מה ההבדל בין קבוצה של Microsoft 365 לבין רשימת אנשי קשר ב- Outlook?

רשימת אנשי קשר, או רשימת תפוצה, היא אוסף של כתובת דואר אלקטרוני המשמשת לשליחת הודעות או הזמנות לפגישה לאנשים רבים בו-זמנית. למד כיצד ליצור , לערוך או למחוק רשימת אנשי קשר ב- Outlook.

לחצןקבוצה של Microsoft 365 ב- Outlook עונה על צרכים פשוטים אלה ומספק מערך של משאבים משותפים שקבוצת החברים מוקצים להם באופן אוטומטי בעת יצירת הקבוצה.

כלים לשיתוף ותקשורת שמגיעים עם קבוצות Microsoft 365

בעת הגדרת קבוצתMicrosoft 365 ב- Outlook, באפשרותך לבחור קבוצה של אנשים שברצונך לשתף איתם פעולה ולהגדיר בקלות אוסף של משאבים שאנשים אלה יוכלו לשתף. אינך צריך לדאוג לגבי הקצאת הרשאות באופן ידני לכל המשאבים הללו, כיוון שהוספת חברים לקבוצה מספקת להם באופן אוטומטי את ההרשאות הדרושות לכלים שהקבוצה מספקת.

להלן כמה מהתכונות ההפיכת קבוצות לפתרון חזק יותר מרשימות תפוצה של דואר אלקטרוני:

תיבת דואר נכנס משותפת - המקום שבו השיחות שאתה מנהל באופן מסורתי ברשימות התפוצה שלך קיימות. ניתן לחפש בתיבת דואר נכנס משותפת זו באופן מלא, כך שהיא יוצרת ארכיון חי של הודעות הקבוצה. קרובות חדשות לקבוצה יכולות לחפש או לגלול אחורה בהיסטוריה כדי להתפרסם במהירות במה שפורסם בקבוצה בעבר. ראה: ניהול שיחה קבוצתית ב- Outlook.

עצה: אם המשתמשים שלך עדיין רוצים שההודעות של הקבוצה יופיעו בתיבת הדואר הנכנס האישית שלהם, כפי שהם הופיעו עם רשימת התפוצה, כל שעליך לעשות הוא להירשם כמנוי לקבוצה על-ידי לחיצה על לחצן חברות ברצועת הכלים ב- Outlook.
ספריית קבצים משותפים - הקבוצה שלך כוללת ספריית קבצים של SharePoint שבה המשתמשים שלך יכולים לאחסן, לשתף ולשתף פעולה במסמכים, חוברות עבודה, מצגות, תמונות או כל סוג אחר של קובץ שבהם עליהם לעבוד. ראה: שיתוף קבצים עם קבוצה ב- Outlook.
לוח שנה משותף - הקבוצה שלך מקבלת לוח שנה משותף כדי לפרסם אירועים הקשורים לקבוצה. כל חבר שנרשם כמנוי לקבוצה מוזמן באופן אוטומטי לאירועים שפורסמו בלוח השנה, כך שאירועים אלה יכולים להופיע גם בלוחות השנה האישיים שלו אם הוא מעוניין. ראה: שימוש בלוח שנה של קבוצה ב- Outlook כדי לתזמן ולערוך אירועים.
מחברת משותפת של OneNote - לקבוצה יש באופן אוטומטי מחברת OneNote משותפת שבה חברי הקבוצה יכולים לאסוף מידע ולשתף בו פעולה. קבוצות רבות משתמשות במחברת כדי ליצור Wiki חי עם שאלות נפוצות ומשאבים אחרים. ראה: OneNote: תחילת העבודה.
גישת אורח - באפשרותך להוסיף אנשי קשר חיצוניים לקבוצות תפוצה לפני כן, אך כל מה שהם קיבלנו היה דואר אלקטרוני. עם קבוצות, באפשרותך להציע לאורחים גישה לשיחות דואר אלקטרוני, לקבצים ואפילו למחברת OneNote המשותפת. ראה: הוספת אורחים ל- קבוצות- Outlook.
תוכן ניתן לגילוי - קבוצות ב- Outlook הם ציבוריים כברירת מחדל, כך שאנשים אחרים בארגון שלך יכולים לגלות או לסקור את החומרים בקבוצה. אם תוכן הקבוצה רגיש יותר, באפשרותך להפוך את הקבוצה לפרטית, פעולה שמסתירה את התוכן פריטים שאינם חברים ודורש מהבעלים של הקבוצה לאשר בקשות להצטרף.
יצירת שירות עצמי - ה- IT לא חייב להיות מו BOGGED על-ידי בקשות ממשתמשים כדי ליצור קבוצות. המשתמשים יכולים ליצור קבוצות משלהם לפי הצורך. אם ברצונך לקבוע אילו משתמשים בארגון שלך יוכלו ליצור קבוצות, ראה: קבע מי יכול ליצור קבוצות קבוצות Microsoft 365.

ניהול הקבוצות שלך

Microsoft 365 מציע כמה כלים שימושיים ויכולות לניהול ולניהול של הקבוצות שלך ביתר קלות. קבל מידע נוסף במדריך למנהלי מערכת כדי קבוצות Microsoft 365 ב- Outlook.