבוצות Microsoft 365? 

באפשרותך לשדרג רק רשימות תפוצה מנוהלות בענן, פשוטות ולא מקוננות לקבוצות Microsoft 365. ראה אין אפשרות לשדרג רשימות תפוצה לקבוצות Microsoft 365.

לאחר שדרוג קבוצת התפוצה לקבוצת תפוצהMicrosoft 365 קיימות כמה משימות המשך טיפול שייתכן שתרצה לבצע כדי להבטיח שהיא תילך בצורה חלקה.

• המשך טיפול עם המשתמשים שלך - בדוק איתם מיד לאחר השלמת השדרוג, ולאחר מכן שוב כמה ימים לאחר מכן. המראה שאתה מאזין ומגיב לכל שאלה שאולי יש להם תהיה דרך ארוכה להפוך אותם למאושרים ונוחים עם השינוי.

• נטר את דוחות ההתקשרות - פורטל Microsoft 365 מרכז הניהול כולל כמה דוחות טובים שעשויים להראות לך כמה משתמשים משתמשים בקבוצה, באיזו תדירות ובתכונות הם משתמשים. דוחות אלה יכולים לעזור לך לעצב את המשך טיפול והדרכה של המשתמשים ולהדגיש היכן המשתמשים מקבלים את הערך הרב ביותר מהקבוצה החדשה. ראה: דוחות פעילות מרכז הניהול של Microsoft 365.

• שתף את החוויה שלך - הוידע צוותים אחרים בחברה שלך על כך שדרגת את קבוצת התפוצה שלך ואת השלבים שערכת כדי להפוך אותה למוצלחת! שיתוף מידע זה יכול לעזור לצוותים אחרים אלה לעקוב אחר הדוגמה שלך ולבצע שדרוג מוצלח משלהם.

יש לך שאלות אודות קבוצות Microsoft 365? בקר ב- קבוצות Microsoft 365 Tech Community.

באפשרותך ליצור קבוצות Microsoft 365 ממגוון כלים, כולל Outlook, Outlook באינטרנט, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams ועוד. הכלי שממנה תבחר להתחיל תלוי בסוג הקבוצה שבה אתה עובד. לדוגמה, ב- Microsoft אנו נוטים להתחיל מ- Outlook כאשר אנו יוצרים קבוצה המאורגנת סביב דואר אלקטרוני ולוח שנה. אם הקבוצה מיועדת לתקשורת ברחבי החברה, אנו נוטים להתחיל להשתמש Viva Engage. לשיתוף פעולה מבוסס-צ'אט, היינו מתחילים את הקבוצה שלנו מ- Microsoft Teams.

• יצירת קבוצה ב- Outlook

• יצירת צוות של Microsoft

• יצירת קבוצה משפחתית

• יצירת קבוצה ב- Viva Engage

• יצירת אתר צוות ב- SharePoint

• יצירת תוכנית ב- Microsoft Planner

אנשים מחוץ לארגון שלך לא יכולים לראות קבוצות ציבוריות או קבוצות פרטיות, אלא אם כן אנשים אלה הוזמנו במיוחד כאורחים. ראה הוספת אורחים ל- קבוצות- Outlook לקבלת מידע נוסף.

ניהול בעלים, חברים ואורחים

בעלי הקבוצה הם המנחים של הקבוצה. הם יכולים להוסיף או להסיר חברים ויש להם הרשאות ייחודיות כגון היכולת למחוק שיחות מתיבת הדואר הנכנס המשותפת או לשנות הגדרות שונות לגבי הקבוצה. בעלי קבוצה יכולים לשנות את שם הקבוצה, לעדכן את התיאור או התמונה ועוד. אם אתה מכיר את תפקידי SharePoint, בעלי הקבוצה הוא מנהל אוסף אתרים.

חברי הקבוצה הם המשתמשים הרגילים בארגון שלך המשתמשים בקבוצה כדי לשתף פעולה. הם יכולים לגשת לכל התוכן בקבוצה, אך אין להם אפשרות לשנות הגדרות קבוצה. בעולם SharePoint הם חברים באתר. לקבלת מידע אודות הוספה או הסרה של חברי קבוצה, ראה הוספה, עריכה והסרה של קבוצות ב- Outlook.

אורחים הם כמו חברי קבוצה, אך הם נמצאים מחוץ לארגון שלך. כברירת מחדל, המשתמשים שלך יכולים להזמין אורחים להצטרף לקבוצה שלך, ובאפשרותך לשלוט בהגדרה זו. לקבלת מידע נוסף, ראה הוספת אורחים ל- קבוצות- Outlook.

שימוש ב- Microsoft Teams עבור סביבת עבודה עקבית המבוססת על צ'אט

דרך מצוינת לשמור על קשר עם הקבוצה שלך היא Microsoft Teams. Microsoft Teams הוא הלולאה הפנימית של הצוות שלך – סביבת עבודה עקבית המבוססת על צ'אט, שבה ניתן לנהל שיחות בלתי רשמיות בזמן אמת בנושאים ממוקדים מאוד או קבוצות משנה ספציפיות בתוך הקבוצה. למרות ששילוב Teams אינו מגיע באופן אוטומטי, באפשרותך ליצור בקלות קבוצה של Teams בהתבסס על קבוצת Microsoft 365 שלך.

• כיצד ניתן לבצע את Microsoft Teams?

• וידאו: מהו Microsoft Teams?

• Microsoft Teams עוזר & למידה

• מבוא ל- Microsoft Teams עבור מנהלי מערכת

לאחר שקבוצה מסיימת את מטרתה המיועדת, באפשרותך למחוק אותה כדי לפנות משאבי מערכת ולהסיר את הרשום או את התצוגה של הקבוצה. ראה עריכה או מחיקה של קבוצה ב- Outlook לקבלת מידע נוסף. אם אינך מעוניין לזכור למחוק קבוצות מיושנים, מנהל המערכת יכול להגדיר פריטי מדיניות תפוגה אשר גורמת לתפוגת קבוצות קיימות ולהוסר באופן אוטומטי לאחר פרק זמן מוגדר. ראה גם: מדיניות התפוגה של קבוצות Microsoft 365.

קיימים שלושה מודלים עיקריים של הקצאת משאביםקבוצות Microsoft 365: פתוח, בהובלת IT או מבוקר. לכל אחד מהם יש יתרונות משלו.

מודל	יתרונות
פתח (ברירת מחדל)	המשתמשים יכולים ליצור קבוצות משלהם לפי הצורך ללא צורך להמתין ל- IT או לטרוח לו
תאורת IT	המשתמשים מבקשים קבוצה מ- IT. IT יכול להדריך אותם בבחירה של כלי שיתוף הפעולה הטובים ביותר לצרכים שלהם
מבוקר	יצירת קבוצה מוגבלת לאנשים, לצוותים או לשירותים ספציפיים (ראה: קבע מי יכול ליצור קבוצות Microsoft 365)

אם ברצונך לשלוט בשם של קבוצות Microsoft 365 שלך, באפשרותך להשתמש במדיניות מתן שמות כדי לכפות על שמות קבוצות לציית לתקנים מסוימים, כולל קידומות או סיומות, וכן לחסום שמות בלתי הונם. ראה קבוצות Microsoft 365 מדיניות מתן שמות לקבלת מידע נוסף.

לכל קבוצה יש בעלים אחד לפחות , ה יכול להוסיף או להסיר חברים ולבצע פעולות בסיסיות של הקבוצה והתוכן שלה. אם הבעלים (או הבעלים) של קבוצה עוזב את הארגון מסיבה כלשהי, מנהל המערכת יכול להקצות בעלים חדש לקבוצה. ראה הקצאת בעלים חדש לקבוצה מיותמות.

בנוסף, אם יש לך Exchange Online מנהל מערכת, באפשרותך לנהל את הקבוצות שלך ממרכז Microsoft 365 מרכז הניהול (ראה ניהול חברות בקבוצה ב- מרכז הניהול של Microsoft 365) או מ- PowerShell (ראה ניהול קבוצות Microsoft 365 עם PowerShell.

ייתכן שיתווסף מועד שבו תרצה למחוק קבוצה מה דייר שלך. לקבלת מידע אודות אופן מחיקת קבוצה, ראה: מחיקת קבוצה ב- Outlook. אם קבוצה נמחקת בטעות, מנהלי מערכת יכולים לשחזר קבוצה זו למשך עד 30 יום. ראה: שחזור קבוצה של Microsoft 365 שנמחקה.

אם אתה מעדיף דרך אוטומטית יותר לניהול מחזור החיים של קבוצות Microsoft 365, באפשרותך להשתמש במדיניות תפוגה כדי לפוג קבוצות במרווח זמן ספציפי. בעלי הקבוצה יקבלו הודעת דואר אלקטרוני 30, 15 ויום אחד לפני תפוגת הקבוצה, המאפשרת להם לחדש בקלות את הקבוצה אם היא עדיין נדרשת. ראה מדיניות תפוגת תוקף של קבוצות Microsoft 365.

• אפשר לחברים לשלוח בתור קבוצה של Microsoft 365 או בשמה

• הוספת אורחים ל- קבוצות ב- Outlook

• שינוי הכותרת, התיאור, הסמל והגדרות פרטי האתר של אתר

מגבלות קבוצה של Microsoft 365

חפש מגבלות קבוצה תחת מבט כולל על קבוצות Microsoft 365 עבור מנהלי מערכת.

אם בכוונתך להשתמש בתכונה "כתיבת חוזרת קבוצתית" מתוך הכלי Azure Active Directory Connect, האורך המרבי הוא 448 תווים הקשורים לתכונה "תיאור".

לקבלת מידע נוסף אודות אחסון ב- SharePoint Online, ראה מגבלות SharePoint Online.

ניהול קבוצות Microsoft 365 יעיל יותר כאשר יש לך מידע המאפשר פעולה לגבי קבוצות שלך. מרכז Microsoft 365 מרכז הניהול כולל כלי דיווח שעשוי לאפשר לך לראות מידע כגון שימוש באחסון, כמה תכונות קבוצות פעילות יש לך ואפילו את אופן השימוש של המשתמשים קבוצות. ראה: דוחות של Microsoft 365 במרכז הניהול לקבלת מידע נוסף.

קבוצות Microsoft 365 מספק לך מספר כלים לתאימות, להגנה על מידע ולגילוי אלקטרוני.

• למד אודות מדיניות שמירה ותוויות שמירה

• שדרוג (תצוגה מקדימה), סגירה, פתיחה מחדש או מחיקה של אירועי גילוי אלקטרוני (רגיל)

• תחילת העבודה עם חיפוש תוכן

• מבוא ל- IRM עבור הודעות דואר אלקטרוני