תחילת העבודה עם קבוצות Microsoft 365 ב- Outlook

שיחות בקבוצות Microsoft 365 Outlook מתרחשות בתיבת הדואר הנכנס המשותפת עבור הקבוצה. המשתמשים יכולים לקרוא הודעות ולהשיב עליהן, וחברים יכולים לחפש או לגלול אחורה בקלות לאורך היסטוריית ההודעות כדי לה נדון קודם לכן. תיבת הדואר הנכנס המשותפת דומה מאוד לתיבת הדואר הנכנס Outlook המשתמשים מכירים. כל שיחה מופיעה בנפרד ברשימת ההודעות מימין ולחיצה על שיחה אחת תפתח אותה בחלונית הקריאה. אם משתמש מסמן הודעה, או שיחה, כפי שהיא נקראה, היא אינה משפיעה על האופן שבו ההודעות מופיעות עבור חברים אחרים בקבוצה כדי שלא תצטרך לדאוג לחברים אחרים עלולים להחמיץ הודעה חשובה.

כעת, לאחר שיצרת את הקבוצה שלך, בוא נתחיל שיחה חדשה. באפשרותך לפרסם הודעה חדשה על-ידי פתיחת תיבת הדואר הנכנס המשותפת עבור הקבוצה ולחיצה על שיחה חדשה ברצועת הכלים. לחלופין, באפשרותך פשוט לשלוח הודעת דואר אלקטרוני אל הכינוי של הקבוצה. כל החברים בקבוצה יוכלו לקרוא את ההודעה החדשה שפרסמת וכל החברים שעוקבים אחר הקבוצה יקבלו עותק של ההודעה שלך בתיבת הדואר הנכנס האישית שלהם.

בצע פעולות נוספות:

• אם ברצונך להשתמש ב- Outlook באינטרנט ראה ניהול שיחה קבוצתית ב- Outlook.

כל קבוצה של Microsoft 365 מקבלת ספריית קבצים משותפת שבה ניתן לאחסן, לשתף ולשתף פעולה במסמכים, חוברות עבודה, מצגות או כל סוג של קובץ.

גש לספריית הקבצים על-ידי מעבר לקבוצה Outlook (בחלונית הניווט הימנית) ולחץ על קבצים ברצועת הכלים. ספריית הקבצים תיפתח בדפדפן, ומכאן תוכל ליצור קבצים חדשים, להעלות קבצים מהמחשב שלך ולבצע כל פעולה אחרת שספריית מסמכים של SharePoint יכולה לבצע. חשוב איזה סוג של קבצים יהיה שימושי לשיתוף עם הקבוצה שלך, ואל תרגיש מוגבל לקבצים של Microsoft Office. באפשרותך גם לשתף קבצי PDF, תמונות או כל סוג אחר של קובץ שהקבוצה שלך תמצא בו שימושית.

כדי להוריד או למחוק קובץ, פשוט בחר אותו, ואפשרויות אלה יופיעו בסרגל הכלים בחלק העליון.

בצע פעולות נוספות:

• לקבלת מידע נוסף אודות עבודה עם קבצים בקבוצה שלך, ראה שיתוף קבצים קבוצתיים.

כל קבוצה של Microsoft 365 מקבלת מחברת OneNote משותפת משלה, שבה היא יכולה לאסוף רעיונות, לשתף פעולה ולאחסן מחקר.

עבור אל הקבוצה שלך ב- Outlook על-ידי איתורה בחלונית הניווט הימנית, או בחלוניתOutlook באינטרנט על-ידי מעבר אל אנשים הימני. לאחר שתסיים, לחץ על מחברת ברצועת הכלים כדי לפתוח את המחברת המשותפת של הקבוצה.

בפעם הראשונה שתפתח את המחברת המשותפת של הקבוצה, היא תיפתח בדפדפן ב- OneNote באינטרנט. באפשרותך לבצע פעולות עריכה שם, או אם יש לך OneNote 2016, ואתה מעדיף להשתמש באפשרויות אלה פשוט לחץ על ערוך ב- OneNote מרצועת הכלים. לאחר שפתחת אותה ב- OneNote, המחברת תסונכרן עם רשימת המחברות הפתוחות שלך, ובאפשרותך לגשת אליה ישירות מתוך OneNote מבלי שתצטרך לעבור תחילה לקבוצה.

נסה לעבור למחברת OneNote של הקבוצה שלך ונסה מה עשוי להיות שימושי עבור הקבוצה כדי לאסוף רעיונות ולשתף פעולה לגביה. לדוגמה, ייתכן שיש לך מקטע שבו אתה משתמש כדי לאסוף תוכן אינטרנט הרלוונטי לצוות שלך ולהוסיף לו הערות לגביו.

בצע פעולות נוספות:

• כדי להתחיל בעבודה עם OneNote, ראה משימות בסיסיות ב- OneNote 2016 עבור Windows.

סביר להניח שהקבוצה שלך כוללת אירועים, פגישות, אבני דרך או פריטים אחרים שעשויים ליהנות מלוח שנה משותף. לכל קבוצה של Microsoft 365 יש לוח שנה משותף שכל החברים יכולים לראות ולתרום לו.

עבודה עם לוח השנה של הקבוצה שלך אינה שונה מעבודה עם לוח השנה האישי שלך. אם תבחר בלחצן לוח השנה בחלונית הניווט, תראה את לוח השנה האישי שלך, וכן את לוחות השנה המשותפים של כל הקבוצות שאתה חבר בה. באפשרותך לסמן את התיבות לצד כל לוח שנה שברצונך לראות ולראות אותן זו לצד זו או חופפים.

הוספת פריט ללוח השנה המשותף פועלת בדיוק כפי שהיא פועלת בלוח השנה האישי שלך. כל פגישה שתוסיף ללוח השנה המשותף תזמין גם את החברים האחרים בקבוצה לאירוע זה, כך שהם יוכלו להשתמש בו בלוחות השנה שלהם. פעילויות שנוספו ללוח השנה של הקבוצה המשותפת אינן מופיעות בלוחות השנה האישיים של חברים אחרים.

כעת, לאחר שהתקנת את לוח השנה המשותף שלך, נסה להוסיף פגישות או אירועים קרובים שהקבוצה שלך משתתפת בהן.

בצע פעולות נוספות:

• לקבלת מידע נוסף על השימוש בלוח השנה המשותף של הקבוצה שלך, ראה תזמון פגישה בלוח שנה של קבוצה ב- Outlook.

אז עכשיו, לאחר שהקבוצה שלך פועלת ופועלים, לאן אתה הולך משם?

• Microsoft Planner מאפשרת לך להקצות ולנהל משימות עבור אנשים בקבוצה שלך. קבל מידע נוסף בעזרה Planner שלך.

• באפשרותך להזמין אורחים מחוץ לארגון שלך להצטרף ולשתף פעולה בקבוצה. ראה גישת אורח בקבוצות Microsoft 365.

• העבר את רשימות התפוצה הקיימות שלך לקבוצות Microsoft 365. ראה מדוע עליך לשדרג את רשימות התפוצה לקבוצות ב- Outlook.

• הוסף צוות של Microsoft לקבוצה שלך לצ'אט מתמיד. ראה התחלה מהירה של Microsoft Teams.