הוספת אורחים ל- קבוצות ב- Outlook

גישת אורח ב- קבוצות Microsoft 365 מאפשרת לך ולצוות שלך לשתף פעולה עם אנשים מחוץ לארגון שלך על-ידי הענקת גישה לשיחות קבוצתיות, לקבצים, להזמנות בלוח השנה ולמחברת הקבוצה. כל בעל קבוצה יכול להעניק גישה לאורח - לדוגמה, שותף, ספק, ספק או יועץ.

הערה: מאמר זה עוסק בהוספת אורחים - אנשים מחוץ לארגון שלך - לקבוצה של Microsoft 365עבור חשבונות בעבודה או בבית ספר. אם אתה מחפש מידע אודות הוספת חברים - אנשים בתוך הארגון שלך - לקבוצה של Microsoft 365, ראה הוספה, עריכה והסרה של חברי קבוצה ב- Outlook.

כיצד זה פועל

אנשים להשתמש קבוצות Microsoft 365 ב- Outlook כדי להוסיף ולנהל אורחים בקבוצות Microsoft 365 שלהם. לאורחים יכולה להיות כל כתובת דואר אלקטרוני, וחשבון הדואר האלקטרוני שלהם יכול להיות חשבון בעבודה, בחשבון אישי או בבית ספר.

שלב 1 בעלים של קבוצה מוסיף אורח לקבוצה או אורח מועמד על-ידי חבר בקבוצה. בצע את ההוראות במאמר הוספה, עריכה והסרה של חברי קבוצה ב- Outlook. הבעלים של הקבוצה מאשר מועמדים כלשהם.
שלב 2 בעלי הקבוצה מקבל דיווח על התוכן והמשאבים שהאורחים יכולים לגשת אליהם בתוך הקבוצה.
שלב 3 האורח מקבל הודעת ברוכים הבאים והוא יכול להשתתף בשיחות קבוצתיות, לקבל הזמנות לוח שנה ולהגיב עליהן ולגשת לקבצים של הקבוצה.

הערה: כברירת מחדל, אורחים נרשמת כמנויים לקבוצה ויקבלו את כל השיחות והאירועים של הקבוצה בתיבות הדואר הנכנס שלהם. אורחים אינם יכולים לבטל את המנוי להודעות דואר אלקטרוני קבוצתיות בזמן שהם חברים בקבוצה.

האורחים יכולים לעזוב את הקבוצה בכל עת באמצעות קישור בכותרת התחתונה של כל הודעות הדואר האלקטרוני וההזמנות ללוח השנה של הקבוצה.

מנהלי מערכת יכולים לנהל אורחים ואת הגישה שלהם Microsoft 365 קבוצה באמצעות PowerShell. ראה ניהול גישת אורח ב- Microsoft 365 קבוצות לקבלת הוראות.

כאשר אורח מוזמן להצטרף לקבוצה, הוא מקבל הודעת ברוכים הבאים הכוללת מעט מידע אודות הקבוצה ומה הוא יכול לצפות כעת כשהוא חבר. ההודעה כוללת גם קבוצת קישורים שיעזרו להם להתחיל בעבודה ולחבר למשאבי קבוצה.

תמונה של הודעת פתיחה עבור אורחים קבוצתיים

כל האינטראקציות של החבר האורח מתרחשות דרך תיבת הדואר הנכנס שלו. הוא לא יכול לגשת לאתר הקבוצה, אך הוא יכול לקבל הזמנות ללוח שנה, להשתתף בשיחות דואר אלקטרוני, ואם מנהל המערכת הפך את ההגדרה לזמינה, הוא יכול לפתוח קבצים משותפים באמצעות קישור או קובץ מצורף.

כל הודעות הדואר האלקטרוני וההזמנות ללוח השנה של הקבוצה שהאורחים מקבלים יכללו תזכורת להשתמש באפשרות השב לכולם בתגובות לקבוצה, יחד עם קישורים להצגת קבצים קבוצתיים ולעזיבה של הקבוצה. הנה דוגמה:

כל הודעות הדואר האלקטרוני שהאורח מקבל מחברי הקבוצה יכללו כותרת תחתונה עם הוראות וקישורים

הטבלה הבאה מסכמת את הפעולות שאורחים יכולים ולא יכולים לבצע.

תכונה	אורח מורשה לבצע?
יצירת קבוצה	לא
הוספה/הסרה של חברי קבוצה	לא
מחיקת קבוצה	לא
הצטרפות לקבוצה	כן, באמצעות הזמנה
התחלת שיחה	כן
מענה לשיחה	כן
חיפוש שיחה	כן
@אזכור אדם בקבוצה	לא
הצמדה/העדפה של קבוצה	לא
מחיקת שיחה	כן
הודעות 'אהבתי'	לא
ניהול פגישות	לא
הצגת לוח שנה של קבוצה	לא
שינוי אירועי לוח שנה	לא
הוספת לוח שנה קבוצתי ללוח שנה אישי	לא
הצגה ועריכה של קבצים קבוצתיים	כן, אם מנהל הדיירים הפך אפשרות זו לזמינה
גישה למחברת הקבוצה של OneNote	כן, גישה מהודעת ברוכים הבאים
עיון בקבוצות	לא

שאלות נפוצות

אורח הוא אדם שאין לו חשבון בעבודה או בבית ספר בארגון שלך. הם עשויים להיות לקוח, ספק, שותף או מישהו אחר מחוץ לארגון שלך.

לא. ניתן להוסיף כאורחים רק אנשים מחוץ לארגון, כמו שותפים או יועצים. באפשרותך להזמין אנשים מתוך הארגון להצטרף כחברי קבוצה רגילים.

כן, זה אפשרי. אנשי קשר חיצוניים של דואר הם אנשי קשר המפורטים ברשימת הכתובות הכללית של הארגון שלך. דוגמה לסוג זה של איש קשר היא חברת אספקה שמספקת לארגון שלך שירותים באופן קבוע.

על מנהל המערכת להפעיל את תכונת האורח לפני שתוכל להוסיף אורחים. כאשר תראה את ההודעה כדי לפנות למנהל המערכת, ייתכן שתכונת האורח עדיין לא הופעלה. ראה ניהול גישת אורח ב- Microsoft 365 קבוצות לקבלת מידע נוסף.

לא, אורחים אינם יכולים להציג הודעות המוגנות באמצעות ניהול זכויות מידע (IRM).

ייתכן שתקבל דוח אי-מסירה כאשר תשיב להודעה קבוצתית עם כתובת דואר אלקטרוני שונה מהכתובת שבה השתמשת כאשר הצטרפת לקבוצה או נוספה אליה. לדוגמה, אם הצטרפת לקבוצה כ- danielm@contoso.com אך ניסית להשיב להודעת קבוצה בתיבת הדואר הנכנס שלך מהכתובת danielm@service.contoso.com, תקבל דוח אי-מסירה.

כן. חברי הקבוצה (לא אורחים) יכוליםMicrosoft 365 קבצים קבוצתיים עם אנשים מחוץ לארגון באמצעות הפקד שיתוף ובחירה באפשרות אנשים ספציפיים כקהל. לאחר מכן, עליך להזין את השמות או כתובות הדואר האלקטרוני של האנשים שאיתם ברצונך לשתף את הקובץ.

לקבלת מידע נוסף, ראה שיתוף קבצים ותיקיות באמצעות Microsoft 365 Business.

קובץ מצורף מודרני הוא קובץ המאוחסן ב- OneDrive לעבודה או לבית הספר. קישור אחד מגיע לכל הנמענים. מאחר שהקובץ מאוחסן בענן, כל הנמענים יכולים לקרוא ולערוך את הקובץ בלי שיהיה צורך לתאם בין עותקים שונים.

בקבוצה Microsoft 365 אישית, קבצים מצורפים מודרניים משותפים רק עם חברים או אורחים בקבוצה. כאשר הודעה עם קובץ מצורף מודרני מועברת לאורח מהווה חלק מהקבוצה, הוא יוכל לגשת אל הקובץ המצורף לאחר הכניסה באמצעות שם משתמש וסיסמה. אם ההודעה מועברת לאדם שאינו חלק מהקבוצה, אדם זה לא יוכל לפתוח את הקובץ המצורף.

ייתכנו כמה סיבות לכך שאורחים אינם מקבלים שיחות קבוצתיות. לקבלת מידע, ראה משתמשים אורחים אינם מקבלים שיחה קבוצתית

כיצד יכולים אורחים לבדוק ולנהל את הנתונים האישיים שלהם שנאספו על-ידי הארגון?

האורחים יכולים לגלות איזה מידע אישי שלהם מחזיק הארגון, וכיצד לבקש למחוק את כולם או חלק מהם על-ידי בחירה בקישור 'הצהרת פרטיות ארגונית' בחלק התחתון של הודעת ברוכים הבאים שהם קיבלו.