מדריך פרטיות לתובנות אישיות

עקרונות עיקריים 

• כמשתמש Viva Insights, רק אתה יכול לראות את הנתונים שלך.

• הנתונים שלך מאוחסנים ומחושבים בתיבת הדואר Exchange Online שלך.

• תוכל להצטרף ולבטל את ההצטרפות בכל עת.

• תובנות אישיות ב- Viva Insights לא מציגות מידע המאפשר זיהוי אישי של עמיתים לעבודה מעבר למה שאתה כבר יכול לראות ב- Outlook וב- Teams.

נקודות מפתח של פרטיות נתונים 

• תובנות אישיות Viva Insights לא נועדו לאפשר הערכה, מעקב, קבלת החלטות אוטומטית, יצירת פרופילים או ניטור. Viva Insights מספק לך תובנות אישיות באמצעות אפליקציית Viva Insights ב- Microsoft Teams ובאינטרנט, התוספת 'תובנות' ב- Outlook, הודעות דואר Viva תקציר, הודעות דואר אלקטרוני לתדרוך והצעות מוטבעות ב- Outlook. לתובנות אישיות ב- Viva Insights אין מנגנון או אפשרות המאפשרים לכל אחד מלבדך לגשת למידע המותאם אישית המוצג דרך משטחים אלה, אלא אם כן אתה משתף אותם בכוונה ובנפרד. לא ניתן להשתמש בנתוני תובנות Viva Insights על-ידי משתמשים לקבלת החלטות אוטומטיות או ליצירת פרופילים.

• תובנות אישיות Viva Insights אינה מעניקה לעובדים גישה למידע חדש המאפשר זיהוי אישי על עמיתים אחרים לעבודה. Viva Insights נתונים לתובנות אישיות על-ידי ביצוע חישובים על מידע שאתה יוצר על-ידי ביצוע יום העבודה שלך בלבד. רוב הנתונים שאתה רואה בתובנות אישיות מ- Viva Insights הם פשוט צבירה של מידע שכבר יש לך גישה אליו, אך לא תוכל לבצע חישובים במהירות ללא תמיכה מסוימת.

• תובנות אישיות Viva Insights הנתונים מעובדים ומאוחסנים בתיבת הדואר של Exchange Online העובד. Viva Insights מעבד נתונים ממקורות אלה לקבלת תובנות אישיות: Exchange Online נתוני דואר אלקטרוני ולוח שנה, אותות צ'אט Skype for Business מ- Teams. Viva Insights מאחסנת ומעבדת נתונים אלה בתוך תיבת הדואר של Exchange Online העובד.

• תובנות אישיות ב- Viva Insights בתאימות כללית להגנה על נתונים (GDPR). Microsoft עיצבה תובנות אישיות ב- Viva Insights כדי לתמוך בצרכים של הארגון שלך לפעול בהתאם לדרישות GDPR.

היכן ניתן לראות תובנות אישיות 

תובנות אישיות ב- Viva Insights: 

• Viva Insights ב- Teams ובאינטרנט 

• Viva Insights ב- Outlook 

• הודעות דואר אלקטרוני של תדרוך ב- Outlook

• תקציר הודעות דואר אלקטרוני ב- Outlook

• הצעות מוטבעות ב- Outlook 

פרטיות Viva Insights אפליקציה ב- Teams ובאינטרנט

כאשר הנתונים מעובדים באפליקציית Microsoft Viva Insights, Microsoft מגנה על פרטיות העובדים ומצייתת באופן מלא לתקנות המקומיות, כגון התקנה הכללית להגנה על נתונים (GDPR). Viva Insights על פרטיות בדרכים הבאות:

• אישי ופרטי – התוכן בתובנות שלך הוא אישי, פרטי, זמין עבורך בלבד. אף אחד אחר בארגון שלך אינו יכול לגשת אליו.

• הנתונים של כולם נשמרים כפרטיים – Viva Insights אינם כוללים מידע חדש המאפשר זיהוי אישי אודות כל אדם אחר בארגון שלך. התובנות והפעולות מבוססות על מידע שיצרת ועל-ידי הארגון שלך על-ידי ביצוע יום העבודה הרגיל שלך. התובנות שלך מבוססות על מידע שכבר יש לך גישה אליו, אך אינך יכול לצבור במהירות ללא עזרה.

• אבטחת תיבות דואר Viva Insights משתמשת Exchange Online הדואר האלקטרוני ולוח השנה ותהליכים ומאחסנת את כל התובנות או הפעולות בתוך תיבת הדואר של Exchange Online שלך, כך ש- Exchange יכול להכלל ולאכוף את אבטחת הנתונים.

• תואם ל- GDPR – Microsoft מצייתת ל- GDPR כאשר היא מספקת תובנות ופעולות באפליקציה.

סוגי נתונים 

Viva Insights מספקת תובנות אישיות עם סוגי הנתונים הבאים. 

• נתוני תיבת דואר - פעילות דואר אלקטרוני, לוח שנה, צ'אט ושיחה שאתה יוצר באמצעות Microsoft 365, כגון זמן שאתה מקדיש לפגישות או להודעות דואר אלקטרוני שאתה שולח לאדם או לקבוצה ספציפיים.

• נתונים מצטברים - נתונים שלא היו זמינים לך באופן אחר, אך מוצגים בטופס צבור המיועד להגן על פרטיות אישית.

תעריפי קריאה בדואר אלקטרוני 

Viva Insights עוקב אחר אחוז הנמענים שפתחת הודעת דואר אלקטרוני (בתוספת Outlook) עבור דואר אלקטרוני ששלחת לחמישה אנשים או יותר. 

כדי לשמור על פרטיות, Viva Insights אינו עוקב אחר תעריפי קריאה עבור הודעות הנשלחות לפחות מחמישה אנשים. Viva Insights גם לא מציג את שיעור הקריאה של "0 אחוזים" או "100 אחוזים", כפי שמאפשר לאנשים לבצע מסקנות מוחלטות לגבי פעולות של עמיתים בודדים לעבודה. במקום זאת, שיעור הקריאה במקרים אלה מוצג כטווח הכולל ערך סף המתבסס על מספר הנמענים של הודעת הדואר האלקטרוני. 

מדד זה מחושב בהתבסס על דגל "קריאה" Exchange Online. עבור אנשים מסוימים, הודעות מסומנות בדגל כ"נקרא" בעת פתיחת הודעה בחלונית התצוגה המקדימה של Outlook. עבור אחרים, ייתכן שיהיה עליך ללחוץ פעמיים כדי לפתוח את ההודעה כדי לסמן אותה כ"נקראה". 

באפשרותך לשלוט בהגדרה זו בהגדרות Outlook שלך. כדי להציג אותות אלה בתיבת הדואר של השולח, הדגל "קריאה" מועתק בתוך סביבת Microsoft 365 ולאחר מכן מועבר לתיבת הדואר של השולח. 

תאימות GDPR 

כמו במקרה של חבילת Microsoft 365 המלאה, Viva Insights לתמוך בתאימות לדרישות GDPR. לדוגמה, Viva Insights תומך בפעולות הבאות: 

• לאבטח את הנתונים האישיים של המשתמשים ולהגן עליהן – תובנות דורשות רשיון Exchange Online, וכל הנתונים מאוחסנים בתיבת הדואר של Exchange Online העובדים. המדדים המחושבים, כגון משימות, מצורפים לתיבת הדואר. לפיכך, Viva Insights עומדת במחויבות זו על-ידי Exchange Online לעמוד גם במחויבות:

  • Microsoft לא תשליך נתוני לקוחות Exchange Online למטרות פרסום.

  • Microsoft לא תחשוף מרצונך Exchange Online הלקוח לרשויות אכיפת החוק.

  • Microsoft תעמוד בכל הדרישות הקשורות להצפנה של נתוני Exchange Online ותטמיע בקרות כדי לצמצם סיכוני אבטחה ולסייע להבטיח המשכיות עסקית, כמתואר ב- ISO 27001 וב- ISO 27018.

• הודע למשתמשים במקרה שזוהתה הפרה – Microsoft תודיע לאנשי הקשר של פרטיות הלקוחות תוך 72 שעות עד ש- Microsoft תהיה מודעת להפרה על-ידי נהלי הפעלה סטנדרטיים לתגובה לתקריות של Microsoft 365.

• לכבד בקשות משתמש (DSR) לייצוא, למחיקה או להגבלת עיבוד של נתונים אישיים – Microsoft תומכת בבקשות משתמשים, כגון בקשות לייצוא או למחיקה של נתונים.

לקבלת מידע נוסף, ראה תאימות GDPR.